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Business Email Englisch

Im geschäftlichen Austausch sind E-Mails – auch auf Englisch – eine wichtige Komponente. Denn die englische Sprache wird als Lingua Franca weltweit zum Zweck der internationalen und interkulturellen Kommunikation verwendet. Doch zwischen alltäglicher Unterhaltung – wie auf sozialen Plattformen oder im Gespräch mit Freund*innen – und förmlicher bzw. Business-Kommunikation gibt es einige Unterschiede. Wie genau schreibst Du also eine Business-E-Mail? Worauf musst Du beim Aufbau achten und welche Phrasen werden viel verwendet?

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Im geschäftlichen Austausch sind E-Mails – auch auf Englisch – eine wichtige Komponente. Denn die englische Sprache wird als Lingua Franca weltweit zum Zweck der internationalen und interkulturellen Kommunikation verwendet. Doch zwischen alltäglicher Unterhaltung – wie auf sozialen Plattformen oder im Gespräch mit Freund*innen – und förmlicher bzw. Business-Kommunikation gibt es einige Unterschiede. Wie genau schreibst Du also eine Business-E-Mail? Worauf musst Du beim Aufbau achten und welche Phrasen werden viel verwendet?

Business E-Mail schreiben Englisch

E-Mails bieten eine schnelle und einfache Kommunikation mit einem oder mehreren Empfängern und Empfängerinnen und sind ideal für den kurzen Informationsaustausch. Beim Schreiben von Business E-Mails solltest Du auf einen kurzen und prägnanten Ausdruck achten. Im Fokus liegen

  • was: Um was geht es?
  • wann: Wann findet z. B. die Veranstaltung/das Meeting/das Telefonat/die Bestellung/der Auftrag etc. statt?
  • wo: Wo wird z. B. die Veranstaltung/das Meeting stattfinden?

British English und American English unterscheiden sich nicht nur in der Aussprache, sondern auch in der Schreibweise und Wortgebrauch. Im Wörterbuch helfen Dir die Abkürzungen [BE] und [AE] bei der Identifikation der Variante. Halte Dich immer nach einer Englischvariante und vermische die Sprachvarianten nicht miteinander! So kannst Du Missverständnisse und ähnliche Unannehmlichkeiten vermeiden. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen den beiden Sprachvarianten findest Du in der Erklärung "Unterschied Amerikanisches und Britisches Englisch".

Außerdem ist es wichtig bei internationaler Korrespondenz auf Schriftzeichen wie ß, ä, ö, und ü zu verzichten und stattdessen ss, ae, oe oder ue zu verwenden. Diese können beim Adressat oder bei der Adressatin verschlüsselt sein und damit den Lesefluss beeinträchtigen.

Allgemein solltest Du Dich auch an die Netiquette halten.

  • Großschreibungen werden nur verwendet, wenn es sich um wichtige Informationen handelt.
    • Generell wird es nämlich als SCHREIEN empfunden.
  • Mit Ausrufezeichen solltest Du sparsam umgehen.
  • Sei immer professionell im Schriftverkehr.
  • Verzichte auf die Verwendung von Sarkasmus und Ironie.
    • Das kann von potenziellen Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner falsch aufgefasst werden.

Business E-Mail Englisch – Aufbau

Der Aufbau einer Business E-Mail auf Englisch, inklusive aller strukturellen Merkmale, wie E-Mail-Adressen, unterteilt sich in die folgenden Elemente:

