Projektmanagement at Berufsakademie Welfenakademie Braunschweig | Flashcards & Summaries

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Lernmaterialien für Projektmanagement an der Berufsakademie Welfenakademie Braunschweig

Greife auf kostenlose Karteikarten, Zusammenfassungen, Übungsaufgaben und Altklausuren für deinen Projektmanagement Kurs an der Berufsakademie Welfenakademie Braunschweig zu.

TESTE DEIN WISSEN

Was sollte man bei Abweichungen im Projekt tun?

Lösung anzeigen
TESTE DEIN WISSEN
  • Leistungsfortschritt zu gering
    1. höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche ProjektmitarbeiterInnen
    2. Wechsel Teammitglieder
    3. Intensivierung Leistungsfortschrittsmessung
  • Terminüberschreitung / Zeitdruck
    1. höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche ProjektmitarbeiterInnen
    2. Zukauf weiterer Ressourcen
    3. paralleles Arbeiten (soweit möglich)
    4. nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren
  • Kostenüberschreitung
    1. Intensivierung Kostenkontrolle
    2. frühzeitige Kommunikation an den Auftraggeber (intern)
    3. Beantragung Budgeterhöhung (intern)
    4. Qualität auf das unbedingt Nötige beschränken
    5. nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren
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TESTE DEIN WISSEN

Welche 4 Kompetenzanforderungen gibt es für den Projektmanager?

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TESTE DEIN WISSEN
  • Sozialkompetenz
  • Führungskompetenz
  • Fachkompetenz
  • Methodenkompetenz
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TESTE DEIN WISSEN

Was sind mögliche Lösungen für Probleme mit dem Zeitplan (5), den Ressourcen und Aufwand (7) oder dem Umfang (4)?

Lösung anzeigen
TESTE DEIN WISSEN

Zeitplan

  • Erstellen von neuen oder geänderten Teilprojekten und Arbeitspaketen
  • Die Projektphasen in regelmäßigen Abständen überprüfen z.B. alle 2 Wochen
  • Die kritischen Punkte in Terminplan finden und versuchen diese zu entschärfen
  • Wenn nötig können Ressourcen verschoben werden, von einem Teilprojekt zum anderen
  • Neuorganisierung des Projekts

Ressourcen und Aufwand

  • Ressourcen verschieben
  • Überprüfen Sie die Produktivität der Teammitglieder
  • Eine durchgehende gleichbleibende Arbeitsbelastung ist wichtig
    • Keine extremen Belastungen aber auch keine Leerlaufzeiten
  • Stellen Sie neues Personal ein
  • Wenn Sie finanzielle Ressourcen im Budget haben, kann man externe Arbeitskräfte engagieren (Out-Sourcing)
  • Überprüfen Sie die verwendete Technologie (z.B. Software) und wenn nötig bringen Sie diese auf den neusten Stand
  • Investieren Sie in Ausbildung und Training des Projektteams

Umfang

  • Erstellen Sie eine Prioritätenliste
  • Verringern Sie ggf. den Umfang des Projektes
  • Kaufen Sie Komponenten oder Services von externen Zulieferern, wenn Sie die finanziellen Ressourcen haben
  • Ist die zurzeit erreichte Qualität nötig oder können an der Qualität Abstriche gemacht werden
Lösung ausblenden
TESTE DEIN WISSEN

Was regelt ein Kommunikationsplan?

Lösung anzeigen
TESTE DEIN WISSEN
  • Ein Kommunikationsplan ist wichtig, weil er regelt …
    1. wer (Anspruchsgruppen),
    2. wann (Zeitpunkt, Rhythmus)
    3. welche Informationen (Inhalt),
    4. in welcher Form (Medium)
  • erhält!
Lösung ausblenden
TESTE DEIN WISSEN

Welche Aspekte gehören zum Soll-Ist-Vergleich?

Lösung anzeigen
TESTE DEIN WISSEN
  • Aufgaben, Leistungsfortschritt
  • Termine, Meilensteine
  • Kosten, Arbeitsaufwand
  • Stimmung, Akzeptanz (innen und außen)
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TESTE DEIN WISSEN

Was/Wer sind Stakeholder? (4)

Was ist bei ihnen zu beachten? (8)

Lösung anzeigen
TESTE DEIN WISSEN

Was ist ein Stakeholder?

