Organisationsformen

Organisationsformen einfach erklärt

Im Allgemeinen haben Organisationsformen den Vorteil, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu verkürzen: Da in der Regel alle Mitarbeiter*innen eines Unternehmens wissen, an wen sie berichten oder wem sie Weisungen erteilen und wie Prozesse Schritt für Schritt ablaufen, stellt sich mit der Zeit eine Routine ein. Ein Nachteil von festen Organisationsformen ist jedoch, dass sich die Bedürfnisse des Markts heute schnell wandeln können und eine Änderung der Organisation mit viel Aufwand und Ressourcen verbunden ist. Im Folgenden lernst Du, welche Funktion und Stellenwert die Organisationsform im Unternehmen hat.

Organisationsformen: Definition, Funktion und Bedeutung im Unternehmen

Die Organisationsform eines Unternehmens beeinflusst und charakterisiert die gesamte Struktur und die Projektabläufe. Sie entscheidet maßgeblich darüber, wie das Unternehmen aufgebaut ist, welche hierarchischen Strukturen vorherrschen und wie einzelne Unternehmensbereiche in- und untereinander gegliedert sind. Zudem hat sie einen erheblichen Einfluss darauf, wie schnell auf Kundenanfragen reagiert werden kann und welche Kosten dabei entstehen. Daher ist es besonders bei Unternehmensgründung ratsam, die Organisationsform in Abhängigkeit der angestrebten Ziele und der Größe des Unternehmens sinnvoll auszuwählen.

Weil die Wahl der Organisationsform von verschiedenen Faktoren abhängig ist wie der Unternehmensgröße, dem Leistungsspektrum oder eingesetzten Technologien, ist nicht jede Organisationsform gleichermaßen für ein Unternehmen geeignet. So ist etwa eine Organisationsform, die das Unternehmen in Bereiche oder Funktionen aufteilt, übersichtlich, jedoch können dabei Marktbedürfnisse oder Produkte schnell aus den Augen verloren werden.

Zwar kann eine Organisationsform prinzipiell zu jedem Zeitpunkt angepasst oder verändert werden, je nach Größe des Unternehmens und Auftragslast ist dies jedoch mit großem Aufwand verbunden, besonders wenn Abläufe und Prozesse schon routiniert gefestigt sind. Unternehmen sollten also eine sorgfältige Entscheidung treffen, wie ihr Unternehmen und damit auch ihre Prozesse strukturiert werden sollen. Um eine geeignete Aufbauorganisation zu finden, ist es sinnvoll, die gängigsten Organisationsformen mit ihren Vor- und Nachteilen genauer zu betrachten.

Betriebliche Organisationsformen – Unternehmen

So vielfältig wie die verschiedenen Unternehmen sind, so vielfältig sind auch die eingesetzten Organisationsformen. Je nach Branche gibt es bestimmte Formen, die für einige Unternehmen besser geeignet sind als für andere. Generell wird in der Regel zwischen Ablauf- und Aufbauorganisationen unterschieden. In diesem Artikel werden Dir die gängigsten Organisationsformen vorgestellt, die im Laufe der Zeit Grundlage für weitere Formen geworden sind.

Organisationsformen – Ablauforganisation

Wie der Name bereits andeuten lässt, fokussiert sich die Ablauforganisation (auch oft als Prozess- oder Workflow-Management bezeichnet) auf Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Sie stellt dar, in welcher Reihenfolge die Arbeitsschritte ausgeführt werden müssen und ordnen Rahmenbedingungen wie Zeit, Ort und Personen zu. Damit wird aufgezeigt, wie die einzelnen Stellen konkret zusammenarbeiten.

Durch Ablauforganisation sollen insbesondere Prozesse, die regelmäßig stattfinden, modelliert, standardisiert und automatisiert werden. Dadurch, dass diese Prozesse immer wieder in derselben Art und Weise ablaufen, ist das Team irgendwann so mit den Arbeitsschritten vertraut, dass diese automatisch abgearbeitet werden. Dadurch werden Zeit und Kosten gespart und Fehler reduziert.

