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Personalbeschaffung

In der Personalplanung wurde eine Bedarfsanalyse aufgestellt, welcher Bedarf an neuem Personal besteht. Die Suche nach dem passenden Personal liegt dann bei der Personalbeschaffung. In der Personalbeschaffung wird nicht nur der Bewerbungsprozess an sich organisiert, sondern auch schlussendlich die Personalauswahl getroffen.

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Personalbeschaffung

Personalbeschaffung

In der Personalplanung wurde eine Bedarfsanalyse aufgestellt, welcher Bedarf an neuem Personal besteht. Die Suche nach dem passenden Personal liegt dann bei der Personalbeschaffung. In der Personalbeschaffung wird nicht nur der Bewerbungsprozess an sich organisiert, sondern auch schlussendlich die Personalauswahl getroffen.

Welche Möglichkeiten es bei der Personalbeschaffung gibt und was bei der Personalauswahl zu beachten ist, erfährst Du in diesem Artikel.

Personalbeschaffung Definition

Die Personalbeschaffung bildet den Teil der Personalwirtschaft, welcher sich mit Suche, Einstellung und Auswahl von neuem Personal beschäftigt. Andere Begriffe für die Personalauswahl sind Recruiting, Personalrekrutierung und Personalgewinnung.

Die Personalbeschaffung lässt sich klassischerweise in einem Recruiting-Prozess abbilden.

Der Prozess beginnt mit dem Erstellen eines Anforderungsprofils und der Stellenausschreibung. Dabei wird geklärt, was der oder die neuen Mitarbeiter*in für Fähigkeiten haben muss. Auch muss überlegt werden, wie die Stellenausschreibung gestaltet werden muss, um die richtige Zielgruppe anzusprechen. Beispielsweise erreicht ein Unternehmen über das Internet eine andere Zielgruppe, als bei klassischen Anzeigen in der Zeitung.

Danach beginnt die eigentliche Kandidatensuche. Dabei handelt es sich um die Veröffentlichung der Stellenausschreibung in den gewählten Kanälen. Die Kandidatensuche kann auch über andere Wege geschehen. Beispielsweise können passende Bewerber auch durch die Empfehlung von aktuellen Mitarbeiter*innen ausgewählt werden. Aber dabei muss der/die Personaler*in immer darauf achten, den Bewerbungsprozess nicht durch persönliche Meinungen zu verfälschen.

Sobald eine gewisse Menge an Bewerbungen vorliegt, müssen die verschiedenen Bewerbungen verglichen und es muss eine Auswahl getroffen werden. Dazu eignet sich eine Scoringmethode.

Mit einer Scoringmethode in der Personalbeschaffung werden verschiedene qualitative Merkmale der Bewerber mit Zahlenwerten bewertet und es wird anschließend die Gruppe an Bewerbern in den nächsten Bewerbungsschritt eingeladen, welche den höchsten Scoringwert erzielt haben.

Willst Du mehr über die Scoringmethode erfahren, besuche den passenden Artikel auf StudySmarter!

Der nächste Schritt stellt schon das Anbieten der Stelle an die Bewerber dar und die anschließende Einstellung. In diesem Schritt wird der Arbeitsvertrag unterzeichnet und es werden verschiedene rechtliche Bedingungen geprüft. Rechtliche Bedingungen können beispielsweise bei minderjährigen Arbeiternehmer*innen der Jugendarbeitsschutz sein. Alternativ kann es auch das Schwerbehindertengesetz sein, welches vor der Einstellung von Schwerbehinderten überprüft werden soll.

Den Abschluss des Bewerbungsprozesses bildet die Integration der neuen Fachkraft in das Unternehmen. Dabei wird die neue Arbeitskraft von langjährigen Mitarbeiter*innen eingearbeitet. Weiterhin wird sie von ihrer Führungskraft durch das Unternehmen geführt und verschiedene wichtige Informationen, wie der zuständige Betriebsarzt, zusammen durchgegangen. Auch werden noch fehlende Schulungen nachgeholt, damit dem Beginn der neuen Karriere nichts mehr im Weg steht.

Personalbeschaffung Arten

Die Personalbeschaffung lässt sich anhand von verschiedenen Kriterien unterteilen.

Interne und Externe Personalbeschaffung

Eine Möglichkeit zur Untergliederung der Personalbeschaffung ist eine Unterteilung in eine interne und eine externe Personalbeschaffung.