  • Einzelperson, Gruppe, Unternehmen oder Institution welche das Projekt direkt oder indirekt beeinflussen können oder beeinflusst werden (z.B. auch Anwohner, etc.)
  • Stakeholder haben Interesse am Erfolg ggf. aber auch am Misserfolg des Projekts
  • Jede Person aus dem Projektteam
  • Interne und externe Gruppen (Intern z.B. Betriebsrat)

Was ist zu beachten?

  • Unterschiedliche Stakeholder – unterschiedliche Erwartungen und Interessen
  • Der Projektleiter muss all diese unterschiedlichen Wünsche und Erwartungen berücksichtigen
  • Sichtbare und unsichtbare Stakeholder (gibt es auch, aber eher selten)
  • Der Einfluss der Stakeholder ist unterschiedlich groß und somit auch der Druck den sie ausüben können
  • Stakeholder können Projektsponsor sein
  • Finanzielle und/oder politische Unterstützung geben
  • Verlangsamen oder beenden das Projekt
  • Stakeholder Identifikation und der Umgang mit ihnen ist eine wichtige und über das Projekt andauernder Aufgabe
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TESTE DEIN WISSEN

Was sind die 5 Projektphasen nach Drews?

Lösung anzeigen
TESTE DEIN WISSEN

Initialisierungsphase

  • Projektidee prüfen (Ist es umsetzbar?)
  • Wunsch des Kunden bzw. Auftraggebers prüfen
  • Wirtschaftlichkeit prüfen (Ausnahme, wenn Folgeaufträge erwartet werden)

Definitionsphase

  • Projektaufgaben erstellen
  • Rahmenbedingungen festlegen z.B. Projektpriorität
  • Projektziele festlegen
  • Projektumfeld und –stakeholderanalyse durchführen
  • Risiko- und Chancenanalyse durchführen
  • Rollen und Aufgaben der Teammitglieder festlegen
  • Kick-Off Meeting durchführen (Einzelheiten klären)
  • Projektordner anlegen

Planungsphase

  • Phasenmodell auswählen
  • Projekt strukturieren
  • Arbeitspakete beschreiben
  • Projektablauf festlegen
  • Dauer, Termine und Meilensteine festlegen
  • Ressourcenbedarf ermitteln und Aufwand abschätzen
  • Ressourcen festlegen
  • Projektkosten planen
  • Projektwirtschaftlichkeit prüfen
  • Finanzierung sicherstellen

Realisierungsphase

  • Projektplan freigeben
  • Ist-Daten erfassen (Termine, Stunden, Kosten)
  • Überwachung durch Plan-Ist-Vergleiche
  • Abweichungen analysieren
  • Steuerungsmaßnahmen festlegen und einleiten
  • Informieren und berichten

Abschlussphase

  • Projektabschluss Meeting
  • Projektauswertung
  • Projektabschlussbericht

→ Planung ausschlaggebend


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TESTE DEIN WISSEN

Was sind Aufgaben der Projektsteuerung? (8)

Lösung anzeigen
TESTE DEIN WISSEN
  • Projektplan bzw. Projektstrukturplan (PSP) freigeben bzw. erstellen
  • Ist-Daten und Soll-Daten erfassen
  • Soll-Ist-Vergleich regelmäßig/permanent erstellen (Wo stehen wir und wo wollten wir stehen?)
  • Abweichungen analysieren (Woran hat es gelegen?)
  • Steuerungsmaßnahmen festlegen und einleiten (Auf Grundlage der Analyse)
  • PSP anpassen (Was muss ich ändern?)
  • Informieren und berichten (Änderungen immer kommunizieren)
  • Aktualisierten PSP verabschieden (mit den betroffenen Abteilungen/Personen zusammen. Jeder muss informiert werden und zustimmen)
Lösung ausblenden
TESTE DEIN WISSEN

Was ist das Anforderungsprofil an einen Projektleiter?

