Kanban

Kanban – einfach erklärt

Um die Funktionsweise des Kanban-Systems später besser zu verstehen, hier zunächst eine Definition des Begriffs.

Kanban-System Definition

Anders als bei anderen Projektmanagementmethoden steht bei Kanban Evolution statt Revolution im Vordergrund: Beim Arbeiten in vielen kleinen statt wenigen großen Schritten werden Risiken vermindert und dadurch eine größere Effizienz geschaffen. Dazu muss jedoch erst einmal Klarheit über den aktuellen Stand des Projekts geschaffen werden, bevor Ziele umgesetzt werden können. Voraussetzung für die Kanban-Methode ist, dass die Arbeitsschritte innerhalb eines Prozesses einem wiederholbaren Rhythmus folgen.

Kanban Methode: Funktionsweise

Wie bereits zuvor angedeutet, steht bei dieser Methode das Kanban-Board und damit die Visualisierung von Arbeitsabläufen im Vordergrund. Dabei werden alle Aufgaben auf einer Tafel, etwa einem Whiteboard oder einer Pinnwand, mithilfe von Kärtchen oder Post-Its dargestellt. Selbstverständlich kann die Kanban-Tafel auch digital modelliert werden, sodass sie auch orts- und zeitunabhängig für alle Beteiligten einsehbar ist.

Auf der linken Seite stehen dabei alle benötigten Arbeitsschritte und ausstehende Aufgaben. In der nächsten Spalte werden alle Aufgaben angezeigt, die gerade bearbeitet werden, weshalb diese Spalte oft Work in Progress (WiP) genannt wird. Optional kann auch eine Spalte für Überprüfungen und Tests hinzugefügt werden, sofern dies auf das Projekt zutrifft und benötigt wird. Die Karten mit den Aufgaben werden im Laufe des Projekts von links nach rechts verschoben, bis sie in der letzten Spalte mit allen fertigen Karten ankommen. Ist eine Karte in der rechten Spalten angekommen, so ist dieser Arbeitsschritt abgeschlossen. Oft wird hier noch einmal zusammenfassend überprüft, was in diesem Schritt für die Zukunft verbessert werden kann.

Zusammengefasst stützt sich Kanban auf sechs Säulen:

1. Beim Kanban-Verfahren steht die Visualisierung von Arbeitsprozessen im Vordergrund, wobei selbst kleinste Arbeitsschritte und deren Fortschritt im Prozess visuell dargestellt werden können.

2. Begrenzung trifft hier insbesondere auf die maximale Anzahl an Aufträgen pro Spalte zu, um das Board nicht zu überladen. Um den Arbeitsablauf zudem so effizient wie nur möglich zu gestalten, darf erst dann eine neue Aufgabe von links nehmen, wenn zuvor eine andere Aufgabe erledigt wurde.

3. Während des Prozesses ist es notwendig, das Kanban-Board zu beobachten und zu verwalten. In kritischen Situationen muss die Lösung von Konflikten priorisiert werden.

4. Durch festgelegte Regelungen werden Arbeitsabläufe klarer und transparenter für das Team. Dazu gehören etwa Deadlines und Zuständigkeiten von Aufgaben. Diese Regulierungen müssen für alle Beteiligten sichtbar und nachvollziehbar sein, um sie optimal umsetzen zu können.

5. Feedback ist ein notwendiger Bestandteil von Arbeitsabläufen und eine Voraussetzung für deren Verbesserung, weshalb regelmäßige Besprechungen des Kanban-Boards notwendig sind.

6. Im Rahmen der Kanban-Methode sollte eine kontinuierliche Verbesserung (genannt Kaizen, aus dem Japanischen für "Gute Verbesserung”) anzustreben.

Kanban vs. SCRUM

Im Zusammenhang mit Kanban fällt auch immer wieder der Begriff Scrum (Systematic Customer Resolution Unraveling Meeting). Auch wenn es sich bei beiden im Wesentlichen um ähnliche Konzepte handelt, unterscheiden sich beide stark.

