Beschaffungsplanung

Stelle Dir vor, Du führst ein Unternehmen, welches Möbel fertigt. Um die Möbel herzustellen, benötigst Du viele Komponenten, wie Holz, Farben und Lacke, spezielle Werkzeuge, Polster und Stoffe. Diese Bestandteile stellt Dein Unternehmen jedoch nicht selbst her, Du musst sie von äußeren Quellen beschaffen, um produzieren zu können. Wie dies möglichst kostengünstig funktioniert, wird in der Beschaffungsplanung festgelegt und gesteuert.

In dieser Erklärung lernst Du, was die Beschaffungsplanung ist, welche Ziele und Aufgaben sie erfüllt und welche Elemente dazugehören. Außerdem erfährst Du, was die vier Fragen der Beschaffungsplanung sind und wie die Beschaffungsplanung in der Praxis aussehen kann anhand eines Beispiels.

Beschaffungsplanung Definition

Die Leistungserstellung in einem Unternehmen meint dabei die Produktion der Waren oder die Erstellung und Vorbereitung von Dienstleistungen. Güter oder Erzeugnisse, welche dabei benötigt werden, können Sachgüter wie Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffe, aber auch Personal, fremdbezogene Dienstleistungen oder gar Rechte und Patente sein. In der Praxis liegt der Fokus der Beschaffungsplanung jedoch primär auf den Sachgütern.

Beschaffungsplanung Ziele

Du fragst Dich jetzt vielleicht, welches Ziel die Beschaffungsplanung damit genau erfüllt. Schließlich sollte es keine große Herausforderung sein, Material zu bestellen, richtig? Tatsächlich steckt aber viel mehr dahinter.

Zum einen dient die Beschaffungsplanung dazu, die Kosten der Beschaffung zu minimieren. Durch die sorgfältige Planung und können Beschaffungsprozesse vereinfacht werden, indem Bestellungen zusammengelegt werden. Wenn etwa bereits vorhersehbar ist, wie viel produziert wird oder werden muss - in Abhängigkeit der Nachfrage - können größere Bestellungen bei Lieferanten getätigt werden, wodurch sich dessen Produktionskosten senken und dies in Form von Mengenrabatten an den Besteller weitergegeben werden kann.

Zudem können auch mit Bezug auf Transport und Logistik bei größeren Gütermengen im Gegensatz zu mehreren, kleineren Lieferungen Kostenreduzierungen erwartet werden. Ebenso kann der Zeitpunkt der Bestellung besser geplant werden, sodass kostenintensive Expresslieferungen vermieden werden können.

Ein weiteres Ziel der Beschaffungsplanung ist es auch, Risiken zu minimieren, besonders im Hinblick auf Lieferanten. Wenn die Beschaffung sorgfältig geplant wird, können auch Ausweichstrategien, etwa alternative Lieferanten, bedacht werden. Dies kann von Vorteil sein, wenn der Lieferant etwa Lieferengpässe oder Probleme in der Logistik hat, sodass das Unternehmen auch kurzfristig noch Alternativlösungen, wie andere Lieferanten, finden kann. Damit wird vermieden oder zumindest die Wahrscheinlichkeit verringert, dass sich das Risiko der Lieferanten und Partner auf das Unternehmen selbst auswirken. Eine Lieferungsverzug des Partners wirkt sich nämlich genauso auf das Unternehmen aus, da es dann selbst nicht weiter produzieren kann und somit der Endkunde auf sein Produkt warten muss.

Die Beschaffungsplanung zielt auch darauf ab, qualitative Standards des Unternehmens besser einhalten zu können. Durch die Beschaffungsplanung bietet sich dem Unternehmen die Möglichkeit, die Qualität der Materialien und Güter sowie der Dienstleistungen, die in Anspruch genommen werden, sorgfältiger auszuwählen und optimal aufeinander abzustimmen. Dies muss bei der Auswahl der Handelspartner und Lieferanten beachtet werden, um den Endverbrauchern einheitliche Qualitätsstandards zu bieten und den Ruf des Unternehmens zu schützen.

