Kanban

Vielleicht kennst Du das Gefühl: Es ist Prüfungszeit und Du kannst Dich vor Prüfungen und Abgaben kaum noch retten. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, ist eine gute Organisation enorm wichtig. Das Gleiche gilt auch für Unternehmen – meist sogar in einem viel größeren Rahmen. Um möglichst effizient zu arbeiten, haben diese einige Methoden entwickelt, um keine Aufgabe zu vergessen, wie das Kanban System.

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Inhaltsangabe

    In dieser Erklärung lernst Du, was das Kanban System ist, wie es funktioniert und wie es sich von Scrum unterscheidet. Außerdem lernst Du, welche Vor- und Nachteile diese Methode für das Projektmanagement mitbringt und wie dies praktisch aussehen kann.

    Kanban – einfach erklärt

    Um die Funktionsweise des Kanban-Systems später besser zu verstehen, hier zunächst eine Definition des Begriffs.

    Kanban-System Definition

    Das Kanban-System ist eine agile Arbeitsmethode aus dem Projektmanagement, welche dabei hilft, die Zusammenarbeit von Teams zu verbessern. Durch die Visualisierung von Arbeitsprozessen können diese verwaltet und verbessert, sowie deren Effizienz und Qualität gesteigert werden. Die Arbeitsschritte werden dabei (digital) einzeln auf Tafeln dargestellt und in Verantwortlichkeiten unterteilt, sodass selbst komplexe Projekte für alle Beteiligten übersichtlich und leicht verständlich gemacht werden.

    Kanban oder auch kamban kommt aus dem Japanischen und bedeutet Anschlagtafel. Es entstand aus dem Produktionssystem des Autoherstellers Toyota, welches besonders kundenorientiert arbeitete und damit den Vorläufer des modernen Kanban-Systems schuf.

    Das Ziel von Toyotas Planungssystem war es, für ihre Kunden einen Mehrwert zu schaffen, ohne dabei größere Kosten zu verursachen. Sie strebten damit auch die Minimierung von Verschwendung an, ohne jedoch die Produktivität zu verringern.

    Anders als bei anderen Projektmanagementmethoden steht bei Kanban Evolution statt Revolution im Vordergrund: Beim Arbeiten in vielen kleinen statt wenigen großen Schritten werden Risiken vermindert und dadurch eine größere Effizienz geschaffen. Dazu muss jedoch erst einmal Klarheit über den aktuellen Stand des Projekts geschaffen werden, bevor Ziele umgesetzt werden können. Voraussetzung für die Kanban-Methode ist, dass die Arbeitsschritte innerhalb eines Prozesses einem wiederholbaren Rhythmus folgen.

    Bei außerplanmäßigen Aktivitäten wie der Digitalisierung von Arbeitsschritten ist die Kanban-Methode wenig sinnvoll, da dieses Projekt nur einmalig durchgeführt wird. Stattdessen eignet sich Kanban gut für wiederkehrende Prozesse, etwa Recruitingprozesse der Personalabteilung, welche auf Dauer effizienter gestaltet werden können.

    Kanban Methode: Funktionsweise

    Wie bereits zuvor angedeutet, steht bei dieser Methode das Kanban-Board und damit die Visualisierung von Arbeitsabläufen im Vordergrund. Dabei werden alle Aufgaben auf einer Tafel, etwa einem Whiteboard oder einer Pinnwand, mithilfe von Kärtchen oder Post-Its dargestellt. Selbstverständlich kann die Kanban-Tafel auch digital modelliert werden, sodass sie auch orts- und zeitunabhängig für alle Beteiligten einsehbar ist.

    Auf der linken Seite stehen dabei alle benötigten Arbeitsschritte und ausstehende Aufgaben. In der nächsten Spalte werden alle Aufgaben angezeigt, die gerade bearbeitet werden, weshalb diese Spalte oft Work in Progress (WiP) genannt wird. Optional kann auch eine Spalte für Überprüfungen und Tests hinzugefügt werden, sofern dies auf das Projekt zutrifft und benötigt wird. Die Karten mit den Aufgaben werden im Laufe des Projekts von links nach rechts verschoben, bis sie in der letzten Spalte mit allen fertigen Karten ankommen. Ist eine Karte in der rechten Spalten angekommen, so ist dieser Arbeitsschritt abgeschlossen. Oft wird hier noch einmal zusammenfassend überprüft, was in diesem Schritt für die Zukunft verbessert werden kann.

    Zusammengefasst stützt sich Kanban auf sechs Säulen:

    1. Beim Kanban-Verfahren steht die Visualisierung von Arbeitsprozessen im Vordergrund, wobei selbst kleinste Arbeitsschritte und deren Fortschritt im Prozess visuell dargestellt werden können.

    2. Begrenzung trifft hier insbesondere auf die maximale Anzahl an Aufträgen pro Spalte zu, um das Board nicht zu überladen. Um den Arbeitsablauf zudem so effizient wie nur möglich zu gestalten, darf erst dann eine neue Aufgabe von links nehmen, wenn zuvor eine andere Aufgabe erledigt wurde.

