Den Begriff Rechnungswesen hast Du vielleicht schon einmal gehört oder in Deinen Schulbüchern gelesen. Umgangssprachlich wird es auch REWE genannt. In diesem Artikel erfährst Du, was das Rechnungswesen ist und welche Aufgaben, Teilbereiche und Ziele es mit sich bringt.
Rechnungswesen Definition – Grundlagen verstehen
Das Rechnungswesen ist ein Teil der Unternehmensführung. Definiert wird es als die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Schulden- und Vermögensgegenstände eines Unternehmens. Es geht also um die Verwaltung der gesamten Schulden und des gesamten Vermögens einer Firma.
Das Rechnungswesen muss das Unternehmensgeschehen dabei kontinuierlich erfassen, auswerten und überwachen.
Es unterteilt sich in insgesamt vier Ausprägungen:
- externes Rechnungswesen
- internes Rechnungswesen
- betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung
- Planungsrechnung
Hierfür ist in Unternehmen normalerweise die Buchhaltung verantwortlich. Dazu muss sie in einem ständigen Austausch mit all jenen Abteilungen stehen, die die finanzielle Lage des Unternehmens beeinflussen, unter anderem also dem Einkauf, dem Verkauf und der Logistik.
Rechnungswesen – Funktionen
Das Rechnungswesen hat insgesamt vier verschiedene Aufgaben zu erfüllen. Hierzu gehört die Dokumentation, die Information, die Kontrolle und die Planung.
Dokumentationsfunktion
Die Dokumentationsfunktion umfasst das Dokumentieren aller wirtschaftlichen Geschäftsvorfälle. Dies erfolgt in Form von Belegen, durch die die Vermögenswerte des Unternehmens, das Eigen- und Fremdkapital sowie der Gewinn und der Verlust verändert werden. Diese Funktion zeigt somit auf, wann und wo etwas genau geschehen ist. Jeder Geschäftsvorfall lässt sich dadurch genau zuordnen.
Informationsfunktion
Die Informationsfunktion dient der Geschäftsführung zur Orientierung und zur Entwicklung entsprechender Strategien. Der Leitung werden in diesem Rahmen alle relevanten Informationen über die Vermögens- und Schuldenlage des Unternehmens mitgeteilt.
Kontrollfunktion
Durch die Kontrollfunktion wird das Unternehmen zu einem Kontroll- und Informationssystem. Dieses soll der Geschäftsführung jederzeit ermöglichen, die wirtschaftliche Lage der Firma zu überprüfen. So kann sie frühzeitig erkennen, ob es eventuelle Probleme gibt und wie das Unternehmen finanzwirtschaftlich dasteht. Außerdem kann das System aufzeigen, ob es noch zahlungsfähig (liquide) ist.
Planungsfunktion
Die Planungsfunktion wird auch als Dispositionsfunktion bezeichnet. Sie umfasst die Aufbereitung und Bereitstellung aller vorhandener Informationen über die finanzielle und wirtschaftliche Lage eines Unternehmens und stellt somit die Grundlage für die Planung der zukünftigen Aktivitäten und Entscheidungen des Unternehmens dar.
Diese Funktion umfasst darüber hinaus die Budgetierung. Sie ermöglicht also eine Prognose über die zukünftige wirtschaftliche Lage des Unternehmens. So kann besser eingeteilt werden, wie viel Budget für etwa Investitionen vorhanden ist.
Zentralbereiche des Rechnungswesens – Aufgaben
Das Rechnungswesen ist, wie oben bereits erwähnt, in insgesamt vier Zentralbereiche unterteilt:
- externes Rechnungswesen
- internes Rechnungswesen
- betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung
- Planungsrechnung
Im Folgenden lernst Du sie besser kennen.
Externes Rechnungswesen
Das externe Rechnungswesen richtet sich an alle Institutionen und Personen außerhalb des Unternehmens und wird auch als Finanzbuchhaltung bezeichnet.
Es dient der Darstellung des finanziellen Geschehens des Unternehmens für die relevanten externen Personen und Institutionen (externe Anspruchsgruppen). Das heißt, dass das externe Rechnungswesen alle Zahlen und Daten an diejenigen weitergibt, die sich außerhalb des Unternehmens befinden und ein Interesse an der finanziellen Lage des Unternehmens haben. Hierzu gehören:
- Staat
- Lieferantinnen und Lieferanten
- Kundschaft
- Banken
- Fremdkapitalgebende
- Gläubigerinnen und Gläubiger
- Gesellschaftende
Das externe Rechnungswesen ist gesetzlich dazu verpflichtet, diese Auskünfte zu erteilen und die Finanz- und Ertragslage nach Außen hin darzustellen. Dies wird auch als Publizitätspflicht bezeichnet und ist im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Daneben finden sich weitere Pflichten im Umsatzsteuergesetz (UstG), im Körperschaftsteuergesetz (KStG) und im Gewerbesteuergesetz (GwStG).
Eine Interessengruppe, an die das externe Rechnungswesen seine Zahlen liefern muss, ist das Finanzamt. Es benötigt die Zahlen und Daten des Unternehmens, um damit die Höhe der Steuern festlegen zu können und eventueller Steuerhinterziehung entgegenzuwirken.
