Aufbau und Ablauforganisation

Aufbau- und Ablauforganisation, das sind Begriffe, die Du wahrscheinlich nur durch Deine Ausbildung kennengelernt hast. Jedoch sind sie essenziell, wenn es um Organisation und Prozessmanagement geht. Das betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern kann auch im Kleinen angewendet werden: nämlich auch auf Dich und auf Deinen Alltag. In dieser Erklärung geht es darum, was die Aufbau- und Ablauforganisation überhaupt ist und wie diese die Organisation in Unternehmen verbessern kann.

Aufbau und Ablauforganisation: Definition einfach erklärt

Aufbau- und Ablauforganisation hören sich zwar ähnlich an, jedoch definieren diese Begriffe zwei unterschiedliche Dinge.

Bei der Ablauforganisation verrät Dir der Name auch schon, um was es geht, nämlich um den Ablauf. Das kann ein Ablauf innerhalb der Produktion im Unternehmen sein oder aber der Ablauf des Meetings.

Aufbauorganisation

Es gibt natürlich noch viel mehr Bereiche im Unternehmen, die organisiert werden müssen. Wenn alle Bereiche bearbeitet und geordnet wurden, entsteht eine Struktur, die alle Abteilungen und Zusammenhänge abbildet. In der Aufbauorganisation wird hierarchisch, also “von oben nach unten“, strukturiert. So ist bei einer Unternehmensstruktur der Unternehmensführer an der Spitze, danach kommen die Teamleiter usw.

Bei der Festlegung der Aufbauorganisation stehen folgende Fragen im Fokus:

• Wie setzten sich die Abteilungen zusammen?

• Wer ist zuständig bzw. trägt die Verantwortung?

• Wer hat welche Position bzw. Aufgabe?

Arten der Aufbauorganisation

• Funktionale Aufbauorganisation
• Divisionale Aufbauorganisation
• Matrixorganisation

Die erste Form ist die funktionale Aufbauorganisation. Diese Art der Aufbauorganisation bietet sich für kleinere bis mittlere Unternehmen, die schon eine übersichtliche Struktur im Unternehmen haben, an. Bei der funktionalen Aufbauorganisation wird das Unternehmen in verschiedene Funktionsbereiche unterteilt. Deswegen auch der Name "funktional". Eine mögliche Aufteilung ist zum Beispiel: Produktion, Marketing und Einkauf.

Die zweite Form ist die divisionale Aufbauorganisation. Diese Art der Aufbauorganisation wird vor allem von größeren oder internationalen Konzernen benutzt. Bei dieser Methode wird nach "Divisionen" strukturiert, also beispielsweise in Geschäftsbereiche oder Sparten innerhalb des Unternehmens.

Ein international agierendes Unternehmen kann etwa die Geschäftsbereiche nach den verschiedenen Ländern und Regionen organisieren. Die Division wäre dann in diesem Beispiel "Länder und Regionen“"

Die dritte Form ist die Matrixorganisation. Diese Art der Aufbauorganisation ist eine Kombination aus der divisionalen und der funktionalen Aufbauorganisation. Hierbei wird also nach dem Funktionsbereich und nach der Division organisiert. Die Matrixorganisation deckt somit alle wichtigen Bereiche ab und bietet eine umfassendere Aufbaustruktur des Unternehmens.

Ablauforganisation

Bei der Ablauforganisation werden die Prozesse und Arbeitsabläufe strukturiert. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter eingebunden werden und die Prozesse effizient und flexibel bleiben. Nur durch ständiges Feedback der Mitarbeiter kann der Ablauf perfektioniert werden.

Heute wird der Begriff Ablauforganisation kaum noch genutzt. Moderne Begriffe wie Prozessmanagement oder Workflow Management werden zunehmend benutzt und lösen den veralteten Begriff ab. Dennoch ist immer das Gleiche gemeint.

Die Ablauforganisation baut auf den Ergebnissen der Aufbauorganisation auf, demnach muss also zuerst der Aufbau und dann der Ablauf festgelegt werden.

Ziele der Ablauforganisation

Die Ablauforganisation verfolgt mehrere Ziele:

• Die bereits existierenden Kapazitäten im Unternehmen sollen optimal genutzt werden

• Die Bearbeitungszeit sollte im Optimalfall minimiert werden

• Die Bearbeitungskosten und die Durchlaufkosten sollen ebenfalls minimiert werden

• Arbeitsplätze und Prozesse angenehm gestalten, gute Arbeitsbedingungen schaffen

• Kurze Durchlaufzeiten in der Produktion

• Hohe wirtschaftliche Auslastung, das heißt, dass eine möglichst hohe Stückzahl produziert werden soll

Viele dieser Ziele sind widersprüchlich und gegensätzlich. Es ist nahezu unmöglich eine Produktion zu starten, die eine kurze Durchlaufzeit mit minimalen Kosten hat und dazu auch noch super viel produziert! Selbst bei einem guten Management sind die Ziele nicht alle gleichzeitig zu erreichen.

Aufgaben der Ablauforganisation

Die Hauptaufgabe der Ablauforganisation ist die Strukturierung und Gestaltung der Arbeitsabläufe. Dabei werden vier Faktoren beachtet: Arbeitsinhalt, Zeit, Raum und Arbeitszuordnung.