Die interne Personalbeschaffung beschreibt die Rekrutierung von Mitarbeiter*innen aus dem eigenen Unternehmen. Dies kann durch eine Versetzung in eine andere Abteilung erfolgen oder durch eine Beförderung in der eigenen Abteilung.

Die externe Personalbeschaffung erfolgt außerhalb des eigenen Unternehmens. Dabei werden betriebsfremde Personen in die neuen Positionen eingelernt.

Ein Maschinenbauunternehmen sucht eine/n neue/n Schichtleiter*in. Bei der internen Personalbeschaffung würden bisherige Industriemechaniker*innen in die neue Position eingearbeitet werden. Alternativ kann extern eine Stellenausschreibung ausgeschrieben werden.

Aktive und Passive Personalbeschaffung

Die aktive und die passive Personalbeschaffung bilden eine weitere Untergliederung der externen Personalbeschaffung.

Die aktive Personalbeschaffung beschreibt die aktive Suche nach neuem Personal. Damit werden alle Tätigkeiten des Rekrutierungsprozesses aktiv vom Unternehmen aus angestoßen.

Bei der passiven Personalbeschaffung werden neue Mitarbeiter*innen durch Zufall gewonnen. Dies passiert, wenn Personen eine Initiativbewerbung von sich aus starten und sich auf eine nicht vorhandene Stelle bewerben. Passt die Person trotzdem perfekt in das Unternehmen, wird daraufhin eine neue Stelle für diese Person geschaffen.

Bei dem Maschinenbauunternehmen geht in einigen Monaten ein Kollege in Rente. Es wird aktiv eine Anzeige in eine lokale Zeitung gestellt, um einen Nachfolger zu finden.

Gleichzeitig kam eine neue Bewerbung an für eine Stelle in der Rechtsabteilung.

Die Stelle war nicht ausgeschrieben, aber die Bewerberin wäre eine Bereicherung für das Unternehmen. Deswegen wird eine neue Stelle für sie geschaffen. Dies ist eine passive Personalbeschaffung.

Qualitative und Quantitative Personalbeschaffung

Die quantitative und qualitative Personalbeschaffung bilden die Unterscheidung nach zwei verschiedenen Merkmalen in der Personalbeschaffung.

Bei der quantitativen Personalbeschaffung wird vor allem eine bestimmte Menge an Fachkräften gesucht.

Unser Unternehmen sucht bis nächsten Januar 30 neue Schreiner.

Bei der qualitativen Personalbeschaffung wird vor allem auf fachliche Merkmale geachtet.

Unser Unternehmen sucht bis nächsten Januar einen neuen Schreiner, welche besondere Erfahrungen im Bereich Küchenbau mit sich bringt.

In der Regel wird immer nach einer Mischung aus Qualität und Quantität gesucht, aber bei manchen Stellen ist es nur wichtig, dass die Stelle überhaupt besetzt ist und bei manche Stellen macht eine Ausschreibung nur bei den richtigen Qualifikation Sinn.

Stellen, bei welchen die Quantität wichtig ist, sind eher einfache Stellen. Etwa monotone Arbeiten am Band. Bei anspruchsvollen Stellen ist die Qualität der Fachkräfte relevanter.

  • Hier noch ein kurzer Überblick, über die verschiedenen Arten der Personalbeschaffung:
    • Interne und externe Personalbeschaffung
    • Aktive und passive Personalbeschaffung
    • Qualitative und quantitative Personalbeschaffung

Personalbeschaffung Möglichkeiten

Die Personalbeschaffung kann auf verschiedene Arten erfolgen. Wie zuvor schon beschrieben, lässt sich die Personalauswahl in eine externe und eine interne Variante untergliedern. Innerhalb dieser gibt es verschiedene Instrumente, um neues Personal zu gewinnen.

Möglichkeiten der internen Personalbeschaffung kann eine innerbetriebliche Stellenausschreibung sein. Diese kann durch eine Rundmail oder durch einen Aushang am Schwarzen Brett erfolgen. Mitarbeiter*innen können aber auch intern versetzt werden. Dies kann vertikal oder horizontal erfolgen.

Die horizontale Versetzung beschreibt die Versetzung in eine andere Abteilung und die vertikale Versetzung beschreibt den Aufstieg in eine höhere Position. Gibt es kurzfristig keine Möglichkeit neue Mitarbeiter*innen extern zu gewinnen, kann der Personalmangel durch Mehrarbeit ausgeglichen werden. Beispielsweise durch Überstunden.

