Der schriftliche Verkehr gehört zu den wichtigsten Aspekten im Unternehmensaustausch. Ob Erstkontaktaufnahme, Auftragsbestätigung, Bestellungsabwicklung oder Ähnliches – ein höflicher und professioneller Ton spiegelt die Werte der Firma wider.
Englisch als Lingua Franca gehört zu den dominierenden Brückensprachen und wird in der geschäftlichen Korrespondenz weltweit eingesetzt. In der Regel werden hierbei die gleichen Normen zum Verfassen eines Geschäftsbriefs bezüglich Aufbau, Anrede und Abschluss eingehalten, sowie bestimmte Phrasen genutzt.
Geschäftsbrief Englisch – Aufbau
Geschäftsbriefe sind in der Regel immer ähnlich gestaltet. Sie bestehen aus:
- Briefkopf
- Empfängeranschrift
- Betreff
- Datum
- Anrede
- Briefinhalt
- Einleitungssatz
- Hauptteil
- Schlusssatz
- Abschluss / Verabschiedung
- Unterschrift der absendenden Person
- Name und Position der absendenden Person
- Auflistung des Anhangs (bei Bedarf)
Geschäftsbrief Englisch – Der Briefkopf
Der Briefkopf ist nicht an einem festgelegten Layout gebunden. Die meisten Unternehmen verwenden speziell gestaltete und vorgedruckte Briefpapiere für ihre Post, die das Logo der Firma abbilden.
Geschäftsbrief Englisch – Die Empfängeranschrift
Hier wird die vollständige Postanschrift der Empfängerin oder des Empfängers angegeben. Wenn Dein geschäftlicher Brief an eine spezifische Person – und nicht allgemein an das Unternehmen – gehen sollte, solltest Du vor allem bei weiblich gelesenen Personen auf die richtige Betitelung achten.
| Titel | Beispiel | Bedeutung |
| Miss | Miss Jane Smith | Die Person (w) ist nicht verheiratet. |
| Mrs | Mrs Jane Smith | Die Person (w) ist verheiratet. |
| Ms | Ms Jane Smith | Der Familienstand der Person (w) ist nicht bekannt, oder die Person beabsichtigt, diesen nicht anzugeben. |
| Mr | Mr Joe Smith | Der Familienstand der Person (m) ist nicht bekannt und ändert sich auch nicht. |
| Messrs | Messrs Smith and Doe | Plural von "Mr". |
| FOA | for (the) attention of | zu Händen von |
Generell wird die Anrede Ms bevorzugt. So wird der Familienstand einer Frau nicht in den Mittelpunkt gestellt.
Das Adressformat ist von Land zu Land unterschiedlich. In Großbritannien wird von der Royal Mail angegeben, nach der Straße, den Namen der Stadt in Großbuchstaben zu erfassen. Darauf folgt die Postleitzahl und der Bezirk, der Empfangenden. Bei einer US-amerikanischen Adresse folgt die Suite Number oder auch Unit Number der Hausnummer und dem Straßennamen. In der darauffolgenden Zeile wird der Name der Stadt, Abkürzung für den Bundesstaat und die Postleitzahl in einer Zeile angegeben.
Bei internationalem Briefverkehr wird auch zusätzlich der Name des Landes gekennzeichnet. Zur Veranschaulichung findest Du die Adressformate von Deutschland, Großbritannien und den Vereinigten Staaten in der Tabelle.
| DE | GB | USA |
| Erika MustermannBrienner Str. 5980333 MunichGermany | John Doe123 Sample StreetLONDONXYZ 1ABEngland | Jane Smith123 Main Street, Unit 21New York City, NY 10001U.S.A |
Geschäftsbrief Englisch – Der Betreff
Der Betreff soll den Inhalt des Briefes in knappen Worten wiedergeben, um damit der lesenden Person auf einen Blick zu zeigen, worum es im Schreiben geht. Während in Deutschland oder in den Vereinigten Staaten die Betreffzeile vor der Anrede gesetzt wird, steht sie in Großbritannien nach der Anrede.
Die Betreffzeile wird zur Veranschaulichung auch fett markiert oder unterstrichen. Im US-amerikanischen Schriftverkehr verzichtet man auf beide Formatierungen. Stattdessen werden folgende Formen ausgeführt:
- Betreff ohne Fettmarkierung oder Unterstreichung:
- Your Offer dated May 6, ..,
- Betreff wird mit "Subj:" oder "SUBJ:" abgekürzt:
- Subj: Your Offer dated May 6, ...
- Bei Referenz zu vorigen Briefen wird "Re:" oder "RE:" vorgesetzt:
- Re: Your Offer dated May 6, ...
Geschäftsbrief Englisch – Anrede und Abschluss
Auch die Anrede kann variieren, je nachdem, ob Du Deinen Geschäftsbrief in britischem Englisch, oder in amerikanischem Englisch verfasst.
Das Komma nach der Anrede wird in beiden Sprachvarianten genutzt. Während die Briten dieses auch gerne komplett weglassen, ersetzen US-Amerikaner das Komma mit einem Doppelpunkt. Außerdem wird das erste Wort des Briefkörpers mit einem Großbuchstaben begonnen, wie im Beispiel aufgezeigt.
| BE | AE |
| Dear Mrs JoeWe are sorry to inform you, that ... | Dear Mr. Smith:We are sorry to inform you, that ... |
AE und BE sind die geläufigsten Englischvarianten. Halte Dich immer an eine Englischvariante und vermische die Sprachvarianten nicht miteinander! So kannst Du Missverständnisse und ähnliche Unannehmlichkeiten vermeiden.
