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Beschaffungsplanung

Stelle Dir vor, Du führst ein Unternehmen, welches Möbel fertigt. Um die Möbel herzustellen, benötigst Du viele Komponenten, wie Holz, Farben und Lacke, spezielle Werkzeuge, Polster und Stoffe. Diese Bestandteile stellt Dein Unternehmen jedoch nicht selbst her, Du musst sie von äußeren Quellen beschaffen, um produzieren zu können. Wie dies möglichst kostengünstig funktioniert, wird in der Beschaffungsplanung festgelegt und gesteuert.

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Beschaffungsplanung

Beschaffungsplanung

Stelle Dir vor, Du führst ein Unternehmen, welches Möbel fertigt. Um die Möbel herzustellen, benötigst Du viele Komponenten, wie Holz, Farben und Lacke, spezielle Werkzeuge, Polster und Stoffe. Diese Bestandteile stellt Dein Unternehmen jedoch nicht selbst her, Du musst sie von äußeren Quellen beschaffen, um produzieren zu können. Wie dies möglichst kostengünstig funktioniert, wird in der Beschaffungsplanung festgelegt und gesteuert.

In dieser Erklärung lernst Du, was die Beschaffungsplanung ist, welche Ziele und Aufgaben sie erfüllt und welche Elemente dazugehören. Außerdem erfährst Du, was die vier Fragen der Beschaffungsplanung sind und wie die Beschaffungsplanung in der Praxis aussehen kann anhand eines Beispiels.

Beschaffungsplanung Definition

Die Beschaffungsplanung beschreibt das Rahmenwerk zum Beschaffungsprozess in einem Unternehmen. Dazu zählen jegliche Maßnahmen zur Organisation und Bereitstellung jeglicher Güter und Erzeugnisse, die für die Aufrechterhaltung des wirtschaftlichen Betriebs des Unternehmens und zur Leistungserstellung notwendig sind. Die Beschaffungsplanung stellt somit einen Teilprozess im Supply-Chain-Management dar.

Du möchtest mehr über das Supply-Chain-Management erfahren? Dann schau Dir doch die gleichnamige Erklärung auf StudySmarter an!

Die Leistungserstellung in einem Unternehmen meint dabei die Produktion der Waren oder die Erstellung und Vorbereitung von Dienstleistungen. Güter oder Erzeugnisse, welche dabei benötigt werden, können Sachgüter wie Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffe, aber auch Personal, fremdbezogene Dienstleistungen oder gar Rechte und Patente sein. In der Praxis liegt der Fokus der Beschaffungsplanung jedoch primär auf den Sachgütern.

Wenn Du nun an das Beispiel Deiner Möbelfirma denkst, zählen alle Bestandteile zur Fertigung dazu. Neben den physischen Gütern, die für die Produktion benötigt werden, können theoretisch auch Dienstleistungen von der Beschaffungsplanung abgedeckt werden. Stelle Dir etwa vor, Du produzierst Gartenmöbel, die eine besondere Beschichtung benötigen. Diese Beschichtung wird von einer darauf spezialisierten Firma bereitgestellt und aufgetragen. Somit muss nicht nur das Material, sondern auch die Dienstleistung dieser Firma in der Beschaffungsplanung bedacht werden.

Beschaffungsplanung Ziele

Du fragst Dich jetzt vielleicht, welches Ziel die Beschaffungsplanung damit genau erfüllt. Schließlich sollte es keine große Herausforderung sein, Material zu bestellen, richtig? Tatsächlich steckt aber viel mehr dahinter.

Zum einen dient die Beschaffungsplanung dazu, die Kosten der Beschaffung zu minimieren. Durch die sorgfältige Planung und können Beschaffungsprozesse vereinfacht werden, indem Bestellungen zusammengelegt werden. Wenn etwa bereits vorhersehbar ist, wie viel produziert wird oder werden muss - in Abhängigkeit der Nachfrage - können größere Bestellungen bei Lieferanten getätigt werden, wodurch sich dessen Produktionskosten senken und dies in Form von Mengenrabatten an den Besteller weitergegeben werden kann.

Zudem können auch mit Bezug auf Transport und Logistik bei größeren Gütermengen im Gegensatz zu mehreren, kleineren Lieferungen Kostenreduzierungen erwartet werden. Ebenso kann der Zeitpunkt der Bestellung besser geplant werden, sodass kostenintensive Expresslieferungen vermieden werden können.

