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Writing an email

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Writing an email

Sowohl in der Schule oder auch privat kann es vorkommen, dass du ein Anliegen oder ein Problem hast, das nicht über WhatsApp und Co. besprochen werden kann. Manchmal kann es sogar sein, dass du eine E-Mail an deine Lehrer*innen, deine Vorgesetzten oder deinem/ deiner Kolleg*innen schreiben musst.

Als E-Mail wird heutzutage eine Electronic Mail (dt.: elektronische Post) bezeichnet. Anlässe für diese Art von Text sind verschiedene Anliegen, Fragen, geschäftliche Dinge oder auch ganz einfach Kommunikation unter Freund*innen.

Writing an E-mail – Aufbau

E-Mails sind etwas ausführlicher als einfache Nachrichten und beinhalten verschiedene Teile. Sie bestehen immer aus subject (Betreff), salutation (Anrede), opening/introduction (Einleitung), content/main part (Hauptteil) und closing/conclusion (Ende).

Die Art, wie du eine E-Mail schreibst, hängt vom /von der Empfänger*in und von dem Zweck ab. Möchtest du einem /einer Freund*in etwas mitteilen, dann schreibst du eine informelle (informal) E-Mail. Also eine persönliche und lockere E-Mail.


Möchtest du aber einem/einer Lehrer*in oder auch deinem/deiner Chef*in schreiben, dann ist der Kontext formell (formal). Das heißt, sie ist höflicher gestaltet und beinhaltet geschäftliche/schulische Themen, wie zum Beispiel Fragen zu einer Hausarbeit oder eine Krankmeldung. Vermeide bei einer formal E-Mail Rechtschreib- und Grammatikfehler.

E-Mail: Betreff

Zuerst wird in dem Betreff-Feld über der eigentlichen E-Mail ein Wort oder eine kurze Anmerkung angegeben. Daran können die Empfänger*innen sofort erkennen, um was es in der E-Mail geht. Halte dich hier kurz und präzise, verwende im subject (Betreff) deiner E-Mail keine ganzen Sätze. Hier einige Beispiele, wie Betreffe deiner E-Mail sein könnten.

Monday's homework

Assignment about The Great Depression

Sick note

Lunch

Cinema

Der Lehrer oder die Lehrerin kann dann z. B. sofort erkennen, dass es in der formal E-Mail um die Hausaufgabe vom Montag, den Arbeitsauftrag über die Great Depression oder deine Krankmeldung geht. Genauso könnte dein*e Freund*in in der informal E-Mail erkennen, dass es um eure lunch (Mittagessen)-Verabredung oder euren Kinobesuch geht.

E-Mail: Anrede

Der erste Teil, der im eigentlichen Textfeld der E-Mail steht, ist die Anrede (salutation). Hier solltest du darauf achten, die richtige Art der Anrede für deine englische E-Mail zu verwenden.

Wenn du eine formelle E-Mail schreibst und den Namen der Empfänger *innen kennst, kannst du diese Beispiele plus deren Nachnamen in deiner formellen E-Mail verwenden.

Dear Mr. ...,

Dear Ms. ...,

Dear Mrs. ...,

Nach Mr./Ms./Mrs. folgt dann der Nachname der Person, der du schreiben möchtest. So weiß diese sofort, dass die E-Mail an sie gerichtet ist. Die deutsche Anrede in einer formellen E-Mail lautet dann "Sehr geehrter Herr.../ Sehr geehrte Frau..." und gilt als sehr höflich und respektvoll.

Ms. wird in englischen E-Mails und Briefen verwendet, wenn du nicht weißt, ob die Empfängerin verheiratet ist. Mrs. wird verwendet, wenn du weißt, dass die Empfängerin verheiratet ist.

Kennst du allerdings den Nachnamen des Empfängers oder der Empfängerin nicht, kannst du diese Anreden in deiner formellen E-Mail verwenden.

Dear Sir or Madam

To Whom It May Concern

Diese Anreden gelten auch als höflich, beinhalten nur keinen Namen. Dear Sir or Madam kannst du verwenden, wenn du nicht weißt, ob der Empfänger oder die Empfängerin männlich oder weiblich ist. Wenn du an eine Firma schreiben möchtest, bei der nicht klar ist, wer diese Nachricht in Empfang nimmt, kannst du To Whom It May Concern verwenden.

Solltest du aber eine E-Mail an eine*n Freund*in schreiben und ihr sprecht euch mit "Du" an, dann muss die Anrede nicht so höflich klingen. Verwende in deiner informellen E-Mail diese Beispiele plus den Vornamen des Freundes oder deiner Freundin.

