Finanzbuchhaltung

In den meisten Unternehmen findest Du eine Abteilung, die für die Finanzbuchhaltung zuständig ist. Entweder werden dort direkt alle Aufgaben der Finanzbuchhaltung erledigt oder es werden zumindest alle Unterlagen für einen externen Dienstleister, etwa einen Steuerberater vorbereitet. In einer zunehmend digitaleren Welt gewinnen dabei natürlich auch digitale Softwareprogramme immer mehr an Bedeutung.

Was genau die Finanzbuchhaltung ist, ihre Grundlagen und wie sie sich von der Kostenrechnung unterscheidet, erfährst Du in dieser Erklärung.

Finanzbuchhaltung Definition

Die Finanzbuchhaltung ist für fast jedes Unternehmen von hoher Relevanz.

In besonders großen Unternehmen wird die Finanzbuchhaltung in zwei verschiedene Bereiche aufgeteilt: in die Kreditorenbuchhaltung und in die Debitorenbuchhaltung.

Finanzbuchhaltung Bedeutung

Das Ziel der Fibu ist es, zu ermitteln, wie das Gesamtergebnis des Unternehmens ist. Das heißt, es muss herausgefunden werden, wie viel Gewinn und Verlust in der Rechnungsperiode gemacht worden ist. Dabei sind alle Aufwendungen und Erträge von Bedeutung.

Es werden also alle Zahlungszugänge und -abgänge berücksichtigt.

Diese Informationen sind für alle Anspruchsgruppen eines Unternehmens, intern wie extern, von Bedeutung. Schließlich geben sie die aktuelle finanzielle Situation des Unternehmens wieder. Die nachfolgende Übersicht zeigt Dir, welche Angaben für wen von Bedeutung sein können:

• externe Anspruchsgruppen:
  • Finanzamt: Gesamtergebnis des Unternehmens zur Berechnung der Steuer
  • Kreditgeber: einzelne Kennzahlen der Bilanz, um über die Kreditwürdigkeit zu entscheiden
  • Anteilseigner: Gesamtergebnis zur Berechnung der Dividenden
• interne Anspruchsgruppen:
  • Geschäftsführung: Gesamtergebnis und Betriebsergebnis (Kosten und Leistungen), um zu beurteilen, wie rentabel der eigentliche Betriebszweck für ein Unternehmen ist
  • Mitarbeiter*innen/Abteilungsleiter*innen: Zahlen aus den entsprechenden Bereichen zur Budgetplanung und als Anhaltspunkt für die Sicherheit des eigenen Arbeitsplatzes

Grundlagen der Finanzbuchhaltung

Um die GuV sowie die Bilanz ordentlich aufzustellen, müssen alle Finanzströme richtig verbucht werden. Diese Grundlage bietet die Finanzbuchhaltung. Alle Geschäftsvorfälle werden in chronologischer Reihenfolge und in sachlicher Ordnung organisiert.

Damit die Vorfälle sachlich richtig sortiert werden, gibt es die verschiedenen Konten. Jedes Konto definiert genau eine Verwendung.

Die Fibu ist die Grundlage für den Jahresabschluss, der am Ende eines Geschäftsjahres veröffentlicht wird. Ebenfalls am Ende der Rechnungsperiode wird die Bilanz sowie die GuV erstellt.

Die meisten Unternehmen sind zur Finanzbuchhaltung verpflichtet. Dies ist in (§ 238 HGB) gesetzlich vorgeschrieben.

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Freiberufler und Gewerbetreibende, die weniger als 60.000 € Gewinn oder 600.000 € Umsatz machen, sind nicht dazu verpflichtet, die doppelte Buchführung zu machen. Freiberufler und Kleinbetriebe müssen jedoch trotzdem die Fibu machen. In diesen Fällen reicht es jedoch, die einfache Buchführung durchzuführen.

Aufgaben der Finanzbuchhaltung

Zu den Aufgaben der Fibu gehören Belegorganisation, Dokumentation der Geschäftsvorfälle, die Ermittlung der Bestände und deren Veränderungen.

Geschäftsvorfälle dokumentieren

Die Finanzbuchhaltung muss die Belegfunktion erfüllen. Die Belegorganisation versichert, dass jeder Geschäftsvorfall, der gebucht wird, auch mit einem Beleg nachgewiesen werden kann. Existiert kein Beleg, kann auch kein Geschäftsvorfall verbucht werden.

Bestände ermitteln

Die Ermittlung aller Bestände ist eine weitere wichtige Aufgabe. Durch die Fibu können alle Schuldenbestände sowie Vermögensgegenstände dargestellt werden. Durch die Gegenüberstellung von Gewinn und Verlust können alle externen und internen Beteiligten die Gesamtsituation des Unternehmens einschätzen.

Bestandsveränderungen ermitteln

Wie haben sich Vermögen und eigene bzw. fremde Außenstände verändert? Diese Fragen werden im Zuge der Bestandsveränderungsermittlung geklärt.

Diese Aufgabe in der Fibu beschäftigt sich mit der Frage, wie sich das Vermögen und Bestände verändert haben. Das ist relativ simpel, hier werden nur die Veränderungen ermittelt und dokumentiert.

Erfolg durch GuV ermitteln

Sind die Bestände ermittelt, kann die GuV aufgestellt werden.

