Buchhaltung

Die Buchhaltung ist für den kaufmännischen und wirtschaftlichen Bereich von hoher Bedeutung. Fast jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Höchstwahrscheinlich auch Dein Ausbildungsunternehmen! Deshalb ist das Thema Buchhaltung in Deiner Ausbildung auch so wichtig. In dieser Erklärung erhältst Du einen Überblick über die Grundlagen der Buchführung und lernst, wieso die Buchhaltung so wichtig ist.

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Inhaltsangabe

    Buchhaltung Definition

    Die Buchhaltung ist ein wichtiger Teilbereich des Rechnungswesens und ist essenziell für jedes Unternehmen.

    Der Ausdruck Buchhaltung beschreibt die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle im jeweiligen Unternehmen. Ein Geschäftsvorfall liegt immer dann vor, wenn die Vermögenssituation sich im Unternehmen verändert. Zur Buchhaltung gehört auch die Abteilung in einem Unternehmen, welches die Buchhaltung durchführt. Zum anderen wird auch das System und die Durchführung der Buchhaltung damit gemeint.

    Die Buchhaltung im Unternehmen lässt sich in verschiedene Teilbereiche unterteilen:

    Es ist sinnvoll, am Anfang dieser Erklärung zu erwähnen, dass Buchhaltung und Buchführung nicht das Gleiche meinen. Oft werden die zwei Begriffe synonym verwendet. Jedoch werden bei der Buchhaltung alle anfallenden Geschäftsvorfälle analysiert und dokumentiert. Beispielsweise werden dort die Mietausgaben oder Abschreibungen festgehalten. Du kannst Dir das ein wenig so vorstellen, wie ein Tagebuch, es werden alle wichtigen Ereignisse und Ausgaben in der Buchhaltung niedergeschrieben. Alles wird in einem Buch festgehalten, deswegen der Name Buch-Haltung.

    Die Buchführung gehört zum externen Rechnungswesen, da die Buchhaltung Informationen für die Öffentlichkeit bereitstellt. Das externe Rechnungswesen ist vergangenheitsorientiert und hat das Ziel, alle externen Interessenten Informationen zu übermitteln.

    Das interne Rechnungswesen bezieht sich auf die Gegenwart und erfasst alle Zahlen der laufenden Geschäfte. Das interne Rechnungswesen informiert vor allem die Geschäftsführung und alle intern involvierten Personen.

    Buchhaltung Methoden

    In der freien Marktwirtschaft sind die meisten Unternehmen dazu verpflichtet, Bücher über ihre Geschäftsvorgänge zu führen. Hierbei wird zwischen der doppelten und der einfachen Buchführung unterschieden:

    Bei der einfachen Buchführung muss das Unternehmen nur ein Buch führen, in dem alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge dokumentiert werden.

    Die doppelte Buchführung verglichen mit der einfachen Buchführung ist etwas aufwendiger.

    Bei der doppelten Buchführung, oder auch doppelte Buchhaltung genannt, werden alle Geschäftsvorfälle immer zweimal erfasst. Die Vorfälle werden auf insgesamt zwei Konten gebucht: auf Konto und Gegenkonto.

    Auf der StudySmarter Plattform findest Du eine detaillierte Erklärung zu der doppelten Buchführung. Dort wird Dir anhand vieler Beispiele das Thema näher erklärt!

    Wie oben bereits kurz erwähnt, sind nicht alle Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. In dieser Tabelle findest Du einen Überblick, welche Unternehmen zu welcher Form der Buchführung verpflichtet sind.

    Doppelte Buchführung Einfache Buchführung
    Die folgenden Rechtsformen sind automatisch zur Buchhaltung verpflichtet: e.K, OHG, KG, AG, GmbH und UG Freiberufler müssen grundsätzlich nur die einfache Buchführung anwenden
    Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sindUnternehmen, die nicht im Handelsregister registriert sind
    Macht ein Unternehmen mehr als 600.000 € Umsatzerlöse in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren und einen Gewinn höher als 60.000 € ist es ebenfalls zur doppelten Buchführung verpflichtet.Unternehmen, die einen Umsatzerlös unter 600.000 € haben sowie einen Gewinn unter 60.000 € sind nur zur einfachen Buchführung verpflichtet.

