Personalbeschaffung

In der Personalplanung wurde eine Bedarfsanalyse aufgestellt, welcher Bedarf an neuem Personal besteht. Die Suche nach dem passenden Personal liegt dann bei der Personalbeschaffung. In der Personalbeschaffung wird nicht nur der Bewerbungsprozess an sich organisiert, sondern auch schlussendlich die Personalauswahl getroffen.

Welche Möglichkeiten es bei der Personalbeschaffung gibt und was bei der Personalauswahl zu beachten ist, erfährst Du in diesem Artikel.

Personalbeschaffung Definition

Die Personalbeschaffung lässt sich klassischerweise in einem Recruiting-Prozess abbilden.

Der Prozess beginnt mit dem Erstellen eines Anforderungsprofils und der Stellenausschreibung. Dabei wird geklärt, was der oder die neuen Mitarbeiter*in für Fähigkeiten haben muss. Auch muss überlegt werden, wie die Stellenausschreibung gestaltet werden muss, um die richtige Zielgruppe anzusprechen. Beispielsweise erreicht ein Unternehmen über das Internet eine andere Zielgruppe, als bei klassischen Anzeigen in der Zeitung.

Danach beginnt die eigentliche Kandidatensuche. Dabei handelt es sich um die Veröffentlichung der Stellenausschreibung in den gewählten Kanälen. Die Kandidatensuche kann auch über andere Wege geschehen. Beispielsweise können passende Bewerber auch durch die Empfehlung von aktuellen Mitarbeiter*innen ausgewählt werden. Aber dabei muss der/die Personaler*in immer darauf achten, den Bewerbungsprozess nicht durch persönliche Meinungen zu verfälschen.

Sobald eine gewisse Menge an Bewerbungen vorliegt, müssen die verschiedenen Bewerbungen verglichen und es muss eine Auswahl getroffen werden. Dazu eignet sich eine Scoringmethode.

Der nächste Schritt stellt schon das Anbieten der Stelle an die Bewerber dar und die anschließende Einstellung. In diesem Schritt wird der Arbeitsvertrag unterzeichnet und es werden verschiedene rechtliche Bedingungen geprüft. Rechtliche Bedingungen können beispielsweise bei minderjährigen Arbeiternehmer*innen der Jugendarbeitsschutz sein. Alternativ kann es auch das Schwerbehindertengesetz sein, welches vor der Einstellung von Schwerbehinderten überprüft werden soll.

Den Abschluss des Bewerbungsprozesses bildet die Integration der neuen Fachkraft in das Unternehmen. Dabei wird die neue Arbeitskraft von langjährigen Mitarbeiter*innen eingearbeitet. Weiterhin wird sie von ihrer Führungskraft durch das Unternehmen geführt und verschiedene wichtige Informationen, wie der zuständige Betriebsarzt, zusammen durchgegangen. Auch werden noch fehlende Schulungen nachgeholt, damit dem Beginn der neuen Karriere nichts mehr im Weg steht.

Personalbeschaffung Arten

Die Personalbeschaffung lässt sich anhand von verschiedenen Kriterien unterteilen.

Interne und Externe Personalbeschaffung

Eine Möglichkeit zur Untergliederung der Personalbeschaffung ist eine Unterteilung in eine interne und eine externe Personalbeschaffung.

Die interne Personalbeschaffung beschreibt die Rekrutierung von Mitarbeiter*innen aus dem eigenen Unternehmen. Dies kann durch eine Versetzung in eine andere Abteilung erfolgen oder durch eine Beförderung in der eigenen Abteilung.

Die externe Personalbeschaffung erfolgt außerhalb des eigenen Unternehmens. Dabei werden betriebsfremde Personen in die neuen Positionen eingelernt.

Aktive und Passive Personalbeschaffung

Die aktive und die passive Personalbeschaffung bilden eine weitere Untergliederung der externen Personalbeschaffung.