Lösung anzeigen
TESTE DEIN WISSEN

Fachkompetenz

  • Technische und kaufmännische Fachkenntnisse
  • Kenntnisse über das Unternehmen/Kunden
  • Berufserfahrung

Methodenkompetenz

  • Projektmanagement-Methoden kennen und anwenden können
  • Organisationsfähigkeit
  • Improvisationsfähigkeit

Führungskompetenz

  • Führungserfahrung
  • Fähigkeit zur Motivation
  • Fähigkeit zur Kommunikation
  • Konflikte regeln können
  • Entscheidungsfreudigkeit

Persönliche Kompetenz

  • Teamfähigkeit
  • Kontaktfreudigkeit
  • Flexibilität
  • Lernbereitschaft
  • Interesse am Projekt
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TESTE DEIN WISSEN

Was sind Inputfaktoren für einen Risikomanagementplan? (5)

Lösung anzeigen
TESTE DEIN WISSEN

Projekt- und Managementplan

  • Setzt sich zusammen aus allen genehmigten (untergeordneten) Projekt- und Managementplänen

Projektregeln und Projektsatzung

  • Unternehmens- und Projektanforderungen und Annahmen
  • Berechnung und Aufstellung des Budgets

Liste der Stakeholder

  • Informationen über den Stakeholder -> Beurteilung -> Stakeholder Klassifizierung

Externe Unternehmensfaktoren

  • Organisationskultur und -struktur, Regierungs- oder Industriestandards, Gesetze und Vorschriften

Organisatorische Projektstandards

  • Einheitlichkeit in Definitionen, Vorlagen und Verständnis
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TESTE DEIN WISSEN

Warum sollte ein Projektmanager austauschbar sein?

Lösung anzeigen
TESTE DEIN WISSEN

„Projektmanagement ist als Leitungs- und Organisationskonzept zu verstehen, mit dem versucht wird, die vielen sich teilweise gegenseitig beeinflussenden Projektelemente und -geschehen nicht dem Zufall oder der Genialität einzelner Personen zu überlassen, sondern sie ganz gezielt zu einem festen Zeitpunkt herbeizuführen.“

Projektmanager könnten z.B. krankheitsbedingt ausfallen, wodurch ein Projekt zum Stillstand kommen würde, wenn das Projekt nicht so dokumentiert wurde, dass es von einer anderen Person übernommen werden kann.

→ Projekte müssen so dokumentiert werden, dass jemand anderes es problemlos übernehmen könnte.

Lösung ausblenden
TESTE DEIN WISSEN

Welche 8 Aufgaben hat der Projektmanager?

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TESTE DEIN WISSEN
  • Führen
  • Planen
  • Steuern
  • Entscheiden
  • Koordinieren
  • Dokumentieren
  • Kommunizieren
  • Motivieren
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  • 5012 Karteikarten
  • 62 Studierende
  • 1 Lernmaterialien

Beispielhafte Karteikarten für deinen Projektmanagement Kurs an der Berufsakademie Welfenakademie Braunschweig - von Kommilitonen auf StudySmarter erstellt!

Q:

Was sollte man bei Abweichungen im Projekt tun?

A:
  • Leistungsfortschritt zu gering
    1. höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche ProjektmitarbeiterInnen
    2. Wechsel Teammitglieder
    3. Intensivierung Leistungsfortschrittsmessung
  • Terminüberschreitung / Zeitdruck
    1. höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche ProjektmitarbeiterInnen
    2. Zukauf weiterer Ressourcen
    3. paralleles Arbeiten (soweit möglich)
    4. nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren
  • Kostenüberschreitung
    1. Intensivierung Kostenkontrolle
    2. frühzeitige Kommunikation an den Auftraggeber (intern)
    3. Beantragung Budgeterhöhung (intern)
    4. Qualität auf das unbedingt Nötige beschränken
    5. nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren
Q:

Welche 4 Kompetenzanforderungen gibt es für den Projektmanager?

A:
  • Sozialkompetenz
  • Führungskompetenz
  • Fachkompetenz
  • Methodenkompetenz
Q:

Was sind mögliche Lösungen für Probleme mit dem Zeitplan (5), den Ressourcen und Aufwand (7) oder dem Umfang (4)?

