Protokoll

Hast Du schon einmal bemerkt, dass bei wichtigen Veranstaltungen, Gerichtsverhandlungen und offiziellen Versammlungen Argumente und Beschlüsse der Teilnehmenden notiert werden? Eine solche Niederschrift wird Protokoll genannt. Möchtest Du ein Protokoll selber schreiben, musst Du die korrekten Formalien wie Aufbau und Zeitform beachten. Dabei kann Dir auch eine Vorlage oder ein Muster eines Protokolls behilflich sein.

Protokoll – Definition

Der Begriff "Protokoll" stammt aus dem Griechischen und setzt sich zusammen aus protós und kólla, was so viel bedeutet wie "vorgeleimtes Blatt". In der Antike war es üblich, einer Papyrusrolle eine kurze Zusammenfassung des Inhalts mitsamt dem Namen des Verfassenden anzufügen. So war auf den ersten Blick ersichtlich, worum es in der nachfolgenden Schrift geht. Die Definition von einem Protokoll lautet wie folgt:

Protokollarten

Es gibt mehrere Protokollarten, die anhand unterschiedlicher Kriterien voneinander differenziert werden können. Zu diesen Kriterien gehören:

• Zeit
• Inhalt
• Medium

Daneben kann ein Protokoll auch nach seinem Wirken beziehungsweise dem Zweck unterschieden werden. So gibt es beispielsweise Versuchsprotokolle im naturwissenschaftlichen, Untersuchungsprotokolle im medizinischen und Verhandlungsprotokolle im juristischen Bereich.

Protokollarten - Unterscheidung nach Zeit

Zunächst einmal kann das Protokoll anhand seiner Entstehungszeit unterschieden werden. Ein Protokoll kann bereits vor einer Veranstaltung entstanden sein, währenddessen, also sozusagen "live" erarbeitet, oder im Nachhinein niedergeschrieben werden.

Voraus-Protokoll

Das Voraus-Protokoll wird auch als "a-priori-Protokollierung" bezeichnet. Es entsteht bereits im Vorfeld zu einer Veranstaltung und soll den inhaltlichen Rahmen für ein Event oder eine Besprechung vorgeben. Oft werden darin auch Regeln oder Konzepte zur Vorbereitung festgehalten.

Jetzt-Protokoll

Das Jetzt-Protokoll ist die gängigste Protokollart. Hierbei hält eine Protokollantin oder ein Protokollant eine Sitzung live und vor Ort fest. Betriebsräte, Geldanlage- und Versicherungsberater sind dazu verpflichtet, ein Jetzt-Protokoll zu führen.

Gedächtnisprotokoll

Das Gedächtnisprotokoll wird im Anschluss an eine Sitzung erarbeitet. Da es auf der subjektiven Erinnerung einer Person beruht und mitunter unvollständig sein kann, hat es vor Gericht keine Beweiskraft. Das Gedächtnisprotokoll wird meist zu privaten Zwecken angelegt und dient eher als persönliche Erinnerungsstütze.

Protokollarten - Unterscheidung nach Inhalt

Die häufigste Art der Protokollierung ist das Jetzt-Protokoll. Es kann auf unterschiedliche Art und Weise angefertigt werden. So gibt es folgende Arten von Jetzt-Protokollen:

• Verlaufsprotokoll
• Ergebnisprotokoll
• Seminarprotokoll

Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll ist die ausführlichste Art des Protokolls. Es hält den vollständigen Ablauf einer Veranstaltung beziehungsweise eines Gesprächs fest. Diese Protokollart eignet sich auch für Versuchsprotokolle in den experimentellen Bereichen der Physik, Chemie und Biologie.

Ergebnisprotokoll

Im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll enthält das Ergebnisprotokoll nicht, wie es zu einer bestimmten Entscheidung gekommen ist, sondern nur das konkrete Ergebnis. Es ist dadurch wesentlich kompakter als das Verlaufsprotokoll, kann von Unbeteiligten im Nachhinein aber auch weniger gut nachvollzogen werden.

Seminarprotokoll

Das Seminarprotokoll wird auch Stundenprotokoll genannt. Es kann wie eine Mischform aus Ergebnis- und Verlaufsprotokoll verstanden werden und hält üblicherweise den Ablauf sowie die exakten Ergebnisse einer Lehrveranstaltung fest. Es kommt also beispielsweise in Schulen oder Universitäten zur Anwendung.

Die Protokollantin oder der Protokollant verteilt das entstandene Schriftstück im Anschluss an die Mitschülerinnen und Mitschüler oder die Kommilitoninnen und Kommilitonen. So können sich alle Anwesenden auf die Veranstaltung konzentrieren und später dennoch bestimmte Inhalte genauer nachlesen.

