Onboarding Prozess: Der Rundum-Guide für einen gelingenden Start

Warum der Onboarding Prozess so entscheidend ist

Kaum ein beruflicher Neuanfang ist ohne Aufregung und Unsicherheiten. Das erste Mal durch die Bürotür, fremde Abläufe, neue Softwares, viele Namen, viele Fragen: Kein Wunder, dass viele sich an die Anfangsphase im Job noch Jahre später erinnern – positiv oder negativ. Ein strukturierter Onboarding Prozess macht hier den großen Unterschied. Doch was steckt eigentlich hinter diesem Begriff? Als Onboarding Prozess bezeichnet man sämtliche Maßnahmen, mit denen neue Mitarbeitende eingearbeitet, in Teams integriert und mit der Unternehmenskultur vertraut gemacht werden. Ziel ist, dass jede:r so schnell wie möglich handlungsfähig, motiviert und „angekommen“ ist – sowohl fachlich als auch menschlich.

Stell dir das wie das Einsteigen in ein neues Schiff vor: Neben einer Einführung ins Segeln geht es auch darum, die Crew kennenzulernen, die Routen zu verstehen und zu spüren, dass du gebraucht wirst. Studien zeigen: Wer einen gelungenen Onboarding Prozess erlebt, bleibt tendenziell länger im Unternehmen, entwickelt schneller Eigeninitiative und fühlt sich sicherer in neuen Aufgaben. Unternehmen wiederum profitieren von weniger Fluktuation, effizienterer Zusammenarbeit und einem besseren Image am Arbeitsmarkt. Schlechte Einarbeitung hingegen sorgt oft für Frust – nicht selten folgt dann die Kündigung in der Probezeit.

Kurz: Das Onboarding entscheidet mit darüber, ob aus dem ersten Eindruck ein starker Start wird. Lass dich also nicht entmutigen, wenn alles neu erscheint – für viele ist das Onboarding eine spannende Chance, eigene Erwartungen einzubringen und den Grundstein für eine gelingende Partnerschaft zu legen.

Die drei Phasen des Onboarding Prozesses

Ein Onboarding Prozess verläuft idealerweise in klaren Phasen, die sich an den wichtigsten Meilensteinen des Starts im Unternehmen orientieren. Für dich als Neuling wie für Verantwortliche bietet das einen roten Faden und gibt dem Einstieg Struktur. Im Folgenden die drei klassischsten Etappen:

Vor dem ersten Arbeitstag: Bereits nach der Vertragsunterschrift startet das sogenannte Preboarding. Hier werden wichtige Formalitäten geklärt, erste Informationen (z.B. zum Arbeitsplatz, Dresscode, Teamstruktur) geteilt und ein grober Ablaufplan für die Einarbeitung erstellt. Ein Einarbeitungsplan Muster kann hier helfen, die wichtigsten Schritte zu erfassen und Sicherheiten zu schaffen. Beispiele solcher Pläne findest du unter hrworks.de/lexikon/onboarding oder personio.de/hr-lexikon/onboarding.

Die erste Woche: Ab Tag 1 stehen das Kennenlernen des Teams, ein Rundgang durchs Unternehmen, Übergabe von Arbeitsmitteln und ein erstes Feedbackgespräch Probezeit auf dem Plan. Hier sollte auch das Buddy-System im Job greifen: Eine erfahrene Kolleg:in steht dir als regelmäßige Ansprechperson zur Verfügung. In den ersten Tagen ist es völlig normal, sich überfordert zu fühlen – nutze alle Gesprächsgelegenheiten, um Fragen zu klären und eigene Erwartungen zu äußern (mehr dazu findest du unter qualtrics.com/de/erlebnismanagement/mitarbeiter/onboarding-prozess).

Bis zum Ende der Probezeit: Die Integration ins Team und in die Abläufe, regelmäßige Feedbackrunden und ein vertiefendes Verständnis für deine Rolle stehen jetzt im Mittelpunkt. In dieser Zeit werden Erwartungen in der Probezeit geklärt und bei Bedarf angepasst. Entscheidest du dich letztlich gegen eine langfristige Zusammenarbeit oder passt es nicht (mehr), kann auch eine Kündigung in der Probezeit erfolgen – dazu später mehr. Wichtig bleibt: Vieles entwickelt sich erst in den kommenden Wochen und Monaten, also gib dir (und anderen) Zeit zum Ankommen.

Was gehört in einen gelungenen Einarbeitungsplan?