Was genau veröffentlicht werden muss, hängt immer auch von der Größe des Unternehmens ab. Kleine Kapitalgesellschaften etwa müssen nur die Bilanz veröffentlichen.
Internes Rechnungswesen
Das interne Rechnungswesen eines Unternehmens beschäftigt sich mit der Planung, Steuerung und Kontrolle aller internen Prozesse. Es ist somit betriebsbezogen ausgerichtet und findet in Unternehmensbereichen wie der Geschäftsleitung und dem Einkauf statt.
Im Gegensatz zum externen ist das interne Rechnungswesen außerdem nicht an gesetzliche Pflichten gebunden.
Kosten - und Leistungsrechnung
Mithilfe der sogenannten Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) kann ein Unternehmen die wichtigsten Zahlen zur finanziellen Lage des Unternehmens auswerten.
Die KLR ist im Grunde eine Aufstellung aller Leistungen des Unternehmens. Die Kosten, die für eine Leistungserbringung entstanden sind, werden hier ihren Verursachenden zugeordnet.
Die Kosten- und Leistungsrechnung sieht, dass für den Kauf von Mitarbeiterkleidung Kosten in Höhe von 2000 € angefallen sind. Diese Summe wird nun innerhalb der KLR ihren Verursachenden zugeordnet. In diesem Fall etwa den Mitarbeitenden des Lagers, weswegen das Geld dieser Abteilung bzw. dem Punkt Personalkosten zugeordnet wird.
Die KLR stellt somit einen wichtigen Teilbereich des internen Rechnungswesens dar. Denn mittels ihrer Informationen lässt sich nicht nur die Jahresbilanz abschließen. Die Geschäftsleitung eines Unternehmens erhält dadurch auch alle relevanten Details, die sie benötigt, um etwa Einsparpotentiale in verschiedenen Bereichen zu identifizieren.
Betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung
Im Rahmen der betriebswirtschaftlichen Statistik und Vergleichsrechnung erhält die Firma wichtige und relevante Informationen aus der Finanzbuchhaltung über das Unternehmensgeschehen. Die Geschäftsleitung weiß so über die aktuelle finanzielle Lage Bescheid und kann dementsprechend die richtigen Entscheidungen für eine erfolgreiche Zukunft treffen.
Ausgewertet werden diese Zahlen meistens in Tabellen oder Grafiken. Hierbei wird dann zum Beispiel verglichen, wie sich die Firma zum jetzigen Zeitpunkt finanziell aufstellt und wie es laut Unternehmensplan eigentlich aufgestellt sein sollte. Dieser Prozess heißt Soll-Ist-Vergleich.
Du hast Dir im Januar dieses Jahres vorgenommen, bis Dezember insgesamt 100 € zu sparen. Als Etappensieg willst Du bis Juni bereits 50 € zurückgelegt haben.
Im Juni siehst Du nun in die Spardose. Stellst Du fest, dass darin 50 € liegen, bist Du auf einem guten Weg, Dein Jahresziel zu erreichen. Befinden sich in der Büchse jedoch nur 20 €, weißt Du, dass Du in den restlichen sechs Monaten noch viel mehr sparen musst, um die 100 € zusammenzubekommen.
Nichts anderes macht ein Unternehmen im Rahmen der Statistik und Vergleichsrechnung.
Überdies werden im Rahmen der Statistik und Vergleichsrechnung die Zahlen des eigenen Unternehmens mit denen der Konkurrenz verglichen. Diesen Prozess bezeichnet man als Branchenvergleich.
Die Planungsrechnung
Die Planungsrechnung ist zukunftsorientiert. In ihrem Rahmen kann ein Unternehmen Strategien und Maßnahmen für die Zukunft entwickeln. Die Planungsrechnung bezieht sich dabei auf die wichtigen Zahlen aus der Finanzbuchhaltung sowie der Kosten- und Leistungsrechnung.
Rechnungswesen – Das Wichtigste
- Das Rechnungswesen eines Unternehmens hat insgesamt vier verschiedene Aufgaben zu erfüllen: die Dokumentation, die Information, die Kontrolle sowie die Planung.
- Das Rechnungswesen unterteilt sich außerdem in vier Teilbereiche:
- Externes Rechnungswesen: Unternehmen sind in diesem Rahmen gesetzlich verpflichtet, Auskünfte über die finanzwirtschaftliche Lage der Firma an alle relevanten Interessengruppen mitzuteilen (also Kundschaft, Lieferantinnen und Lieferanten, Banken, Fremdkapitalgebende, Gesellschaftende sowie Gläubigerinnen und Gläubiger).
- Internes Rechnungswesen: Dies beschäftigt sich mit der Planung, Steuerung und Kontrolle aller Prozesse, die innerhalb des Unternehmens anfallen. Es ist nicht an gesetzliche Pflichten gebunden und dient vielmehr der Informierung der Geschäftsleitung.
- Statistik und Vergleichsrechnung: Hier erhält das Unternehmen mittels der Zahlen aus der Finanzbuchhaltung wichtige und relevante Informationen über das Unternehmensgeschehen.
- Planungsrechnung: Sie ist zukunftsorientiert und dient dem Unternehmen zur Entwicklung zukünftiger Strategien und Maßnahmen.
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