Hello ...

Hey ...

Good Morning/ Evening/ Afternoon ...

Dear ...

Diese Anreden sind viel lockerer und nicht so formell. Solche Wörter würdest du auch im Alltag verwenden. Außerdem macht es einen großen Unterschied, ob du die Person mit ihrem Vor- oder ihrem Nachnamen ansprichst.

E-Mail: Einleitung

Nun leitest du deinen eigentlichen Text ein. Hier wird der Grund deiner formellen E-Mail deutlich, indem du folgende Wortlaute verwendest. In der Tabelle stehen links die englischen Einleitungen und rechts die deutschen Einleitungen.

Einleitung Englisch

Einleitung Deutsch

I am writing to you in order to/because...

Ich schreibe Ihnen, um zu/wegen...

I am writing to inquire ...

Ich schreibe Ihnen, um zu erfragen...

With reference to your e-mail of January 7th ...

In Bezug auf ihre E-mail vom 7. Januar ...

In reply to your e-mail ...

Als Antwort auf Ihre E-mail ...

So stellst du klar, ob du in der formellen E-Mail beispielsweise ein Anliegen (I am writing to you in order to), eine Frage hast (I am writing to inquire) oder auf eine vorherige E-Mail antwortest (In reply to your e-mail).

Dieselben Einleitungen können auch für deine informelle E-mail an deine Freund*innen genutzt werden. Zusätzlich kannst du aber auch lockere Einleitungen, wie ein einfaches "How are you?" verwenden oder direkt zum Inhalt, also dem Hauptteil, deiner E-Mail kommen.

E-Mail: Hauptteil

Jetzt folgt dein eigentliches Anliegen, deine Frage oder deine Antwort. Was möchtest du deinem Empfänger oder deiner Empfängerin schreiben? Die folgenden Beispiele sind eher formell und eignen sich gut dafür, wenn du einem/einer Lehrer*in oder deinem/deiner Chef*in eine E-Mail schreiben möchtest.

Falls du in der E-Mail etwas fragen oder um etwas bitten möchtest, kannst du diese Formulierungen verwenden. In den nachfolgenden Tabellen sind links die englischen Phrasen und rechts die deutschen Phrasen angegeben.

Frage/ Bitte Englisch

Frage/ Bitte Deutsch

I would like to ask you for...

Ich möchte Sie gerne fragen.../um... bitten...

I would appreciate it, if ...

Ich wäre sehr dankbar wenn, ...

Could you possibly/kindly ...

Könnten Sie/Wären Sie so nett...

Möchtest du in der E-Mail einen Termin vereinbaren, kannst du beispielsweise so etwas schreiben.

Termin Englisch

Termin Detutsch

I would like to make an appointment...

Ich würde gerne einen Termin vereinbaren ...

I would be happy to meet with you on ...

Ich würde mich freuen, Sie am ... zu treffen.

Es kann auch sein, dass du dich in der formellen E-Mail für etwas bedanken möchtest. Dann kannst du diese Beispiele verwenden.

Dank Englisch

Dank Deutsch

I would like to thank you for your e-mail regarding ...

Ich möchte mich für Ihre E-mail bezüglich ... bedanken

I would like to take this opportunity to thank you for ...

Ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um Ihnen für ... zu danken.

Natürlich sind aber auch Beschwerde-E-Mails, im besten Fall, formelle E-Mails. Möchtest du also in der E-Mail eine Beschwerde äußern, sind diese Beispiele passend.

Beschwerde Englisch

Beschwerde Deutsch

I regret to inform you that I am very unhappy with ...

Ich muss Sie leider informieren, dass ich sehr unglücklich mit ... bin.

I would like to make a complain about ...

Ich möchte mich über ... beschweren.

Achte auch bei Beschwerde-E-Mails immer auf einen höflichen Umgang. Hier fällt es manchmal schwer, sachlich zu bleiben. Vor allem, wenn es in der E-Mail um ein emotionales Thema gehen sollte.

Achte auch darauf, nicht zu lange Textblöcke zu schreiben, sondern in deiner E-Mail nach drei bis fünf Sätzen Absätze einzufügen. Dadurch wird der Hauptteil deiner E-Mail übersichtlicher und wirkt nicht so gequetscht. Verwende außerdem in formellen E-Mails keine short forms (Abkürzungen). Vermeide also zum Beispiel I'll und You'll oder isn't und aren't. Verwende lieber I will und You will oder is not und are not. Die Abkürzungen kannst du dann problemlos in informellen E-Mails verwenden.

