Buchhaltung

Die Buchhaltung ist für den kaufmännischen und wirtschaftlichen Bereich von hoher Bedeutung. Fast jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Höchstwahrscheinlich auch Dein Ausbildungsunternehmen! Deshalb ist das Thema Buchhaltung in Deiner Ausbildung auch so wichtig. In dieser Erklärung erhältst Du einen Überblick über die Grundlagen der Buchführung und lernst, wieso die Buchhaltung so wichtig ist.

Buchhaltung Definition

Die Buchhaltung ist ein wichtiger Teilbereich des Rechnungswesens und ist essenziell für jedes Unternehmen.

Die Buchhaltung im Unternehmen lässt sich in verschiedene Teilbereiche unterteilen:

• Finanzbuchhaltung

• Debitorenbuchhaltung

• Kreditorenbuchhaltung

• Anlagenbuchhaltung

• Lohnbuchhaltung

• Kosten- und Leistungsrechnung

Es ist sinnvoll, am Anfang dieser Erklärung zu erwähnen, dass Buchhaltung und Buchführung nicht das Gleiche meinen. Oft werden die zwei Begriffe synonym verwendet. Jedoch werden bei der Buchhaltung alle anfallenden Geschäftsvorfälle analysiert und dokumentiert. Beispielsweise werden dort die Mietausgaben oder Abschreibungen festgehalten. Du kannst Dir das ein wenig so vorstellen, wie ein Tagebuch, es werden alle wichtigen Ereignisse und Ausgaben in der Buchhaltung niedergeschrieben. Alles wird in einem Buch festgehalten, deswegen der Name Buch-Haltung.

Die doppelte Buchführung verglichen mit der einfachen Buchführung ist etwas aufwendiger.

Wie oben bereits kurz erwähnt, sind nicht alle Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. In dieser Tabelle findest Du einen Überblick, welche Unternehmen zu welcher Form der Buchführung verpflichtet sind.

Buchhaltung erstellen

Um die Buchhaltung richtig durchführen zu können, müssen erst ein paar grundlegende Dinge erläutert werden. Im folgenden Absatz geht es um die verschiedenen Bücher, die in der Buchführung benutzt werden. Diese werden hier grundlegend erklärt.

Grundbuch

Das erste Buch ist das Grundbuch. Es wird oft auch Journal genannt. In dem Grundbuch werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch dokumentiert. Da alles immer in der richtigen zeitlichen Reihenfolge festgehalten werden muss, wird es oft auch als Tagebuch bezeichnet.

Hauptbuch

Im Hauptbuch werden alle einzelnen Geschäftsfälle in die jeweiligen Konten gebucht. Diese Buchungen sind essenziell in der Buchhaltung, deshalb werden diese auch im Hauptbuch geführt.

Auf der Grundlage des Buches werden die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie die Bilanz erstellt. GuV und Bilanz sind notwendige Dokumente, die etwa Banken und Anteilseigner*innen dabei helfen, die allgemeine Lage des Unternehmens zu beurteilen.

Nebenbuch

Des Weiteren gibt es noch die Nebenbücher. Diese werden dazu genutzt, um bestimmte Buchungen genauer zu erläutern. Das Nebenbuch ist eigentlich ein Teilbereich des Hauptbuches und eine Art zusätzliche Ergänzung dazu. Dort werden wichtige Informationen niedergeschrieben, die benötigt werden, um die Buchungen im Hauptbuch besser nachvollziehen zu können. Komplexe Geschäftsvorfälle oder Buchungen, die beispielsweise mehrere Kunden gleichzeitig betreffen, werden dort näher erläutert. Auch die Menge des gekauften Produktes, die Art oder die Zahlungsweise können dort festgehalten werden.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Bei der Erstellung der Buchhaltung ist es besonders wichtig, auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu achten. Diese Grundsätze sind eine Art Regelbuch für die Buchhaltung. Mithilfe dieser Regelungen sollen Gläubiger und Unternehmen vor falschen Informationen geschützt werden. Möchte ein Investor in beispielsweise Uwes Kerzenmanufaktur investieren, kann er durch die Bilanz beurteilen, wie die allgemeine Situation des Unternehmens ist. Damit die Bilanz auch vollständig und richtig ist, gibt es die GoB.

Hier siehst Du die wichtigsten GoB auf einen Blick:

• Grundsatz der Übersichtlichkeit

• Grundsatz der Vollständigkeit

• Grundsatz der Richtigkeit

• Belegprinzip

• Grundsatz Ordnungsmäßigkeit

• Grundsatz der Sicherheit

Buchhaltung Aufgaben

Wie Du bereits weißt, wird auf der Grundlage der Buchhaltung der Jahresabschluss erstellt. Der Jahresabschluss besteht aus der Gewinn-und-Verlust-Rechnung und aus der Bilanz. Mithilfe des Jahresabschlusses kann die finanzielle Lage eines Unternehmens beurteilt werden. Damit der Jahresabschluss am Ende eines Geschäftsjahres korrekt ist, muss die Buchhaltungsabteilung während des Geschäftsjahres viele Aufgaben erledigen.

Die Aufgaben der Buchhaltung sind in § 239 Abs. 2 HGB definiert. Keine Sorge, Du musst Dir jetzt keine Gesetzestexte durchlesen! In der folgenden Übersicht findest Du schon mal ein paar grundlegende Aufgaben.