Protokollarten - Unterscheidung nach Medium

Zuletzt kann ein Protokoll auf unterschiedlichen Medienträgern angefertigt werden. Es kann sich also beispielsweise um ein handschriftliches Protokoll auf Papier oder eine digitale Aufzeichnung handeln. Dazu zählen nicht nur am Computer verfasste Dokumente, sondern auch Ton- und audiovisuelle Aufnahmen.

Unter Umständen kann es nützlich sein, mehrere Varianten gleichzeitig zu nutzen. So kann eine Veranstaltung aufgezeichnet und dennoch von Hand protokolliert werden. Protokollantinnen und Protokollanten können diese Videoaufnahmen nutzen, um ihre Protokolle nachzuarbeiten und zu vervollständigen.

Unterscheidung nach Lang- und Kurzschrift

Hat sich der oder die Verantwortliche für ein schriftliches Protokoll entschieden, kann zwischen zwei verschiedenen Arten der Verschriftlichung differenziert werden:

• Langschrift
• Kurzschrift (Stenografie)

Bei der Langschrift handelt es sich um die gewöhnliche Schreibweise, wie Du sie auch hier in dieser Erklärung liest. Unter Umständen kann es nützlich sein, bestimmte Wörter durch Abkürzungen zu vereinfachen.

Die Kurzschrift wird auch Stenografie genannt. Sie kommt besonders bei wörtlichen Protokollen zum Einsatz, da hier die Inhalte einer Sitzung nicht grob zusammengefasst, sondern tatsächlich original und wortgetreu zu Papier gebracht werden.

Wörtliches Protokoll

Da das wörtliche Protokoll sehr umfangreich sein und für gewöhnlich nur von professionellen Stenografinnen und Stenografen angefertigt werden kann, kommt es heute nur noch selten zur Anwendung. Einer dieser Anwendungsbereiche ist der Deutsche Bundestag.

Protokoll schreiben

Wenn Du ein Protokoll während einer Veranstaltung oder einer Besprechung schreiben musst, ist die richtige Vorbereitung essenziell. Am besten überlegst Du Dir also bereits im Vorfeld, worum es bei der Veranstaltung geht, klärst Verständnisfragen und informierst Dich über die erwarteten Ergebnisse. Anschließend legst Du fest, in welcher Form Du das Protokoll führst.

Protokoll – Aufbau

Obwohl es so viele unterschiedliche Protokollarten gibt, ist ihr Aufbau fast immer gleich. So besteht jedes Protokoll aus drei wesentlichen Teilen:

• Protokollkopf
• Inhaltlicher Hauptteil
• Unterschrift und Anhang

Protokollkopf

Der Protokollkopf, also die Kopfzeile des Protokolls, enthält alle wichtigen Informationen über die Veranstaltung, aber noch nicht deren exakte Inhalte. Für Deinen Protokollkopf notierst Du also Folgendes in dieser Reihenfolge:

1. Ort der Veranstaltung/Protokollierung
2. Datum und Uhrzeit
3. Anwesende und Fehlende
4. Thema der Veranstaltung
5. Name der Protokollantin oder des Protokollanten
6. Name der Leiterin oder des Leiters der Sitzung
7. Tagesordnung (nur bei Verlaufsprotokollen)

Inhaltlicher Hauptteil

Der inhaltliche Hauptteil ist das eigentliche Protokoll. In einem Verlaufsprotokoll notierst Du hier den exakten Ablauf der Veranstaltung, also beispielsweise auch alle Argumente und Gegenargumente in einer Diskussion. Handelt es sich nicht um ein wörtliches Protokoll, kannst Du die Inhalte stichpunktartig zusammenfassen.

Im Anschluss schreibst Du die finalen Ergebnisse einer Veranstaltung nieder. Im Ergebnisprotokoll sind diese der wesentliche Teil der Protokollierung.

Unter Umständen kann es nützlich sein, am Ende auch Folgetermine an die jeweilige Sitzung zu notieren, also den Tag der nächsten Zusammenkunft.

Unterschrift und Anhang

Jedes Protokoll schließt für gewöhnlich mit einer Unterschrift der Protokollantin oder des Protokollanten. Ohne diese Unterschrift hat ein Protokoll vor Gericht keine Gültigkeit. Eine legitime Ausnahme bildet daher das Gedächtnisprotokoll. Da es sich um eine subjektive und demnach private Niederschrift ohne Beweischarakter handelt, benötigt es auch keine Unterzeichnung.

Nicht jedes Protokoll besitzt einen Anhang. Gibt es jedoch Handouts zu einer Veranstaltung, Dokumente oder Slides aus digitalen Präsentationen, so kann es nützlich sein, diese zum besseren Verständnis an das Protokoll anzufügen.

Protokoll – Zeitform

Die gängige Zeitform beim Verfassen eines Protokolls ist das Präsens, also die Gegenwartsform. Dies gilt nicht nur für das Jetzt-Protokoll, sondern üblicherweise auch für alle anderen Protokollarten.