ABC XYZ Analyse

Die Beschaffungsplanung in immer komplexer werdenden Unternehmensumfeldern stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Welche Güter werden, wann und in welcher Menge benötigt, wie wertvoll sind sie für das Unternehmen und welche Beschaffungsmethode sollte angewendet werden? Auf diese Frage liefert die ABC / XYZ Analyse Antworten und stellt so ein Analysetool für die Materialwirtschaft dar.

Du interessierst Dich für Einkauf und Beschaffung und möchtest wissen, wie die Materialplanung von Unternehmen optimiert werden kann? Dann ist diese Erklärung zu der ABC / XYZ Analyse genau der richtige Artikel für Dich.

Die ABC / XYZ Analyse – Beschaffung

Um die ABC / XYZ Analyse richtig anwenden zu können, ist es wichtig zuerst die beiden zugrunde liegenden Analysen, die ABC und die XYZ Analyse, zu verstehen.

Die ABC Analyse

In die Klasse A fallen Produkte mit einem hohen Wert, die insgesamt einen Wertanteil von 70-80 % des gesamten wertmäßigen Verbrauchs erreichen. In die Klasse B sind Produkte einzuordnen, die einen Wertanteil von ca. 15-20 % besitzen und in die Klasse C gehören Produkte mit geringem Wert, die einen Wertanteil von 5-10 % besitzen. Für die Einfachheit wird in diesem Artikel ein Verhältnis von 80, 15 und 5 Prozent vorausgesetzt. Diese Zahlen können jedoch für jedes Unternehmen unterschiedlich ausfallen und dienen nur als Richtwert.

Das Modell der ABC Analyse basiert auf der Theorie des Pareto-Prinzips. Das Pareto-Prinzip nach Vilfredo Pareto besagt, dass 80 Prozent der Gesamterträge mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden können (80/20 Regel). Auf die ABC Analyse übertragen bedeutet das, dass 80 % des wertmäßigen Verbrauchs durch 20 % der Güter anfallen. Wenn dies vorausgesetzt wird, dann wird schnell klar, dass die einzelnen Produkte auch eine unterschiedliche Wertigkeit, bzw. Wichtigkeit im Unternehmen besitzen sollten.

Weitere Beispiele zum Pareto-Prinzip aus dem Bereich Wirtschaft sind folgende:

• 80 % des Umsatzes werden durch 20 % der Kunden erzielt

• 80 % des Umsatzes werden durch 20 % der Produkte erzielt

ABC Analyse Beispiel

Um die ABC Analyse durchführen zu können, müssen zuerst die Güterdaten gesammelt und geordnet werden. Der wertmäßige Verbrauch kann durch die Multiplikation von Anzahl und Stückpreis errechnet werden. Der Wertanteil je Gut ergibt sich durch die Berechnung der jeweiligen Anteile der Güterarten an dem wertmäßigen Gesamtverbrauch. Für die Einteilung in A, B und C werden die Wertanteile nun kumuliert. Begonnen wird mit dem wertmäßig größten Gut und es wird absteigend sortiert bis zum kleinsten Gut. Bis zu einem kumulierten Wertanteil von 80 % werden die Güter als A Güter eingeteilt. Über 80 % bis 95 %, also die nächsten 15 %, werden als B Güter eingeordnet und die letzten 5 % sind C Güter.

ABC Analyse Strategien zur Beschaffung

Die ABC Analyse wird im Bereich Einkauf und Beschaffung zur Beurteilung des Warenlagers genutzt. Durch die Einteilung in die drei Kategorien A, B und C, kann das Unternehmen seine Bestellvorgänge organisieren. Dabei wird je nach Kategorie eine andere Bestellpolitik angewandt.

Das Hauptziel ist, gegebene Ressourcen optimal einzusetzen. Denn jeder Bestellvorgang ist mit Aufwand verbunden und jedes Produkt im Lager bedeutet gebundenes Kapital. Diese Kosten sollten möglichst minimiert werden. Dazu ist eine optimale Bestellplanung notwendig. Die ABC Analyse gibt einen Überblick, bei welchen Produkten diese Bestellplanung besonders genau und mit hohem Aufwand durchgeführt werden sollte und bei welchen Produkten dies weniger relevant ist.