AufbauInhalt
Von /From
  • Deine E-Mail-Adresse
  • wird automatisch vom Mailprovider ausgefüllt
An /To
  • E-Mail-Adresse des Empfängers/der Empfängerin
  • Achte darauf, dass sich keine Tippfehler einschleichen.
CC (BCC)
  • CC (Carbon Copy): E-Mail-Adressen von Personen, an die die Nachricht auch weitergeleitet werden soll
  • BCC (Blind Carbon Copy): Adressen von weiteren Empfänger*innen, die für die anderen nicht sichtbar sein soll
Anhang /Attachment
  • meist mit einem Büroklammern-Symbol dargestellt
  • Achte bei der Benennung von angehängten Dateien auf schlüssige Titel.
Betreff /Subject
  • Worum geht es in Deiner E-Mail?
  • achte auf eine klare Formulierung: hilft beim Einordnen der Thematik und verhindert das Löschen der E-Mails aus Angst vor Viren
Anrede /Salutation
  • z. B.: Mr, Ms, Dear Sir or Madam
  • z. T. auch nur eine Begrüßung und Nennung des Vornamens
  • je nach Grad der Vertrautheit verschiedene Möglichkeiten
eigentlicher Inhalt der E-Mail
  • variiert je nach Anliegen
Verabschiedung /Complimentary close
  • z. B.: Best regards/wishes
  • je nach Grad der Vertrautheit verschiedene Möglichkeiten
Signatur block /Signature block
  • meist gibt es von Deinem Unternehmen ein vorgefertigtes Signatur-Design
  • nenne Deinen Namen, Deine Position und Deine Abteilung
Signatur Fußzeile /Signature footer
  • meist gibt es von Deinem Unternehmen ein vorgefertigtes Signatur-Design
  • unter Deinen persönlichen Angaben nennst Du noch Informationen zu Deinem Unternehmen
    • z. B.: Name der Firma, Adresse, Telefon- und Faxnummer
In Großbritannien fügen Frauen in der Signatur oft Miss oder Mrs in Klammern nach ihrem Namen hinzu, wenn sie sich wünschen so angesprochen zu werden, z.B.: Jennie Smith (Miss) Export Manager.

Business E-Mail Englisch – Betreff

Der Betreff sollte den Inhalt der Business E-Mail auf Englisch in knappen Wörtern zusammengefasst widerspiegeln. Lange Sätze oder eine Aneinanderreihung von Informationen können vom Anzeigefeld des Mailprogramms womöglich nicht angezeigt werden.

Hier ein Beispiel, wie der Betreff aussehen sollte:

Postponement of Meeting, Friday 12th

I will not be able to come to the meeting, because I am not feeling well.

Im traditionellen Briefverkehr wird der Betreff entweder fett markiert oder unterstrichen. Wenn Du mehr über Geschäftsbriefe im Business Englisch erfahren willst, klick Dich in die Erklärung "Geschäftsbrief Englisch" rein!

Anrede – Business E-Mail Englisch

Die folgende Auflistung gibt Dir einen Überblick über verschiedene Möglichkeiten der Anrede in einer englischen Business E-Mail:

  • To whom it may concern
  • Dear Customer
  • Dear Sir or Madam
  • Dear Dr
  • Dear Miss Smith
  • Dear Jolie

To whom it may concern nutzt Du, wenn Du keine*n direkte*n Ansprechpartner*in kennst. Es ist somit eine distanzierte und förmliche Anrede. Dear Jolie wiederum ist eine sehr vertraute Anrede, wie Du sie auch unter Freund*innen nutzen kannst.

Bei der Anrede von weiblich gelesenen Personen musst Du zwischen dem Familienstand unterscheiden.

AnredeFamilienstand
MissDie Person (w) ist nicht verheiratet.
MrsDie Person (w) ist verheiratet.
MsDer Familienstand der Person (w) ist nicht bekannt, oder die Person beabsichtigt, diesen nicht anzugeben.

Generell wird die Anrede Ms bevorzugt. So wird der Familienstand einer Frau nicht in den Mittelpunkt gestellt.

Je nachdem, ob Du amerikanisches oder britisches Englisch in Deiner Business E-Mail verwendest, ändert sich auch die Interpunktion bei der Anrede. Während im amerikanischen Englisch ein Punkt den Titel abkürzt, werden Satzzeichen des Öfteren im britischen Englisch weggelassen.