A:

Zeitplan

  • Erstellen von neuen oder geänderten Teilprojekten und Arbeitspaketen
  • Die Projektphasen in regelmäßigen Abständen überprüfen z.B. alle 2 Wochen
  • Die kritischen Punkte in Terminplan finden und versuchen diese zu entschärfen
  • Wenn nötig können Ressourcen verschoben werden, von einem Teilprojekt zum anderen
  • Neuorganisierung des Projekts

Ressourcen und Aufwand

  • Ressourcen verschieben
  • Überprüfen Sie die Produktivität der Teammitglieder
  • Eine durchgehende gleichbleibende Arbeitsbelastung ist wichtig
    • Keine extremen Belastungen aber auch keine Leerlaufzeiten
  • Stellen Sie neues Personal ein
  • Wenn Sie finanzielle Ressourcen im Budget haben, kann man externe Arbeitskräfte engagieren (Out-Sourcing)
  • Überprüfen Sie die verwendete Technologie (z.B. Software) und wenn nötig bringen Sie diese auf den neusten Stand
  • Investieren Sie in Ausbildung und Training des Projektteams

Umfang

  • Erstellen Sie eine Prioritätenliste
  • Verringern Sie ggf. den Umfang des Projektes
  • Kaufen Sie Komponenten oder Services von externen Zulieferern, wenn Sie die finanziellen Ressourcen haben
  • Ist die zurzeit erreichte Qualität nötig oder können an der Qualität Abstriche gemacht werden
Q:

Was regelt ein Kommunikationsplan?

A:
  • Ein Kommunikationsplan ist wichtig, weil er regelt …
    1. wer (Anspruchsgruppen),
    2. wann (Zeitpunkt, Rhythmus)
    3. welche Informationen (Inhalt),
    4. in welcher Form (Medium)
  • erhält!
Q:

Welche Aspekte gehören zum Soll-Ist-Vergleich?

A:
  • Aufgaben, Leistungsfortschritt
  • Termine, Meilensteine
  • Kosten, Arbeitsaufwand
  • Stimmung, Akzeptanz (innen und außen)
Mehr Karteikarten anzeigen
Q:

Was/Wer sind Stakeholder? (4)

Was ist bei ihnen zu beachten? (8)

A:

Was ist ein Stakeholder?

  • Einzelperson, Gruppe, Unternehmen oder Institution welche das Projekt direkt oder indirekt beeinflussen können oder beeinflusst werden (z.B. auch Anwohner, etc.)
  • Stakeholder haben Interesse am Erfolg ggf. aber auch am Misserfolg des Projekts
  • Jede Person aus dem Projektteam
  • Interne und externe Gruppen (Intern z.B. Betriebsrat)

Was ist zu beachten?

  • Unterschiedliche Stakeholder – unterschiedliche Erwartungen und Interessen
  • Der Projektleiter muss all diese unterschiedlichen Wünsche und Erwartungen berücksichtigen
  • Sichtbare und unsichtbare Stakeholder (gibt es auch, aber eher selten)
  • Der Einfluss der Stakeholder ist unterschiedlich groß und somit auch der Druck den sie ausüben können
  • Stakeholder können Projektsponsor sein
  • Finanzielle und/oder politische Unterstützung geben
  • Verlangsamen oder beenden das Projekt
  • Stakeholder Identifikation und der Umgang mit ihnen ist eine wichtige und über das Projekt andauernder Aufgabe
Q:

Was sind die 5 Projektphasen nach Drews?

A:

Initialisierungsphase

  • Projektidee prüfen (Ist es umsetzbar?)
  • Wunsch des Kunden bzw. Auftraggebers prüfen
  • Wirtschaftlichkeit prüfen (Ausnahme, wenn Folgeaufträge erwartet werden)

Definitionsphase

  • Projektaufgaben erstellen
  • Rahmenbedingungen festlegen z.B. Projektpriorität
  • Projektziele festlegen
  • Projektumfeld und –stakeholderanalyse durchführen
  • Risiko- und Chancenanalyse durchführen
  • Rollen und Aufgaben der Teammitglieder festlegen
  • Kick-Off Meeting durchführen (Einzelheiten klären)
  • Projektordner anlegen

