Funktionale Organisation

Um effizient funktionieren zu können, benötigt jedes Unternehmen Ordnung: Es muss klar ersichtlich sein, an wen die Mitarbeiter berichten und für welche Aufgaben sie zuständig sind, um sich bestmöglich entfalten zu können. Zu diesem Zweck gibt es bestimmte Organisationsformen, die je nach Unternehmen besser oder schlechter geeignet sind. Eine davon ist die sogenannte funktionale Organisation.

In dieser Erklärung lernst Du, was die funktionale Organisation ist und wie sie in einem Organigramm dargestellt aussieht. Außerdem erfährst Du, welche Vor- und Nachteile eine funktionale Organisationsweise mit sich bringt und welche Unterschiede sich hierbei zwischen dem Einlinien- und Mehrliniensystem ergeben.

Funktionale Organisation einfach erklärt

Um später das Organigramm und die Beispiele der funktionalen Organisation besser nachvollziehen zu können, wird Dir der Begriff zunächst definiert und einige seiner Vor- und Nachteile vorgestellt.

Funktionale Organisation Definition

Die funktionale Organisation bildet somit das Gegenstück zur Spartenorganisation, welche das Unternehmen in verschiedene Bereiche, sogenannte Sparten, unterteilt. Diese können etwa bestimmte Märkte, Produktkategorien oder geografische Regionen umfassen.

Die Unternehmensbereiche, welche in der funktionalen Organisation abgebildet werden, richten sich nach den Funktionen, die sie erfüllen. Diese können etwa sein:

• Produktion
• Einkauf
• Logistik
• Personal
• Marketing
• Finanzen

Wie diese Strukturierung nach Funktionen konkret aussieht, wird in einem Organigramm abgebildet, wie Dir im folgenden Abschnitt gezeigt wird.

Funktionale Organisation Organigramm

Organigramme werden häufig eingesetzt, um die Struktur innerhalb eines Unternehmens visuell darzustellen und abzubilden. Hier findest Du ein Beispiel, wie dies für ein Unternehmen mit einer funktionalen Organisationsstruktur aussehen kann: Der Unternehmensleitung unterstellt sind die verschiedenen Bereiche, in die das Unternehmen unterteilt ist, in diesem Fall Produktion, Marketing, Personal, Finanzen, Vertrieb und Logistik. Da diese Bereiche je nach Unternehmensgröße sehr groß ausfallen können, ist es sinnvoll, diese nochmals in ihre Unterfunktionen zu unterteilen. In der Abbildung wurde dafür beispielhaft der Unternehmensbereich Marketing gewählt, welcher in seine Funktionen Social Media, Print und Events unterteilt wurde.

Diese detaillierte Unterteilung kann bei Bedarf für alle Bereiche fortgeführt werden. Gerade bei Weltkonzernen ist es nicht unüblich, dass die funktionale Organisation sogar drei oder mehrere Ebenen hat, um die Teams im Unternehmen bestmöglich abzubilden.

Abb. 1: Organigramm einer funktionalen Organisation.

Organigramme erfüllen dabei unterschiedliche Funktionen. Zum einen werden sie häufig intern genutzt, etwa um neuen Mitarbeitern das Unternehmen vorzustellen und die Arbeitsprozesse besser zu erklären. Auch zur Prozessbildung, gerade bei Unternehmensgründungen oder Umstrukturierungen kann ein Organigramm ein wertvolles Planungstool sein, um Abläufe besser zu planen. Extern wird es insbesondere für Stakeholder wie Investoren, Banken oder Partner eingesetzt, um auch ihnen das Unternehmen besser näherbringen und Zusammenhänge besser darstellen zu können.

Funktionale Organisation Beispiel

Damit Du Dir das bereits Gelernte besser vorstellen kannst, findest Du hier ein Beispiel eines Unternehmens bei seiner Gründung:

Funktionale Organisation im Unternehmen

Doch wie sieht eine solche funktionale Organisation in der Praxis im Unternehmen aus und wann sollten Unternehmen sich für diese Organisationsform entscheiden? Im Folgenden erfährst Du, welche Vor- und Nachteile die funktionale Organisation mit sich bringt, sowie was dies mit dem sogenannten Ein- oder Mehrliniensystem zu tun hat.

Weshalb sollten sich Unternehmen für die funktionale Organisation entscheiden und welche Vorteile bringt sie mit sich? Der größte Vorteil der funktionalen Organisation liegt darin, dass die Zuständigkeiten der Aufgaben klar getrennt sind. Je nachdem, in welchen Bereich die Aufgabe fällt, gibt es dazu stets eine/n Verantwortliche*n, dem/der diese Aufgabe klar zugewiesen wird. Dies wirkt sich positiv auf die Effizienz des Teams aus, da klar geregelt und ersichtlich ist, an wen sich spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten wenden.

