Writing an email

Sowohl in der Schule oder auch privat kann es vorkommen, dass du ein Anliegen oder ein Problem hast, das nicht über WhatsApp und Co. besprochen werden kann. Manchmal kann es sogar sein, dass du eine E-Mail an deine Lehrer*innen, deine Vorgesetzten oder deinem/ deiner Kolleg*innen schreiben musst.

Writing an E-mail – Aufbau

E-Mails sind etwas ausführlicher als einfache Nachrichten und beinhalten verschiedene Teile. Sie bestehen immer aus subject (Betreff), salutation (Anrede), opening/introduction (Einleitung), content/main part (Hauptteil) und closing/conclusion (Ende).

Die Art, wie du eine E-Mail schreibst, hängt vom /von der Empfänger*in und von dem Zweck ab. Möchtest du einem /einer Freund*in etwas mitteilen, dann schreibst du eine informelle (informal) E-Mail. Also eine persönliche und lockere E-Mail.

Möchtest du aber einem/einer Lehrer*in oder auch deinem/deiner Chef*in schreiben, dann ist der Kontext formell (formal). Das heißt, sie ist höflicher gestaltet und beinhaltet geschäftliche/schulische Themen, wie zum Beispiel Fragen zu einer Hausarbeit oder eine Krankmeldung. Vermeide bei einer formal E-Mail Rechtschreib- und Grammatikfehler.

E-Mail: Betreff

Zuerst wird in dem Betreff-Feld über der eigentlichen E-Mail ein Wort oder eine kurze Anmerkung angegeben. Daran können die Empfänger*innen sofort erkennen, um was es in der E-Mail geht. Halte dich hier kurz und präzise, verwende im subject (Betreff) deiner E-Mail keine ganzen Sätze. Hier einige Beispiele, wie Betreffe deiner E-Mail sein könnten.

Der Lehrer oder die Lehrerin kann dann z. B. sofort erkennen, dass es in der formal E-Mail um die Hausaufgabe vom Montag, den Arbeitsauftrag über die Great Depression oder deine Krankmeldung geht. Genauso könnte dein*e Freund*in in der informal E-Mail erkennen, dass es um eure lunch (Mittagessen)-Verabredung oder euren Kinobesuch geht.

E-Mail: Anrede

Der erste Teil, der im eigentlichen Textfeld der E-Mail steht, ist die Anrede (salutation). Hier solltest du darauf achten, die richtige Art der Anrede für deine englische E-Mail zu verwenden.

Wenn du eine formelle E-Mail schreibst und den Namen der Empfänger *innen kennst, kannst du diese Beispiele plus deren Nachnamen in deiner formellen E-Mail verwenden.

Nach Mr./Ms./Mrs. folgt dann der Nachname der Person, der du schreiben möchtest. So weiß diese sofort, dass die E-Mail an sie gerichtet ist. Die deutsche Anrede in einer formellen E-Mail lautet dann "Sehr geehrter Herr.../ Sehr geehrte Frau..." und gilt als sehr höflich und respektvoll.

Kennst du allerdings den Nachnamen des Empfängers oder der Empfängerin nicht, kannst du diese Anreden in deiner formellen E-Mail verwenden.

Diese Anreden gelten auch als höflich, beinhalten nur keinen Namen. Dear Sir or Madam kannst du verwenden, wenn du nicht weißt, ob der Empfänger oder die Empfängerin männlich oder weiblich ist. Wenn du an eine Firma schreiben möchtest, bei der nicht klar ist, wer diese Nachricht in Empfang nimmt, kannst du To Whom It May Concern verwenden.

Solltest du aber eine E-Mail an eine*n Freund*in schreiben und ihr sprecht euch mit "Du" an, dann muss die Anrede nicht so höflich klingen. Verwende in deiner informellen E-Mail diese Beispiele plus den Vornamen des Freundes oder deiner Freundin.

Diese Anreden sind viel lockerer und nicht so formell. Solche Wörter würdest du auch im Alltag verwenden. Außerdem macht es einen großen Unterschied, ob du die Person mit ihrem Vor- oder ihrem Nachnamen ansprichst.

E-Mail: Einleitung

Nun leitest du deinen eigentlichen Text ein. Hier wird der Grund deiner formellen E-Mail deutlich, indem du folgende Wortlaute verwendest. In der Tabelle stehen links die englischen Einleitungen und rechts die deutschen Einleitungen.

So stellst du klar, ob du in der formellen E-Mail beispielsweise ein Anliegen (I am writing to you in order to), eine Frage hast (I am writing to inquire) oder auf eine vorherige E-Mail antwortest (In reply to your e-mail).

Dieselben Einleitungen können auch für deine informelle E-mail an deine Freund*innen genutzt werden. Zusätzlich kannst du aber auch lockere Einleitungen, wie ein einfaches "How are you?" verwenden oder direkt zum Inhalt, also dem Hauptteil, deiner E-Mail kommen.

