In der modernen Medizin spielen Patientenakten eine entscheidende Rolle. Als Medizinische Fachangestellte (MFA) ist das Verwalten dieser Patientenakten ein wichtiger Teil des Tätigkeitsfeldes. Dieser Artikel deckt alle Aspekte rund um Patientenakten ab - von der Definition, dem Anlegen und Verwalten der Akten, bis hin zu ihrer Aufbewahrung und dem Übergang zu elektronischen Patientenakten.
Definition: Was sind Patientenakten?
Patientenakten, auch medizinische Akten genannt, sind eine Sammlung von medizinischen Informationen zu einem bestimmten Patienten. Diese Informationen können Arztbesuche, Krankenhausaufenthalte, Behandlungspläne und sonstige relevanten medizinischen Information enthalten.
Eine Patientenakte ist ein formalisiertes Dokument, welches Gesundheitsinformationen eines Patienten, wie Krankengeschichte, Behandlungen und Medikamente, aufzeichnet und speichert.
Beispiel: Du hast seit Jahren Kopfschmerzen und suchst einen Neurologen auf. Der Arzt wendet verschiedene Untersuchungsverfahren an und erstellt im Laufe der Zeit eine umfangreiche Dokumentation deiner Gesundheitsinformationen - das ist deine Patientenakte. Sie enthält die Details über deine Symptome, Diagnosen, Behandlungsvorschläge und -pläne, medikamentöse Verschreibungen, Verlauf der Krankheit und vieles mehr.
Was bedeutet Patientenakten einfach erklärt?
Patientenakten sind so etwas wie ein Archiv für alle wichtigen medizinischen Informationen einer Person. Sie können als eine Art Tagebuch gesehen werden, das Arztbesuche, Medikationen, Laborergebnisse, Röntgenaufnahmen, Krankenhausaufenthalte und -entlassungen, Behandlungspläne und vieles mehr auflistet.
Patientenakten sind umfangreiche Datensätze, die Gesundheitsinformationen einer Person über einen bestimmten Zeitraum aufzeichnen. Sie sind eine wertvolle Ressource für Gesundheitsdienstleister, um die Gesundheitsgeschichte eines Patienten zu verstehen und darauf basierend die beste Behandlung zu wählen.
Beispiel: Stell dir vor, du wechselst deinen Hausarzt. Durch die Bereitstellung deiner Patientenakten kann der neue Arzt schnell einen Überblick über deine gesamte medizinische Vorgeschichte erlangen - welche Medikamente dir verschrieben wurden, welche Allergien du hast, welche Operationen du hattest, usw. Dies ermöglicht es ihm, eine kontinuierliche und effektive Gesundheitsversorgung zu gewährleisten, ohne wichtige Details zu übersehen.
In digitaler Form, e-Patientenakten genannt, bietet sie den zusätzlichen Vorteil, dass sie zwischen verschiedenen Gesundheitsdienstleistern geteilt werden kann. Dies ist insbesondere nützlich bei Notfällen oder wenn der Patient nicht in der Lage ist, seine medizinische Vorgeschichte genau zu schildern.
Die Rolle der MFA bei der Verwaltung von Patientenakten
Als medizinische Fachangestellte (MFA) spielst du eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung von Patientenakten. Deine Aufgaben können das Anlegen und Aktualisieren von Akten, die Dokumentation von Behandlungsdaten und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen umfassen. Die Verwaltung von Patientenakten ist eine wesentliche Verantwortung in deiner Rolle und erfordert Genauigkeit, Fähigkeiten im Umgang mit spezifischer Software und ein hohes Maß an Organisation.
Verantwortung der MFA: Patientenakten anlegen
Als MFA bist du oft die erste Person, die eine Patientenakte anlegt. In vielen Gesundheitseinrichtungen, wie Arztpraxen und Krankenhäusern, sind Medizinische Fachangestellte diejenigen, die neue Patientenakten erstellen und Daten von Patienten aufnehmen, die das erste Mal die Einrichtung besuchen.
Um eine Patientenakte zu erstellen, benötigst du bestimmte grundlegende Informationen über den Patienten wie:
- Name
- Geburtsdatum
- Kontaktdaten
- Gesundheitsinformationen (Allergien, Vorerkrankungen usw.)
- Versicherungsinformationen
Das Anlegen von Patientenakten bezieht sich auf den Prozess der Erfassung und Speicherung von Patientendaten in einem organisierten System, in der Regel einer Datenbank oder einem elektronischen Gesundheitsinformationssystem.
Beispielsweise könnte ein Patient mit einer seltenen Krankheit eine Klinik aufsuchen, die auf seine Krankheit spezialisiert ist. Als MFA legst du eine neue Patientenakte für ihn an. Du erfasst seinen Namen, sein Geburtsdatum, seine Kontaktdaten und seine Krankengeschichte einschließlich alle Informationen über seine seltene Krankheit, die für die künftige Behandlung wichtig sein könnten.
