Doppelte Buchführung

Diese Erklärung richtet sich nicht nur an alle Zahlen-Fans oder besonders akribischen Menschen, die es mögen festen Strukturen zu folgen. Das Thema Buchführung ist aus dem betrieblichen Rechnungswesen nicht wegzudenken und jedes Unternehmen benötigt sie. Was die Buchführung ist und welche Merkmale sie aufweist, lernst Du in dieser Erklärung.  

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Inhaltsangabe

    Doppelte Buchführung – Definition

    Die doppelte Buchführung, auch doppelte Buchhaltung oder Doppik genannt, verpflichtet kaufmännische Unternehmen dazu, ihre Geschäftsfälle doppelt zu buchen. Es wird doppelt genannt, da zweimal gebucht wird, einmal auf dem jeweiligen Konto und ein zweites Mal auf dem Gegenkonto. Dir ist das vielleicht unter den Begriffen Soll- und Haben-Buchungen bekannt.

    Der Begriff Doppik ist ein Fachausdruck, der aus der öffentlichen Verwaltung stammt und als Synonym für die doppelte Buchführung genutzt wird.1 Es gibt mehrere Ansätze, weshalb diese Abkürzung gewählt wurde:

    • Doppelte Buchführung im Konten (Soll und Haben)
    • Doppelte Buchführung in Kommunen
    • Doppelte Buchführung und Logik

    Alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, sind gesetzlich dazu verpflichtet, ein Buch zu führen. Hat Dein Unternehmen etwa eine bestimmte Rechtsform oder einen großen Geschäftsumfang, kann es sein, dass Du sogar dazu verpflichtet bist, eine doppelte Buchhaltung zu erstellen. An einem späteren Zeitpunkt in dieser Erklärung erfährst Du mehr darüber, wer alles zur buchführungspflichtig ist.

    Das heißt, Du buchst nun alle Einnahmen, Ausgaben etc. auf zwei unterschiedlichen Konten. Einmal als Zugang auf dem jeweiligen Konto und das Zweite als Abgang auf dem Gegenkonto. Das sind die Soll und Haben-Seiten der T-Konten.

    Einfach erklärt hat die doppelte Buchführung die Funktion der Gewinnermittlung. Am Ende des Geschäftsjahres kann durch Gewinn und Verlustrechnung (GuV) und der Bilanz ein aussagekräftiger Jahresabschluss aufgestellt werden. Die Bilanz wird durchgeführt, um die finanzielle Lage des Unternehmens zu ermitteln. Anhand der GuV kann der EW Erfolg des Unternehmens festgestellt werden.

    Du erinnerst Dich, bei der doppelten Buchführung alle Geschäftsfälle auf zwei Konten gebucht (Soll- und Haben-Seite).

    • Alle Geschäftsvorfälle, die den Zahlungsfluss erhöhen (Zunahme) werden auf der Soll-Seite als Zugang gebucht.

    • Alle Geschäftsfälle, die den Zahlungsfluss mindern (Abnahme) werden auf der Haben-Seite als Abgang gebucht.

    Es ist wichtig, dass Du schon Vorkenntnisse in der Fibu hast, damit Du die folgenden Zusammenhänge besser verstehst.

    Solltest Du Dir noch etwas unsicher, sein, dann schaue Dir gerne unsere Erklärung zu Bestands- und Erfolgskonten an. Dort wird Dir alles sehr ausführlich und verständlich erklärt.

    Damit am Ende des Geschäftsjahres ein Jahresabschluss aufgestellt werden kann, müssen aus den beiden Konten bzw. den beiden Seiten, Soll- und Haben noch ein Saldo gezogen werden.

    • Die Bestandskonten werden direkt über die Bilanz ausgewertet

    • Die Erfolgskonten werden in der GuV (Gewinn-und-Verlust-Rechnung) ausgewertet

    Doppelte Buchführung – Verschiedene Konten

    Zwei Kontenarten spielen eine besonders große Rolle bei der doppelten Buchführung:

    In den Bestandskonten werden die Vermögenswerte und Kapital verbucht.

    • Aktives Bestandskonto: alle Vermögensgegenstände werden hier verbucht. Der Anfangsbestand und alle weiteren Zugänge werden im Soll gebucht, die Abgänge auf der Haben-Seite.

    • Passives Bestandskonto: alle Verbindlichkeiten, Eigenkapital und Rückstellungen werden hier verbucht. Hier ist es genau andersherum, der Anfangsbestand und alle anderen Zugänge werden im Haben gebucht und die Abgänge im Soll.

    Die zweite wichtige Kontenart sind die Erfolgskonten. Hier werden der Aufwand und der Ertrag eines Unternehmens verbucht.