Das Komma kann in beiden Sprachvarianten eingesetzt werden. Im Gegensatz zu Großbritannien wird in Amerika im Briefverkehr auch gerne ein Doppelpunkt nach der Begrüßung verwendet. Beachte, dass im Englischen das erste Wort des eigentlichen Inhalts der E-Mail mit einem Großbuchstaben anfängt, wie Du im Beispiel erkennen kannst:

Dear Mr Schwarz,

We are pleased to inform you, that ...

Business E-Mail Englisch – Einleitung

Nach der Anrede kannst Du Dich in der Einleitung Deiner Business E-Mail auf Englisch auf einen vorherigen Kontakt beziehen und/oder den Grund der Kontaktaufnahme angeben. Mit den folgenden Phrasen kannst Du z. B. Deine E-Mail einleiten:

Einleitung
Thank you for your prompt reply.Danke für Ihre schnelle Antwort.
Thanks for getting back to me.Danke, dass Sie sich bei mir gemeldet haben.
Please excuse my late reply.Bitte entschuldigen Sie meine verspätete Antwort.
I would like to know if ...Ich würde gerne wissen, ob ...
I am writing to inform you that ...Ich schreibe Ihnen, um Sie darüber zu informieren, dass ...

Je nach Situation ist natürlich auch eine Kombination aus diesen Phrasen auch möglich.

Verabschiedung – Englisch E-Mail Business

Während die Anrede in einer englischen Business E-Mail in beiden Sprachvarianten gleich ist, existieren bei der Verabschiedung regionale Unterschiede. In der folgenden Liste findest Du mögliche Phrasen für eine Verabschiedung in einer englischen Business E-Mail:

  • Yours sincerely [BE]
  • Sincerely [AE]
  • Yours faithfully [BE]
  • Kind/Best regards
  • Best wishes

Schlussformeln, die Du vor der eigentlichen Verabschiedung nutzen kannst, siehst Du in der folgenden Tabelle:

Schlussformeln
I look forward to hearing from you.Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
If you need any more information, please do not hesitate to contact me.Wenn Sie weitere Informationen benötigen sollten, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
Thanks in advance.Danke im Voraus.

Business E-Mail Englisch – Beispiel-Vokabeln

In der folgenden Tabelle findest Du einige Beispiele, welche Vokabeln Du in Deiner Business E-Mail verwenden kannst.

EnglischDeutschBeispielsatz
attachmentAnhang/angehängte DateiPlease find attached my CV /Please see the attached file
to dial insich einwählenPlease dial in after lunch.
to forward a maileine Nachricht/Mail weiterleitenPlease forward the mail to Mr X
to import files in another / the same formatDateien in einem anderen Format/in demselben Format importierenI have imported the requested files to ...
to receive a maileine Nachricht/Mail erhaltenUnfortunately, I have not received a mail to this day on the update on ...
regular postal serviceregulärer PostdienstIf possible, I will have to ask for a confirmation by regular post.
zipped filekomprimierte (gezippte) DateiWould it be possible to zip the file before forwarding it to the customer?

Natürlich ist das Vokabular und der Wortschatz in einer E-Mail stark abhängig vom Anliegen und dem Unternehmen, für das Du arbeitest.

Business E-Mail Englisch – Phrasen

Die folgenden Textbausteine können Dir dabei helfen, nützliche und viel verwendete Phrasen in deiner Business E-Mail gewandt einzusetzen.