Patientenakten verwalten: Aufgaben und Methoden
In deiner Rolle als MFA ist es auch deine Aufgabe, Patientenakten zu verwalten. Das beinhaltet nicht nur das Führen und Aktualisieren von Daten, sondern auch das Sicherstellen, dass alle Informationen genau und auf dem neuesten Stand sind. Außerdem bist du verantwortlich für den Datenschutz und die Einhaltung aller relevanten Datenschutzbestimmungen.
Die Verwaltung von Patientenakten umfasst die Aufgabe, die Genauigkeit und Aktualität all der in den Akten gespeicherten medizinischen Daten sicherzustellen und den Datenschutz zu gewährleisten. Es erfordert regelmäßige Aktualisierungen und Überprüfungen der in den Akten enthaltenen Informationen.
Hier sind einige grundlegende Aufgaben und Methoden, die du beim Verwalten von Patientenakten beachten solltest:
- Aktualisierung der Patienteninformationen bei jedem Besuch
- Überprüfung auf Genauigkeit der Daten
- Sicherstellung des Datenschutzes
- Gewährleistung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen
- Archivierung von Patientenakten nach festgelegten Richtlinien
Zum Beispiel möchte ein langjähriger Patient einer Arztpraxis seine Adresse aktualisieren. Als MFA nimmst du die Änderungsanforderung entgegen und aktualisierst die Informationen in der Datenbank. Später am Tag erinnert dich das System daran, dass es an der Zeit ist, die Daten bestimmter Patienten, die sich seit einiger Zeit nicht gemeldet haben, zu überprüfen. Du überprüfst die Patientenakten, stellst sicher, dass alle Informationen korrekt sind, und archivierst veraltete Datensätze nach den geltenden Richtlinien.
Patientenakten zu verwalten, erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit und Organisation, um sicherzustellen, dass alle Patienteninformationen korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Deshalb verwenden viele medizinische Einrichtungen spezielle Software, die dazu beiträgt, den Prozess zu automatisieren und die manuelle Dateneingabe zu minimieren.
Struktur und Beispiele von Patientenakten
Die Struktur und der Inhalt von Patientenakten können je nach der Art der Einrichtung und den spezifischen Anforderungen des Gesundheitswesens variieren. In diesem Abschnitt werden wir den typischen Aufbau und die Inhalte einer Patientenakte untersuchen, sowie ein Fallbeispiel analysieren, das das Konzept besser veranschaulicht.
Aufbau und Inhalte einer Patientenakte
Eine Patientenakte beinhaltet eine breite Palette an individuellen Gesundheitsinformationen. Obwohl der genaue Inhalt und die Formatierung von Anbieter zu Anbieter variieren können, gibt es bestimmte Schlüsselelemente, die du in fast jeder Patientenakte finden wirst.
Eine typische Patientenakte enthält Informationen, wie persönliche Identifizierungsdaten, gesundheitliche Vorgeschichte, verschiedene Arten von medizinischen Untersuchungen, Behandlungsdetails, Medikamenteninformationen, spezialisierte Gesundheitsinformationen sowie in vielen Fällen auch notwendige Verwaltungsunterlagen.
Hier sind die üblichen Bestandteile einer Patientenakte mit einer kurzen Beschreibung:
| Identifizierungsdaten | Beinhaltet vollständigen Namen, Geburtsdatum, Geschlecht, Kontaktdaten und Sozialversicherungsnummer des Patienten. |
| Gesundheitliche Vorgeschichte | Beinhaltet alle vorherigen medizinischen Diagnosen, Behandlungen, Operationen und Allergien. |
| Medizinische Untersuchungen | Enthält Berichte über verschiedene medizinische Untersuchungen wie Bluttests, Röntgenbilder, Scans u.v.m. |
| Behandlungsdetails | Beinhaltet aktuelle und vergangene Behandlungspläne, Fortschrittsberichte, Physiotherapiepläne etc. |
| Medikamenteninformationen | Fasst alle aktuellen und vergangenen Verschreibungen und deren Dosierungen zusammen. |
| Spezialisierte Gesundheitsinformationen | Enthält detaillierte Informationen zu spezifischen gesundheitlichen Bedingungen oder Anforderungen. |
| Verwaltungsunterlagen | Beinhaltet Versicherungsdaten und andere administrative und finanzielle Unterlagen. |
Patientenakten Beispiel: Fallbeispiel und Analyse
Um das Konkrete besser zu verstehen, betrachten wir ein fiktives Fallbeispiel.
Vorstellen solltest du dir einen Patienten namens Max Mustermann, der sich seit mehreren Jahren in Behandlung für chronische Migräne befindet. Max hat in dieser Zeit mehrere Ärzte aufgesucht, darunter Neurologen, Psychiater und Allgemeinmediziner.