1. Arbeitszeit

Dieser Schritt baut auf der Organisation der Arbeitsinhalte auf. Hier wird die Reihenfolge der einzelnen Aufgaben im Detail festgelegt. Darauf aufbauend wird jedem Arbeitsschritt eine Dauer festgelegt. Beispielsweise wird für das Annähen der Knöpfe auf dem Shirt 10 Minuten gebraucht. Außerdem werden noch Anfangs- und Endzeitpunkte festgelegt, um den Liefertermin zum Kunden einzuhalten.

2. Arbeitsobjekte

Hier wird einmal in Arbeitsobjekte und die Art der Verrichtung unterschieden. Bei Arbeitsobjekten kann es sich beispielsweise um Textilien oder Möbelstücke handeln. Die Art der Verrichtung wäre bei Textilien dann nähen oder zusammenkleben. Bei dem ersten Punkt wird also erst mal ganz grundlegend definiert, welche Arbeit mit welchen Objekten verrichtet wird.

3. Arbeitszurodnung

Bei der Arbeitszuordnung wird zwischen der Einzelzuordnung und der Gruppenzuordnung unterschieden. Bei der Einzelzuordnung wird eine Aufgabe einer einzelnen Person zugeordnet. In der Textilproduktion näht immer nur ein Mitarbeiter die Knöpfe an und der andere Mitarbeiter kontrolliert beispielsweise die Nähte.

Hingegen wird bei der Gruppenzuordnung eine Aufgabe einer Gruppe übertragen. Innerhalb der Gruppe wird dann entschieden, wer welche Aufgaben übernimmt. Bei komplexeren Aufgabenfeldern mit hoher Verantwortung wird meistens die Gruppenzuordnung angewandt.

4. Arbeitsraum

Die Ablauforganisation muss die Arbeitsräume und Arbeitswege möglichst effizient und simpel gestalten, um eine hohe Wirtschaftlichkeit zu erreichen. Arbeitsplätze und Wege müssen zum Arbeitsablauf passen. Die Mitarbeiter sollen nicht während des Produktionsprozesses in das Lager laufen müssen, um neue Materialien zu besorgen. Der Materialfluss muss beispielsweise durch ständige Lieferungen zur Produktionshalle abgedeckt sein.

Die Abläufe müssen so koordiniert werden, dass es zu einer minimalen Durchlaufzeit und kurzen Transportwegen kommt. So können die Mitarbeiter effizienter und schneller produzieren bzw. ihre Arbeit verrichten.

Unterschied Aufbau und Ablauforganisation

Aufbau und Ablauforganisation hört sich schon ziemlich ähnlich an, jedoch verfolgen die zwei Organisationsformen andere Ziele. Um Dir noch mal den Unterschied zwischen Aufbau und Ablauforganisation zu verdeutlichen, findest Du in der nachstehenden Tabelle alle Unterschiede auf einen Blick!

Bei der Ablauforganisation wird der Fokus auf die vier Faktoren gelegt. Also der räumliche und zeitliche Faktor sowie der Arbeitsinhalt und die Mitarbeiterzuordnung. Auf der Basis dieser vier Faktoren wird die Ablauforganisation strukturiert. Bei der Aufbauorganisation wird bei der funktionalen Form in die Aufgabenfelder bzw. Bereiche unterteilt. Wie oben schon erläutert, können die Bereiche wie Produktion oder auch Marketing sein. Bei der divisionalen Aufbauorganisation können verschiedene "Divisionen" festgelegt werden. Wie Länder und Regionen.

Zusammenhang Aufbau und Ablauforganisation

Die Aufbau- und Ablauforganisation darf nicht getrennt voneinander betrachtet werden. Die beiden Organisationsformen stehen in einer wechselseitigen Abhängigkeit zueinander. In der Praxis wird die Organisation von Ablauf und Aufbau meistens gleichzeitig bzw. synchron durchgeführt. Hier gibt es keine strengen Vorgaben oder nur einen richtigen Weg. In vielen Unternehmen, die viele Bereiche und Mitarbeiter haben, bietet es sich an, als Erstes die Aufbauorganisation zu erstellen. Schließlich ist es essenziell zu wissen, welche Bereiche es gibt, um dann dafür einen Arbeitsprozess zu entwerfen. Nachdem die Ablauforganisation fertig geplant wird, muss die Aufbauorganisation oft noch mal überarbeitet werden. Anpassungen sind in diesem Bereich normal und üblich. Ändert sich beim Aufbau die Struktur, muss selbstverständlich auch der Ablauf angepasst werden.

Aufbau und Ablauforganisation Beispiele

In der nachstehenden Abbildung kannst Du die Struktur der Ablauforganisation für Julias Unternehmen sehen.

Abb. 2: Beispiel Ablauforganisation

Julia hat nun die Aufbau- und Ablauforganisation erstellt und stellt die neue Struktur bzw. Organisation vor. Sie möchte diese Prozesse in einem Probemonat testen. Ihre Mitarbeiter geben ihr dann mithilfe von einem anonymen Evaluationsbogen Feedback oder Anregungen zur neuen Struktur. Falls dies nötig ist, müssen beide Strukturen noch angepasst und verbessert werden.