E-Mail: Hauptteil

Jetzt folgt dein eigentliches Anliegen, deine Frage oder deine Antwort. Was möchtest du deinem Empfänger oder deiner Empfängerin schreiben? Die folgenden Beispiele sind eher formell und eignen sich gut dafür, wenn du einem/einer Lehrer*in oder deinem/deiner Chef*in eine E-Mail schreiben möchtest.

Falls du in der E-Mail etwas fragen oder um etwas bitten möchtest, kannst du diese Formulierungen verwenden. In den nachfolgenden Tabellen sind links die englischen Phrasen und rechts die deutschen Phrasen angegeben.

Möchtest du in der E-Mail einen Termin vereinbaren, kannst du beispielsweise so etwas schreiben.

Es kann auch sein, dass du dich in der formellen E-Mail für etwas bedanken möchtest. Dann kannst du diese Beispiele verwenden.

Natürlich sind aber auch Beschwerde-E-Mails, im besten Fall, formelle E-Mails. Möchtest du also in der E-Mail eine Beschwerde äußern, sind diese Beispiele passend.

Achte auch bei Beschwerde-E-Mails immer auf einen höflichen Umgang. Hier fällt es manchmal schwer, sachlich zu bleiben. Vor allem, wenn es in der E-Mail um ein emotionales Thema gehen sollte.

Achte auch darauf, nicht zu lange Textblöcke zu schreiben, sondern in deiner E-Mail nach drei bis fünf Sätzen Absätze einzufügen. Dadurch wird der Hauptteil deiner E-Mail übersichtlicher und wirkt nicht so gequetscht. Verwende außerdem in formellen E-Mails keine short forms (Abkürzungen). Vermeide also zum Beispiel I'll und You'll oder isn't und aren't. Verwende lieber I will und You will oder is not und are not. Die Abkürzungen kannst du dann problemlos in informellen E-Mails verwenden.

In deiner informellen E-Mail an deine*n Freund*in kannst du natürlich auch die genannten Beispiele im Hauptteil verwenden. Du kannst aber auch das schreiben, was du in Wirklichkeit oder in einer WhatsApp Nachricht sagen würdest. Hier ein paar Beispiele dazu.

Hier siehst du, dass Abkürzungen wie you're oder let's verwendet werden. Da ihr ja Freund*innen seid, kann der Hauptteil deiner E-Mail ganz ungezwungen und locker sein. Es wird einfach gefragt, ob die Person etwas benötigt, da sie krank ist und die Einladung zum lunch ist locker, wie in einem persönlichen Gespräch. Rechtschreibfehler und Grammatikfehler sind in einer informellen E-Mail nicht von so großer Bedeutung.

E-Mail: Ende

In der formellen (formal) E-Mail kannst du vor der Grußformel einen Abschlusssatz einfügen, der deinen Hauptteil abrundet. Hier siehst du ein paar Beispiele zu Sätzen, die du am Ende deiner E-Mail verwenden könntest.

Danach schließt du deine E-Mail mit einer Grußformel ab. Bei einer formellen E-Mail sollte das Ende auch höflich sein. Du kannst sie z. B. mit Yours sincerely oder Yours faithfully beenden. Danach folgt dann Mr./Mrs./Ms. und dein Nachname.

In der informellen E-Mail brauchst du keine höfliche Grußformel. Hier reichen folgende Beispiele.

Auf diese Grußformeln folgt dann dein Vorname als Schluss der E-Mail. So wünschst du deinem/deiner Freund*in alles Gute (Best wishes) oder richtest Grüße (Regards) aus.

Writing an E-Mail – Beispiele

Jetzt kennst du die wichtigsten Bestandteile einer E-Mail. Aber wie werden jetzt alle Teile der E-Mail zu einem schönen Ganzen verknüpft? Hier siehst du zwei Beispiele von unterschiedlichen E-Mails.

E-mail an die Schule schreiben

Wenn du eine E-Mail an deine/n Lehrer*in schreiben möchtest, könnte das so aussehen:

Du kannst sehen, dass die formelle E-Mail knapp und auf das Wichtigste begrenzt ist. Sie beinhaltet die wichtigsten Bausteine:

• subject: Homework "The Great Depression"
• salutation: Dear Mrs. Müller
• Frage zu den Hausaufgaben des vorherigen Tages
• Schlusssatz I look forward to hearing from you soon
• Verabschiedung: Yours sincerely Anna Schneider

E-Mail an eine/n Freund*in schreiben

Jetzt siehst du ein Beispiel für eine lockere, informelle E-Mail zwischen zwei Freundinnen. Man sieht schnell den Unterschied zur formellen E-Mail.

Schnell wird hier klar, dass es sich um eine E-Mail zwischen zwei Freundinnen handelt, da nur Vornamen in der Anrede Hey und in der Grußformel Yours verwendet werden. Abkürzungen wie you're stören in der E-Mail nicht und auch Ausrufezeichen können verwendet werden. Auch diese E-Mail beschränkt sich auf das Wichtigste, und zwar die Einladung an Luzie durch Anna zu einem freundschaftlichen Mittagessen.