    Eine genauere Erläuterung gibt es in der Erklärung zur doppelten Buchführung.

    Buchhaltung erstellen

    Um die Buchhaltung richtig durchführen zu können, müssen erst ein paar grundlegende Dinge erläutert werden. Im folgenden Absatz geht es um die verschiedenen Bücher, die in der Buchführung benutzt werden. Diese werden hier grundlegend erklärt.

    Grundbuch

    Das erste Buch ist das Grundbuch. Es wird oft auch Journal genannt. In dem Grundbuch werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch dokumentiert. Da alles immer in der richtigen zeitlichen Reihenfolge festgehalten werden muss, wird es oft auch als Tagebuch bezeichnet.

    Das Unternehmen von Uwe kauft eine neue Maschine für die Produktion seiner Kerzen. Diese Anschaffung muss auch im Grundbuch festgehalten werden. Das sieht dann in etwa so aus:

    Datum: 11.11.2021

    Betrag: 10.000 €

    Verweis auf den Beleg, der für den Kauf ausgestellt worden ist.

    Erläuterung zum Geschäftsvorfall: Uwes Kerzenmanufaktur kauft von Verkäufer Arnold die Produktionsmaschine der Firma Bosch. Diese Produktionsanlage wird dazu genutzt, um das Kerzenwachs zu schmelzen und war deshalb eine dringend nötige Anschaffung.

    Hauptbuch

    Im Hauptbuch werden alle einzelnen Geschäftsfälle in die jeweiligen Konten gebucht. Diese Buchungen sind essenziell in der Buchhaltung, deshalb werden diese auch im Hauptbuch geführt.

    Auf der Grundlage des Buches werden die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie die Bilanz erstellt. GuV und Bilanz sind notwendige Dokumente, die etwa Banken und Anteilseigner*innen dabei helfen, die allgemeine Lage des Unternehmens zu beurteilen.

    Wenn Du Dir noch etwas unsicher beim Formulieren von Buchungssätzen bist, kannst Du Dir gerne noch die Erklärung „Buchungssatz“ anschauen.

    Nebenbuch

    Des Weiteren gibt es noch die Nebenbücher. Diese werden dazu genutzt, um bestimmte Buchungen genauer zu erläutern. Das Nebenbuch ist eigentlich ein Teilbereich des Hauptbuches und eine Art zusätzliche Ergänzung dazu. Dort werden wichtige Informationen niedergeschrieben, die benötigt werden, um die Buchungen im Hauptbuch besser nachvollziehen zu können. Komplexe Geschäftsvorfälle oder Buchungen, die beispielsweise mehrere Kunden gleichzeitig betreffen, werden dort näher erläutert. Auch die Menge des gekauften Produktes, die Art oder die Zahlungsweise können dort festgehalten werden.

    Das Nebenbuch eines Produktionsunternehmens kann beispielsweise so aussehen:

    • Welches Produkt wurde verkauft und in welcher Menge?: Holztisch (Warennummer 112233) wurde 6x verkauft
    • Welcher Kunde hat das Produkt gekauft?: Die A GmbH und das Tochterunternehmen B GmbH
    • Wann wurde die Rechnung bezahlt?: 22.10.2022, per Lastschrifteinzug
    • Zusätzliche Anmerkungen: keine ausstehenden Rechnungen, alles beglichen

    Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

    Bei der Erstellung der Buchhaltung ist es besonders wichtig, auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu achten. Diese Grundsätze sind eine Art Regelbuch für die Buchhaltung. Mithilfe dieser Regelungen sollen Gläubiger und Unternehmen vor falschen Informationen geschützt werden. Möchte ein Investor in beispielsweise Uwes Kerzenmanufaktur investieren, kann er durch die Bilanz beurteilen, wie die allgemeine Situation des Unternehmens ist. Damit die Bilanz auch vollständig und richtig ist, gibt es die GoB.