Der wichtigste Unterschied zwischen Kanban und Scrum besteht darin, dass es sich bei Kanban um eine Methode und bei Scrum um ein Rahmenwerk handelt: Kanban ist ein kontinuierliches Modell, bei dem die Teams schrittweise Veränderungen bewirken, während Scrum die Arbeit in langen Abschnitten, sogenannten Sprints, organisiert. Welches der beiden Konzepte angewendet wird, hängt stark vom Kontext des Projekts ab. Jedoch lässt sich grundlegend feststellen, dass Scrum im Gegensatz zum flexiblen Kanban einem strikten Regelwerk folgt. Beide Ansätze unterscheiden sich in ihren Grundsätzen maßgeblich, wie Du in der unten stehenden Tabelle siehst:

Kanban – Methode Projektmanagement

Da Du nun weißt, was das Kanban-System ist und wie diese Methode in der Praxis funktioniert, findest Du hier nun einige Vor- und Nachteile. Ebenso bekommst Du ein Beispiel gezeigt, wie Kanban in der Praxis aussehen kann und wie im Unternehmen damit umgegangen wird.

Vorteile Kanban System

Die Vorteile vom Kanban System sind vielfältig und geben damit vielen Unternehmen einen starken Anreiz, diese Methode in ihr Projektmanagement zu integrieren. Beginnend mit der Tatsache, dass Kanban ein offenes Prinzip ist, auf das im Allgemeinen jeder Mitarbeiter Zugriff hat, schafft diese Methode eine starke Transparenz. Normalerweise haben in den meisten anderen Methoden nur die Projektleiter Zugang zu den Informationen, wie das Projekt gestaltet wird, welche Änderungen bevorstehen und wie diese umgesetzt werden. Bei Kanban kann jede/r Beteiligte/r einbezogen werden, was nicht nur das Teamgefühl stärkt, sondern auch Potenzial für wertvolle neue Ideen hat.

Das Kanban System ermöglicht es durch seine Struktur zudem, konsistente Arbeitsabläufe zu gewährleisten, auf die sich Mitarbeiter*innen und weitere am Projekt Beteiligte besser einstellen und so etwa besser Ressourcen einplanen können. Da das System kontinuierlich mit dem aktuellen Entwicklungsstand abgeglichen wird, ist auch eine ständige Verbesserung möglich, da Schwachstellen so leicht bemerkbar werden.

Letztlich ist das Kanban in vielen betriebswirtschaftlichen Situationen anwendbar und durch seine Einfachheit leicht in jedes Unternehmen und jedes Projekt zu integrieren. Es ist beispielsweise nicht nur in der reinen Softwareentwicklung ein wirkungsvolles Tool, sondern lässt sich ebenfalls in anderen Bereichen wie Wartung, Unternehmensführung, Vertrieb oder Marketing einsetzen. Aufgrund dieser niedrigen Hemmschwelle ist es ein beliebtes Tool im Projektmanagement, welches seitens der Unternehmen als sehr effizient eingestuft wird.

Nachteile Kanban System

Neben den Vorteilen gib es aber auch einige Nachteile des Kanban Systems. So ist es etwa unbedingt erforderlich, dass die Arbeit tatsächlich in Schritte unterteilt werden kann. Leben die Arbeitsprozesse etwa von Reaktivität und sind in jeder Situation hochindividuell, können diese – wenn überhaupt – nur schwer in einzelne Schritte unterteilt werden. Wenn das der Fall ist, ist es nicht sinnvoll, das Kanban System anzuwenden. Auch kann mangelnde Zeitplanung dazu führen, dass die Kanban Methode nicht sinnvoll im Projektmanagement ist, da dies zu Problemen und Überschneidungen von Terminen führt.

Zuletzt stellt auch das Prinzip der Begrenzung ein Hindernis dar, weshalb Kanban nicht für jedes Team geeignet ist: Die Teammitglieder müssen an verschiedenen Stationen arbeiten können. Andernfalls kommt es bei einigen Mitarbeitern zu Blockaden und Überlastungen, während andere untätig sind – genau das Gegenteil von dem, was Kanban erreichen soll. Es werden also von jedem Teammitglied disziplinübergreifende Kompetenzen erwartet, was nicht immer gewährleistet werden kann.