Max's Patientenakte ist somit voll mit unterschiedlichen Informationen. Hier ist eine Zusammenfassung seiner Patientenakte:
| Identifizierungsdaten | Max Mustermann, geboren am 15.07.1984, wohnhaft in Berlin, Deutschland. |
| Gesundheitsgeschichte | Chronische Migräne seit 2012, allergisch gegen Penicillin. |
| Medizinische Untersuchungen | MRT-Bilder des Gehirns, Blutuntersuchungen, Neurologische Untersuchungen etc. |
| Behandlungsdetails | Eine Vielzahl von Behandlungen, darunter verschreibungspflichtige Medikamente, Physiotherapie, Entspannungsübungen und Verhaltenstherapie. |
| Medikamenteninformationen | Triptane, Betablocker und Antidepressiva, verschrieben für die Migränebehandlung. |
| Spezialisierte Gesundheitsinformationen | Detailinformationen zur Migräne und ihren Symptomen, Details zu ausgelösten Migräneattacken, Lebensstilmodifikationen etc. |
| Verwaltungsunterlagen | Gesetzlich versichert bei der AOK, plus private Zusatzversicherung für alternative Behandlungen. |
Wenn du dir dieses fiktive Beispiel ansiehst, kannst du erkennen, wie viel Information eine Patientenakte enthalten kann. Jedes Stück dieser Information spielt dabei eine essentielle Rolle bei der Behandlung und Pflege des Patienten.
Behandlung und Aufbewahrung von Patientenakten
Die korrekte Behandlung und Aufbewahrung von Patientenakten sind wichtige Verantwortungsbereiche der medizinischen Fachangestellten (MFA). Patientenakten enthalten sensible Informationen, die es zu schützen gilt, sowohl vor Datenverlust als auch vor unbefugtem Zugriff. Außerdem gibt es gesetzliche Bestimmungen zur Aufbewahrungsfrist dieser Akten, die unbedingt einzuhalten sind. Im Folgenden werden wir uns genauer mit den Punkten Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrung bestimmen von Patientenakten auseinandersetzen.
Aufbewahrungsfrist Patientenakten: Bestimmungen und Praxis
Die Aufbewahrungsfristen für Patientenakten sind in Deutschland gesetzlich festgelegt. Sie variieren jedoch je nach Art der Akten und dem Kontext, in dem sie erstellt wurden. In der Regel beläuft sich die Aufbewahrungsfrist jedoch auf mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung.
Die Aufbewahrungsfrist bezeichnet den Zeitraum, in dem eine medizinische Einrichtung verpflichtet ist, Patientenakten aufzubewahren, bevor sie vernichtet werden dürfen.
Für bestimmte Arten von Patientenakten gibt es verlängerte Aufbewahrungsfristen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Akten von Strahlenschutzuntersuchungen: Diese müssen 30 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Akten von Patienten unter 18 Jahren: Diese müssen mindestens bis zum 28. Lebensjahr des Patienten, also 10 Jahre nach Erreichen der Volljährigkeit, aufbewahrt werden.
- Akten, die als Beweismittel in einem möglichen Rechtsstreit dienen könnten: Diese sollten so lange wie möglich, im besten Fall bis zum Ende der möglichen Verjährungsfrist aufbewahrt werden.
Angenommen, du hast eine Patientenakte für eine Strahlenschutzuntersuchung erstellt, die 2015 durchgeführt wurde. Diese Akten musst du bis 2045 aufbewahren, also 30 Jahre lang. Dagegen hast du eine Akte von einem 14-jährigen Patienten, dessen letzte Behandlung im Jahr 2012 erfolgte. Diese Akte musst du bis zum Jahr 2026 aufbewahren.
Aufbewahrung von Patientenakten: Regeln und Tipps
Abgesehen von der Einhaltung der Aufbewahrungsfrist gibt es weitere Aspekte zur korrekten Aufbewahrung von Patientenakten zu beachten. Dazu gehören vor allem der Datenschutz und die Datensicherheit.
Die fachgerechte Aufbewahrung von Patientenakten bedeutet, dass du sie an einem Ort sicherst, der vor unbefugtem Zugriff, vor Beschädigung, Verlust oder Diebstahl geschützt ist.