Organisationsformen – Aufbauorganisation

Eine weitere Form von Organisationsformen ist die Aufbauorganisation. Diese sollte jedoch nicht als Alternative zur Ablauforganisation, sondern als Ergänzung betrachtet werden. Wobei bei der Ablauforganisation beschrieben wird, wie Prozesse ablaufen, hält die Aufbauorganisation die Verantwortlichkeiten und Beziehungen der beteiligten Mitarbeiter*innen untereinander fest. Sie klärt, welche Abteilungen oder Personen welche Aufgaben ausführen und wer Entscheidungen trifft sowie wer weisungsbefugt ist und wer an wen berichtet. Grafisch werden Aufbauorganisationen in sogenannten Organigrammen dargestellt.

Bei den Aufbauorganisationen wird in der Betriebswirtschaftslehre zwischen funktionalen, divisionalen und Matrixaufbauorganisationen unterschieden, welche Dir nun genauer erklärt werden.

Funktionale Aufbauorganisation

Bei der funktionalen Aufbauorganisation ist das Unternehmen nach Funktionsbereichen, etwa Marketing, IT, Vertrieb, Finanzen oder Produktion unterteilt. Alle Bereiche sind dabei für ihre jeweiligen Abteilungen verantwortlich. Die funktionale Aufbauorganisation ist die am häufigsten verwendete Form, da sie sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen mit geringerem Sortiment gut eignet.

Divisionale Aufbauorganisation

Bei der divisionalen Aufbauorganisation steht die Unternehmensleitung an oberster Stelle, gefolgt von einer zweiten Hierarchieebene, die in Gruppen, etwa Regionen oder Produktkategorien, eingeteilt ist. Diese Einteilung in Bereiche, welche auch Divisionen oder Sparten genannt werden, fasst das gesamte operative Geschäft und sonstige anfallenden Tätigkeiten von Produktdesign bis Marketing und Vertrieb für diesen Bereich zusammen. Daher wird diese Organisationsform auch Geschäftsbereich- oder Spartenorganisation genannt.

Matrixaufbauorganisation

In der Matrixaufbauorganisation werden nun die funktionale und die divisionale Aufbauorganisation kombiniert: Alle Stellen werden dabei sowohl einer Sparte, genauer gesagt einem Geschäftsbereich als auch einem Funktionsbereich zugeordnet. Dies soll insbesondere die Zusammenarbeit und den Kommunikationsfluss begünstigen.

Neue Organisationsformen in Unternehmen

In der heutigen Zeit stehen Unternehmen vor großen Herausforderungen: das Marktumfeld wird komplexer und Wettbewerbs-gesteuerter als je zuvor, die Digitalisierung stellt neue Spielregeln auf und schnellere Veränderungszyklen stehen an der Tagesordnung. Dies macht deutlich, dass Unternehmen sich auch in ihrer Organisation an die neuen Umstände anpassen müssen.

Der digitale Wandel eröffnet Unternehmen große Wachstumsperspektiven, jedoch lassen sich Veränderungen auf dem Markt schwer vorhersagen. Drei Aspekte werden dabei immer wichtiger:

Zum einen haben Kunden eine stärkere Machtposition, da die Anzahl an Anbietern so groß ist wie nie und Informationen schneller verfügbar sind. Ebenso haben Mitarbeiter*innen heute andere Erwartungen an ihren Arbeitgeber, besonders hinsichtlich Flexibilität, Eigenverantwortung und Selbstbestimmung. Zuletzt sind auch disruptive Technologien, also solche, die bestehende nichtig machen, ein großer Einflussfaktor auf Unternehmen und Geschäftsmodelle, der neue Strukturen fordert. Dementsprechend müssen sich Unternehmen hinsichtlich ihrer Organisation diesen Herausforderungen stellen.

Die anpassungsfähigste Methode, das sogenannte agile Organisationsmodell, wird Dir nun genauer vorgestellt.