Wir benötigen in unserem Unternehmen eine/n neue/n Verkaufsleiter*in. Befördern wir jemand aus der Abteilung, handelt es sich um eine vertikale Versetzung. Wird stattdessen der oder die Leiter*in einer anderen Abteilung als Verkaufsleiter*in eingesetzt, handelt es sich um eine horizontale Versetzung.

Die externe Personalbeschaffung bietet mehr verschiedene Möglichkeiten der Gewinnung neues Personals, als die interne Beschaffung. Ganz klassisch werden Stellenausschreibungen in den verschiedenen Medien gesucht. Diese können in Zeitungen gedruckt werden, auf der Firmenwebsite präsentiert oder auf sozialen Medien geteilt werden. Die Suche kann auch auf Veranstaltungen erfolgen. Beispiele dafür wären Messen, ein Tag der offenen Tür oder Informationstage in Schulen. Auch kann eine Suche bei der Agentur für Arbeit geschaltet werden. Diese durchsucht dann ihre Datenbanken nach passenden arbeitssuchenden Fachkräften.

Außerdem können auch externe Recruitingfirmen mit der Suche nach neuen Fachkräften beauftragt werden. Zur Überbrückung von kurzzeitigen Personalausfällen kann auch auf eine Zeitarbeitsfirma zurückgegriffen werden. Diese überlässt kurzzeitig passendes Personal, um den Personalmangel in der eigenen Firma zu kompensieren.

Personalbeschaffung – Personalauswahl

Die Personalauswahl bildet eine Aufgabe innerhalb der Personalbeschaffung. Dabei werden die eingegangenen Bewerbungen verglichen und schlussendlich die passenden Bewerber für das Unternehmen ausgewählt.

Die Personalauswahl bildet somit die zentrale Entscheidung im Personalbeschaffungsprozess.

Aufgaben der Personalauswahl

Die Hauptaufgabe der Personalauswahl ist es, den passenden Bewerber für das Unternehmen zu finden. In der Regel wird dazu eine Vorauswahl getroffen und dann eine Hauptauswahl.

Bei der Vorauswahl werden die schriftlichen oder digitalen Bewerbungsunterlagen überprüft und es werden unpassende Bewerber direkt aussortiert. Passende Bewerber kommen dann in die Hauptauswahl.

Bei der Hauptauswahl ist das bekannteste Mittel das klassische Bewerbungsgespräch. Dort treffen die Vertreter des Unternehmens den Bewerber persönlich. Die Vertreter des Unternehmens sind meistens die Abteilungsleiter der Abteilung, wo der Bewerber einmal arbeiten soll und jemand aus der Personalabteilung.

Zur Überprüfung der fachlichen Kompetenz wird im Auswahlprozess auch oft schon eine Vorführung ebendieser fachlichen Kompetenzen verlangt. Dies kann eine Vorstellung, bisheriger Projekte oder Arbeiten sein. Auch kann verlangt werden, dass ein Bewerbungstest geschrieben wird, in welchem die Kompetenzen überprüft werden. Alternativ kann auch das Vorführen der Arbeit, wie durch die Verfassung eines Probeartikels oder der Erstellung eines Werkstücks, von den Bewerbern verlangt werden.

Bei höheren Positionen wird oft ein Assessment-Center angewendet. Dabei handelt es sich um einen mehrtägigen Prozess. Dabei können verschiedene Tätigkeiten, wie die Durchführung von Präsentationen oder Bewältigung von kleinen Projekten im Team, durchgeführt werden.

Die Personalchefin einer Großbäckerei sucht neue Bäcker*innen.

Zuerst sortiert sie in der Vorauswahl die Bewerbungen. Die besten lädt sie zu einem Bewerbungsgespräch ein. Nach dem Bewerbungsgespräch erhält jede/r Bewerber*in die Möglichkeit, Backwaren als Vorführung ihrer Kompetenz abzugeben.

Kriterien der Personalauswahl

Die Personalauswahl wird mithilfe von verschiedenen Kriterien getroffen. Diese Kriterien werden mithilfe einer zuvor schon erwähnten Scoringmethode quantifiziert. Dadurch können die verschiedenen Bewerber besser miteinander verglichen werden.