• Prüfung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle in den Büchern
• Bearbeitung der Kundentransaktionen anhand von Belegen, ggf. Ausstellung von Rechnungen
• Unterstützung bei der Erstellung der GuV und Bilanz
• Auswertung der aktuellen Zahlen und Informationsvermittlung an das Management

Auch hier ist es wichtig, immer die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung im Hinterkopf zu behalten. Es ist zwingend, alle GoB zu erfüllen.

Belegorganisation

Die Belegorganisation kümmert sich um die Organisation der Belege. Jede Buchung, die getätigt wird, muss einen Beleg besitzen, damit jeder Geschäftsvorfall nachvollziehbar ist. Bei der Organisation der Belege werden alle Belege sortiert, geprüft und kontiert.

Es ist zwingend notwendig, für jede Buchung und für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg zu besitzen. In der Buchhaltung ist das simpel: kein Beleg = keine Buchung. Es besteht natürlich immer die Möglichkeit einen Ersatzbeleg auszustellen oder beim jeweiligen Geschäftspartner anzufragen, sollte das Original verschwunden sein.

Anlageverwaltung

Die Anlageverwaltung ist ebenfalls ein wichtiger Teil der Buchhaltung. Fast jedes Unternehmen hat eigenes Anlagevermögen, wie Maschinen, Gebäude oder auch einen Fuhrpark. Es müssen die verschiedenen Abschreibungen ermittelt und überprüft werden. Abschreibungen werden häufig bei Anlagevermögen genutzt, da sich der Wert des Gutes kontinuierlich vermindert.

Die Abschreibungen des Anlagevermögens werden von der Buchhaltung verwaltet. Die Aufgaben der Buchhaltung sind hier, den neuen Wert des Anlagevermögens zu ermitteln und den Abschreibungsbetrag richtig zu buchen. Alle Geschäftsvorfälle werden dann im Hauptbuch gebucht und im Nebenbuch erläutert.

Inventur

Die Inventur ist ebenfalls eine Aufgabe der Buchhaltung.

Mithilfe der Inventur kann ermittelt werden, wie viele Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten sich im Unternehmen befinden. Die Inventur wird meistens am Ende eines Geschäftsjahres ermittelt. Die Buchhaltung ist ebenfalls daran beteiligt, den Jahresabschluss eines Unternehmens aufzustellen. Das Inventar, also das Ergebnis der Inventur, wird im Jahresabschluss dokumentiert.

Buchhaltung Kosten

Die Kosten für die Buchhaltung können variieren. Das hängt davon ab, wie das Unternehmen die Buchhaltung durchführt. Es gibt im Grunde zwei Möglichkeiten: Buchhaltung auslagern oder die Buchhaltung selbst durchführen.

Die IHK oder andere Institute bieten oft Fortbildungen zum Thema Buchhaltung an. Bestehen schon bestimmte Grundsätze in der Buchführung, bietet es sich an, diese selbst durchzuführen. Generell ist ein Grundwissen im Thema Buchhaltung von Vorteil, da Unternehmer, die die Buchhaltung ausgelagert haben, ihre externen Dienstleister überprüfen können.

Möchte ein Unternehmen die Buchhaltung auslagern, hat das einen hohen Preis. Die Auslagerung bietet gleichzeitig jedoch auch viele Vorteile. Die Vor- und Nachteile der Auslagerung werden am Ende der Erklärung erläutert. Meistens wird die Buchhaltung von einem Steuerberater übernommen, dessen Honorar sich über eine Steuerberatergebührenverordnung (StBGebV) berechnen lässt. Durchschnittliche Kosten für die Buchhaltung können nicht ermittelt werden, da es von der Größe des Unternehmens und anderen Faktoren abhängt.

Ausgelagerte Buchhaltung Vorteile

Entscheidet sich ein Unternehmen dazu, die Buchhaltung auszulagern, profitiert es von vielen Vorteilen. Zum einen kann sich das Unternehmen vollkommen auf das Kerngeschäft fokussieren. Beispielsweise kann sich Uwe nun komplett auf das Herstellen von Kerzen konzentrieren.

Hat das Unternehmen wenig Know-how im Bereich der Buchhaltung ist es sinnvoll dies auszulagern, da das Lernen bzw. Fortbildungen viel Zeit und Geld kosten. Außerdem muss für die Instandhaltung der internen Buchhaltung ebenfalls viel Zeit und Geld investiert werden, da Personalkosten und Kosten für die Software anfallen.

Folglich können sogar Kosten reduziert werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Fehler oder Risiken in der Buchhaltung von den externen Dienstleistern abgedeckt werden. Teilweise besteht auch ein Haftungsanspruch, falls es zu größeren Fehlern seitens der Buchhalter kommen sollte.

Ausgelagerte Buchhaltung Nachteile

Der größte Nachteil ist die extreme Abhängigkeit. Hat ein Unternehmen nur wenig Wissen in diesem Bereich, können sie die Buchführung nicht überprüfen.

Zudem hat das externe Unternehmen den komplett Zugriff auf die eigenen Daten. Diese Informationen sind oft sehr wertvoll und streng geheim. Es besteht jedoch das Risiko, dass das Vertrauen missbraucht wird und vertrauliche Daten oder sogar Betriebsgeheimnisse veröffentlicht werden.

Wie oben schon erwähnt, kann das Outsourcing sogar Kosten einsparen, dies gilt jedoch vor allem für größere Unternehmen. Für kleine oder mittelständische Unternehmen sind die Kosten für ein Outsourcing immer noch verhältnismäßig hoch.