Ein weiteres Ziel der Beschaffungsplanung ist es auch, Risiken zu minimieren, besonders im Hinblick auf Lieferanten. Wenn die Beschaffung sorgfältig geplant wird, können auch Ausweichstrategien, etwa alternative Lieferanten, bedacht werden. Dies kann von Vorteil sein, wenn der Lieferant etwa Lieferengpässe oder Probleme in der Logistik hat, sodass das Unternehmen auch kurzfristig noch Alternativlösungen, wie andere Lieferanten, finden kann. Damit wird vermieden oder zumindest die Wahrscheinlichkeit verringert, dass sich das Risiko der Lieferanten und Partner auf das Unternehmen selbst auswirken. Eine Lieferungsverzug des Partners wirkt sich nämlich genauso auf das Unternehmen aus, da es dann selbst nicht weiter produzieren kann und somit der Endkunde auf sein Produkt warten muss.

Die Beschaffungsplanung zielt auch darauf ab, qualitative Standards des Unternehmens besser einhalten zu können. Durch die Beschaffungsplanung bietet sich dem Unternehmen die Möglichkeit, die Qualität der Materialien und Güter sowie der Dienstleistungen, die in Anspruch genommen werden, sorgfältiger auszuwählen und optimal aufeinander abzustimmen. Dies muss bei der Auswahl der Handelspartner und Lieferanten beachtet werden, um den Endverbrauchern einheitliche Qualitätsstandards zu bieten und den Ruf des Unternehmens zu schützen.

Zuletzt sorgt Beschaffungsplanung auch dafür, dass Beschaffungsprozesse des Unternehmens besser eingehalten werden können. Ziel des Unternehmens sollte es auf lange Sicht sein, diese Prozesse einheitlich zu gestalten, sodass nicht nur Kosten und Ressourcen gespart werden können, sondern dass sich auch innerhalb des Unternehmens eine Routine einstellt. Diese Automatisierung trägt dazu bei, die Fehlerquote zu reduzieren und somit die Produktionsqualität aufrechtzuerhalten.

Da Du nun weißt, was die Beschaffungsplanung bezweckt und was sie sicherstellen soll, lernst Du nun, welche Aufgaben sie erfüllt und was zu seinen Bestandteilen zählt.

Elemente und Aufgaben der Beschaffungsplanung

Die beiden Hauptbereiche, die zur Beschaffungsplanung gehören, sind die Beschaffungsmengen- oder auch Bedarfsplanung und die Beschaffungsvollzugsplanung, also wie die bestellten Güter ihren Weg zum Unternehmen finden. Die Bedarfsplanung ist zwar an sich ein eigenständiges Planungsinstrument, da sie jedoch der Beschaffungsplanung direkt vorgeschaltet ist und die Grundlage dafür bildet, kann sie auch als Teil davon betrachtet werden.

Bedarfsplanung

Die Bedarfsplanung dient als Grundlage der Beschaffungsvollzugsplanung und klärt vorausschauend, in welchem Umfang das Gut benötigt wird, wann es benötigt wird und welche Kosten dabei anfallen. In dieser Phase des Beschaffungsprozesses wird also die optimale Menge festgestellt, was meist anhand der eingegangenen Bestellungen oder von Absatzprognosen geschieht. Die optimale Menge ist also die nachhaltige Menge, die benötigt wird, ohne dabei Kosten oder Ressourcen zu verschwenden.

Ziel ist es, genau die bestellte Menge für die Erstellung der Waren zu verwenden und aufzubrauchen. Auch der Zeitpunkt der Bestellung wird hierbei festgelegt, unter Berücksichtigung des zu erwarteten Liefertermins der Handelspartner und den geplanten Lieferungen an die Endverbraucher. Durch den Einbezug dieser Faktoren können die Kosten kalkuliert werden, und entsprechend Budget und andere finanzielle Aspekte des Unternehmens besser geplant werden.

Schau Dir dazu auch gern die Erklärung zur Bedarfsmengenplanung (Optimale Bestellmenge) an!

Beschaffungsvollzugsplanung

In der Beschaffungsvollzugsplanung geht es darum, festzulegen, wie die Ware zum Unternehmen gelangt. Dazu gehört nicht nur die Auswahl der Lieferanten, sondern auch, auf welchem Weg die Güter transportiert, wo sie gelagert und wann sie zugestellt werden können. Auch hier ist es für das Unternehmen ein Anliegen, diesen Prozess so kostengünstig wie möglich zu gestalten und die zuvor festgelegten Qualitätsstandards einzuhalten.

