Einkauf und Beschaffung

Damit ein Unternehmen funktioniert, müssen viele Elemente nahtlos zusammenarbeiten. Wenn Materialien verbraucht werden, müssen neue besorgt werden. Wenn Personal geht, muss neues eingestellt und wenn Investitionen getätigt werden müssen, muss Kapital beschafft werden. Im folgenden Artikel wird Dir erklärt, was Einkauf und Beschaffung sind und wie sie sich voneinander unterscheiden.

Einkauf und Beschaffung – Definition der Beschaffung

Hierunter zählen alle Tätigkeiten des Einkaufs, das Supply-Chain-Management und die Beschaffungslogistik. Die Beschaffung behandelt die Versorgung mit Arbeitskräften, Kapital, Immobilien, Betriebsmitteln, Dienstleistungen, Rechten und Informationen.

Das Ziel der Beschaffung ist sicherzustellen, dass die Versorgung des Unternehmens mit Gütern und Dienstleistungen, zur Durchführung des Unternehmenszwecks, langfristig sichergestellt ist und optimal durchgeführt wird.

Kosten und Leistungsrechnung – Strategische und operative Beschaffung

Die Beschaffung lässt sich in operative und strategische Beschaffung einteilen. Strategische Aktivitäten entscheiden über die langfristige Orientierung der Beschaffung. Die operative Beschaffung kümmert sich um die täglichen und kurzfristigen Aufgaben der Beschaffung.

Zu den strategischen Aufgaben gehören:

1. Das Beschaffungsmarketing wie die Marktforschung in der Beschaffung und Marktanalysen
2. Das Beschaffungsprogramm
3. Beschaffungsstrategien und Beschaffungspolitik. Hier werden Fragen geklärt, ob der Einkauf zentral oder dezentral erfolgen soll oder ob Single Sourcing oder Multiple Sourcing angewandt wird.
4. Die Lieferantenauswahl und Bewertung
5. Schließlich Verhandlungen und Vertragsschließung

Operative Entscheidungen sind täglich und Teil des Einkaufs. Die Frage ist: Welche Menge muss heute von welchem Lieferanten wohin eingekauft werden?

Die operativen Entscheidungen werden unter den Vorgaben der strategischen Beschaffung getroffen. Die operative Beschaffung legt einen starken Fokus auf die Materialwirtschaft. Zur Materialwirtschaft gehört die Materialbedarfsplanung, Bestellplanung, Lieferantenauswahl, Bestellung, Bestellungsnachverfolgung und die Beschaffungslogistik.

Dadurch, dass die Beschaffung viele Teilbereiche umfasst, wird sie oft von vielen Abteilungen behandelt. Solche Unterteilungen in der Beschaffung sind etwa die Materialbeschaffung, Personalbeschaffung, Kapitalbeschaffung oder Beschaffung von Information und Rechten.

Materialbeschaffung

Die Materialbeschaffung kann als der relevanteste Teil der Beschaffung gesehen werden, da sie zum Tagesgeschäft gehört. Sehr relevant ist die Materialplanung in produzierenden Unternehmen. Hier ist es wichtig, dass genug Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe bei Bedarf zur Verfügung stehen.

Um die Beschaffungsprozesse zu vereinfachen, gibt es ERP-Software Systeme, mit denen die Materialien getrackt werden. ERP steht für Enterprise Ressource System. Das ist Software, die es Unternehmen ermöglicht, leichter einen Überblick über Prozesse, Bestände und Aufträge zu behalten. So werden beispielsweise, wenn ein Meldebestand besteht, automatisch Materialien bestellt.

Es gibt drei Arten, Material zu beschaffen. Es gibt die Einzelbeschaffung, die Vorratsbeschaffung und die Just-in-Time Beschaffung. Unternehmen verwenden häufig eine Kombination aus verschiedenen Arten für verschiedene Rohstoffe.

Einzelbeschaffung bedeutet, dass die Materialien erst bestellt werden, wenn ein Kundenauftrag eingegangen ist. Die Bestellung ist dann so hoch, wie die gerade benötigte Menge.