    Hier siehst Du die wichtigsten GoB auf einen Blick:

    • Grundsatz der Übersichtlichkeit

    • Grundsatz der Vollständigkeit

    • Grundsatz der Richtigkeit

    • Belegprinzip

    • Grundsatz Ordnungsmäßigkeit

    • Grundsatz der Sicherheit

    Dazu gibt es auf StudySmarter noch einen ganzen Artikel zu den „GoB“. Dort wird Dir alles einfach und anhand von Beispielen erklärt.

    Buchhaltung Aufgaben

    Wie Du bereits weißt, wird auf der Grundlage der Buchhaltung der Jahresabschluss erstellt. Der Jahresabschluss besteht aus der Gewinn-und-Verlust-Rechnung und aus der Bilanz. Mithilfe des Jahresabschlusses kann die finanzielle Lage eines Unternehmens beurteilt werden. Damit der Jahresabschluss am Ende eines Geschäftsjahres korrekt ist, muss die Buchhaltungsabteilung während des Geschäftsjahres viele Aufgaben erledigen.

    Die Aufgaben der Buchhaltung sind in § 239 Abs. 2 HGB definiert. Keine Sorge, Du musst Dir jetzt keine Gesetzestexte durchlesen! In der folgenden Übersicht findest Du schon mal ein paar grundlegende Aufgaben.

    • Prüfung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle in den Büchern
    • Bearbeitung der Kundentransaktionen anhand von Belegen, ggf. Ausstellung von Rechnungen
    • Unterstützung bei der Erstellung der GuV und Bilanz
    • Auswertung der aktuellen Zahlen und Informationsvermittlung an das Management

    Auch hier ist es wichtig, immer die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung im Hinterkopf zu behalten. Es ist zwingend, alle GoB zu erfüllen.

    Belegorganisation

    Die Belegorganisation kümmert sich um die Organisation der Belege. Jede Buchung, die getätigt wird, muss einen Beleg besitzen, damit jeder Geschäftsvorfall nachvollziehbar ist. Bei der Organisation der Belege werden alle Belege sortiert, geprüft und kontiert.

    Das Industrieunternehmen von Klaus, die Klaus GmbH, arbeitet eng mit seinen Lieferanten zusammen. In seiner Buchhaltungsabteilung werden deshalb hauptsächlich Belege von Lieferscheinen der Lieferanten und Kundenrechnungen bearbeitet. Beliefert die Lkw-AG die Klaus GmbH mit neuen Materialien, stellt die Lkw-AG einen Lieferschein aus.

    Auf diesem Schein bzw. Beleg stehen alle wichtigen Informationen, wie das Datum, die Menge oder das Produkt. Wenn dieser Lieferschein vorliegt, kann die Buchhaltungsabteilung von der Klaus-GmbH diesen Geschäftsvorfall buchen.

    Es ist zwingend notwendig, für jede Buchung und für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg zu besitzen. In der Buchhaltung ist das simpel: kein Beleg = keine Buchung. Es besteht natürlich immer die Möglichkeit einen Ersatzbeleg auszustellen oder beim jeweiligen Geschäftspartner anzufragen, sollte das Original verschwunden sein.

    Anlageverwaltung

    Die Anlageverwaltung ist ebenfalls ein wichtiger Teil der Buchhaltung. Fast jedes Unternehmen hat eigenes Anlagevermögen, wie Maschinen, Gebäude oder auch einen Fuhrpark. Es müssen die verschiedenen Abschreibungen ermittelt und überprüft werden. Abschreibungen werden häufig bei Anlagevermögen genutzt, da sich der Wert des Gutes kontinuierlich vermindert.