Planungsphase

  • Phasenmodell auswählen
  • Projekt strukturieren
  • Arbeitspakete beschreiben
  • Projektablauf festlegen
  • Dauer, Termine und Meilensteine festlegen
  • Ressourcenbedarf ermitteln und Aufwand abschätzen
  • Ressourcen festlegen
  • Projektkosten planen
  • Projektwirtschaftlichkeit prüfen
  • Finanzierung sicherstellen

Realisierungsphase

  • Projektplan freigeben
  • Ist-Daten erfassen (Termine, Stunden, Kosten)
  • Überwachung durch Plan-Ist-Vergleiche
  • Abweichungen analysieren
  • Steuerungsmaßnahmen festlegen und einleiten
  • Informieren und berichten

Abschlussphase

  • Projektabschluss Meeting
  • Projektauswertung
  • Projektabschlussbericht

→ Planung ausschlaggebend


Q:

Was sind Aufgaben der Projektsteuerung? (8)

A:
  • Projektplan bzw. Projektstrukturplan (PSP) freigeben bzw. erstellen
  • Ist-Daten und Soll-Daten erfassen
  • Soll-Ist-Vergleich regelmäßig/permanent erstellen (Wo stehen wir und wo wollten wir stehen?)
  • Abweichungen analysieren (Woran hat es gelegen?)
  • Steuerungsmaßnahmen festlegen und einleiten (Auf Grundlage der Analyse)
  • PSP anpassen (Was muss ich ändern?)
  • Informieren und berichten (Änderungen immer kommunizieren)
  • Aktualisierten PSP verabschieden (mit den betroffenen Abteilungen/Personen zusammen. Jeder muss informiert werden und zustimmen)
Q:

Was ist das Anforderungsprofil an einen Projektleiter?

A:

Fachkompetenz

  • Technische und kaufmännische Fachkenntnisse
  • Kenntnisse über das Unternehmen/Kunden
  • Berufserfahrung

Methodenkompetenz

  • Projektmanagement-Methoden kennen und anwenden können
  • Organisationsfähigkeit
  • Improvisationsfähigkeit

Führungskompetenz

  • Führungserfahrung
  • Fähigkeit zur Motivation
  • Fähigkeit zur Kommunikation
  • Konflikte regeln können
  • Entscheidungsfreudigkeit

Persönliche Kompetenz

  • Teamfähigkeit
  • Kontaktfreudigkeit
  • Flexibilität
  • Lernbereitschaft
  • Interesse am Projekt
Q:

Was sind Inputfaktoren für einen Risikomanagementplan? (5)

A:

Projekt- und Managementplan

  • Setzt sich zusammen aus allen genehmigten (untergeordneten) Projekt- und Managementplänen

Projektregeln und Projektsatzung

  • Unternehmens- und Projektanforderungen und Annahmen
  • Berechnung und Aufstellung des Budgets

Liste der Stakeholder

  • Informationen über den Stakeholder -> Beurteilung -> Stakeholder Klassifizierung

Externe Unternehmensfaktoren

  • Organisationskultur und -struktur, Regierungs- oder Industriestandards, Gesetze und Vorschriften

Organisatorische Projektstandards

  • Einheitlichkeit in Definitionen, Vorlagen und Verständnis
Q:

Warum sollte ein Projektmanager austauschbar sein?

A:

„Projektmanagement ist als Leitungs- und Organisationskonzept zu verstehen, mit dem versucht wird, die vielen sich teilweise gegenseitig beeinflussenden Projektelemente und -geschehen nicht dem Zufall oder der Genialität einzelner Personen zu überlassen, sondern sie ganz gezielt zu einem festen Zeitpunkt herbeizuführen.“

Projektmanager könnten z.B. krankheitsbedingt ausfallen, wodurch ein Projekt zum Stillstand kommen würde, wenn das Projekt nicht so dokumentiert wurde, dass es von einer anderen Person übernommen werden kann.

→ Projekte müssen so dokumentiert werden, dass jemand anderes es problemlos übernehmen könnte.

Q:

Welche 8 Aufgaben hat der Projektmanager?

A:
  • Führen
  • Planen
  • Steuern
  • Entscheiden
  • Koordinieren
  • Dokumentieren
  • Kommunizieren
  • Motivieren
Projektmanagement

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