Kennst Du das: Du hast so viel zu tun, dass Du überhaupt nicht weißt, wo Du anfangen sollst und deshalb am Ende des Tages gar nichts geschafft hast? Oder Du arbeitest zwar den ganzen Tag fleißig an Deiner wichtigen Hausarbeit, merkst aber am späten Nachmittag, dass Du unter Zeitdruck kommst, weil Du zu lange für die Formatierung gebraucht hast?

Laut diversen Management-Ratgebern könntest Du das alles einfach vermeiden, und zwar mithilfe einer Methode zum richtigen Zeitmanagement: Eisenhower-Prinzip/-Matrix nennt sich diese Methode, die verspricht, die effektive Zeiteinteilung zu erleichtern und die Produktivität zu erhöhen.

Eisenhower-Prinzip – Zeitmanagement

Zeitmanagement gehört zum sogenannten Selbstmanagement. Selbstmanagement umfasst alles, was eine Person selbst tun kann, um ihre berufliche und persönliche Entwicklung voranzutreiben. Neben dem Zeitmanagement gehören zum Selbstmanagement Kompetenzen wie Selbstmotivation, Organisation oder Zielsetzung.

Zeitmanagement erfordert also in erster Linie ein gutes Planungsvermögen.

Eine Möglichkeit, Dein Zeitmanagement zu verbessern und alle Aufgaben unter einen Hut zu bekommen, bietet das sogenannte Eisenhower-Prinzip. Angeblich verbessert das Eisenhower-Prinzip Zeitmanagement und Produktivität.

Das Eisenhower-Prinzip einfach erklärt

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode zur Aufgabeneinteilung, um die Produktivität zu erhöhen. Das Eisenhower-Prinzip hilft dabei, anstehende Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in Kategorien einzuteilen. Anschließend kann anhand der Kategorien entschieden werden, welche Aufgaben wann und von wem erledigt werden.

Eisenhower-Prinzip – Herkunft

Aber warum heißt das Eisenhower-Prinzip eigentlich so?

Mit diesen Worten zitierte der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower 1954 in einer Rede einen ungenannten Hochschulpräsidenten. Ob Eisenhower die Methode auch selbst für sinnvoll hielt oder gar nutzte, ist nicht bekannt. Trotzdem wurde er durch dieses Zitat zum Namensgeber der Eisenhower-Methode.

Eisenhower-Prinzip – Definition

Die folgende Definition fasst einfach zusammen, worum es beim Eisenhower-Prinzip geht:

Eisenhower-Prinzip – Matrix

Das Eisenhower-Prinzip lässt sich am besten in einer Matrix oder Vier-Felder-Tafel darstellen. Dabei wird die Dringlichkeit in den Spalten und die Wichtigkeit in den Zeilen dargestellt. Somit ergeben sich vier Kategorien von Aufgaben:

Damit Aufgaben mithilfe der Eisenhower-Matrix priorisiert werden können, muss zunächst eine Liste aller anstehenden Aufgaben erstellt werden. Als Nächstes wird für jede Aufgabe ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit bestimmt. Dabei hilft Dir die folgende Checkliste:

Eine Aufgabe ist wichtig, wenn

• sie Dich Deinem Ziel näher bringt
• sie niemand außer Dir übernehmen kann
• andere davon abhängig sind, dass diese Aufgabe erledigt wird

Eine Aufgabe ist dringend, wenn

• es eine klare Deadline für die Aufgabe gibt
• es ungünstige Folgen hätte, die Aufgabe später zu erledigen
• andere davon abhängig sind, dass die Aufgabe schnell erledigt wird
• die Aufgabe so viel Zeit in Anspruch nimmt, dass sie nur rechtzeitig erledigt werden kann, wenn sofort damit begonnen wird

Hast Du alle Aufgaben in die vier Kategorien eingeteilt, beginnst Du mit der Bearbeitung:

• A-Aufgaben
  • solltest Du selbst und sofort erledigen.
  • Sie haben die höchste Priorität.
  • Nutze dafür am besten die Zeit des Tages, zu der Du Dich am besten konzentrieren kannst.
• B-Aufgaben
  • sind so wichtig, dass Du Dich auch selbst darum kümmern solltest.
  • Sie müssen aber nicht sofort erledigt werden.
  • Damit diese Aufgaben nicht vergessen werden, solltest Du aber eine feste Zeit einplanen, zu der Du diese Aufgaben erledigst.
• C-Aufgaben
  • sollten zwar möglichst schnell erledigt werden, das musst Du aber nicht unbedingt selbst übernehmen.
  • Vielleicht gibt es eine Person, die Dir diese Aufgaben abnehmen kann?
  • Falls Du nicht delegieren kannst, nutze am besten Zeitfenster für diese Aufgaben, in denen Deine Konzentration nicht mehr für die wichtigen Aufgaben reicht, etwa direkt nach dem Mittagessen oder abends.
• D-Aufgaben
  • sind weder wichtig noch dringend.
  • Sie müssen also überhaupt nicht erledigt werden.
  • Entweder streichst Du sie komplett von Deiner Liste, oder Du sammelst sie separat und kannst Dich darum kümmern, falls Du einmal Zeit übrig hast.

Eisenhower-Prinzip – Beispiele

Das Eisenhower-Prinzip kann Dir beispielsweise helfen, Deinen Alltag zu strukturieren und Deine Zeit optimal zu nutzen. Auch Aila nutzt die Eisenhower-Methode:

Im beruflichen Kontext könnte eine Eisenhower-Matrix beispielsweise so aussehen:

Eisenhower-Prinzip – Vor- und Nachteile

Das Eisenhower-Prinzip soll in erster Linie den Alltag erleichtern und strukturieren. Zu den Vorteilen der Methode gehören:

• Fokus auf das Wesentliche
• Zeitersparnis: nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben fallen weg/werden delegiert und mehr Zeit bleibt für Wesentliches
• Einfachheit: Eisenhower-Matrix ist leicht zu merken und simpel in der Anwendung
• Anschaulichkeit: Matrix-Form ist übersichtlich
• einfache Analyse der eigenen Effizienz
  • Sind die Aufgaben einmal sortiert, kann leicht beobachtet werden, welche Aufgaben wie viel Zeit kosten.
  • Liegt der Fokus zu sehr auf C- und D-Aufgaben, kann hier Zeit eingespart werden, um effizienter zu arbeiten.

Doch auch die Eisenhower-Methode hat einige Nachteile:

• unklare Definition der Wichtigkeit
  • Um die Wichtigkeit einer Aufgabe einzuschätzen, sind bereits ein gewisses Maß an Planungsfähigkeit und klare Ziele notwendig.
  • Wie genau man erkennt, ob eine Aufgabe wichtig ist, gibt das Eisenhower-Prinzip nicht vor.
• Ungleichverteilung innerhalb der Matrix
• Delegieren nicht immer möglich
• Motivation
  • Ist die Einteilung einmal geschafft, braucht es Motivation und Selbstdisziplin, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit abzuarbeiten.
• Aufschub von wichtigen Aufgaben
  • Wichtige Aufgaben, die nicht dringend sind, werden nicht sofort, sondern später erledigt.
  • Es gibt aber durchaus wichtige Aufgaben, die nicht an eine Deadline gebunden sind.

Tatsächlich ist es gerade der letzte Kritikpunkt, den der ehemalige Präsident Eisenhower selbst anbrachte, wenn auch nicht direkt bezogen auf das Eisenhower-Prinzip. Eisenhower bezeichnete es als modernes Dilemma, dass dringende Aufgaben häufig nicht wichtig und wichtige Aufgaben meist nicht dringend seien:

Das würde in der Eisenhower-Matrix bedeuten, dass es vor allem vielen B- und C-Aufgaben gibt, aber wenige A-Aufgaben.