Permanente Inventur

Fast alle Unternehmen in Deutschland sind buchführungspflichtig, das bedeutet auch, dass sie am Ende des Geschäftsjahres eine Inventur durchführen müssen. Dabei gibt es mehrere Inventurmethoden, die angewendet werden können. In diesem Artikel erfährst Du, was eine permanente Inventur ist, welche Anforderungen bestehen und wie die permanente Inventurmethode angewendet wird.

Permanente Inventur – Definition & Zeitraum

Ein Unternehmen erfasst einmal im Jahr die Bestände, das kann durch Zählen, Messen, Wiegen oder Schätzen erfolgen. Sind alle Bestände zu dem Zeitpunkt erfasst worden, können die zukünftigen Zu- und Abgänge permanent fortschreiben.

Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten, wie die Inventur durchgeführt wird. Neben der zeitlichen und der zeitnahen Stichtagsinventur kann ein Unternehmen sich auch für die permanente Inventur entscheiden.

Permanente Inventur – Erklärung

Bei einer permanenten Inventur wird das Inventar körperlich und buchmäßig erfasst. Das Inventar eines Unternehmens kann aus Vermögensgegenständen, aber auch Schulden bestehen. Unter Vermögensgegenständen kannst Du Dir etwa Büromöbel, Maschinen, aber auch Bankguthaben vorstellen. Bei der permanenten Inventur gibt es eine Besonderheit: Die Inventur kann an einem beliebigen Tag durchgeführt und dann fortgeschrieben werden.

Die Inventur ist der Starttermin für das Fortschreiben der Bestände. Der wichtige Unterschied ist hier, dass alle Bestandsänderungen, die nach dem Starttermin folgen, sehr exakt und genau in einem Lagerbuch festgehalten werden müssen. In einem Lagerbuch werden alle Zu und Abgänge notiert. Bei der Buchhaltung muss sehr penibel darauf geachtet werden, dass alle Bestandsänderungen exakt wiedergegeben werden. Der Begriff fortlaufende Inventur wird als Synonym für die permanente Inventur genutzt, da es über einen bestimmten Zeitpunkt kontinuierlich weiterläuft.

Die Bedingungen und Voraussetzungen, um dieses Verfahren anwenden zu können, sind sehr hoch und nicht jedes Unternehmen kann von den Vorteilen profitieren.

Permanente Inventur – gesetzliche Vorschriften

Jedes kaufmännische Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, am Ende des Geschäftsjahres sein Inventar zu erfassen, zu bewerten und niederzuschreiben.

An dieser Stelle ist es auch sinnvoll zu erwähnen, dass nicht nur kaufmännische Unternehmen die Inventur durchführen müssen, sondern auch Kapital- und Personengesellschaften. Das Verfahren der permanenten Inventur erfordert die Erfüllung strenger gesetzlichen Regelungen:

• Unternehmen sind dazu verpflichtet, die Bestände fortzuschreiben, indem sie die Zu und Abgänge täglich erfassen und Belege erstellen.
• Die Bestände müssen nach Art, Menge und Wert zum Geschäftsjahresende auch ohne Zählen feststellbar sein.
• Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung müssen Beachtung finden und sind anzuwenden.

Beachte: Die permanente Inventur ist nicht für alle Warengruppen und Vorräte erlaubt. Die Methode ist bei besonders wertvollen Wirtschaftsgüter nicht zulässig. Das Verbot gilt auch für Bestände, bei denen unkontrollierbare Verluste, wie Schwund eintreten können. Wertvolle Wirtschaftsgüter sind etwa Holz, Monitore oder andere Maschinerien.

Es gibt auch hier Einzelfälle, bei denen eine Ausnahme gemacht werden kann. Hat ein Unternehmen besonders exakte und aussagekräftige Erfahrungswerte über ein Gut mit kurzfristigen Bestandsveränderungen, ist eine Ausnahme möglich.

Permanente Inventur – Voraussetzungen

Wie vorhin schon erwähnt muss ein Unternehmen viele Voraussetzungen erfüllen, um diese Form der Inventur anwenden zu dürfen.

1. Die Bestände des Unternehmens müssen jederzeit aktuell sein. Nur wenn alle Zu- und Abgänge akkurat erfasst wurden, muss am Ende des Geschäftsjahres nicht erneut eine Inventur gemacht werden.
2. Es ist verpflichtend, ein Lagerbuch zu führen und alle wichtigen Unterlagen aufzubewahren, um gegebenenfalls alles nachweisen zu können.
3. Alle Belege müssen mindestens zwei Jahre aufgehoben werden.
4. Alle Daten und die Lagerbuchhaltung müssen stetig aktualisiert werden.
5. Die Zu- und Abgänge müssen täglich nach Art, Menge etc. übersichtlich notiert werden.
6. Um gegen die GoB’s (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) nicht zu verstoßen, muss mindestens einmal innerhalb des Geschäftsjahres eine gesamte Inventur durchgeführt werden. Gleichzeitig können die Ist-Bestände und die buchhalterisch erfassten Bestände verglichen und kontrolliert werden.
7. Kommt es zu Differenzen oder Abweichungen, muss der Buchbestand überarbeiten werden. Wichtig ist hierbei, dass alles belegt werden muss.
8. Die Inventurprotokolle müssen zehn Jahre aufgehoben werden.