Generell bestehen verschiedene Möglichkeiten, wie Produkte beschafft werden können. Dazu zählen die fertigungssynchrone (Just-in-time), verbrauchsgesteuerte oder vorrätige Beschaffung. Welche Methode für welche Produktkategorie infrage kommt, wirst Du im Folgenden lernen.

• A Güter: Produkte der Kategorie A besitzen einen hohen Wert und würden zu hohen Lagerhaltungskosten, sowie Ausfallkosten führen. Daher sollte ihre Beschaffung genau geplant werden. Am besten werden sie in der richtigen Menge und fertigungssynchron (Just-in-Time) beschafft.
• B Güter: B Güter besitzen einen mäßigen Wert. Ihre Beschaffung hängt stark von ihrer Bedarfsregelmäßigkeit und somit von der XYZ Analyse ab. Hierzu unten mehr.
• C Güter: C Güter haben einen geringen Wert und verursachen somit nur geringe Lagerhaltungskosten. Daher können sie vorrätig beschafft werden, um die Bestellabwicklung zu vereinfachen.

Die XYZ Analyse

In die Klasse X fallen Güter, die einen konstant-regelmäßigen Verbrauch aufweisen. Ihr Verbrauch schwankt nur selten oder gering, sodass sie eine hohe Vorhersagegenauigkeit besitzen. In die Klasse Y fallen Güter, die stärkere Schwankungen aufweisen, meist saisonal oder Trend-abhängig. Ihr Verbrauch ist saisonal-regelmäßig und besitzt eine mittlere Vorhersagegenauigkeit. Güter der Klasse Z weisen einen sehr stark schwankenden, unregelmäßigen Verbrauch auf, ihre Vorhersagegenauigkeit ist gering.

Für die Klassifizierung der Güter werden die Verbrauchsdaten der Güter aus vergangenen Perioden betrachtet und ihr Variationskoeffizient berechnet. Als Periode können eine Woche, ein Monat, ein Jahr oder mehrere Jahre gewählt werden, dies hängt vom Unternehmen, der Verfügbarkeit der Daten und der gewünschten Prognosegenauigkeit ab. Der Variationskoeffizient kann aus dem durchschnittlichen Verbrauch und der Varianz des Verbrauchs berechnet werden. Die Formel lautet wie folgt:

$\mathrm{VarK}\left(\mathrm{Artikel}\right)=\frac{\sqrt{\mathrm{Varianz}\left(\mathrm{Artikel}\right)}}{\varnothing \mathrm{Verbrauch}\left(\mathrm{Artikel}\right)}·100$

Um die Güter in X, Y oder Z Güter einordnen zu können, ist die Einteilung von Klassengrenzen notwendig. Diese können ebenfalls von Branche oder Unternehmen individuell festgesetzt werden. Als allgemeine Orientierung dient folgende Einteilung:

X Güter: VarK = 0 - 25 %

Y Güter: VarK ≥ 25 - 50 %

Z Güter: VarK ≥ 50 %

XYZ Analyse Strategien zur Beschaffung

Überblick

• X Güter: X Güter besitzen einen relativ konstanten Verbrauch und eine hohe Vorhersagegenauigkeit, sie sind daher gut planbar. Sie können in regelmäßigen Abständen und Bestellmengen oder Just-in-time beschafft werden. Ein Sicherheitsbestand im Lager ist in der Regel nicht notwendig.
• Y Güter: Y Güter unterliegen trendbedingten oder saisonalen Schwankungen und weisen nur eine mittlere Vorhersagegenauigkeit auf, sie sind daher bedingt planbar. Diese Produkte können auf Lager beschafft und dann entnommen werden, wenn sie benötigt werden.
• Z Güter: Z Güter haben einen unregelmäßigen Verbrauch und eine geringe Vorhersagegenauigkeit, sie sind daher kaum planbar. Da das Unternehmen nicht wissen kann, ob und wann die Produkte das nächste Mal benötigt werden, ist eine Lagerbeschaffung nicht sinnvoll. Z Güter sollten zum tatsächlichen Bedarfszeitpunkt beschafft werden.