    Die Abschreibungen des Anlagevermögens werden von der Buchhaltung verwaltet. Die Aufgaben der Buchhaltung sind hier, den neuen Wert des Anlagevermögens zu ermitteln und den Abschreibungsbetrag richtig zu buchen. Alle Geschäftsvorfälle werden dann im Hauptbuch gebucht und im Nebenbuch erläutert.

    Inventur

    Die Inventur ist ebenfalls eine Aufgabe der Buchhaltung.

    Die Inventur ist eine Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände sowie der Schulden in einem Unternehmen.

    Mithilfe der Inventur kann ermittelt werden, wie viele Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten sich im Unternehmen befinden. Die Inventur wird meistens am Ende eines Geschäftsjahres ermittelt. Die Buchhaltung ist ebenfalls daran beteiligt, den Jahresabschluss eines Unternehmens aufzustellen. Das Inventar, also das Ergebnis der Inventur, wird im Jahresabschluss dokumentiert.

    Das kleine Unternehmen von Lisa steht nun vor dem Ende des Geschäftsjahres und muss eine Inventur durchführen. Nach der Bestandsaufnahme stellt sich heraus, dass sie folgendes Inventar in ihrem Unternehmen besitzt.

    Vermögensgegenstände:

    Fuhrpark: 2 Firmenwagen

    Technische Hilfsmittel: 2 Laptops

    Produktionsanlagen: 2 Maschinen

    Das Inventar wird von der Buchhaltung verwaltet, gebucht und im Jahresabschluss unter dem Posten "Inventar" niedergeschrieben.

    Auch hier gibt es eine gesonderte Erklärung auf StudySmarter. Die Erklärung "Inventur und Inventar" ist leicht verständlich. Lese sie Dir gerne durch!

    Buchhaltung Kosten

    Die Kosten für die Buchhaltung können variieren. Das hängt davon ab, wie das Unternehmen die Buchhaltung durchführt. Es gibt im Grunde zwei Möglichkeiten: Buchhaltung auslagern oder die Buchhaltung selbst durchführen.

    Die IHK oder andere Institute bieten oft Fortbildungen zum Thema Buchhaltung an. Bestehen schon bestimmte Grundsätze in der Buchführung, bietet es sich an, diese selbst durchzuführen. Generell ist ein Grundwissen im Thema Buchhaltung von Vorteil, da Unternehmer, die die Buchhaltung ausgelagert haben, ihre externen Dienstleister überprüfen können.

    Möchte ein Unternehmen die Buchhaltung auslagern, hat das einen hohen Preis. Die Auslagerung bietet gleichzeitig jedoch auch viele Vorteile. Die Vor- und Nachteile der Auslagerung werden am Ende der Erklärung erläutert. Meistens wird die Buchhaltung von einem Steuerberater übernommen, dessen Honorar sich über eine Steuerberatergebührenverordnung (StBGebV) berechnen lässt. Durchschnittliche Kosten für die Buchhaltung können nicht ermittelt werden, da es von der Größe des Unternehmens und anderen Faktoren abhängt.

    Ausgelagerte Buchhaltung Vorteile

    Entscheidet sich ein Unternehmen dazu, die Buchhaltung auszulagern, profitiert es von vielen Vorteilen. Zum einen kann sich das Unternehmen vollkommen auf das Kerngeschäft fokussieren. Beispielsweise kann sich Uwe nun komplett auf das Herstellen von Kerzen konzentrieren.

    Hat das Unternehmen wenig Know-how im Bereich der Buchhaltung ist es sinnvoll dies auszulagern, da das Lernen bzw. Fortbildungen viel Zeit und Geld kosten. Außerdem muss für die Instandhaltung der internen Buchhaltung ebenfalls viel Zeit und Geld investiert werden, da Personalkosten und Kosten für die Software anfallen.

    Folglich können sogar Kosten reduziert werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Fehler oder Risiken in der Buchhaltung von den externen Dienstleistern abgedeckt werden. Teilweise besteht auch ein Haftungsanspruch, falls es zu größeren Fehlern seitens der Buchhalter kommen sollte.