Permanente Inventur – Beispiel

Die gesetzlichen Vorschriften und Voraussetzungen der permanenten Inventur können kompliziert sein. Das folgende Beispiel soll dir dabei helfen, die Zusammenhänge besser zu verstehen.

Permanente Inventur – Vor- und Nachteile

Wie Du sicherlich bemerkt hast, muss ein Betrieb sehr viele Anforderungen erfüllen, um die permanente Inventur durchführen zu können. Lohnt es sich überhaupt, die permanente Inventur, als Unternehmen zu wählen? Welche Vor- und Nachteile gibt es?

Permanente Inventur – Vorteile

Ein Vorteil der permanenten Inventur ist, dass das Unternehmen viel mehr Flexibilität hat, da kein fester Stichtag benötigt wird, bei dem die Produktion beispielsweise gestoppt wird. Der Zeitpunkt, wann die mengenmäßige Erfassung der Bestände erfolgt, ist beliebig.

Heutzutage gibt es viele technische Hilfsmittel, die das Feststellen von Zu und Abgängen extrem vereinfachen und effizienter gestalten. Die permanente Inventur bietet mehr Planungsfreiheit, da die körperliche Inventur frei geplant wird und einzelne Posten und Warengruppen zu unterschiedlichen Terminen erfasst werden können. Es gibt keinen Zeitdruck, wie bei beispielsweise anderen Formen der Inventur (Stichtagsinventur). Die Bestände können dann gezählt werden, wenn diese mengenmäßig am geringsten sind.

Störungen bei der Produktion, Aussetzen oder eine tageweise/wochenweise Schließung entfällt bei der permanenten Inventur. Die Teilbestände werden (meistens) zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfasst, deshalb müssen keine externen Mitarbeiter engagiert werden. Folglich sind die Inventurkosten niedriger als bei einer Stichtagsinventur, da es beispielsweise keinen Produktionsausfall gibt.

Da die Ist-Bestände permanent mit den Lagerbuchbeständen verglichen werden müssen, fallen Inventurdifferenzen schneller auf und lassen sich direkt begleichen. Das Unternehmen hat im Allgemeinen immer einen aktuellen Überblick über die Lagerbestände, da alles regelmäßig und exakt dokumentiert werden muss.

Wie Du siehst, bietet die permanente Inventur sehr viele Vorteile. Der größte Vorteil ist die Flexibilität und Freiheit.

Permanente Inventur – Nachteile

Doch das Inventurverfahren ist gleichzeitig mit sehr viel Aufwand verbunden und es ist nicht immer die effizienteste Form. Ob die permanente Inventur die richtige Methode ist, muss jedes Unternehmen individuell entscheiden.

Zuallererst muss der Betrieb alle Voraussetzungen und gesetzlichen Vorschriften erfüllen, um diese Inventurmethode überhaupt anwenden zu können. Diese Art der Inventur ist mit einem kontinuierlich hohen Aufwand verbunden.

Es bedarf eine funktionierende und gut organisierte Buchhaltung, damit alle Prozesse möglichst störungsfrei ablaufen. Des Weiteren muss es ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem geben, welches die Erfassung von Zu und Abgängen erleichtert.

Es ist oft der Fall, dass die permanente Inventur nur bei bestimmten Warengruppen zulässig ist. Für Bestände, die die gesetzlichen Voraussetzungen nicht erfüllen, also beispielsweise bei Waren, die sehr wertvoll sind und unkontrollierbare Bestandsveränderungen haben, müssen andere Inventurverfahren angewendet werden. Der Nachteil hierbei ist, dass verschiedenste Verfahren kombiniert und koordiniert werden müssen.

In der nachstehenden Tabelle findest Du alle Vor- und Nachteile auf einen Blick:

Weitere Inventurverfahren

Neben der permanenten Inventur gibt es noch andere Inventurmethoden, die genutzt werden können. Es besteht die Möglichkeit, dass die permanente Inventur in Kombination mit einer anderen Methode angewendet wird. Die Wahl der Methode ist abhängig von Branche und Güter des Unternehmens.

Es gibt noch zwei weitere Inventurmethoden:

• Die Stichtagsinventur: Hier wird ein Zeitpunkt/Stichtag festgelegt, dieser sollte identisch mit dem Bilanzstichtag des Unternehmens sein. In den meisten Fällen ist es am Ende (Dezember) oder Anfang (Januar) des Jahres. Es werden alle Waren und Materialbestände, die zum Zeitpunkt der Inventur vorhanden sind, erfasst. Die Aufnahme erfolgt, wie auch bei der permanenten Inventur durch Messen, Wiegen, Zählen und Schätzen.
• Zusätzlich gibt es noch die verlegte oder verschobene Inventur. Ist der Bestand zum Bilanzstichtag extrem groß und es besteht nicht die Möglichkeit alles exakt zu erfassen, kommt dieses Inventurverfahren ins Spiel. Das Unternehmen hat nun die Option, die Inventur innerhalb der letzten drei Monate vor oder innerhalb der folgenden zwei Monate nach dem Stichtag durchzuführen.