Im Kontrast dazu steht die Vorratsbeschaffung. Hier sind die Materialien immer im Lager, sodass sofort auf eine Bestellung reagiert und die Produktion gestartet werden kann. Bei der Just-in-Time Beschaffung werden die Lieferungen so geplant, dass die Materialien genau dann ankommen, wenn sie benötigt werden.

Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung wird in größeren Unternehmen normalerweise von der Personalabteilung (Human Ressource Management) durchgeführt. Wenn es in den Abteilungen Bedarf nach Arbeitskräften gibt, dann wird dieser der Personalabteilung gemeldet. Die suchenden Abteilungen arbeiten dann zusammen, um den Bedarf wieder zu decken.

Bedarf nach Personal kann aufkommen, wenn das Unternehmen wächst und mehr Aufträge erledigt werden müssen oder wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Die Personalabteilung verwendet unterschiedliche Methoden, um den Bedarf zu decken. Es kann intern zu einem Personalwechsel kommen oder es kann eine Stellenausschreibung ausgestellt werden. Handelt es sich um höhere Managementpositionen, so kommen auch Headhunter infrage, die mögliche Kandidaten direkt ansprechen.

Beschaffung von Dienstleistungen

Zu beschaffende Dienstleistungen unterscheiden sich stark von Unternehmen zu Unternehmen. Manche große Unternehmen stellen ihre Reinigungskräfte selbst ein, haben eine eigene Bank und einen Berater für alle möglichen Fragen. Die meisten Unternehmen gehen für solche Aufgaben jedoch auf externe Dienstleister zu, die dann diese Aufgaben übernehmen.

Kapitalbeschaffung

Wenn Investitionen getätigt werden sollen, benötigt ein Unternehmen Kapital. Das Kapital kann durch Eigen- oder Fremdkapital generiert werden. Eigenkapital entsteht, wenn etwa Gesellschafter ins Unternehmen eintreten, Anlagevermögen oder Vorräte verkauft werden. Fremdkapital wird durch die Aufnahme von Krediten bezogen.

Beschaffung von Informationen und Rechten

Auch Informationen und Rechte müssen manchmal beschafft werden, damit das Unternehmen seinen Tätigkeiten nachgehen kann.

Einkauf und Beschaffung – Definition des Einkaufs

Der Einkauf hat die Aufgabe, die Planung durchzuführen, die Lieferungen zu organisieren, die Warenannahme zu managen und das Produkt auf Qualität zu kontrollieren.

Im Unternehmen sollen zum richtigen Preis, zur richtigen Zeit, zur richtigen Menge und Qualität Beschaffungsobjekte zur Verfügung stehen.

Der Einkauf umfasst hauptsächlich vier Tätigkeiten: die Einkaufspolitik, Forschung im Beschaffungsmarkt, den Beschaffungsprozess und das Controlling des Einkaufs. Dadurch, dass der Einkauf viel mit Lieferanten im Austausch steht, befasst er sich auch oft mit dem Management der Lieferantenbeziehungen.

Die Aufgaben des Einkaufs

Die Aufgaben des Einkaufs lassen sich am besten anhand des Ablaufes des Einkaufsprozesses erklären. Der Prozess lässt sich in neun Schritte einteilen.

Als Erstes wird der Bedarf ermittelt. Was genau wird benötigt, wann und in welcher Qualität? Dann wird der Markt analysiert. Es wird geschaut, welche Lieferanten infrage kommen. Als Nächstes wird mit den relevanten Lieferanten über die Bestellmenge, den Preis und die Logistik verhandelt. Der oder die Lieferanten, bei denen die besten Bedingungen ausgehandelt werden können, werden dann für die Bestellabwicklung genutzt. Der Einkauf überwacht die Pünktlichkeit und Korrektheit der Bestellung. Bei Wareneingang werden Menge und Qualität geprüft. Außerdem wird die Rechnung überprüft und wenn etwas mit der Ware nicht stimmen sollte, dann kümmert sich der Einkauf um die Durchführung einer Reklamation.

• Bedarfsermittlung: Wann benötigt das Unternehmen was, wie viel, wo, wann und in welcher Qualität?