Mithilfe der GuV kann der Erfolg des Unternehmens ermittelt werden. An dieser Stelle ist es wichtig zu erwähnen, dass Erfolg nicht immer bedeutet, dass das Unternehmen nur Gewinne erzielt. Es gibt auch den negativen Erfolg.

Besteuerung

Steuern spielen auch bei der Fibu eine große Rolle. Mithilfe der Gegenüberstellung von Gewinnen und Verlusten bei der GuV kann die Grundlage für die Besteuerung erfolgen. Je nach Unternehmensform gibt es verschiedene Ertragssteuern auf den Unternehmenserfolg. Es gibt die Einkommensteuer, die Körperschaftssteuer und die Gewerbesteuer. Die Körperschaftssteuer fällt beispielsweise nur bei Kapitalgesellschaften an, also bei einer GmbH, KGaA und bei der AG.

Unterschied Kostenrechnung Finanzbuchhaltung

Im folgenden Absatz wird die Finanzbuchhaltung mit der Kosten Leistungsrechnung verglichen.

Die Kostenrechnung und die Finanzbuchhaltung unterscheiden sich in drei Kriterien: die Zielsetzung, die Rechnungsart und die Regelungen.

Zielsetzung

Bei der Finanzbuchhaltung liegt der Fokus darauf, die tatsächliche Situation im Unternehmen abzubilden, damit alle Anteilseigner und andere Personen alle wichtigen Daten haben. Bei der Kostenrechnung geht es primär um die interne Kontrolle des Unternehmens. Bei der Kosten und Leistungsrechnung werden alle Investitionen und Erträge analysiert, um auf dieser Grundlage die Wirtschaftlichkeit des Betriebs zu ermitteln.

Rechnung

Bei der Fibu werden alle Einnahmen und Ausgaben erfasst, um daraus einen Gewinn bzw. Verlust zu ermitteln. In der Kosten Leistungsrechnung, kurz KLR, werden die Erlöse den relevanten Kosten gegenübergestellt. Des Weiteren ermittelt, die KLR im Detail welche Kosten, wo, in welcher Höhe und warum angefallen sind.

Gesetzliche Vorschriften

Für die Finanzbuchführung gibt es klare gesetzliche Vorschriften und Regelungen. Diese sind alle im Steuerrecht festgeschrieben. Zudem gibt es noch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Diese Grundsätze müssen immer angewandt werden, sonst droht dem Unternehmen eine Strafe. Ein wichtiger Grundsatz ist beispielsweise der Grundsatz der Vollständigkeit. Es ist notwendig, alle Aufzeichnungen vollständig und zeitgerecht zu buchen. Im Vergleich zur Fibu hat die Kostenrechnung keine detailreiche gesetzliche Regelung.

Digitale Finanzbuchhaltung

Mit der digitalen Transformation in der Arbeitswelt verändert sich auch die Form der Finanzbuchhaltung. Heutzutage ist die digitale Finanzbuchhaltung immer mehr im Einsatz. Alle Vorgänge, die bisher nur manuelle durchgeführt worden sind, können nun mithilfe des Fortschritts digitalisiert werden. Mithilfe von verschiedenen Softwares kann so die Fibu effizienter erfolgen.

Veränderungen der digitalen Finanzbuchhaltung betreffen verschiedene Bereiche bzw. Aufgaben.

Die Belegorganisation muss inzwischen nicht mehr in Papierform erfolgen. Heutzutage werden die Belege eingescannt bzw. in digitaler Form aufbewahrt. Es ist nicht mehr nötig, alle Belege in einem Ordner zu sammeln. Oft werden Belege auch direkt online erstellt so können Zeit und Aufwand gespart werden.

Alle wichtigen Daten, die Steuerberater benötigen, sind schon digital gespeichert und können direkt an die Steuerberater geschickt werden. Die schweren Ordner, in der vorher alles aufbewahrt, wurden ist müssen nicht mehr postalisch verschickt werden. Die Möglichkeit der elektronischen Übermittlung spart auch hier Zeit und Aufwand.

Auch das Schreiben und Bezahlen von Rechnungen in elektronischer Form können mithilfe von speziellen Softwares vereinfacht werden. Beispielsweise können Kunden und die Bankverbindungen mit der Rechnung hinterlegt werden. Das Bezahlen ausstehender Rechnungen sind dadurch übersichtlicher und schneller erledigt.

Eine weitere Möglichkeit, die digitale Finanzbuchhaltung zu nutzen, ist das digitale Kassenbuch. Das Vervollständigen des Kassenbuches kann so einfacher und schneller erfolgen. Zudem garantieren die Softwares auch die rechtlich konformen Aspekte, die für die Kassenbuchführung essenziell sind.

Finanzbuchhaltung Software

Vielleicht hast Du ja auch schon während Deiner Ausbildung verschiedene Programme bzw. Softwares kennengelernt. Heutzutage gibt es immer mehr Softwares, die für die Fibu genutzt werden können. Die beliebtesten Programme sind: Datev, SAP oder Lexoffice. Inzwischen gibt es für jedes Unternehmen ein passendes Programm. Es ist nur wichtig, dass jedes Unternehmen, welches sich für eine digitale Fibu entscheidet, das passende Programm auswählt.