Die aktive Personalbeschaffung beschreibt die aktive Suche nach neuem Personal. Damit werden alle Tätigkeiten des Rekrutierungsprozesses aktiv vom Unternehmen aus angestoßen.

Bei der passiven Personalbeschaffung werden neue Mitarbeiter*innen durch Zufall gewonnen. Dies passiert, wenn Personen eine Initiativbewerbung von sich aus starten und sich auf eine nicht vorhandene Stelle bewerben. Passt die Person trotzdem perfekt in das Unternehmen, wird daraufhin eine neue Stelle für diese Person geschaffen.

Qualitative und Quantitative Personalbeschaffung

Die quantitative und qualitative Personalbeschaffung bilden die Unterscheidung nach zwei verschiedenen Merkmalen in der Personalbeschaffung.

Bei der quantitativen Personalbeschaffung wird vor allem eine bestimmte Menge an Fachkräften gesucht.

Bei der qualitativen Personalbeschaffung wird vor allem auf fachliche Merkmale geachtet.

In der Regel wird immer nach einer Mischung aus Qualität und Quantität gesucht, aber bei manchen Stellen ist es nur wichtig, dass die Stelle überhaupt besetzt ist und bei manche Stellen macht eine Ausschreibung nur bei den richtigen Qualifikation Sinn.

Stellen, bei welchen die Quantität wichtig ist, sind eher einfache Stellen. Etwa monotone Arbeiten am Band. Bei anspruchsvollen Stellen ist die Qualität der Fachkräfte relevanter.

• Hier noch ein kurzer Überblick, über die verschiedenen Arten der Personalbeschaffung:
  • Interne und externe Personalbeschaffung
  • Aktive und passive Personalbeschaffung
  • Qualitative und quantitative Personalbeschaffung

Personalbeschaffung Möglichkeiten

Die Personalbeschaffung kann auf verschiedene Arten erfolgen. Wie zuvor schon beschrieben, lässt sich die Personalauswahl in eine externe und eine interne Variante untergliedern. Innerhalb dieser gibt es verschiedene Instrumente, um neues Personal zu gewinnen.

Möglichkeiten der internen Personalbeschaffung kann eine innerbetriebliche Stellenausschreibung sein. Diese kann durch eine Rundmail oder durch einen Aushang am Schwarzen Brett erfolgen. Mitarbeiter*innen können aber auch intern versetzt werden. Dies kann vertikal oder horizontal erfolgen.

Die horizontale Versetzung beschreibt die Versetzung in eine andere Abteilung und die vertikale Versetzung beschreibt den Aufstieg in eine höhere Position. Gibt es kurzfristig keine Möglichkeit neue Mitarbeiter*innen extern zu gewinnen, kann der Personalmangel durch Mehrarbeit ausgeglichen werden. Beispielsweise durch Überstunden.

Die externe Personalbeschaffung bietet mehr verschiedene Möglichkeiten der Gewinnung neues Personals, als die interne Beschaffung. Ganz klassisch werden Stellenausschreibungen in den verschiedenen Medien gesucht. Diese können in Zeitungen gedruckt werden, auf der Firmenwebsite präsentiert oder auf sozialen Medien geteilt werden. Die Suche kann auch auf Veranstaltungen erfolgen. Beispiele dafür wären Messen, ein Tag der offenen Tür oder Informationstage in Schulen. Auch kann eine Suche bei der Agentur für Arbeit geschaltet werden. Diese durchsucht dann ihre Datenbanken nach passenden arbeitssuchenden Fachkräften.

Außerdem können auch externe Recruitingfirmen mit der Suche nach neuen Fachkräften beauftragt werden. Zur Überbrückung von kurzzeitigen Personalausfällen kann auch auf eine Zeitarbeitsfirma zurückgegriffen werden. Diese überlässt kurzzeitig passendes Personal, um den Personalmangel in der eigenen Firma zu kompensieren.

