Geschäftsbrief Englisch

Geschäftsbrief Englisch – Aufbau

Geschäftsbriefe sind in der Regel immer ähnlich gestaltet. Sie bestehen aus:

• Briefkopf
• Empfängeranschrift
  • Firmenname und Adresse
• Betreff
• Datum
• Anrede
• Briefinhalt
  • Einleitungssatz
  • Hauptteil
  • Schlusssatz
• Abschluss / Verabschiedung
• Unterschrift der absendenden Person
• Name und Position der absendenden Person
• Auflistung des Anhangs (bei Bedarf)

Geschäftsbrief Englisch – Der Briefkopf

Der Briefkopf ist nicht an einem festgelegten Layout gebunden. Die meisten Unternehmen verwenden speziell gestaltete und vorgedruckte Briefpapiere für ihre Post, die das Logo der Firma abbilden.

Geschäftsbrief Englisch – Die Empfängeranschrift

Hier wird die vollständige Postanschrift der Empfängerin oder des Empfängers angegeben. Wenn Dein geschäftlicher Brief an eine spezifische Person – und nicht allgemein an das Unternehmen – gehen sollte, solltest Du vor allem bei weiblich gelesenen Personen auf die richtige Betitelung achten.

Generell wird die Anrede Ms bevorzugt. So wird der Familienstand einer Frau nicht in den Mittelpunkt gestellt.

Bei internationalem Briefverkehr wird auch zusätzlich der Name des Landes gekennzeichnet. Zur Veranschaulichung findest Du die Adressformate von Deutschland, Großbritannien und den Vereinigten Staaten in der Tabelle.

Geschäftsbrief Englisch – Der Betreff

Der Betreff soll den Inhalt des Briefes in knappen Worten wiedergeben, um damit der lesenden Person auf einen Blick zu zeigen, worum es im Schreiben geht. Während in Deutschland oder in den Vereinigten Staaten die Betreffzeile vor der Anrede gesetzt wird, steht sie in Großbritannien nach der Anrede.

Die Betreffzeile wird zur Veranschaulichung auch fett markiert oder unterstrichen. Im US-amerikanischen Schriftverkehr verzichtet man auf beide Formatierungen. Stattdessen werden folgende Formen ausgeführt:

• Betreff ohne Fettmarkierung oder Unterstreichung:
  • Your Offer dated May 6, ..,

• Betreff wird mit "Subj:" oder "SUBJ:" abgekürzt:
  • Subj: Your Offer dated May 6, ...

• Bei Referenz zu vorigen Briefen wird "Re:" oder "RE:" vorgesetzt:
  • Re: Your Offer dated May 6, ...

Geschäftsbrief Englisch – Anrede und Abschluss

Auch die Anrede kann variieren, je nachdem, ob Du Deinen Geschäftsbrief in britischem Englisch, oder in amerikanischem Englisch verfasst.

Das Komma nach der Anrede wird in beiden Sprachvarianten genutzt. Während die Briten dieses auch gerne komplett weglassen, ersetzen US-Amerikaner das Komma mit einem Doppelpunkt. Außerdem wird das erste Wort des Briefkörpers mit einem Großbuchstaben begonnen, wie im Beispiel aufgezeigt.

In der Anrede bestehen in den zwei Englischvarianten keine Unterschiede, doch in welcher Häufigkeit gewisse Formulierungen verwendet werden, kann von Region zu Region abweichen.

Die nachfolgende Liste gibt Dir einen Überblick von möglichen Anrede- und Abschlussphrasen, die Du verwenden kannst:

Geschäftsbrief Englisch – Phrasen

In jedem Geschäftsbrief, den Du auf Englisch verfasst, solltest Du gewisse Phrasen einbauen, die Dir helfen, Dein Anliegen deinem/deiner Geschäftspartner*in zu vermitteln. Die folgenden Phrasen sollen Dir dabei helfen, nützliche und viel verwendete Bausteine einzusetzen.

Phrasen – Erstkontaktaufnahme

In der Regel beziehst Du Dich bei der Erstkontaktaufnahme auf eine Referenz, erklärst also, woher Du die Informationen über Deine zukünftigen Geschäftspartner*innen bekommen hast. Das kannst Du z.B. mit den folgenden Phrasen tun:

• We/ I saw your advertisement of/for [Produkt/Service] in [Flyer, Zeitung, Werbung, Internet].
• We/ I was/were given your contact information by [Person/Quelle].
• Your firm/service has been recommended to us/me by [Person/Quelle].

Ebenso solltest Du die Firma vorstellen, für die Du arbeitest:

• We are a young and rapidly growing start-up producing [Produkt].
• We are a well-established firm/company specialisting in [Produkt/Service].

Im nächsten Schritt erläuterst Du Dein Anliegen. Dabei können Dir die folgenden Phrasen helfen:

• We are planning to import/expand our products/services.
• We are interested in...
• We are considering...
• We are expanding...

Wenn weitere Informationen benötigt werden, kannst Du diese auf folgende Art und Weise erbitten:

• Please send us/enclose more details on your latest product/the services you offer.
• We would be grateful for information on the terms of payment and delivery/prices and discounts.

Auch eine Schlussformel darf in Deinem Geschäftsbrief nicht fehlen:

• We/I look forward to hearing from you soon.
• We/I hope to hear from you soon.

Phrasen – Anfrage bestätigen/ablehnen

In Deinem Einleitungssatz bedankst Du Dich zunächst für die Anfrage und beziehst den vorherigen Austausch.

• Thank you for your inquiry.
• We have received your order/message of [Datum].

Daraufhin folgt die ausdrückliche Bestätigung der Anfrage, z. B. :

• We are pleased to confirm/acknowledge your order/arrangement for.../the regulation for...
• Our confirmation is signed and enclosed.

Bevor Deine Geschäftspartnerin oder Dein Geschäftspartner sich bei Dir (wieder) melden muss, um sich über die Abwicklung zu informieren, zeugt es von Professionalität, wenn Du diese Informationen einbeziehst und spart Zeit für involvierte Parteien:

• As requested, the arrangement will be made.
• As requested, the goods will be delivered/shipped by next week/in the next month etc.
• The regulation will be completed after further information.

Es kommt auch vor, dass man Anfragen aus diversen Gründen ablehnen muss. Achte hier auf eine professionelle Formulierung und auf eine zeitnahe Antwort:

• As much as we would like to do business with you, we fear that we cannot manufacture such small quantities of [Produkt].
• We regret to inform you that we have to refuse your inquiry, due to [Grund].
• Since we only supply to authorised agents/dealers, we have to decline your inquiry of [Datum, Produkt].

Bei der Schlussformulierung kannst Du Dich gerne auf zukünftige Transaktionen beziehen:

• Thank you for your trust. We look forward to further orders from you/a successful business relationship.