Ebenso eine Rolle spielen können hier auch Überlegungen zur Nachhaltigkeit, sodass bei der Beschaffungsvollzugsplanung auch darauf geachtet werden sollte, auf welchem Weg die Ware transportiert oder gelagert wird. Es sollte von Unternehmensseite daher so geplant werden, dass bei Transport und Logistik stets umweltfreundliche Strategien gewählt werden. In einigen Fällen könnten das Unternehmen bei Missachtung dessen sogar Sanktionen erwarten.

Vor dem Hintergrund der neuen Energiesparverordnung in Deutschland sind insbesondere Unternehmen von diesen Maßnahmen betroffen: Beispielsweise dürfen Arbeits- und Lagerräume von nun an auf nicht mehr als 19 Grad beheizt werden. Verstößt ein Unternehmen in seinen Lagerräumen dabei gegen diese Auflagen, so muss es, je nach Größe, mit einer Geldstrafe von mindestens 50.000 € rechnen.

Beschaffungsplanung Fragen

Um die Beschaffungsplanung etwas einfacher zu gestalten, kann sich ein Unternehmen anhand bestimmter Kriterien, welche die Beschaffungsplanung erfüllen soll, den Planungsprozess vereinfachen. Diese Kriterien sind als Fragen formuliert und sollen eine Hilfestellung bieten, um diese Fragen im Beschaffungsprozess bestmöglich zu beantworten.

4 Fragen der Beschaffungsplanung

Die Fragen der Beschaffungsplanung sind je nach Position, die sie betreffen, aufgeteilt in sogenannte Dispositionen oder Verfügbarkeiten.

  • Mengendisposition: Wie viel muss bestellt werden, um den Bedarf zu decken?
  • Zeitdisposition: Wann soll bestellt werden? Sollen Bestellungen bei Bedarf oder nach einem festen Rhythmus getätigt werden?
  • Kostendisposition: Welches Budget steht für die Beschaffung zur Verfügung und wie können Kosten reduziert werden?
  • Bezugsquellendisposition: Wo und bei welchen Lieferanten soll bestellt werden?

Wenn das Unternehmen diese Fragen beantworten kann, ist das Grundgerüst für die Beschaffungsplanung geschaffen, da so die wichtigsten Faktoren abgedeckt werden. Deshalb sollte das Unternehmen die Beantwortung dieser Fragen besonders priorisieren, um die Beschaffungsplanung möglichst effizient zu gestalten.

Beschaffungsplanung Beispiel

Du bist in Deiner Möbelfirma für die Beschaffungsplanung der kommenden Fertigungsperiode zuständig. In der Bedarfsermittlung gehst Du dabei zunächst vergangene Bestellstatistiken und Verkaufszahlen sowie bestehende Aufträge und Prognosen durch. Ausgehend von diesen Zahlen kannst Du kalkulieren, wie viel Material insgesamt benötigt wird. Du gehst daraufhin ins Lager und überprüfst die aktuell verfügbaren Bestände, welche Du mit dem Gesamtbedarf abgleichst. Aus der Differenz ergibt sich, wie viel Material beschafft werden muss.

Da Du nun weißt, wie viel Material noch zusätzlich benötigt wird, kannst Du die voraussichtlichen Kosten hierfür bereits kalkulieren. Die zuständige Finanzabteilung des Unternehmens gibt dieses Budget zur Beschaffung frei.

Daraufhin kannst Du inzwischen geeignete Lieferanten kontaktieren und anhand des Budgets diejenigen auswählen, die die entsprechenden Qualitätsstandards des Unternehmens erfüllen. Du kannst mit den Lieferanten darüber verhandeln, dass die Materialien zum ersten Tag des neuen Monats einmalig mit den CO₂-neutralen Transportern geliefert werden. Sollten all diese Voraussetzungen erfüllt sein, kannst Du die Bestellung tätigen.

Der eigentliche Vorgang der Beschaffungsplanung ist jetzt abgeschlossen. In der Bestellüberwachung wird noch einmal überprüft, ob die vereinbarten Konditionen eingehalten werden können. Schließlich prüfst Du bei Wareneingang nach, ob alle bestellten Materialien geliefert wurden und leitest die Zahlungsabwicklung ein.