Daraus ergibt sich auch, dass die Mitarbeiter*innen die Möglichkeit haben, sich auf ein Aufgabengebiet zu spezialisieren. Wie bereits in Abbildung 1 ersichtlich ist, sind die Unternehmensbereiche nicht nur nach Funktion unterteilt, sondern können, je nach Unternehmensgröße, noch weiter spezialisiert werden, wie dies im Beispiel im Marketing der Fall ist. Somit kann jede/r Mitarbeiter*in seine/ihre Fähigkeiten in einem bestimmten Bereich ausbauen und dort zum Experten werden. Diese Fachkompetenz ermöglicht es dem Unternehmen, sich damit auf dem Markt zu positionieren.

Durch die klare Aufgabentrennung verkürzen sich auch die Kommunikationswege in den Abteilungen, da jederzeit bekannt ist, wer für welchen Arbeitsschritt oder welches Thema verantwortlich ist. Als Ergebnis wird hier ebenso Zeit und langfristig auch Geld gespart, da die Arbeitsprozesse hocheffizient ablaufen.

Somit wird deutlich, dass die funktionale Organisation einen hohen Mehrwert für das Unternehmen schaffen kann und dabei unterstützt, Arbeitsprozesse möglichst effizient zu organisieren. Insbesondere der Aspekt der Zeiteinsparungen und die damit verbundene Kosteneffizienz sind für das Unternehmen besonders wertvoll und sprechen für die funktionale Organisation.

Funktionale Organisation Nachteile

Allerdings weist die funktionale Organisation auch gewisse Nachteile auf, welche vom Unternehmen vor der Wahl einer Organisationsform in Betracht gezogen und in die Entscheidung einbezogen werden müssen.

Ein Nachteil kann sich dadurch ergeben, dass die Funktionen so klar voneinander abgetrennt sind. Dies kann dazu führen, dass die Abteilungen sich sehr auf ihren Tätigkeitsbereich fokussieren, dass die weiteren Unternehmensbereiche vernachlässigt werden. Die Mitarbeiter*innen der Abteilung Produktion sind dabei beispielsweise gar nicht im Bilde, wie das Produkt später vermarktet und vertrieben wird und vernachlässigen diese Aspekte in der Produktion, was zu späteren Korrekturen führen kann. Somit ist ein hohes Maß an Koordination zwischen den einzelnen Funktionen notwendig.

Diese Koordinationsarbeit bleibt nicht selten an der Unternehmensleitung hängen, wodurch sie schnell überlastet wird. Sie ist damit nicht mehr oder nur noch eingeschränkt in der Lage, ihre eigenen Aufgaben zu erledigen, worunter letztlich das gesamte Unternehmen leidet. Anders als innerhalb der Abteilungen sind die Kommunikationswege zwischen den Abteilungen lang und Zuständigkeiten sind nicht immer bekannt.

Die etablierte Trennung zwischen Abteilungen macht es fernen auch schwieriger, Veränderungen in der Unternehmensstruktur vorzunehmen. Es lässt sich also sagen, dass die funktionale Organisation nur wenig flexibel ist und Umstrukturierungen mit einem hohen Aufwand verbunden ist.

Hier findest Du die Vor- und Nachteile der funktionalen Organisation noch einmal zusammengefasst:

Funktionale Organisation Einliniensystem und Mehrliniensystem

Was hat das Ganze nun mit dem Einlinien- und Mehrliniensystem zu tun? In der Regel sind die meisten Unternehmen, die nach einer funktionalen Organisation gegliedert sind, nach dem Einliniensystem aufgebaut. Dies bedeutet, dass jede Position, egal in welcher Abteilung des Unternehmens, genau einer anderen Stelle untergeordnet ist. Das heißt jede/r Mitarbeiter*in hat genau eine/n Vorgesetzte*n, der/die wiederum selbst eine/n Vorgesetzte*n hat und so weiter. Somit ist jedem/jeder Mitarbeiter*in klar, an wen er oder sie berichtet.

Beim Mehrliniensystem hat jede/r Mitarbeiter*in jedoch mehr als eine/n Vorgesetzte*n, so wie es beispielsweise bei der Sparten- oder Matrixorganisation üblich ist. Dies ist bei der funktionalen Organisation jedoch in dieser Form nicht anwendbar, da sonst keine funktionale Organisation mehr besteht. Weshalb das so ist, wird im folgenden Beispiel deutlich: