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Inventur und Inventar: Definition, Zusammenhang und Unterschied
Durch eine Bestandsaufnahme werden alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten des
Unternehmens jährlich gewogen, gezählt und erfasst.
Inventur bezeichnet die Bestandsaufnahme des gesamten Vermögens eines Unternehmens. Die Inventur ist die Grundlage des Inventars.
Wichtig ist, dass in der Inventur nicht nur die Vermögensgegenstände verzeichnet sind, sondern auch Schulden und Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Die Inventur muss mindestens einmal im Jahr, kann aber auch mehrmals innerhalb des Jahres, durchgeführt werden. Dabei handelt es sich um eine Stichprobeninventur, welche Dir im weiteren Verlauf genau erläutert wird.
Des Weiteren dient die Inventur zur Selbstkontrolle für das Unternehmen selbst und auch dem Gläubigerschutz. Mithilfe der Inventur können Unternehmen sicher gehen, dass die Buchführung und Bestandsmengen gezählt, gemessen oder gewogen und korrekt verzeichnet werden. Für Außenstehende und Investoren ist es ebenfalls von Vorteil, einen Überblick über die Lage des Unternehmens und somit eigenen Interessen zu sichern.
Generell unterliegt die Inventur vier Grundsätzen, die zur Richtigkeit und rechtmäßigen Bestandsaufnahme führen sollen. Diese lauten:
- Stetigkeit: Zählungen, Messungen und Abwiegen findet regelmäßig statt
- Bilanzklarheit: anhand der Bilanz kann der Bestand klar abgelesen werden
- Bilanzwahrheit: in der Bilanz ist der gesamte Warenbestand aufgezählt
- Richtigkeit: die Aufnahme der Bestände wurde korrekt durchgeführt und ist nachvollziehbar
Das Ergebnis der Inventur ist das Inventar, die als Grundlage für die Bilanz dient. Das Inventar ist die schriftliche Übersicht und Aufnahme der Inventur, weshalb sie so eng zusammenhängen.
Da das Inventar Teil des Jahresabschlusses eines Geschäftsjahres ist, muss das Unternehmen das Inventar zum Ende erstellen und vorlegen. Das Inventar muss zusammen mit der Bilanz von besagten Unternehmen für mindestens zehn Jahre aufgehoben werden.
Der Unterschied zwischen Inventur und Inventar ist der Vorgang und die Dokumentation der Bestandsaufnahmen. Die Inventur beschäftigt sich mit der Zahlung und Messung aller Vermögensgegenstände, welche anschließend als Übersicht im Inventar aufgelistet ist.
Als Grundlage des Jahresabschlusses ist das Inventar so übersichtlich wie möglich zu gestalten, da hunderte, wenn nicht sogar tausende, Geschäftsein- und -ausgänge in einem Geschäftsjahr stattfinden. Deswegen wird das Inventar und dessen Positionen als sogenannte Staffelform dargestellt. Die verschiedenen Geschäftsfälle werden also untereinander gestaffelt.
Meistens ist das Inventar wie folgt aufgebaut:
Abbildung 1: Beispiel Inventar
Das Inventar ist immer mit dem Namen des Unternehmens und dem Datum der Erstellung betitelt. Da das Inventar der Vermögensübersicht gilt, werden auf der rechten Seiten die Posten aufgestellt und links die Beträge in Euro untereinander aufgelistet.
Wie Du in der Abbildung siehst, ist immer die erste Kategorie das Vermögen des Unternehmens, also Anlage- und Umlaufvermögen. Die einzelnen Beträge werden direkt neben der Trennlinie aufgezeigt und am Ende als Summe ganz rechts zusammengezählt. Da ein Unternehmen sehr viel mehr Inventar besitzt, als in diesem Abbildungsbeispiel, dienen die einzelnen Summen der Übersicht. Der Leser kann somit direkt sehen, dass das Unternehmen beispielsweise 1.100.000 € Wert an Grundstücken besitzt.
Nachdem alle Posten des Vermögens aufgelistet sind, wird das Gesamtvermögen zusammengerechnet und unter der Auflistung vermerkt. Anschließend wird dasselbe Vorgehen mit den Schulden, also dem Fremdkapital, wiederholt.
Da sich das Eigenkapital aus dem Vermögen und dem Fremdkapital des Unternehmens zusammensetzt, wird das am Ende berechnet. Dabei wird die Summe der Schulden von der Summe des Vermögens subtrahiert und das Reinvermögen ermittelt.
Inventur Arten
Es findet eine rein physische und buchhalterische Inventur statt. Während alle Gegenstände wie Waren, Anlagen oder Maschinen in der physischen Inventur enthalten sind, werden Kredite, Verbindlichkeiten und Forderungen in der Buchinventur vermerkt.
Sowohl der Begriff Inventur als auch Inventar kommt von dem lateinischen Verb invenire, was so viel heißt, wie etwas finden oder auf etwas stoßen.