Es gibt einige Best Practices und Empfehlungen zur sicheren Aufbewahrung von Patientenakten. Diese beinhalten:
- Aufbewahrung in verschlossenen Schränken oder Räumen
- Verwendung von sicheren, passwortgeschützten elektronischen Systemen für digitale Aufzeichnungen
- Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer relevanter Datenschutzgesetze
- Regelmäßige Datensicherungen
- Zugriffsrechte strikt begrenzen und nur dem notwendigen Personal zugänglich machen
In deiner Rolle als MFA in einer Arztpraxis könntest du physische Akten in einem abschließbaren Aktenschrank aufbewahren, der in einem sicheren, nur für Personal zugänglichen Raum steht. Elektronische Datensätze hättest du in einem verschlüsselten Computersystem gespeichert, das nur durch ein starkes Passwort zugänglich ist und dessen Daten jede Nacht automatisch gesichert werden.
Unabhängig davon, ob du physische Akten oder elektronische Datensätze verwahrst, ist es entscheidend, dass du diesen Schutzprozess ernst nimmst und regelmäßig überprüfst und aktualisierst. Nur so stellst du sicher, dass die Gesundheit und Vertraulichkeit deiner Patienten stets geschützt sind.
Der Wechsel zu elektronischen Patientenakten
Mit der Digitalisierung hat sich auch die Art und Weise, wie Patientenakten geführt werden, grundlegend verändert. Immer mehr Einrichtungen des Gesundheitswesens wechseln von Papierakten zu elektronischen Patientenakten.
Vorteile und Herausforderungen bei elektronischen Patientenakten
Elektronische Patientenakten haben viele Vorteile gegenüber den traditionellen Papierakten, sie bringen aber auch ihre eigenen Herausforderungen mit sich.
Einige der Hauptvorteile elektronischer Patientenakten sind:
- Sie verbessern die Effizienz und Geschwindigkeit des Informationsaustauschs.
- Sie erleichtern das Auffinden und Abrufen von Patienteninformationen.
- Sie minimieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern durch verlorene oder unleserliche Dokumente.
- Sie ermöglichen eine bessere Koordination und Kommunikation zwischen verschiedenen Gesundheitsdienstleistern.
- Sie fördern eine bessere Diagnosestellung und Therapieplanung durch eine umfassende Ansicht der medizinischen Geschichte des Patienten.
Trotz der genannten Vorteile bestehen auch Herausforderungen, die bei der Umstellung auf elektronische Patientenakten zu beachten sind:
- Die Kosten für Implementierung, Schulung und Wartung können hoch sein.
- Es kann zu Tech-Ausfällen kommen, die den Zugriff auf wichtige Informationen verzögern oder verhindern.
- Es können Sicherheitsbedenken bestehen, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Cyber-Sicherheit.
- Es können Widerstände des Personals gegen den Wechsel zu neuen Technologien existieren.
Wie fordere ich elektronische Patientenakten an?
Der Zugang zu elektronischen Patientenakten kann nach Einrichtung variieren, doch in der Regel gibt es dafür etablierte Prozesse. Bei vielen Anbietern sind Patientenakten über sichere Onlineplattformen oder Patientenportale zugänglich.
Allgemein gilt folgender Ablauf, um elektronische Patientenakten anzufordern:
- Sich mit den geeigneten Anmeldeinformationen an das entsprechende System/Portal anmelden.
- Anforderung der gewünschten Akte eingeben.
- Eventuell die Zustimmung zu den Datenschutzbestimmungen bestätigen.
- Nach erfolgter Bearbeitung der Anforderung wird in der Regel eine Benachrichtigung verschickt.
- Die elektronische Patientenakte kann nun eingesehen werden.
Beachte, dass die Anforderung von Patientenakten strikten Datenschutz- und Datenschutzbestimmungen unterliegt. So darf der Zugriff auf die Akten nur von Person erfolgen, die dazu berechtigt sind und auch nur zu einem rechtmäßigen Zweck. Ein unautorisiertes Erlangen von Gesundheitsinformationen ist illegal und kann sowohl zivil- als auch strafrechtlich verfolgt werden.
Patientenakten - Das Wichtigste
- Patientenakten: Enthält gesamte medizinische Vorgeschichte eines Patienten, kann physisch oder digital (e-Patientenakten) sein
- Rolle der MFA (Medizinische Fachangestellte): Verwaltung von Patientenakten; anlegen und aktualisieren von Akten, Dokumentation von Behandlungsdaten, Einhaltung von Datenschutzbestimmungen
- Bedeutung der Aktualität und Genauigkeit in Patientenakten: Patienteninformationen müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden
- Aufbau einer Patientenakte: Enthält Identifizierungsdaten, Gesundheitsdaten, Informationen zu Medizinischen Untersuchungen, Behandlungsdetails, Medikamenteninformationen, spezialisierte Gesundheitsinformationen und Verwaltungsunterlagen
- Aufbewahrung und Aufbewahrungsfrist von Patientenakten: Gesetzliche Bestimmungen zur Aufbewahrung und Schutz vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff
- Elektronische Patientenakten: Digitale Form von Patientenakten mit Vorteilen in Bezug auf Speicherung, Zugänglichkeit und Aktualität
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