Beschaffungsplanung – Das Wichtigste

  • Die Beschaffungsplanung ist das Rahmenwerk zum Beschaffungsprozess von Gütern und Erzeugnissen, die für die Aufrechterhaltung des wirtschaftlichen Betriebs des Unternehmens und zur Leistungserstellung notwendig sind
  • Sie ist ein Teilprozess des Supply-Chain-Managements
  • Die Ziele der Beschaffungsplanung sind:
    • die Minimierung von Kosten
    • die Minimierung von Lieferantenrisiken
    • die Festlegung von Qualitätsstandards
    • die Optimierung von Beschaffungsprozessen
  • Die Beschaffungsplanung besteht aus der Bedarfsplanung und der Beschaffungsvollzugsplanung
  • Bei der Beschaffungsplanung sollten die Fragen der Mengen-, Zeit-, Kosten- und Bezugsquellendisposition geklärt werden

Nachweise

  1. Bwl-lexikon.de: Beschaffungsplanung. (30.08.2022)
  2. Wirtschaftslexikon.gabler.de: Beschaffungsplanung. (30.08.2022)
  3. Wlw.de: Passende Anbieter Kategorien auf wlw.de: Beschaffung von Ersatzteilen Einkaufs- und Beschaffungs-Service Beschaffungslogistik Energiebeschaffung Beschaffungsberatung Mehr anzeigen Strategischer Einkauf Die Bedeutung der Beschaffungsplanung. (30.08.2022)
  4. Achilles.com: Drei Faktoren, die Beschaffungsplanung beeinflussen. (30.08.2022)
  5. Lernnetz24.de: Bedarf- und Beschaffungsplanung. (30.08.2022)
  6. Eazystock.com: Beschaffungsplanung – Stets die richtige Entscheidung im Einkauf treffen. (30.08.2022)
  7. Wiwi-lernen.de: Elemente der Beschaffungsplanung. (30.08.2022)
  8. Ausbildung-online-lernen.de: Beschaffungsprozesse erklärt. (30.08.2022)

Häufig gestellte Fragen zum Thema Beschaffungsplanung

Die Beschaffungsplanung beschreibt das Rahmenwerk zum Beschaffungsprozess in einem Unternehmen. Dazu zählen jegliche Maßnahmen zur Organisation und Bereitstellung jeglicher Güter und Erzeugnisse, die für die Aufrechterhaltung des wirtschaftlichen Betriebs des Unternehmens und zur Leistungserstellung notwendig sind

Die Beschaffungsplanung hat die Aufgabe, den optimalen Bedarf zu ermitteln und festzulegen, wie die Waren am effizientesten zum Unternehmen gelangt.

Die Beschaffungsplanung strebt an, folgendes zu erreichen:

  • die Minimierung von Kosten
  • die Minimierung von Lieferantenrisiken
  • die Festlegung von Qualitätsstandards
  • die Optimierung von Beschaffungsprozessen

Die Hauptelemente der Beschaffungsplanung sind die Bedarfsplanung und die Beschaffungsvollzugsplanung.

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Frage

Was zählt zur Beschaffungsplanung?

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Antwort

Zur Beschaffungsplanung zählen jegliche Maßnahmen zur Organisation und Bereitstellung jeglicher Güter und Erzeugnisse, die für die Aufrechterhaltung des wirtschaftlichen Betriebs des Unternehmens und zur Leistungserstellung notwendig sind.

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Frage

Was ist mit den Erzeugnissen zur Leistungserstellung gemeint?

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Antwort

Die Leistungserstellung in einem Unternehmen meint dabei die Produktion der Waren oder die Erstellung und Vorbereitung von Dienstleistungen. Güter oder Erzeugnisse, welche dabei benötigt werden, können Sachgüter wie Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffe, aber auch Personal, fremdbezogene Dienstleistungen oder gar Rechte und Patente sein.

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Frage

Welchen Einfluss hat die Beschaffungsplanung auf Kosten?

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Antwort

Beschaffungsplanung hat das Ziel, Kosten zu minimieren.

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Frage

Wie werden mit der Beschaffungsplanung Risiken minimiert?

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Antwort

Wenn die Beschaffung sorgfältig geplant wird, können auch Ausweichstrategien, etwa alternative Lieferanten, bedacht werden.

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Frage

Was sind die Elemente der Beschaffungsplanung?

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Antwort

Zur Beschaffungsplanung gehören die Bedarfs- und die Beschaffungsvollzugsplanung.

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Frage

Was macht die Bedarfsplanung?

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Antwort

Die Bedarfsplanung dient als Grundlage der Beschaffungsvollzugsplanung und klärt vorausschauend, in welchem Umfang das Gut benötigt wird, wann es benötigt wird und welche Kosten dabei anfallen

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Frage

Worum geht es bei der Beschaffungsvollzugsplanung?