  • Die zentralen Kriterien der Personalauswahl sind:
    • Formale Kriterien
    • Fachliche Kriterien
    • Soziale Kriterien
    • Persönliche Kriterien
    • Methodische Kriterien
    • Technische Kriterien

Die formalen Kriterien sind die theoretischen Grundlagen, welche sich durch ein Dokument belegen lassen. Dies können Schulabschlüsse, Zertifikate von Fortbildungen oder Fähigkeiten, welche in einem Arbeitszeugnis belegt werden, sein.

Die fachlichen Kriterien entsprechen dann realen Fähigkeiten. Dies können auch praktische Fertigkeiten sein, welche nicht durch eine Schul- oder Berufsabschluss nachgewiesen werden können. Beispielsweise wenn eine Person ein starkes technisches Verständnis hat, dieses aber nicht durch eine Ausbildung nachgewiesen wird.

Soziale Kriterien bezeichnen alles Zwischenmenschliche. Dies kann die Kommunikationsfähigkeit, der Umgang mit Vorgesetzten oder die allgemeine Teamfähigkeit sein.

Die persönlichen Kriterien sind individuelle Fähigkeiten, welcher jeder Bewerber persönlich mitbringt. Dies kann die individuelle Arbeitsweise, die Bereitschaft für Mehrarbeit oder persönliche Aufstiegsziele sein.

Bei den methodischen Kriterien wird die Arbeitsweise des Bewerbers noch weiter aufgespalten. Dazu zählt das individuelle Zeitmanagement, die allgemeine Arbeitsweise oder eine bessere Qualität der Arbeit sein.

Technische Kriterien beschreiben den Umgang mit Technologie. Dies kann zum einen der Umgang mit Computern, ein Führerschein zum Bedienen von Fahrzeugen oder die allgemeine Fähigkeit, mit bestimmten Maschinen umzugehen, sein.

Personalbeschaffung – Das Wichtigste

  • Die Personalbeschaffung bildet den Teil der Personalwirtschaft, welche sich mit

    Suche, Einstellung und Auswahl von neuem Personal beschäftigt.

  • Die Personalbeschaffung lässt sich intern und extern betreiben. Die externe Personalbeschaffung kann aktiv oder passiv sein. Die Suche selbst kann qualitativ oder quantitativ gestaltet werden.

  • Die Personalauswahl bildet eine Aufgabe innerhalb der Personalbeschaffung. Dabei werden

    die eingegangenen Bewerbungen verglichen und schlussendlich die passenden Bewerber für das Unternehmen ausgewählt.

  • Die Aufgaben in der Personalauswahl lassen sich in eine Vorauswahl und eine Hauptauswahl unterscheiden.

  • Kriterien in der Personalauswahl können sein:

    • Formale Kriterien

    • Fachliche Kriterien

    • Soziale Kriterien

    • Persönliche Kriterien

    • Methodische Kriterien

    • Technische Kriterien


Nachweise

  1. Wirtschaftslexikon.gabler.de. Personalbeschaffung. (20.05.2022)
  2. Bwl-lexikon.de. Personalbeschaffung. (20.05.2022)
  3. hire.workwise.io. Recruiting-Prozess: Definition, Phasen und Optimierung. (20.05.2022)
  4. Employer-branding-now.de. Personalbeschaffung - Employer Branding Wiki. (20.05.2022)
  5. Weka.ch. Personalbedarfsplanung: Qualitativ und quantitativ. (20.05.2022)
  6. Karrierebibel.de. Personalauswahl: Definition und Ablauf. (20.05.2022)
  7. H. Schedel (2014). Betriebswirtschaftslehre mit Rechnungswesen. FABI Trainer.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung kann intern oder extern erfolgen. Intern ist die Suche innerhalb des eigenen Unternehmens und extern ist die Suche außerhalb des eigenen Unternehmens.

Instrumente der Personalbeschaffung sind die Möglichkeiten, wie ein Unternehmen an neues Personal kommt. Die Instrumente der Personalbeschaffung sind vielfältig. Neues Personal kann innerhalb der eigenen Firma durch Mundpropaganda, durch einen Aushang am Schwarzen Brett oder per Mail gesucht werden. Außerhalb der eigenen Firma können Stellenausschreibungen geschaltet werden, Personal auf Messen rekrutiert oder es kann über die Arbeitsagentur Personal gesucht werden.