Ein Einarbeitungsplan Muster ist das zentrale Tool für jede:n Neueinsteiger:in und für Verantwortliche. Er hilft, Klarheit zu schaffen und nichts Wichtiges zu vergessen. Folgende Bausteine solltest du erwarten – oder im Zweifel aktiv einfordern:

• Übersicht über alle wichtigen Abläufe und Ansprechpersonen
• Geplante Termine (z. B. Rundgang, Vorstellungsrunden, IT-Einführung)
• Organisatorische Infos (u.a. Zugangsdaten, Arbeitszeiten, Mittagspause)
• Ziele für die ersten Wochen/Monate (z. B. erste eigene Aufgaben, Kennenlernen wichtiger Tools, Einbindung ins Team)
• Meilensteine und Zeitrahmen für Feedbackgespräche Probezeit
• Hinweise auf geltende Regelungen und Unternehmenskultur

Ein gutes Einarbeitungsplan Muster findest du beispielsweise auf hrworks.de/lexikon/onboarding oder als PDF-Download bei qualtrics.com. Tipp: Bestehe darauf, dass der Plan auf deine Vorkenntnisse und Interessen angepasst wird – jede:r bringt eigene Schwerpunkte und Stärken mit.

Praxisbeispiel: Mit dem Buddy-System im Job ankommen

Das Buddy-System im Job ist ein erprobter Weg, neuen Mitarbeiter:innen die Ankunft zu erleichtern. Doch was ist eigentlich ein Buddy? Im Idealfall begleitet dich eine erfahrene Kolleg:in ab dem ersten Tag bei fachlichen, organisatorischen und sozialen Themen. Sie erklärt Abläufe, beantwortet Alltagsfragen („Wo gibt es Kaffee?“, „Wie läuft das mit den Urlaubstagen?“) – und gibt Rückhalt, wenn mal etwas schiefläuft.

Ein funktionierendes Buddy-System hilft, Unsicherheiten abzubauen und sorgt dafür, dass niemand sich überflüssig oder verloren fühlt. Gleichzeitig profitieren auch erfahrene Mitarbeitende: An der Seite von Neulingen lernen sie, Gewohnheiten zu hinterfragen und viele frische Fragen neu zu beantworten. Das steigert das Wir-Gefühl und fördert einen offenen, wertschätzenden Umgang. Viele HR-Profis empfehlen deshalb ein Buddy-Programm als festen Bestandteil im Onboarding Prozess (vgl. haufe.de/personal/hr-management/onboarding-buddy-programm-aufsetzen_80_595378.html).

Trau dich, deinen Buddy aktiv um Hilfe zu bitten! ‚Dumme Fragen‘ gibt es im Onboarding nicht – oft sind es wiederkehrende, wichtige Themen. Die ersten Wochen sind bei vielen so ähnlich: Unsicherheit ist normal und der direkte Draht hilft, sie nach und nach abzubauen.

Erwartungen, Feedback und Stolpersteine in der Probezeit

Die Probezeit, meist zwischen drei und sechs Monaten, ist für beide Seiten eine Zeit des Kennenlernens. Hier entscheidet sich oft, ob die Zusammenarbeit langfristig passt. Was sind typische Erwartungen in der Probezeit? Fachlich geht es um das Verstehen von Aufgaben, sichere Anwendung von Tools und das Hineinfinden in Arbeitsweisen. Sozial wird erwartet, dass du dich ins Team einbringst und aktiv mitgestaltest. Niemand verlangt Perfektion – aber Lernbereitschaft und Offenheit sind wichtig.

Zugleich ist Feedback zentral. Ein regelmäßiges Feedbackgespräch Probezeit dient dazu, gegenseitige Eindrücke offen anzusprechen, Lob und konstruktive Kritik zu geben und Entwicklungsschritte festzulegen. Führungskräfte nutzen solche Gespräche, um Unsicherheiten zu klären und früh gegenzusteuern, falls es irgendwo hakt. Wer das Gefühl hat, zu wenig Rückmeldung oder Unterstützung zu bekommen – Stichwort schlechte Einarbeitung was tun – sollte das aktiv ansprechen. Mach dich bemerkbar, bleib sachlich und beschreibe konkret, was dir fehlt (z.B. regelmäßige Abstimmungen, klarere Aufgabenbeschreibung, technischer Support).

Fehler und Schwankungen sind während der Probezeit ganz normal. Der offene Austausch über Erwartungen, Schwierigkeiten und Wünsche bringt dich und das Team weiter. Manchmal läuft es trotz aller Bemühungen nicht rund – das ist nicht ungewöhnlich und kein persönliches Versagen. Sieh die Probezeit als doppelte Chance: Du lernst das Unternehmen kennen und umgekehrt. Mehr zum Thema Feedbackkultur in der Onboarding-Phase liest du auf haufe.de/personal/hr-management/probezeitgespraech-leitfaden-und-vorlage-fuer-arbeitgeber_80_572116.html.