XYZ Analyse Beispiel

Angenommen für das Gut 1 wurden in der Vergangenheit die folgenden Verbrauchsmengen verzeichnet: 50, 45 und 175 Stück. Zur Berechnung des Variationskoeffizienten müssen zuerst der durchschnittliche Verbrauch und die Varianz des Verbrauchs berechnet werden.

ABC Analyse/ XYZ Analyse Unterschied

Die ABC Analyse befasst sich also mit dem Wert und der Wichtigkeit der Güter, während die XYZ Analyse ihre Bedarfs-Planbarkeit beurteilt. Beide Analysen können einzeln angewendet werden, jedoch geben sie in Kombination eine noch genauere Übersicht über die best geeignetste Bedarfsplanungsmethode.

Das Ergebnis der ABC Analyse könnte etwa sein, dass es sich um ein A Gut handelt, welches aufgrund seines hohen Wertes und Wichtigkeit Just-in-Time beschafft werden sollte. Gleichzeitig könnte das gleiche Gut in der XYZ Analyse als Y Gut eingeordnet werden, welches auf Lager beschafft werden sollte, da es trendmäßigen Schwankungen unterliegt. Nun stellt sich die Frage, welche Analyse bevorzugt und angewandt werden soll. Um dieses Problem zu beseitigen und die Beschaffungsplanung weiter zu konkretisieren, lassen sich beiden Analysen kombinieren. So wird sowohl der Wert, als auch die Planbarkeit eines Gutes berücksichtigt.

ABC XYZ Analyse – Erklärung

Die ABC XYZ Analyse kombiniert beide Analysen und fügt sie zu einer Matrix zusammen. Auf der X-Achse wird nun die Wertigkeit abgebildet und in A, B und C eingeteilt und auf der Y-Achse wird die Vorhersagegenauigkeit abgebildet, eingeteilt in X, Y und Z Güter. Daraus entsteht eine Matrix mit neun Feldern mit unterschiedlichen Bestellstrategien.

Just-in-Time:

Für A-X, B-X und A-Y Güter. Aufgrund ihrer hohen Wertigkeit sollte eine Just-in-Time Lieferung angestrebt werden. Dazu sind eine perfekte logistische Abstimmung und eine enge Geschäftsbeziehung zu den Lieferanten notwendig.

Verbrauchsgesteuert:

B-X, C-X, B-Y und C-Y Güter. Diese Güter haben einen geringen Wertanteil, können allerdings gut geplant werden. Daher empfiehlt sich eine verbrauchsgesteuerte Bestellung.

Bedarfsgesteuert:

A-Y, B-Y, A-Z und B-Z Güter. Aufgrund ihrer hohen Wertigkeit und geringen Vorhersagegenauigkeit sollten diese Produkte bedarfsgesteuert beschafft werden. Dies ist zum Beispiel über ein Konsignationslager möglich.

Kanban:

B-Z, C-Y und C-Z Güter. Diese Güter haben einen geringen Werteanteil und ihr Verbrauch kann kaum geplant werden. Daher sollte die Beschaffungsplanung möglichst einfach gehalten werden, zum Beispiel durch Kanban.

Die ABC XYZ Analyse ist für den Bereich Beschaffung ein bedeutungsvolles Planungsinstrument. Sie schafft es, große und komplexe Zahlen übersichtlich darzustellen. Durch die genaue Einteilung lassen sich passende Strategien für jedes Gut ableiten. Auch in Krisenzeiten können so Entscheidungen leichter und schneller getroffen werden. Durch ihre Anwendung können außerdem Planungsprozesse optimiert, sowie Kosten gesenkt werden.

Jedoch hat die ABC XYZ Analyse auch ihre Grenzen. Kritisch zu beurteilen ist unter anderem ihre Vergangenheitsbetrachtung. Es sollten auch Prognosen über den Bedarf in die Entscheidung einfließen. Zudem findet die Analyse nur auf zwei Dimensionen statt, der Wertigkeit und Planbarkeit des Güterverbrauchs. Andere wichtige Kriterien, die keine Berücksichtigung finden, sind die Versorgungssicherheit auf dem Markt oder die generelle Lagerfähigkeit von Gütern. Solche Berücksichtigungen würden die Analyse allerdings zu komplex machen und nur im Einzelfall betrachtet werden.