Zur Personalauswahl ist der Teil der Personalbeschaffung zu zählen, welcher sich mit der endgültigen Auswahl auseinandersetzt. Dies fängt von einer Vorauswahl durch die Überprüfung der Bewerbungsunterlagen an und geht bis zu der endgültigen Hauptauswahl, beispielsweise durch Vorstellungsgespräche.

Die zentralen Kriterien in der Personalauswahl sind:

- Formale Kriterien

- Fachliche Kriterien

- Soziale Kriterien

- Persönliche Kriterien

- Methodische Kriterien

- Technische Kriterien

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Frage

Was ist Kurzarbeit?

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Kurzarbeit ist eine Form der vorübergehenden Arbeitszeitverkürzung, die Unternehmen nutzen, um Kosten zu senken und Mitarbeiter zu halten. Dabei arbeitest du weniger und erhältst einen Teil deines Gehalts durch finanzielle Unterstützung vom Staat.

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Warum kann die Einführung von Kurzarbeit in Unternehmen in Zeiten einer Pandemie hilfreich sein?

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Kurzarbeit ermöglicht es Unternehmen, ihre Belegschaft in Krisenzeiten anzupassen, ohne Mitarbeiter entlassen zu müssen. Bei geschlossenen Geschäften wegen einer Pandemie, können Mitarbeiter weiterhin ein reduziertes Einkommen beziehen, anstatt entlassen zu werden.

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Was ist der Leistungssatz beim Kurzarbeitergeld?

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Der Leistungssatz ist der Prozentsatz deines fehlenden Nettolohns, den du durch das Kurzarbeitergeld ersetzt bekommst. In der aktuellen Pandemie beträgt der Leistungssatz mindestens 60% und kann bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen auf 67% erhöht werden.

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Was ist der Progressionsvorbehalt beim Kurzarbeitergeld?

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Der Progressionsvorbehalt besagt, dass bestimmte Einkünfte, darunter auch das Kurzarbeitergeld, zwar steuerfrei sind, aber den Steuersatz für das übrige Einkommen erhöhen können.

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Was passiert mit deinem Lohn, wenn du während der Kurzarbeit Urlaub nimmst?

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Während des Urlaubs erhältst du den vollen Lohn. Der Anspruch bleibt bestehen, auch wenn dein Arbeitgeber in deiner Abwesenheit Kurzarbeit anmeldet.

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Wie kann die Dauer von Kurzarbeit verlängert werden?

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Die Verlängerung von Kurzarbeit muss von deinem Arbeitgeber bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden und erfordert die Zustimmung des Betriebsrats. Der Antrag sollte vor Ablauf des bisherigen Bewilligungszeitraums gestellt werden und es müssen triftige Gründe für den anhaltenden Arbeitsausfall vorliegen.

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Was sind die betrieblichen und persönlichen Voraussetzungen für die Beantragung von Kurzarbeit?

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Betriebliche Voraussetzungen beinhalten: Mindestens ein Arbeitnehmer muss im Betrieb angestellt sein, der Arbeitsausfall muss mindestens 10% der Arbeitnehmer betreffen und auf wirtschaftlichen Gründen oder unabwendbaren Ereignissen beruhen. Persönliche Voraussetzungen: Dauerhaftes Arbeitsverhältnis und kein ausgesprochenes Kündigungs- oder Auflösungsverhältnis.

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Was passiert, wenn du während der Kurzarbeit krank wirst?

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Zunächst erhältst du weiterhin dein Kurzarbeitergeld. Nach Ablauf der sechswöchigen Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber tritt die Krankenkasse in Leistung und zahlt Krankengeld, welches sich nach dem tatsächlich während der Kurzarbeit erzielten Arbeitseinkommen bemisst.

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Wie wirkt sich ein Minijob auf das Kurzarbeitergeld aus, wenn du diesen während der Kurzarbeit aufnimmst?

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Ein Minijob, der während der Kurzarbeit aufgenommen wird, wirkt sich auf die Höhe deines Kurzarbeitergeldes aus. Das daraus erzielte Arbeitseinkommen kann dazu führen, dass dein Kurzarbeitergeld gekürzt oder gar nicht mehr gezahlt wird.

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Können Überstunden während der Kurzarbeit dein Kurzarbeitergeld beeinflussen?

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Ja, wenn du Überstunden während der Kurzarbeit leistest, können diese auf das Kurzarbeitergeld angerechnet werden. Die Anrechnung von Überstunden kann dazu führen, dass das Kurzarbeitergeld gekürzt oder sogar ganz eingestellt wird.

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