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Antwort

In der Beschaffungsvollzugsplanung geht es darum, festzulegen, wie die Ware zum Unternehmen gelangt. 

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Frage

In welche Dispositionen ist die Beschaffungsplanung aufgeteilt?

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Antwort

Die Beschaffungsplanung setzt sich aus den folgenden Dispositionen zusammen:

  • Mengendisposition
  • Zeitdisposition
  • Kostendisposition
  • Bezugsquellendisposition

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Frage

Welchen Zweck erfüllen die Dispositionen?

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Antwort

Wenn das Unternehmen diese Fragen beantworten kann, ist das Grundgerüst für die Beschaffungsplanung geschaffen, da so die wichtigsten Faktoren abgedeckt werden. Deshalb sollte das Unternehmen die Beantwortung dieser Fragen besonders priorisieren, um die Beschaffungsplanung möglichst effizient zu gestalten. 

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Frage

Was sind die Schritte im operativen Beschaffungsprozess?

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Antwort

Die Schritte sind:

  1. Bedarfsermittlung
  2. Bestandskontrolle
  3. Budgetfreigabe
  4. Lieferantenauswahl
  5. Bestellung
  6. Bestellüberwachung
  7. Wareneingang
  8. Zahlungsabwicklung

Frage anzeigen

Frage

Welche Fragen klärt die Kostendisposition?

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Antwort

Die Kostendisposition klärt die folgenden Fragen: Welches Budget steht für die Beschaffung zur Verfügung und wie können Kosten reduziert werden? 

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Frage

Welche Fragen klärt die Zeitdisposition?

Antwort anzeigen

Antwort

Die Zeitdisposition klärt diese Fragen: Wann soll bestellt werden? Sollen Bestellungen bei Bedarf oder nach einem festen Rhythmus getätigt werden? 

Frage anzeigen

Frage

Was ist das Ziel der Bedarfsplanung?

Antwort anzeigen

Antwort

Ziel ist es, genau die bestellte Menge für die Erstellung der Waren zu verwenden und aufzubrauchen. Auch der Zeitpunkt der Bestellung wird hierbei festgelegt, unter Berücksichtigung des zu erwarteten Liefertermins der Handelspartner und den geplanten Lieferungen an die Endverbraucher. 

Frage anzeigen

Frage

Welche Ziele verfolgt die Beschaffungsplanung?

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Antwort

  • Die Ziele der Beschaffungsplanung sind:
    • die Minimierung von Kosten
    • die Minimierung von Lieferantenrisiken
    • die Festlegung von Qualitätsstandards
    • die Optimierung von Beschaffungsprozessen


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Frage

Wovon ist die Beschaffungsplanung ein Teilprozess?

Antwort anzeigen

Antwort

Die Beschaffungsplanung ist ein Teilprozess des Supply-Chain-Managements.

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Frage

Wofür steht Make or Buy?

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Antwort

Die Make or Buy Entscheidung beschreibt in der Betriebswirtschaft die Überlegungen eines Unternehmens, ob es ein Produkt selbst fertigen (make) oder einkaufen (buy) soll.

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Frage

Welche Faktoren spielen bei Make or Buy eine entscheidende Rolle?

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Antwort

Bei der Make or Buy Entscheidung spielen insbesondere finanzielle, organisatorische, technische und durch Ressourcen bedingte Faktoren eine Rolle.

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Frage

In welcher Disziplin ist Make or Buy zu verorten?

Antwort anzeigen

Antwort

Der Begriff gehört innerhalb des Unternehmens zur Beschaffungsplanung und gehört damit zum Supply-Chain-Management.

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Frage

Unter welcher Voraussetzung entscheiden sich Unternehmen für Eigenfertigung?

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Antwort

Unternehmen entscheiden sich für Eigenfertigung vor allem dann, wenn die relativ hohen anfänglichen Investitionen gestemmt werden.

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Frage

Welcher ist der attraktivste Vorteil von Fremdfertigung im Unternehmen?

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Antwort

Bei der Fremdfertigung ist insbesondere die Kostenreduktion der attraktivste Vorteil für Unternehmen.

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Frage

Welche sind die Nachteile der Eigenfertigung?

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Antwort

Zu den Nachteilen der Eigenfertigung zählen:

- Fehlendes Fachwissen, welches sich zuerst angeeignet werden muss

Große Anfangsinvestitionen in Materialien, Produktionsmaschinen etc.
 

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