Agile Organisationsformen

Bei der agilen Organisationsform oder Netzwerkorganisation steht die maximale Vernetzung aller am Unternehmen Beteiligten – Mitarbeiter*innen, Kund*innen, Partner*innen – im Vordergrund. Anders als bei zuvor beschriebenen Modellen gibt es hier kaum feste, etablierte Strukturen und die Arbeitsprozesse zeichnen sich durch eine hohe Dynamik und Anpassungsfähigkeit aus. Die hierarchische Organisation ist dabei – wie eingangs angedeutet – flach und horizontal ausgerichtet. Dies bedeutet, dass nun nicht mehr Geschäftsführer an der Spitze des Unternehmens stehen, sondern die Kund*innen.

Das Arbeiten innerhalb des Unternehmens ist meist in Teams organisiert, welche sich selbst organisieren. Die Team-Leads werden in der Regel kompetenzbasiert besetzt und auch andere Rollen werden entsprechend den Anforderungen auf dieser Basis aus der Situation heraus bestimmt. Dies ermöglicht es, auch kurzfristig auf spontane Änderungen reagieren zu können, da jedes Teammitglied um seine/ihre Fähigkeiten Bescheid weiß.

Ebenso ist die Kundenorientierung der rote Faden, an dem sich alle Handlungen orientieren. Durch schnelleres Kundenfeedback, etwa durch Social Media, welches ein Produkt oder eine Dienstleistung theoretisch über Nacht in Verruf bringen kann, wird primär daran gearbeitet, alle Kundenwünsche zu berücksichtigen. Absatz- und umsatzorientierte Ziele sind zwar weiterhin im Unternehmen relevant und wegweisend, jedoch basiert deren Erreichung heute so sehr auf Kundenzufriedenheit wie nie zuvor. Deshalb ist dies die Grundlage für jegliche Entscheidungen im Unternehmen, was eigenverantwortliches und selbstorganisiertes Arbeiten fördert.

Moderne Organisationsformen – Ein Beispiel

Da agile Organisationsformen dynamisch sind – daher agil, also beweglich – gibt es keine Vorlage oder Vorgabe, wie diese strukturiert oder organisiert sein müssen.

Das Unternehmen ist in Teams organisiert. Diese sind nicht fest, sondern können abhängig vom Projekt oder auch dem Produkt, an dem sie gerade arbeiten, variieren und sich verändern. Somit kommt es zur Neumischung und Veränderung im Team. In jedem Team gibt es ein Team-Lead, der das Team leitet, die Richtung vorgibt und sicherstellt, dass ein Ziel effizient verfolgt wird. Jedoch arbeiten die einzelnen Teammitglieder selbstständig und eigeninitiativ. Dies kann unter Umständen auch bedeuten, dass sich die Teammitglieder nicht ständig im Büro treffen oder gar auf demselben Kontinent befinden – durch moderne Lösungen wie cloudbasierte Dienste und Onlinemeetings gibt das den Mitarbeiter*innen maximale Flexibilität.

Die Teams stehen ebenso in engem Austausch mit anderen Teams, aber auch anderen Stakeholdern wie Kund*innen oder Lieferanten. In der agilen Arbeitsweise wird dies nicht mehr zentral gesteuert, da alle Mitarbeiter*innen miteinander vernetzt sind. Die Rolle der Geschäftsführer*innen ist dabei unterschiedlich: Mal arbeiten sie aktiv in Teams mit, mal erledigen sie administrative Aufgaben. Die meisten modernen Unternehmen setzen es sich als Ziel, den Austausch von Mitarbeiter*innen innerhalb eines Unternehmens zu fördern und diese Mitarbeiter*innen besitzen größere Mitspracherechte in der Gestaltung vom Arbeitsalltag.

Wie Du siehst, unterscheidet sich die heutige Arbeitsweise stark von älteren Formen, die oft sehr starr und Hierarchie-gesteuert sind. Es wird zunehmend versucht, den Arbeitsplatz für Arbeitnehmer*innen so angenehm wie möglich zu gestalten, um die Work-Life-Balance zu fördern. Dazu gehören auch die flachen Hierarchien: Wer sich weniger von Vorgesetzten kontrolliert fühlt, arbeitet selbstständiger und kann damit seinen Arbeitsalltag so gestalten, dass er den individuellen Anforderungen entspricht.