englische Phrasedeutsche Übersetzung
Please confirm whether / if ...Bitte bestätigen Sie, ob ...
I would be grateful if you would confirm ...Ich wäre Ihnen sehr dankbar / verbunden, wenn Sie ... bestätigen könnten.
Let me know whether / if ...Lass / Lassen Sie mich wissen, ob ... [eher informell]
I would like to confirm our meeting / our appointment.Ich möchte unser Treffen / unseren Termin (hiermit) bestätigen.
This is to confirm the appointment we made on ...Hiermit bestätige ich den Termin, den wir am ... festgelegt hatten.
Monday at 3 is fine by meMontag um 3 Uhr passt mir. [eher informell]
I'm afraid I can't make it. How about ...?Leider werde ich das nicht schaffen. Wie wäre es mit ...? [eher informell]
Unfortunately, I am unavailable on that day. I suggest we postpone the meeting to the following week.Leider kann ich an dem Tag nicht. Ich schlage vor, das Treffen auf die darauffolgende Woche zu verlegen.
I apologise for the inconvenience.Für etwaige Ungelegenheiten möchte ich mich entschuldigen.
I regret to inform you that ...Ich bedauere Ihnen mitteilen zu müssen, dass ...
I am writing to ask for details on ....Bitte schicken Sie mir detaillierte Angaben zu / über ...
I was given your contact information by Mr ...Herr ... gab mir Ihre Kontaktinformationen.
As mentioned in/With reference to my E-Mail of [Thema] / from [Zeitangabe] ... Wie in meiner E-Mail vom ... erwähnt, ...
We refer to our letter of [Thema] / from [Zeitangabe] ...Wir beziehen uns auf unser E-Mail vom ...

Business E-Mail – Das Wichtigste

  • Business E-Mails sind eine wichtige Komponente in der Unternehmenskommunikation.
  • Beim Schreiben einer Business E-Mails solltest Du auf einen kurzen und prägnanten Ausdruck achten und den richtigen Ton (formell vs. informell) finden.
  • Der Aufbau einer Business E-Mail auf Englisch ist gegliedert in
    • Betreff
    • Anrede
    • Nachricht
    • Verabschiedung
    • Signatur Block und Signatur Fußzeile
  • Der Betreff sollte den Inhalt der E-Mail in knappen Wörtern zusammenfassen.
  • Die Einleitung der eigentlichen E-Mail kann einen Bezug zu vorherigen Kontakt aufbauen und/oder den Grund der Kontaktaufnahme angeben.
  • Beispiele für Anreden:
    • To whom it may concern

    • Dear Sir or Madam

    • Dear Miss Smith

    • Dear Jolie

  • Beispiele für Verabschiedungen:

    • Thanks in advance.

    • I look forward to hearing from you.

    • Yours sincerely [BE] / Sincerely [AE]
    • Kind/Best regards
  • Viel genutzte Business E-Mail Englisch Phrasen sind z.B.:
    • Please confirm whether / if...,
    • With reference to...,
    • If you need any more information, please do not hesitate to contact me...,
    • I regret to inform you...

Nachweise

  1. Armitage-Amato (2016): Bürokommunikation Englisch. PONS GmbH Stuttgart.
  2. Feiertag, Hooton & Maderdonner (2012): Business to Business. Klett.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Business Email Englisch

Du schreibst eine Business E-Mail auf Englisch, indem Du auf einen kurzen und prägnanten Ausdruck achtest und den richtigen Ton (formell vs. informell) findest. Halte Dich auch an den vorgegebenen Aufbau.

Der Aufbau einer Business E-Mail ist gegliedert in:

  • Betreff (klare und kurze Formulierung)
  • Anrede (abhängig vom Grad der Vertrautheit)
  • Nachricht
  • Verabschiedung (abhängig vom Grad der Vertrautheit)
  • Signatur Block (Name und Position des Absenders)
  • Signatur Fußzeile (Informationen der Firma des Absenders)

Häufige Phrasen in Business E-Mails auf Englisch sind bspw.: 

  • I would like to confirm..., 
  • With reference to..., 
  • I regret to inform you that..., 
  • If you need any more information, 
  • Please do not hesitate to contact me,

Du verabschiedest Dich in einer Business E-Mail z. B. so:

  • Thanks in advance.

  • I look forward to hearing from you.

  • Yours sincerely [BE] / Sincerely [AE]
  • Kind/Best regards

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