    3. Während des Prozesses ist es notwendig, das Kanban-Board zu beobachten und zu verwalten. In kritischen Situationen muss die Lösung von Konflikten priorisiert werden.

    4. Durch festgelegte Regelungen werden Arbeitsabläufe klarer und transparenter für das Team. Dazu gehören etwa Deadlines und Zuständigkeiten von Aufgaben. Diese Regulierungen müssen für alle Beteiligten sichtbar und nachvollziehbar sein, um sie optimal umsetzen zu können.

    5. Feedback ist ein notwendiger Bestandteil von Arbeitsabläufen und eine Voraussetzung für deren Verbesserung, weshalb regelmäßige Besprechungen des Kanban-Boards notwendig sind.

    6. Im Rahmen der Kanban-Methode sollte eine kontinuierliche Verbesserung (genannt Kaizen, aus dem Japanischen für "Gute Verbesserung”) anzustreben.

    Kanban vs. SCRUM

    Im Zusammenhang mit Kanban fällt auch immer wieder der Begriff Scrum (Systematic Customer Resolution Unraveling Meeting). Auch wenn es sich bei beiden im Wesentlichen um ähnliche Konzepte handelt, unterscheiden sich beide stark.

    Der wichtigste Unterschied zwischen Kanban und Scrum besteht darin, dass es sich bei Kanban um eine Methode und bei Scrum um ein Rahmenwerk handelt: Kanban ist ein kontinuierliches Modell, bei dem die Teams schrittweise Veränderungen bewirken, während Scrum die Arbeit in langen Abschnitten, sogenannten Sprints, organisiert. Welches der beiden Konzepte angewendet wird, hängt stark vom Kontext des Projekts ab. Jedoch lässt sich grundlegend feststellen, dass Scrum im Gegensatz zum flexiblen Kanban einem strikten Regelwerk folgt. Beide Ansätze unterscheiden sich in ihren Grundsätzen maßgeblich, wie Du in der unten stehenden Tabelle siehst:

    KanbanScrum
    WesenFlexible MethodeVorgegebener Rahmen
    Prinzipien
    • Schrittweise Veränderung
    • Konzentration auf die Bedürfnisse der Kunden
    • Empirie
    • Transparenz
    • Einsichtnahme
    • Anpassung
    Kadenzen
    • Serviceorientierte Kadenzen auf Teamebene
    • Sprint mit fester Länge
    • Sprint-Planung
    • Tägliches Scrum
    Rollen
    • Keine vordefinierten Rollen erforderlich
    • Festgelegte Rollen, wie Produktverantwortlicher, Scrum-Meister, Entwicklungsteam
    Messgrößen
    • Zykluszeit
    • Durchsatz an Arbeitsschritten
    • Laufende Arbeiten
    • Geschwindigkeit
    • Geplante Kapazität

    Kanban – Methode Projektmanagement

    Da Du nun weißt, was das Kanban-System ist und wie diese Methode in der Praxis funktioniert, findest Du hier nun einige Vor- und Nachteile. Ebenso bekommst Du ein Beispiel gezeigt, wie Kanban in der Praxis aussehen kann und wie im Unternehmen damit umgegangen wird.

    Vorteile Kanban System

    Die Vorteile vom Kanban System sind vielfältig und geben damit vielen Unternehmen einen starken Anreiz, diese Methode in ihr Projektmanagement zu integrieren. Beginnend mit der Tatsache, dass Kanban ein offenes Prinzip ist, auf das im Allgemeinen jeder Mitarbeiter Zugriff hat, schafft diese Methode eine starke Transparenz. Normalerweise haben in den meisten anderen Methoden nur die Projektleiter Zugang zu den Informationen, wie das Projekt gestaltet wird, welche Änderungen bevorstehen und wie diese umgesetzt werden. Bei Kanban kann jede/r Beteiligte/r einbezogen werden, was nicht nur das Teamgefühl stärkt, sondern auch Potenzial für wertvolle neue Ideen hat.

    Das Kanban System ermöglicht es durch seine Struktur zudem, konsistente Arbeitsabläufe zu gewährleisten, auf die sich Mitarbeiter*innen und weitere am Projekt Beteiligte besser einstellen und so etwa besser Ressourcen einplanen können. Da das System kontinuierlich mit dem aktuellen Entwicklungsstand abgeglichen wird, ist auch eine ständige Verbesserung möglich, da Schwachstellen so leicht bemerkbar werden.

    Letztlich ist das Kanban in vielen betriebswirtschaftlichen Situationen anwendbar und durch seine Einfachheit leicht in jedes Unternehmen und jedes Projekt zu integrieren. Es ist beispielsweise nicht nur in der reinen Softwareentwicklung ein wirkungsvolles Tool, sondern lässt sich ebenfalls in anderen Bereichen wie Wartung, Unternehmensführung, Vertrieb oder Marketing einsetzen. Aufgrund dieser niedrigen Hemmschwelle ist es ein beliebtes Tool im Projektmanagement, welches seitens der Unternehmen als sehr effizient eingestuft wird.

