Datenschutz im Betrieb

Heutzutage sind Unternehmen zunehmend auf die Verwendung und Verarbeitung digitaler Daten angewiesen. Damit dabei die persönlichen Rechte und die Privatsphäre des Einzelnen geschützt wird, gibt es einige Vorgaben, an die sich Unternehmen bei der Nutzung von Daten halten müssen.

Damit Du Dir besser vorstellen kannst, welche Anforderungen an den Betrieb in Bezug auf den Datenschutz gestellt werden, thematisiert dieser Erklärung die Aufgaben des Datenschutzes im Betrieb bezogen auf Arbeitnehmer, die Zulässigkeit der Datennutzung, das Qualitätsmanagement und das Jugendschutzgesetz.

Datenschutz im Betrieb Aufgaben

Möchte ein Betrieb Daten nutzen, hat er bestimmte Aufgaben und Vorgaben, wie er die Daten verarbeiten kann. Die verschiedenen Aufgaben, die dem Betrieb bezüglich der Datennutzung auferlegt werden, dienen dem Datenschutz.

Es sollen daher insbesondere die Persönlichkeitsrechte und die Privatsphäre des Einzelnen geschützt werden, dessen Daten genutzt und verarbeitet werden.

Es handelt sich also um digitale oder analoge Inhalte, wobei vorrangig personenbezogene Daten geschützt werden sollen.

Die personenbezogenen Daten beziehen sich also auf persönliche Informationen von einzelnen Menschen, die auf die Identität einer Person schließen lassen.

Datenschutz im Betrieb Arbeitnehmer

Regelungen zum Datenschutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmer*innen enthält die Datenschutzgrundverordnung.

Sollte der Arbeitgeber Daten von seinen Arbeitnehmer*innen erheben, muss er dafür sorgen, dass diese hinreichend geschützt sind und niemand unberechtigt auf sie zugreifen und sie in unzulässiger Weise nutzen kann.

Dabei dient die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dem Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und sieht Vorschriften zum freien Verkehr solcher Daten vor, Art. 1 Abs. 1 DSGVO. In Art. 1 Abs. 2 DSGVO wird geregelt, welche Rechte geschützt werden sollen:

Dieser Schutz gilt auch für Arbeitnehmer*innen, die in einem Unternehmen ihre personenbezogenen Daten angeben.

Dieser Schutz wird unter anderem durch die Datenschutzgrundverordnung gewährleistet. Dort findest Du verschiedene Vorschriften, die die Voraussetzungen an die Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten definieren. Weiterhin werden Regelungen getroffen, wann die Verarbeitung der Daten rechtmäßig ist und welche Rechte der einzelnen Person bei der Verarbeitung ihrer Daten zustehen.

Datenschutz im Betrieb zulässig

Ein Betrieb muss sich nur dann an die Datenschutzvorschriften halten, wenn er personenbezogene Daten verarbeitet. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist bei beinahe jeder Benutzung dieser Daten gegeben. In Betracht kommen diese Vorgänge:

Sobald der Betrieb die personenbezogenen Daten nutzen, erheben oder in sonstiger Form verarbeiten möchte, muss er sich an die Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) halten.

Diese Pflicht zum Datenschutz trifft ein Unternehmen sowohl in Bezug auf die Verarbeitung der Daten von seinen Arbeitnehmer*innen als auch hinsichtlich der Daten der Kund*innen und Geschäftspartner*innen.

Datenschutz im Betrieb Zeiterfassung

In vielen Betrieben wird die Arbeitszeit der Arbeitnehmer*innen konkret erfasst.

Auch diese Daten müssen im Zweifelsfall vor unberechtigten Zugriffen oder unrechtmäßiger Verwendung geschützt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um personenbezogene Daten handelt, wenn sich die Zeiterfassung also auf eine identifizierte oder identifizierbare Person bezieht.

Wann eine natürliche Person identifizierbar ist, ist in Art. 4 Nr. 1 DSGVO definiert:

Die Voraussetzung dafür, dass eine natürliche Person identifizierbar ist, ist also, dass Hinweise auf die Identität der Person vorliegen. Die Daten über die Zeiterfassung müssen also konkret einem Arbeitnehmer zugeordnet werden können. Ist das der Fall, müssen die Voraussetzungen zu der Möglichkeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfüllt sein.

Aushänge im Betrieb Datenschutz

Um wichtige Informationen zu verbreiten oder das Unternehmen besser zu organisieren, nutzen viele Betriebe Aushänge, die für alle Arbeitnehmer*innen einsehbar sind. Dabei kann es auch zu Aushängen kommen, die personenbezogene Daten beinhalten. Dies ist beispielsweise bei Dienstplänen, Teilnahmelisten oder Eintragungen zu Einteilungen von Arbeitsgruppen der Fall.