In deiner informellen E-Mail an deine*n Freund*in kannst du natürlich auch die genannten Beispiele im Hauptteil verwenden. Du kannst aber auch das schreiben, was du in Wirklichkeit oder in einer WhatsApp Nachricht sagen würdest. Hier ein paar Beispiele dazu.

I heard you're sick.. do you need anything?

I just wanted to let you know ...

Let's have lunch later.

Hier siehst du, dass Abkürzungen wie you're oder let's verwendet werden. Da ihr ja Freund*innen seid, kann der Hauptteil deiner E-Mail ganz ungezwungen und locker sein. Es wird einfach gefragt, ob die Person etwas benötigt, da sie krank ist und die Einladung zum lunch ist locker, wie in einem persönlichen Gespräch. Rechtschreibfehler und Grammatikfehler sind in einer informellen E-Mail nicht von so großer Bedeutung.

E-Mail: Ende

In der formellen (formal) E-Mail kannst du vor der Grußformel einen Abschlusssatz einfügen, der deinen Hauptteil abrundet. Hier siehst du ein paar Beispiele zu Sätzen, die du am Ende deiner E-Mail verwenden könntest.

I look forward to hearing from you soon.

(Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.)

Please let me know if/contact me again if...

(Bitte lassen Sie mich wissen/kontaktieren Sie mich noch einmal, wenn...)

Jetzt wird deutlich, dass die formelle E-Mail zu Ende ist. Außerdem machst du durch I look forward to hearing from you again klar, dass du eine Antwort erwartest. Durch Please let me know if ... kannst du deutlich machen, dass du für weitere Fragen zur Verfügung stehst. In der informellen E-Mail ist ein solcher Satz kein Muss, kann aber auch Sinn ergeben, je nachdem, was der Grund deiner E-Mail war.

Danach schließt du deine E-Mail mit einer Grußformel ab. Bei einer formellen E-Mail sollte das Ende auch höflich sein. Du kannst sie z. B. mit Yours sincerely oder Yours faithfully beenden. Danach folgt dann Mr./Mrs./Ms. und dein Nachname.

In der informellen E-Mail brauchst du keine höfliche Grußformel. Hier reichen folgende Beispiele.

Best wishes ...

Regards ...

Yours ...

Auf diese Grußformeln folgt dann dein Vorname als Schluss der E-Mail. So wünschst du deinem/deiner Freund*in alles Gute (Best wishes) oder richtest Grüße (Regards) aus.

Writing an E-Mail – Beispiele

Jetzt kennst du die wichtigsten Bestandteile einer E-Mail. Aber wie werden jetzt alle Teile der E-Mail zu einem schönen Ganzen verknüpft? Hier siehst du zwei Beispiele von unterschiedlichen E-Mails.

E-mail an die Schule schreiben

Wenn du eine E-Mail an deine/n Lehrer*in schreiben möchtest, könnte das so aussehen:

Subject: Homework "The Great Depression"

Dear Mrs. Müller,

I am writing to you because of yesterday's homework. I would like to ask you about the beginning of the Great Depression, since I find different dates. Which year would you recommend calling the beginning (1929 or 1930)?

I look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely

Anna Schneider

Du kannst sehen, dass die formelle E-Mail knapp und auf das Wichtigste begrenzt ist. Sie beinhaltet die wichtigsten Bausteine:

  • subject: Homework "The Great Depression"
  • salutation: Dear Mrs. Müller
  • Frage zu den Hausaufgaben des vorherigen Tages
  • Schlusssatz I look forward to hearing from you soon
  • Verabschiedung: Yours sincerely Anna Schneider

E-Mail an eine/n Freund*in schreiben

Jetzt siehst du ein Beispiel für eine lockere, informelle E-Mail zwischen zwei Freundinnen. Man sieht schnell den Unterschied zur formellen E-Mail.

Subject: lunch

Hey Luzie,

How are you?

I just wanted to invite you to lunch with me later. I hope you're free. Let me now what time would be best for you. See you later!

Yours

Anna

Schnell wird hier klar, dass es sich um eine E-Mail zwischen zwei Freundinnen handelt, da nur Vornamen in der Anrede Hey und in der Grußformel Yours verwendet werden. Abkürzungen wie you're stören in der E-Mail nicht und auch Ausrufezeichen können verwendet werden. Auch diese E-Mail beschränkt sich auf das Wichtigste, und zwar die Einladung an Luzie durch Anna zu einem freundschaftlichen Mittagessen.