In der Anrede bestehen in den zwei Englischvarianten keine Unterschiede, doch in welcher Häufigkeit gewisse Formulierungen verwendet werden, kann von Region zu Region abweichen.
Die nachfolgende Liste gibt Dir einen Überblick von möglichen Anrede- und Abschlussphrasen, die Du verwenden kannst:
| Anrede | Abschluss |
- To whom it may concern (Empfänger*in unbekannt)
- Dear Sir or Madam
- Dear Customer
- Dear Miss Smith
- Dear Jolie
| - Yours sincerely [BE]
- Yours truly [AE]
- Sincerely [AE]
- Kind/Best regards
- Best wishes
|
Der Inhalt eines Geschäftsbriefs ist stark abhängig vom Unternehmen/Job/Kund*in. Wie Du verschiedene Anliegen auf Englisch ausdrücken kannst, lernst Du im nächsten Abschnitt "Geschäftsbrief Englisch – Phrasen".
Geschäftsbrief Englisch – Phrasen
In jedem Geschäftsbrief, den Du auf Englisch verfasst, solltest Du gewisse Phrasen einbauen, die Dir helfen, Dein Anliegen deinem/deiner Geschäftspartner*in zu vermitteln. Die folgenden Phrasen sollen Dir dabei helfen, nützliche und viel verwendete Bausteine einzusetzen.
Phrasen – Erstkontaktaufnahme
In der Regel beziehst Du Dich bei der Erstkontaktaufnahme auf eine Referenz, erklärst also, woher Du die Informationen über Deine zukünftigen Geschäftspartner*innen bekommen hast. Das kannst Du z.B. mit den folgenden Phrasen tun:
- We/ I saw your advertisement of/for [Produkt/Service] in [Flyer, Zeitung, Werbung, Internet].
- We/ I was/were given your contact information by [Person/Quelle].
- Your firm/service has been recommended to us/me by [Person/Quelle].
Ebenso solltest Du die Firma vorstellen, für die Du arbeitest:
- We are a young and rapidly growing start-up producing [Produkt].
- We are a well-established firm/company specialisting in [Produkt/Service].
Im nächsten Schritt erläuterst Du Dein Anliegen. Dabei können Dir die folgenden Phrasen helfen:
- We are planning to import/expand our products/services.
- We are interested in...
- We are considering...
- We are expanding...
Wenn weitere Informationen benötigt werden, kannst Du diese auf folgende Art und Weise erbitten:
- Please send us/enclose more details on your latest product/the services you offer.
- We would be grateful for information on the terms of payment and delivery/prices and discounts.
Auch eine Schlussformel darf in Deinem Geschäftsbrief nicht fehlen:
- We/I look forward to hearing from you soon.
- We/I hope to hear from you soon.
Phrasen – Anfrage bestätigen/ablehnen
In Deinem Einleitungssatz bedankst Du Dich zunächst für die Anfrage und beziehst den vorherigen Austausch.
- Thank you for your inquiry.
- We have received your order/message of [Datum].
Daraufhin folgt die ausdrückliche Bestätigung der Anfrage, z. B. :
- We are pleased to confirm/acknowledge your order/arrangement for.../the regulation for...
- Our confirmation is signed and enclosed.
Bevor Deine Geschäftspartnerin oder Dein Geschäftspartner sich bei Dir (wieder) melden muss, um sich über die Abwicklung zu informieren, zeugt es von Professionalität, wenn Du diese Informationen einbeziehst und spart Zeit für involvierte Parteien:
- As requested, the arrangement will be made.
- As requested, the goods will be delivered/shipped by next week/in the next month etc.
- The regulation will be completed after further information.
Es kommt auch vor, dass man Anfragen aus diversen Gründen ablehnen muss. Achte hier auf eine professionelle Formulierung und auf eine zeitnahe Antwort:
- As much as we would like to do business with you, we fear that we cannot manufacture such small quantities of [Produkt].
- We regret to inform you that we have to refuse your inquiry, due to [Grund].
- Since we only supply to authorised agents/dealers, we have to decline your inquiry of [Datum, Produkt].
Bei der Schlussformulierung kannst Du Dich gerne auf zukünftige Transaktionen beziehen:
- Thank you for your trust. We look forward to further orders from you/a successful business relationship.
Wenn Du auf Dokumente im Anhang verweisen möchtest, kannst Du dafür z. B. diese Phrasen nutzen:
- to be annexed
- enclosed, you will find
- Encl. (eine oder mehrere Anlagen)
Geschäftsbrief Englisch – Das Wichtigste
Der Aufbau eines Geschäftsbriefs ist gegliedert in:
Briefkopf
Empfängeranschrift (Firmenname und Adresse)
Datum
Anrede
Briefinhalt
Einleitungssatz
Hauptteil
Schlusssatz
Abschluss/Verabschiedung,
Unterschrift der absendenden Person,
Name und Position der absendenden Person
Auflistung des Anhangs.
Bei weiblich gelesenen Personen wird die Anrede zwischen Miss, Mrs und Ms unterschieden.
Je nach Grad der Vertrautheit oder Bekanntschaft können Anrede und Verabschiedung variieren.
Viel genutzte Phrasen sind:
We look forward to hearing from you (soon)
We would like to confirm...,
We have received your order...
Nachweise
- Armitage-Amato (2016): Bürokommunikation Englisch. PONS GmbH Stuttgart.
- Benford & Abegg (2011): Communication for Business. Hueber Verlag.
- Feiertag, Hooton & Maderdonner (2012): Business to Business. Klett.
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