Physische Inventur
Die physische, oder auch körperliche Inventur genannt, umfasst die Zählung und Bestandsaufnahme aller Dinge, die auch wirklich vor Ort sind und anfassbar sind. Diese Gegenstände können nicht nur gezählt, sondern auch gewogen oder gemessen werden.
Hierzu zählen alle Lagerbestände oder auch die ausgestellten Produkte in einem Laden, wie Handys oder Laptops, welche auf der Verkaufsfläche ausgestellt sind.
Buchinventur
Die Gegenstände der Buchinventur sind, im Gegensatz zur körperlichen Inventur, weder physische anfassbar noch in Stückzahlen mess-, zähl- oder wiegbar. Die Buchinventur umfasst nämlich jegliches Vermögen, das ein Unternehmen besitzt. Verbindlichkeiten, Guthaben, Kredite und Schulden werden in der Buchinventur aufgenommen. Wenn etwa ein Unternehmen eine große Anzahl an Produktpaletten bestellt und diese Rechnung zum Stichtag der Inventur noch offen ist, wird diese als Schulden bei Lieferanten eingetragen.
Das Unternehmen Fruits & Co. öffnet am 01.12. eine neue Filiale in der Hauptstraße in Fantasiastadt. Für die Eröffnung will der Ladenbesitzer die größte Vielfalt an Obst und Gemüse haben, sodass Erstkunden von dem Sortiment und der Qualität sofort überzeugt werden. Hierfür werden bei dem bekannten Lieferanten BestQuality zusätzlich zu den herkömmlichen Lebensmitteln auch exotische Früchte wie Drachenfrüchte, Litschis und Papayas bestellt.
Da diese jedoch um einiges teurer als der normale Einkaufsbetrag sind, fragt der Besitzer, ob er die Differenz der exotischen Früchte von 1.500 € zu einem späteren Zeitpunkt bezahlen kann, wenn der Laden erst mal richtig in Betrieb ist. Am 31.12. wird die Inventur gemacht und es wird festgestellt, dass die Rechnung von 1.500 € der exotischen Früchte noch offen ist. Im Inventar muss Fruits & Co. nun diese Schulden als "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" (LuL) von Lieferant BestQuality in Höhe von 1.500 € verzeichnet.
Stichtagsinventur
Wie der Begriff schon andeutet, handelt es sich bei der Stichtagsinventur um die Bestandsaufnahme zu einem Stichtag. Dieser Stichtag ist in den meisten Fällen der 31.12., also der letzte Tag des Geschäftsjahres.
Wenn jedoch an Silvester die Bestandsaufnahme nicht möglich ist, kann der Stichtag vom Unternehmen selbst verlegt werden. Dies führt dann zu der verlegten Inventur.
Das Unternehmen Beyer führt die jährliche Inventur am 22.12. Des Jahres durch, da das Unternehmen an Silvester geschlossen bleibt.
Verlegte Inventur
Wenn die Inventur nicht zum letzten Geschäftstag des Jahres gemacht werden kann, dann kann dieser Stichtag auch verlegt werden und die Inventur wird zu einem früheren oder späteren Zeitpunkt gemacht.
Laut § 1 des HGB ist es jedoch nur erlaubt, die verlegte Inventur innerhalb von drei Monaten vor, oder zwei Monate nach, dem Jahresende durchzuführen.
Jedoch bringt die zeitversetzten Inventur auch einen Nachteil mit sich. Da sie zu einem späteren Zeitpunkt, zum Beispiel zum Stichtag, fehlerhaft sein könnte. Schließlich verändert sich der Bestand ständig und somit kann diese zu fehlerhaften Zählungen oder veralteten Aussagen führen.
Eine Verlegung des Inventurstichtages ist weder bei wertvollen Gegenständen, noch bei verderblichen Produkten erlaubt, da diese ihren Wert verlieren können. Das gilt zum Beispiel für Floristen oder Juweliere, da Blumen verwelken können oder Edelmetalle einen veränderlichen Wert haben.
Permanente Inventur
Um mehr Flexibilität innerhalb eines Unternehmens zu haben, wird die permanente Inventur als Form der Bestandsaufnahme angeboten. Unter dieser Form muss sich das Unternehmen nämlich nicht an einen bestimmten Stichtag halten, sondern kann einmal beliebig im Jahr die Warenbestände aufnehmen.
Stichprobeninventur
Die Stichprobeninventur ist nach § 241 Abs. 1 HGB festgelegt und wird angewendet, um sich den Prozess der Inventur grundsätzlich zu vereinfachen. Hierbei wird an einem beliebigen Tag eines Geschäftsjahres ein kleiner Bruchteil des Warenbestandes gezählt, gemessen und/oder gewogen. Mithilfe von mathematischen Verfahren wird anschließend auf die Menge hochgerechnet, wie die Inventur aussehen könnte.
Vorteile einer Stichprobeninventur sind zum Beispiel:
- Reduzierung von Mess- oder Zählfehlern
- Weniger Zeitdruck und Stress wegen eines Inventurstichtags
- Anpassung der Planung und Organisation an die Unternehmensstruktur
- Vermeidung von Ladenschließungen, Produktionsminderung oder zusätzlichen Personalbedarf, die nötig wären, wenn diese die normale Inventurzählung durchführen würden
Dieses erstmals 1977 zugelassene Verfahren erspart einem Unternehmen vorwiegend bei großen Lagern und Warenbeständen knapp 95 % Aufwand und ist deswegen sehr beliebt.
Ähnlich wie bei der zeitversetzten Inventur ist die Stichprobeninventur ebenfalls nicht bei einigen Branchen anwendbar. Verderbliche Produkte wie Lebensmittel oder Blumen und wertvolle Gegenstände wie Edelmetalle verlieren nämlich nach einer gewissen Zeit ihren Wert oder er ändert sich, weshalb keine Stichproben genommen werden dürfen, sondern immer eine vollständige Zählung oder Messung stattfinden muss.
Inventur und Inventar – Bilanz
Wenn Inventur und Inventar erstellt und vollständig abgeschlossen sind, kann das Unternehmen die Bilanz des Geschäftsjahres erstellen. Sowohl Inventur als auch Inventar bilden nämlich die Grundlage aller Bilanzkonten und Kostenpunkte, die in der Bilanzierung relevant sind.
Aber was ist jetzt der Unterschied zwischen dem Inventar und der Bilanz? Beide werden in der Staffelform erstellt und umfassen das Vermögen, Schulden und alles, was ein Unternehmen finanziell und materiell besitzt. Sie unterscheiden sich lediglich in der Auflistungslänge.
Im Inventar sind alle einzelnen Posten und Kostenpunkte, während die Bilanz eine Zusammenfassung dessen ist und zum Überblick des Inventars dient.
Mehr zum Thema Bilanz und wie sie aussieht, findest Du in dem Artikel “Grundlagen der Bilanz”.
Die Bilanz wird zwar in Staffelform aufgelistet, diese befindet sich jedoch in einem T-Konto. Das T-Konto ist, wie eine zweiseitige Tabelle in Form eines T’s, wobei die Aktivseite auf der linken, und die Passivseite auf der rechten Seite steht.
Auf der Aktivseite ist das gesamte Vermögen eines Unternehmens in Form von Anlage- und Umlaufvermögen aufgelistet. Rechts, also auf der Passivseite, befindet sich das Kapital, welches das Unternehmen besitzt und benötigt, um das Vermögen auf der Aktivseite zu finanzieren. Dazu gehören auch Schulden und Bargeld.
Dementsprechend ist die Bilanz um einiges kürzer als das Inventar, da Vermögen und Schulden gegenübergestellt und Inventar-Posten zu einem Wert zusammengefasst werden
Inventur und Inventar – Das Wichtigste
- Jeder Kaufmann und jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, Buch über seine physischen und finanzielles Vermögen zu führen
- Inventur = Zählung, Abwiegen und Messung aller physischen und finanziellen Bestände eines Unternehmens
- Inventar = schriftliche Übersicht der Inventur in der Buchhaltung
- Inventar = schriftliche Übersicht der Inventur in der Buchhaltung
- Arten der Inventur
- Stichtagsinventur
- Zeitnahe Inventur
- Verlegte Inventur
- Permanente Inventur
- Das Inventar wird in der Staffelform aufgestellt
- Die Bilanz ist eine übersichtlichere, kürzere Form des Inventars in Form eines T-Kontos
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Häufig gestellte Fragen zum Thema Inventur und Inventar
Wie wird aus einer Inventur ein Inventar?
Die Inventur ist die einfache Zählung und Messung des Warenbestandes eines Unternehmens, während das Inventar die schriftliche Übersicht dessen ist. Wird der Bestand der Inventur folglich aufgelistet, wird das Inventar erhalten.
Was gehört zum Inventar?
Das Inventar beinhaltet alles, was ein Unternehmen an Vermögensgegenständen und Kapital besitzt. Dazu gehören Rohstoffe, Gebäude, Materialien und auch Schulden, Verbindlichkeiten, Eigenkapital aber auch Bargeld.
Was versteht man unter einer permanenten Inventur?
Bei einer permanenten Inventur muss sich das Unternehmen nicht an einen bestimmten Stichtag halten, sondern kann einmal beliebig im Jahr die Warenbestände aufnehmen.
Wann muss ein Inventar aufgestellt werden?
Das Inventar gehört zum Jahresabschluss eines Unternehmens und wird deswegen meistens zum 31.12., also zum letzten Tag eines Geschäftsjahres, aufgestellt.
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