Writing an email - Das Wichtigste

  • E-Mail bedeutet "elektronische Post" und wird im Stil eines Briefes verfasst.
  • E-Mails bestehen immer aus subject, salutation, opening/introduction, content/main part und closing/conclusion.
  • E-Mails werden für Fragen, Anliegen, Beschwerden oder einfache Kommunikation genutzt.
  • Man unterscheidet zwischen formal E-Mails an Vorgesetzte oder Lehrer*innen, und informal E-Mails, also E-Mails an Freund*innen oder Kolleg*innen.
  • In formellen E-Mails sollten Rechtschreib- und Grammatikfehler und Abkürzungen vermieden werden.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Writing an email

Wenn du in der Prüfung eine formelle E-mail schreiben sollst, was wahrscheinlich der Fall ist, beginne mit dem subject ("Betreff"), dann folgt das greeting ("Anrede"), wie Dear Sir/Madam. Dann folgt das opening ("Einleitung"), der content ("Hauptteil") mit dem Anliegen und danach das closing ("Ende"), dort wird ein Schlusssatz und eine Grußformel wie Yours faithfully verwendet. 

Das Erste in einer E-mail ist das subject ("Betreff"), also um was es in der E-mail geht. Darauf folgt dann ein passendes greeting ("Anrede"). In formellen Emails Dear Mr./Ms., To Whom It May Concern oder Dear Sir/ Madam. 

Am Ende einer E-mail steht eine passende Grußformel. In formellen E-mails Yours sincerely oder Yours faithfully mit Nachnamen der Absenderin oder des Absenders. 

Die Struktur der Business-E-mail unterscheidet sich nicht von der üblichen formellen Struktur. Das beinhaltet formelle Anrede (Dear Sir/Madam), formelle Einleitung mit Hauptteil und eine passende Grußformel (Yours faithfully). 

Finales Writing an email Quiz

Frage

Nenne die Bestandteile einer E-Mail.

Antwort anzeigen

Antwort

Betreff, Anrede, Einleitung, Hauptteil, Schluss, Grußformel

Frage anzeigen

Frage

Was folgt auf das greeting bzw. die salutation ?

Antwort anzeigen

Antwort

content/main part

Frage anzeigen

Frage

 Content oder Main Part bedeutet _______ auf Deutsch.

Antwort anzeigen

Antwort

Hauptteil/Inhalt

Frage anzeigen

Frage

In einer ______ E-Mail wird Dear Mr./Ms/.Mrs. als Anrede verwendet.

Antwort anzeigen

Antwort

informellen (informal)

Frage anzeigen

Frage

Nenne Merkmale einer formellen E-mail.

Antwort anzeigen

Antwort

keine Abkürzungen

Frage anzeigen

Frage

Nenne eine Grußformel einer formellen E-Mail.

Antwort anzeigen

Antwort

Yours 

Frage anzeigen

Frage

Nenne zwei Grußformeln in einer informellen E-mail.

Antwort anzeigen

Antwort

Yours faithfully

Frage anzeigen

Frage

Übersetze ins Englische: Ich möchte gerne einen Termin ausmachen.

Antwort anzeigen

Antwort

I would like to make an appointment.

Frage anzeigen

Frage

Übersetze ins Deutsche: I would like to thank you for your e-mail regarding...

Antwort anzeigen

Antwort

Ich möchte Ihnen für ihre E-mail bezüglich... danken.

Frage anzeigen

Frage

Übersetze ins Englische: Ich muss Sie leider informieren, dass ich sehr unglücklich bin mit ...

Antwort anzeigen

Antwort

I regret to inform you that I am very unhappy with ...

Frage anzeigen

Frage

Welche Anrede wird für eine verheiratete Frau verwendet, deren Nachnamen bekannt ist? 

Antwort anzeigen

Antwort

Ms.

Frage anzeigen

Frage

Wozu werden formelle E-Mails verwendet? 

Antwort anzeigen

Antwort

geschäftliche/schulische Anliegen, Fragen/Beschwerden/Terminvereinbarungen

Frage anzeigen

Frage

An wen richten sich informelle E-Mails? 

Antwort anzeigen

Antwort

Freund*innen

Frage anzeigen

Frage

Beschwerde-E-Mails gehören zu den ______ E-Mails. 

Antwort anzeigen

Antwort

formellen

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