    • Aufwandskonto: Wie der Name schon verrät, werden hier alle Aufwendungen des Unternehmens aufgeführt. Aufwendungen können etwa Abschreibungen oder Personalkosten sein. Diese Ausgaben mindern den Zahlungsfluss, weshalb sie immer auf der Soll-Seite gebucht werden.

    • Ertragskonto: Hier werden alle Erträge des Unternehmens erfasst. Ein Beispiel für Erträge sind Umsatzerlöse. Diese Erträge erhöhen den Zahlungsfluss des Unternehmens, weshalb sie immer auf der Haben-Seite gebucht werden.

    Die Erfolgskonten werden in der GuV (Gewinn und Verlustrechnung) ausgewertet, hierbei ist das Soll vom Aufwandskonto der Gewinn und die Haben-Seite vom Ertragskonto der Verlust des Unternehmens.

    Wie eine doppelte Buchführung im Detail aussieht, siehst Du im nachfolgenden Beispiel.

    Antonia eröffnet ihr eigenes Autohaus und hat sich für die Rechtsform der GmbH entschieden. Ihr Berater erklärt ihr, dass sie nun dazu verpflichtet ist, eine doppelte Buchführung durchzuführen.

    Ihr erster Geschäftsfall ist, dass sie die Miete für das Autohaus an ihren Vermieter überweisen muss. Antonias Berater hat ihr den Tipp gegeben, dass sie für jeden Fall einen Buchungssatz formulieren muss. Für diesen Geschäftsfallvorfall formuliert Antonia folgenden Buchungssatz:

    Mietaufwand 5.000 an Bank 5.000

    Antonia stellt schnell fest, dass sie alle Einnahmen und Ausgaben zweimal erfassen muss. Davor hat sie in einem kleineren Unternehmen gearbeitet, welches nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet war. Hier musste sie alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch und übersichtlich erfassen. Das ist der einzige Unterschied zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung.

    Wenn Du Dir noch etwas unsicher bei der Formulierung von Buchungssätzen bist, dann lese Dir gerne unsere Erklärung zu Buchungssätzen durch, dort wird alles Schritt für Schritt erklärt.

    Doppelte Buchführung – Pflicht

    Nicht alle Unternehmen sind dazu verpflichtet, eine doppelte Buchführung auszuführen. Alle Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und auch nicht die Einkommensgrenze (mehr als 600.000 € Umsatz bzw. über 60.000 €) überschreiten, sind nicht dazu verpflichtet Doppik anzuwenden.2

    Jedoch sind Unternehmen mit folgender Rechtsformen buchführungspflichtig: KG, OHG, GmbH & Co.KG. Ist ein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, ist es auch automatisch dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Das gilt auch für alle Kleingewerbe, die sich freiwillig eintragen. Erzielt ein Unternehmen mehr als 600.000 € Umsatz bzw. über 60.000 € Gewinn pro Jahr, ist es auch dazu verpflichtet, die Methode der doppelten Buchführung anzuwenden.

    Doppelte Buchführung – Merkmale

    Die doppelte Buchführung ist für viele Unternehmen verpflichtend und erfordert deutlich mehr Zeitaufwand, da die Vorgehensweise etwas komplexer ist. Es gibt jedoch auch Unternehmen, die sich freiwillig dazu entscheiden, eine doppelte Buchführung durchzuführen.

    Doch wieso entschließen sich manche Unternehmen für diese Form?

    Deshalb werden im folgenden Abschnitt die Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung erläutert und abgewägt.

    Doppelte Buchführung – Vorteile

    Der größte Vorteil, den die doppelte Buchführung bietet, ist, dass sie komplexere Auswertungen möglich macht. Bei der einfachen Buchführung werden nur die Ein- und Ausgaben dokumentiert, folglich lassen sich nur Gewinn und Verlust ableiten. Durch die doppelte Buchführung kann ein aussagekräftigeren Jahresabschluss erzielen.

    Diese Methode liefert eine detaillierte Auskunft über die Situation des Unternehmens. Zudem können so schneller Veränderungen festgestellt und die Entscheidung über zukünftige Szenarien können einfacher getroffen werden. Die Nutzung der doppelten Buchführung kann es dem Unternehmen vereinfachen, einen Kredit zu bekommen. Banken können durch die Doppik die Kreditwürdigkeit des Unternehmens besser einschätzen. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Betrieb ein Kredit gebilligt bekommt, ist höher. Wenn ein Kredit gebilligt wird, wird der geforderte Kredit von der Bank akzeptiert.

    Doppelte Buchführung – Nachteile

    Ein großer Nachteil der doppelten Buchführung ist, dass diese Methode deutlich zeitaufwendiger und komplexer ist. Es benötigt vor allem ein steuerliches und buchhalterisches Grundwissen.