• Beschaffungsmarktanalyse: Welche Lieferanten gibt es und zu welchen Bedingungen bieten sie die Produkte an?

• Verhandlung über Preis, Menge und Logistik

• Lieferantenauswahl: Der Lieferant mit den besten Bedingungen wird ausgewählt.

• Bestellabwicklung

• Bestellüberwachung: Wird die Lieferzeit eingehalten?

• Wareneingang: Wird die Qualität und Menge eingehalten?

• Rechnungsprüfung

• Reklamationen

Einkauf und Beschaffung – Unterschied

Der Einkauf bezieht sich auf eher operative Tätigkeiten wie die Bestellabwicklung, die Beschaffungsmarktforschung, der qualifizierte Angebotsvergleich, oder die Vertragsvergabe.

Beschaffung hat höhere strategische Anforderung, und einen Fokus auf Sicherheit. Hier fällt die Untersuchung der Marktform, Konjunkturlage und des Leistungspotenzials der Lieferanten darunter.

Die Beschaffung ist ein Überbegriff und der Einkauf ein Teilbereich davon. Als Erstes wird Dir deswegen die Beschaffung und dann der Einkauf im Folgenden erklärt.

Kosten und Leistungsrechnung – Grundkenntnisse

Im folgenden Abschnitt werden Dir zwei Grundbegriffe vorgestellt, die im Einkauf und der Beschaffung als Grundvokabular dienen. Das sind die Supply-Strategien und die Prozesskennzahlen.

Einkauf und Beschaffung – Supply-Strategien

Supply-Strategien heißt, übersetzt Versorgungsstrategien. Sie sollen Strategien und Methoden liefern, um die Versorgung des Unternehmens sicherzustellen. Die Strategien sind langfristig angelegt und haben greifbare Ziele. Ein solches kann etwa sein: Bis Ende dieses Jahres sollen die Kosten von Produkt X um 10 % gesenkt werden.

Es ist das Ziel, eine bessere Position für das eigene Unternehmen in der Beschaffung zu schaffen, das heißt, geringere Kosten, kürzere Lieferzeiten und Just-in-Time Lieferungen. Die Strategien können unternehmensintern oder von externen Dienstleistern wie Unternehmensberatungen entwickelt werden.

Einkauf und Beschaffung – Prozesskennzahlen

Prozesskennzahlen zeigen, wie die Prozesse ablaufen, wo Probleme liegen und an welchen Schnittstellen des Prozesses Optimierungsbedarf herrscht. Besonders in der Beschaffung werden Prozesskennzahlen genau beobachtet, aber auch in anderen Bereichen wie der Produktion sind Prozesskennzahlen relevant. Die relevanten Prozesskennzahlen bauen auf vorher festgelegten Prozesszielen auf.

Prozesskennzahlen haben unterschiedliche Funktionen. Zum einen dienen sie dazu, Zielerreichung zu messen und die Prozesse und deren Effizienz offenzulegen. Außerdem kann durch die Messung von Prozesskennzahlen ein Benchmarking zwischen den Prozessen geschehen sowie Beziehungen zwischen Prozessen im Ablauf geklärt werden. Es sollten zudem nicht zu viele Prozesskennzahlen beobachtet werden, da dann das Risiko besteht, dass die Analyse unüberschaubar wird.

Die Prozesskennzahlen können absolute Zahlen oder relative Werte sein. Zu den absoluten Kennzahlen gehören insbesondere die Beobachtung von Mengen, Zeiten, Werten oder Qualitäten. Auch die Kundenzufriedenheit gehört hier zu.

Häufig werden Prozesskennzahlen jedoch nicht absolut betrachtet, sondern sie werden in Beziehung zueinander gesetzt. Das heißt, es kann Kennzahlen geben wie:

Benötigte Menge an Input zur Erzielung eines Qualitätsniveaus, Kosten pro Zeiteinheit, Fehler Produktion pro Gesamtproduktion oder Kosten pro Produkteinheit.

Es gibt viele verschiedene Prozesskennzahlen. Bei der Auswahl der richtigen Kennzahl muss das Unternehmen darauf achten, dass die Kennzahlen fokussiert auf die Effizienz des Prozessziels hinweisen.