    Nachteile Kanban System

    Neben den Vorteilen gib es aber auch einige Nachteile des Kanban Systems. So ist es etwa unbedingt erforderlich, dass die Arbeit tatsächlich in Schritte unterteilt werden kann. Leben die Arbeitsprozesse etwa von Reaktivität und sind in jeder Situation hochindividuell, können diese – wenn überhaupt – nur schwer in einzelne Schritte unterteilt werden. Wenn das der Fall ist, ist es nicht sinnvoll, das Kanban System anzuwenden. Auch kann mangelnde Zeitplanung dazu führen, dass die Kanban Methode nicht sinnvoll im Projektmanagement ist, da dies zu Problemen und Überschneidungen von Terminen führt.

    Zuletzt stellt auch das Prinzip der Begrenzung ein Hindernis dar, weshalb Kanban nicht für jedes Team geeignet ist: Die Teammitglieder müssen an verschiedenen Stationen arbeiten können. Andernfalls kommt es bei einigen Mitarbeitern zu Blockaden und Überlastungen, während andere untätig sind – genau das Gegenteil von dem, was Kanban erreichen soll. Es werden also von jedem Teammitglied disziplinübergreifende Kompetenzen erwartet, was nicht immer gewährleistet werden kann.

    Kanban – Das Wichtigste

    • Kanban ist eine agile Workflow-Management-Methode zur Definition, Verwaltung und Verbesserung von Arbeitsprozessen, Projektabläufen und der Zusammenarbeit von Teams
    • Das Projekt wird auf einer (digitalen) Tafel, die einzelnen Arbeitsschritte auf Post-Its dargestellt
    • Bei Kanban geht es um Evolution, nicht um Revolution, sodass viele kleine anstatt eines großen Schrittes getan werden
    • Zu den Vorteilen des Kanban-Systems zählen
      • Transparenz für alle Mitarbeiter
      • Leicht zu integrieren
      • Konsistente Arbeitsabläufe
      • Stetige Verbesserung
      • In vielen Unternehmensbereichen einsetzbar
    • Nachteile des Kanban-Systems sind
      • Arbeit muss in Schritte unterteilbar sein
      • Mangelnde Zeitplanung
      • Kapazitäten müssen umtauschbar sein
      • Interdisziplinäre Kompetenzen von Mitarbeitern vorausgesetzt

    Nachweise

    1. Kanbanize.com. What is Kanban. (22.07.2022)
    2. Digite.com. What is kanban. (22.07.2022)
    3. Planview.com. Introduction to Kanban. (22.07.2022)
    4. Kanbantool.com. Kanban-Board. (22.07.2022)
    5. It-agile.de. Was ist Kanban. (22.07.2022)
    6. Ionos.com. About Kanban. (22.07.2022)
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    Häufig gestellte Fragen zum Thema Kanban

    Was ist die Kanban Methode?

    Kanban ist eine agile Workflow-Management-Methode zur Definition, Verwaltung und Verbesserung von Arbeitsprozessen, Projektabläufen und der Zusammenarbeit von Teams. Sie hilft, die Arbeit zu visualisieren, die Effizienz zu maximieren und kontinuierlich zu verbessern. Die Arbeit wird auf Kanban-Tafeln dargestellt, sodass die Arbeitsleistung mehrerer Teams optimiert und selbst die komplexesten Projekte in einer einzigen Umgebung bearbeitet werden können.

    Wann ist Kanban geeignet?

    Da die Kanban Methode nur die Struktur vorgibt und flexibel auf die individuellen Bedürfnisse eines Teams angepasst werden kann, kann sie vielseitig eingesetzt werden. Am effizientesten kann sie jedoch genutzt werden, wenn die Arbeitsabläufe in Schritte unterteilt werden können, die visuell dargestellt werden können.

    Wie funktioniert das Kanban System?

    Bei der Kanban Methode werden alle Aufgaben auf einer (digitalen) Tafel dargestellt. Einzelne Aufgaben werden als farbige Kärtchen an die Tafel geheftet, meist in Form von Post-it-Zetteln oder Karteikarten. Die Tafel selbst ist in mehrere Spalten unterteilt – etwa ausstehende Aufgaben, Work in Progress und erledigte Aufgaben. Die Projekte wandern von links nach rechts, bis sie in der letzten Spalte mit allen fertigen Karten ankommen.

    Welche Kanban Arten gibt es?

    Da die Kanban Methode so flexibel anpassbar ist, kann sie auf viele Geschäftsbereiche angewendet werden. Besonders beliebt ist sie in den Bereichen Softwareentwicklung, Vertrieb, Systemadministration und Marketing.

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