Enthalten die Aushänge im Betrieb solche personenbezogenen Daten, müssen die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung gewahrt sein. Es müssen daher die Voraussetzungen des Art. 6 Abs. 1 DSGVO erfüllt sein.

Insbesondere dürfen die Aushänge nur genutzt werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das Interesse an der Nutzung der Aushänge muss also berechtigt sein und die Interessen der betroffenen Personen dürfen nicht erheblich überwiegen.

Aushänge im Betrieb, die personenbezogene Daten beinhalten, sind jedoch unproblematisch möglich, wenn eine Einwilligung der betroffenen Arbeitnehmer*innen vorliegt, die die Voraussetzungen des Art. 7 DSGVO erfüllt.

Datenschutz im Betrieb Qualifizierung Datenschutzbeauftragter

In den in Art. 37 Abs. 1 DSGVO und wenn die Voraussetzungen des § 38 Abs. 1 S. 1 BDSG erfüllt sind, ist es notwendig, dass das Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennt.

Dabei muss der Datenschutzbeauftragte einige Qualifizierungen erfüllen, die erforderlich für die Erfüllung seiner Aufgaben sind. Diese Qualifizierungen sind in Art. 37 Abs. 5 DSGVO geregelt:

Die drei Faktoren für die Qualifizierung von Datenschutzbeauftragten sind also:

• berufliche Qualifizierung im Hinblick auf das Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts
• Fachwissen auf dem Gebiet der Datenschutzpraxis
• Fähigkeit, die Aufgaben zu erfüllen, die Art. 39 DSGVO nennt

In Art. 39 Abs. 1 DSGVO sind die Aufgaben genannt, die dem Datenschutzbeauftragten mindestens zukommen. Diese sind:

1. Unterrichtung und Beratung der Verantwortlichen beziehungsweise des Auftragsverarbeiters und der Beschäftigten (Art. 39 Abs. 1 Nr. 1 DSGVO)
2. Überwachung der Einhaltung von Datenschutzregelungen, einschließlich der Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitenden (Art. 39 Abs. 1 Nr. 2 DSGVO)
3. Beratung im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 39 Abs. 1 Nr. 3 DSGVO)
4. Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde (Art. 39 Abs. 1 Nr. 4 DSGVO)
5. Funktion als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde (Art. 39 Abs. 1 Nr. 5 DSGVO)

Damit die Qualifizierung des Datenschutzbeauftragten vorliegt, muss der mögliche Datenschutzbeauftragte sicherstellen, dass er diese fünf Hauptaufgaben erfüllen kann.

Datenschutz im Betrieb Qualitätsmanagement

Stellt ein Betrieb in besonderer Form sicher, dass der Datenschutz gewahrt wird und keinerlei Daten unberechtigt genutzt werden (können), steigt die Qualität des Unternehmens. Der Datenschutz stellt innerhalb eines Betriebes unter anderem einen erheblichen Qualitätsfaktor dar. Deshalb sind Datenschutz und Qualitätsmanagement eng miteinander verbunden.

Das Ziel des Qualitätsmanagements ist dabei, die Qualität der Produkte oder der Dienstleistungen zu steigern und dadurch die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Dies ist auch in Form eines besonderen Datenschutzes möglich.

Die Anforderungen an den Datenschutz können von den Unternehmen in unterschiedlicher Form erfüllt werden. Stellt ein Unternehmen besonders hohe Anforderungen an den Datenschutz und gewährleistet den Datenschutz über die gesetzlichen Voraussetzungen hinaus, erhöht sich die Qualität des Unternehmens.

Datenschutz im Betrieb Jugendschutzgesetz

Von der Notwendigkeit des Datenschutzes ist insbesondere der Schutz der personenbezogenen Daten von Minderjährigen eingeschlossen. Jugendliche, die in einem Unternehmen arbeiten und deren Daten geschützt werden müssen, sind insbesondere minderjährige Auszubildende.

Auch ihr Recht auf informationelle Selbstbestimmung gem. Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG muss geschützt werden. Bezogen auf den Schutz der Daten von Minderjährigen sieht auch die Datenschutz-Grundverordnung eigene Regelungen vor. Im Satz 1 des Erwägungsgrundes 38 der DSGVO ist vorgesehen:

Die personenbezogenen Daten von Kindern müssen also besonders geschützt werden. Dies wird auch in Art. 12 Abs. 1 DSGVO deutlich, wo vorgesehen ist, dass der Verantwortliche geeignete Maßnahmen treffen muss, um der betroffenen Person alle Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln. Bezüglich Minderjährigen ist geregelt, dass diese Voraussetzungen insbesondere für Informationen gelten, die sich speziell an Kinder richten, Art. 12 Abs. 1 S. 1 DSGVO.

Weiterhin sieht Art. 8 Abs. 1 DSGVO vor, dass Jugendliche erst ab 16 Jahren wirksam in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch Informationsgesellschaften einwilligen können.