Personalbeschaffung – Personalauswahl

Die Personalauswahl bildet somit die zentrale Entscheidung im Personalbeschaffungsprozess.

Aufgaben der Personalauswahl

Die Hauptaufgabe der Personalauswahl ist es, den passenden Bewerber für das Unternehmen zu finden. In der Regel wird dazu eine Vorauswahl getroffen und dann eine Hauptauswahl.

Bei der Vorauswahl werden die schriftlichen oder digitalen Bewerbungsunterlagen überprüft und es werden unpassende Bewerber direkt aussortiert. Passende Bewerber kommen dann in die Hauptauswahl.

Bei der Hauptauswahl ist das bekannteste Mittel das klassische Bewerbungsgespräch. Dort treffen die Vertreter des Unternehmens den Bewerber persönlich. Die Vertreter des Unternehmens sind meistens die Abteilungsleiter der Abteilung, wo der Bewerber einmal arbeiten soll und jemand aus der Personalabteilung.

Zur Überprüfung der fachlichen Kompetenz wird im Auswahlprozess auch oft schon eine Vorführung ebendieser fachlichen Kompetenzen verlangt. Dies kann eine Vorstellung, bisheriger Projekte oder Arbeiten sein. Auch kann verlangt werden, dass ein Bewerbungstest geschrieben wird, in welchem die Kompetenzen überprüft werden. Alternativ kann auch das Vorführen der Arbeit, wie durch die Verfassung eines Probeartikels oder der Erstellung eines Werkstücks, von den Bewerbern verlangt werden.

Bei höheren Positionen wird oft ein Assessment-Center angewendet. Dabei handelt es sich um einen mehrtägigen Prozess. Dabei können verschiedene Tätigkeiten, wie die Durchführung von Präsentationen oder Bewältigung von kleinen Projekten im Team, durchgeführt werden.

Kriterien der Personalauswahl

Die Personalauswahl wird mithilfe von verschiedenen Kriterien getroffen. Diese Kriterien werden mithilfe einer zuvor schon erwähnten Scoringmethode quantifiziert. Dadurch können die verschiedenen Bewerber besser miteinander verglichen werden.

• Die zentralen Kriterien der Personalauswahl sind:
  • Formale Kriterien
  • Fachliche Kriterien
  • Soziale Kriterien
  • Persönliche Kriterien
  • Methodische Kriterien
  • Technische Kriterien

Die formalen Kriterien sind die theoretischen Grundlagen, welche sich durch ein Dokument belegen lassen. Dies können Schulabschlüsse, Zertifikate von Fortbildungen oder Fähigkeiten, welche in einem Arbeitszeugnis belegt werden, sein.

Die fachlichen Kriterien entsprechen dann realen Fähigkeiten. Dies können auch praktische Fertigkeiten sein, welche nicht durch eine Schul- oder Berufsabschluss nachgewiesen werden können. Beispielsweise wenn eine Person ein starkes technisches Verständnis hat, dieses aber nicht durch eine Ausbildung nachgewiesen wird.

Soziale Kriterien bezeichnen alles Zwischenmenschliche. Dies kann die Kommunikationsfähigkeit, der Umgang mit Vorgesetzten oder die allgemeine Teamfähigkeit sein.

Die persönlichen Kriterien sind individuelle Fähigkeiten, welcher jeder Bewerber persönlich mitbringt. Dies kann die individuelle Arbeitsweise, die Bereitschaft für Mehrarbeit oder persönliche Aufstiegsziele sein.

Bei den methodischen Kriterien wird die Arbeitsweise des Bewerbers noch weiter aufgespalten. Dazu zählt das individuelle Zeitmanagement, die allgemeine Arbeitsweise oder eine bessere Qualität der Arbeit sein.

Technische Kriterien beschreiben den Umgang mit Technologie. Dies kann zum einen der Umgang mit Computern, ein Führerschein zum Bedienen von Fahrzeugen oder die allgemeine Fähigkeit, mit bestimmten Maschinen umzugehen, sein.