    Ausgelagerte Buchhaltung Nachteile

    Der größte Nachteil ist die extreme Abhängigkeit. Hat ein Unternehmen nur wenig Wissen in diesem Bereich, können sie die Buchführung nicht überprüfen.

    Zudem hat das externe Unternehmen den komplett Zugriff auf die eigenen Daten. Diese Informationen sind oft sehr wertvoll und streng geheim. Es besteht jedoch das Risiko, dass das Vertrauen missbraucht wird und vertrauliche Daten oder sogar Betriebsgeheimnisse veröffentlicht werden.

    Wie oben schon erwähnt, kann das Outsourcing sogar Kosten einsparen, dies gilt jedoch vor allem für größere Unternehmen. Für kleine oder mittelständische Unternehmen sind die Kosten für ein Outsourcing immer noch verhältnismäßig hoch.

    Buchhaltung – Das Wichtigste

    • Die Buchhaltung dokumentiert alle Geschäftsvorfälle innerhalb des Unternehmens
    • Die Buchhaltung gehört zum externen Rechnungswesen
    • Buchhaltung kann in der einfachen oder doppelten Buchführung erfolgen
    • In den Buchführungsbüchern werden alle wichtigen Informationen festgehalten
    • Grundbuch: dort werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch sortiert
    • Hauptbuch: alle einzelnen Geschäftsvorfälle werden in die jeweiligen Konten gebucht
    • Nebenbuch: bestimmte Buchungen werden mit zusätzlichen Informationen erläutert
    • Bei der Erstellung der Buchhaltung müssen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung streng angewendet werden
    • Aufgaben der Buchhaltung: Belegorganisation, Anlageverwaltung und Inventur
    • Belegorganisation: Organisation der Belege und Buchung der Geschäftsvorfälle
    • Anlageverwaltung: Abschreibungen von Anlagevermögen vornehmen und buchen
    • Inventur: Bestandsaufnahmen durchführen und Inventar in Jahresüberschuss verzeichnen
    • Buchhaltung Kosten: variieren je nach Art der Buchhaltung
    • Auslagerung Buchhaltung Vorteile: zeitsparend und Konzentration auf Kerngeschäft
    • Auslagerung Buchhaltung Nachteile: Abhängigkeitsverhältnis zum durchführenden Unternehmen

    Nachweise

    1. buchhaltung-einfach-sicher.de: Was ist Buchhaltung? (20.11.2022)
    2. startup-leipzig.de: Outsourcing der Buchhaltung (20.11.2022)
    3. business-wissen.de: Digitale Buchhaltung (20.11.2022)
    4. lexoffice.de: Buchhaltung (20.11.2022)
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    Häufig gestellte Fragen zum Thema Buchhaltung

    Wer macht externe Buchführung?

    Meistens wird die Buchhaltung von einem Steuerberater übernommen, dessen Honorar sich über eine Steuerberatergebührenverordnung (StBGebV) berechnen lässt. Auch Wirtschaftsprüfer können die Buchführung durchführen. Externe Buchführung bietet sich vor allem für Unternehmen, an die sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren wollen.

    Was kostet die Buchhaltung extern?

    Meistens wird die Buchhaltung von einem Steuerberater übernommen, dessen Honorar sich über eine Steuerberatergebührenverordnung (StBGebV) berechnen lässt. Durchschnittliche Kosten für die Buchhaltung können nicht ermittelt werden, da es von der Größe des Unternehmens und anderen Faktoren abhängt.

    Was ist der Unterschied zwischen externem und internem Rechnungswesen?

    Das externe Rechnungswesen ist vergangenheitsorientiert und hat das Ziel, alle externen Interessenten Informationen zu übermitteln. Die Buchführung gehört zum externen Rechnungswesen.


    Das interne Rechnungswesen bezieht sich auf die Gegenwart und erfasst alle Zahlen der laufenden Geschäfte. Das interne Rechnungswesen informiert vor allem die Geschäftsführung und alle intern involvierten Personen.

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