Zuletzt sorgt Beschaffungsplanung auch dafür, dass Beschaffungsprozesse des Unternehmens besser eingehalten werden können. Ziel des Unternehmens sollte es auf lange Sicht sein, diese Prozesse einheitlich zu gestalten, sodass nicht nur Kosten und Ressourcen gespart werden können, sondern dass sich auch innerhalb des Unternehmens eine Routine einstellt. Diese Automatisierung trägt dazu bei, die Fehlerquote zu reduzieren und somit die Produktionsqualität aufrechtzuerhalten.

Da Du nun weißt, was die Beschaffungsplanung bezweckt und was sie sicherstellen soll, lernst Du nun, welche Aufgaben sie erfüllt und was zu seinen Bestandteilen zählt.

Elemente und Aufgaben der Beschaffungsplanung

Die beiden Hauptbereiche, die zur Beschaffungsplanung gehören, sind die Beschaffungsmengen- oder auch Bedarfsplanung und die Beschaffungsvollzugsplanung, also wie die bestellten Güter ihren Weg zum Unternehmen finden. Die Bedarfsplanung ist zwar an sich ein eigenständiges Planungsinstrument, da sie jedoch der Beschaffungsplanung direkt vorgeschaltet ist und die Grundlage dafür bildet, kann sie auch als Teil davon betrachtet werden.

Bedarfsplanung

Die Bedarfsplanung dient als Grundlage der Beschaffungsvollzugsplanung und klärt vorausschauend, in welchem Umfang das Gut benötigt wird, wann es benötigt wird und welche Kosten dabei anfallen. In dieser Phase des Beschaffungsprozesses wird also die optimale Menge festgestellt, was meist anhand der eingegangenen Bestellungen oder von Absatzprognosen geschieht. Die optimale Menge ist also die nachhaltige Menge, die benötigt wird, ohne dabei Kosten oder Ressourcen zu verschwenden.

Ziel ist es, genau die bestellte Menge für die Erstellung der Waren zu verwenden und aufzubrauchen. Auch der Zeitpunkt der Bestellung wird hierbei festgelegt, unter Berücksichtigung des zu erwarteten Liefertermins der Handelspartner und den geplanten Lieferungen an die Endverbraucher. Durch den Einbezug dieser Faktoren können die Kosten kalkuliert werden, und entsprechend Budget und andere finanzielle Aspekte des Unternehmens besser geplant werden.

Beschaffungsvollzugsplanung

In der Beschaffungsvollzugsplanung geht es darum, festzulegen, wie die Ware zum Unternehmen gelangt. Dazu gehört nicht nur die Auswahl der Lieferanten, sondern auch, auf welchem Weg die Güter transportiert, wo sie gelagert und wann sie zugestellt werden können. Auch hier ist es für das Unternehmen ein Anliegen, diesen Prozess so kostengünstig wie möglich zu gestalten und die zuvor festgelegten Qualitätsstandards einzuhalten.

Ebenso eine Rolle spielen können hier auch Überlegungen zur Nachhaltigkeit, sodass bei der Beschaffungsvollzugsplanung auch darauf geachtet werden sollte, auf welchem Weg die Ware transportiert oder gelagert wird. Es sollte von Unternehmensseite daher so geplant werden, dass bei Transport und Logistik stets umweltfreundliche Strategien gewählt werden. In einigen Fällen könnten das Unternehmen bei Missachtung dessen sogar Sanktionen erwarten.

Beschaffungsplanung Fragen

Um die Beschaffungsplanung etwas einfacher zu gestalten, kann sich ein Unternehmen anhand bestimmter Kriterien, welche die Beschaffungsplanung erfüllen soll, den Planungsprozess vereinfachen. Diese Kriterien sind als Fragen formuliert und sollen eine Hilfestellung bieten, um diese Fragen im Beschaffungsprozess bestmöglich zu beantworten.

4 Fragen der Beschaffungsplanung

Die Fragen der Beschaffungsplanung sind je nach Position, die sie betreffen, aufgeteilt in sogenannte Dispositionen oder Verfügbarkeiten.

Wenn das Unternehmen diese Fragen beantworten kann, ist das Grundgerüst für die Beschaffungsplanung geschaffen, da so die wichtigsten Faktoren abgedeckt werden. Deshalb sollte das Unternehmen die Beantwortung dieser Fragen besonders priorisieren, um die Beschaffungsplanung möglichst effizient zu gestalten.

Beschaffungsplanung Beispiel