    Kosten für einen Buchhalter oder einen Grundkurs in Buchhaltung erfordern zusätzliche Zeit und monetäre Mittel. Die Buchungen müssen zudem quartalsweise oder monatlich an das Finanzamt weitergeleitet werden, damit die Umsatzsteuer anhand der übermittelten Dokumente berechnet werden können. Die Erschwernis hierbei ist, dass die Umsatzsteuer vom Finanzamt eingezogen wird, auch wenn die Rechnung noch nicht vom Kunden bezahlt worden ist. Das Unternehmen, welches sich für diese Methode der Buchführung entscheidet, muss in der Lage sein, die Umsatzsteuer als Vorleistung zu bezahlen.

    In der nachstehenden Tabelle findest Du noch mal alle Vor- und Nachteile auf einen Blick:

    Vorteile

    Nachteile

    Komplexe Auswertung Zeitaufwendiger und komplexer
    Detaillierte Auskunft Steuerliches und buchhalterisches Grundwissen
    Vereinfacht Zukunftsentscheidungen Eventuell mehr Personal
    Aussagekräftiger Jahresabschluss Umsatzsteuer als Vorleistung
    Kreditwürdigkeit lässt sich einfacher bestimmen

    Doppelte Buchführung – Das Wichtigste

    • Bei der doppelten Buchhaltung werden Geschäftsfälle doppelt gebucht. Du buchst alle Einnahmen oder Ausgaben auf zwei unterschiedlichen Konten. Einmal als Zugang auf dem jeweiligen Konto und das zweite Mal als Abgang auf dem Gegenkonto. Das sind die Soll und Haben-Seiten der T-Konten.

    • Die doppelte Buchführung hat die Funktion der Gewinnermittlung.

    • In den Bestandskonten werden die Vermögenswerte und Kapital verbucht.

    • In den Erfolgskonten werden der Aufwand und der Ertrag eines Unternehmens verbucht.

    • Alle Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und auch nicht die Einkommensgrenze überschreiten, sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet.

    • Unternehmen mit folgender Rechtsformen sind buchführungspflichtig: KG, OHG, GmbH & Co.KG.

    • Ist ein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, ist es buchführungspflichtig.

    • Unternehmen, die mehr als 600 000,- € Umsatz bzw. über 60 000,- € Gewinn pro Jahr erzielen, sind auch zur Doppik verpflichtet.

    • Vorteil: ermöglicht komplexerer Auswertung und vereinfacht Zukunftsentscheidungen.

    • Nachteil: komplexere Anwendung und zeitaufwendiger.


    Nachweise

    1. buchhaltung-einfach-sicher.de: Grundlagen der doppelten Buchführung. (20.08.2022)
    2. gruenderplattform.de: Alles über die Buchführungspflicht und was sie dir bringt. (20.08.2022)
    3. gruenderplattform.de: Doppelte Buchführung. (20.08.2022)
    4. bexio.com: Doppelte Buchhaltung. (20.08.2022)
    5. bwl-lexikon.de: Doppelte Buchführung. (20.08.2022)
    6. ionos.de: Doppelte Buchführung. (20.08.2022)
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    Häufig gestellte Fragen zum Thema Doppelte Buchführung

    Wie macht man doppelte Buchführung? 

    Du buchst alle Einnahmen oder Ausgaben auf zwei unterschiedlichen Konten. Einmal als Zugang auf dem jeweiligen Konto und das zweite Mal als Abgang auf dem Gegenkonto. Das sind die Soll und Haben-Seiten der T-Konten. 

    Wann hat man eine doppelte Buchführungspflicht?

    Unternehmen mit folgender Rechtsformen sind buchführungspflichtig: KG, OHG, GmbH & Co.KG. Ist ein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, ist es ebenfalls buchführungspflichtig. Unternehmen, die mehr als 600.000 € Umsatz bzw. über 60.000 € Gewinn pro Jahr erzielen, sind auch zur Doppik verpflichtet.


    Was ist doppelt an der doppelten Buchführung?

    Es wird doppelt genannt, da zweimal gebucht wird, das auf dem jeweiligen Konto und ein zweites Mal auf dem Gegenkonto. Auch bekannt unter dem Begriffen Soll- und Haben-Buchungen bekannt. Doppelt an der doppelten Buchführung ist die zweifache Buchung auf Konto und Gegenkonto.

    Welcher fundamentale Vorteil liegt in der Nutzung der doppelten Buchführung?

    Der größte Vorteil, den die doppelte Buchführung bietet, ist, dass sie komplexere Auswertungen möglich macht. Diese Methode liefert eine detaillierte Auskunft über die Situation des Unternehmens. Zudem können so schneller Veränderungen festgestellt und die Entscheidung über zukünftige Szenarien können einfacher getroffen werden.

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