Schlechte Einarbeitung – was tun?

Nicht jede Einarbeitung läuft reibungslos. Bleiben Fragen offen, fehlen Ansprechpartner:innen oder fühlst du dich außen vor, entsteht schnell Frust. Eine schlechte Einarbeitung – was tun? – ist ein häufig gestellte Frage, die dich vielleicht entlastet: Das passiert vielen, sogar erfahrenen Fachkräften. Entscheidend ist, nicht zu schweigen. Sprich dein Anliegen möglichst früh bei HR oder deiner Führungskraft offen an. Bleibe sachlich und schildere, was dir fehlt (z. B. fehlende Erklärungen, zu wenig Einweisung in Tools, keine klaren Ziele), anstatt Schuldzuweisungen zu machen.

Falls sich nichts bessert, erkundige dich nach weiteren Supportmöglichkeiten. Manchmal helfen zusätzliche Buddy-Systeme oder die Einbindung anderer Teammitglieder. Im Zweifel kannst du auch externe Unterstützungsangebote (z.B. Betriebsrat, Personalvertretung, externe Coaches) nutzen. Es ist keine Schwäche, sich Hilfe zu holen. Überlege gemeinsam, ob ggf. ein Wechsel des Teams oder eine erneute Zielklärung in Frage kommt.

Entscheidest du dich, das Unternehmen doch zu verlassen, ist eine Kündigung in der Probezeit unkompliziert möglich. Auch das ist kein Drama – oft hilft ein klarer Abschluss, um den nächsten Einstieg bewusster zu gestalten. In jedem Fall bist du nicht allein, und auch Unternehmen wünschen sich ehrliches Feedback, um ihre Onboarding Prozesse weiter zu verbessern. Mehr zu diesem Thema findest du auf personio.de/hr-lexikon/onboarding.

Kündigung in der Probezeit: kein Tabu

Weder für Arbeitgeber- noch Arbeitnehmerseite ist die Kündigung in der Probezeit ein Tabu. Im Gegenteil: Die Probezeit ist dafür da, beide Seiten eine möglichst risikofreie Testphase zu ermöglichen. Das Arbeitsverhältnis kann in dieser Zeit mit verkürzter Frist beendet werden, wenn es fachlich, menschlich oder organisatorisch nicht passt. Das ist für viele emotional belastend, aber in den meisten Fällen ein Zeichen dafür, dass die Erwartungen (von beiden Seiten) nicht erfüllt wurden – und oft das Beste für alle Beteiligten.

Scheu dich nicht, eine Kündigung als neue Chance zu begreifen. Analysiere, was genau nicht gepasst hat. War es ein Mangel an Informationen, zu wenig Unterstützung oder fehlende Passung im Team? Dieses Wissen hilft, bei künftigen Onboarding Prozessen klarer zu kommunizieren und gezielter nachzufragen.

Unter hrworks.de/lexikon/onboarding und haufe.de/personal/hr-management/probezeitgespraech-leitfaden-und-vorlage-fuer-arbeitgeber_80_572116.html erhältst du weitere Einblicke rund um Rechte, Pflichten und praktische Tipps für (und nach) die Probezeit.

Den Onboarding Prozess aktiv gestalten: Tipps für Mitarbeiter:innen und Verantwortliche

Ob du neu im Team bist oder selbst andere einarbeitest: Gestalte den Onboarding Prozess aktiv mit! Hier einige bewährte Tipps, die den Unterschied machen können:

• Nutze den Einarbeitungsplan als Fahrplan, aber gib auch deinen Erwartungen frühzeitig Raum.
• Achte darauf, regelmäßig Feedback einzuholen – nicht nur im formellen Feedbackgespräch Probezeit, sondern auch informell im Alltag.
• Pflege Austausch mit deiner Buddy-Person und im Team, teile Unsicherheiten und Wünsche offen.
• Als Verantwortliche:r: Plane feste Touchpoints (z. B. gemeinsames Mittagessen, Team-Rituale, Reflexionsrunden), dies stärkt Zugehörigkeit und Orientierung.
• Überprüfe regelmäßig, ob der Onboarding Prozess alle Dimensionen (fachlich, sozial, kulturell) abdeckt und falls nötig, passe ihn flexibel an. Jeder Start ist verschieden und lebt von aktiver Mitgestaltung.

Vergiss nicht: Ein ehrliches Wort schon in der Anfangszeit bewahrt dich und dein Team vor Missverständnissen und legt den Grundstein für eine Kultur, in der sich alle entwickeln können. Das Onboarding ist nie ein fertiges Konzept – sondern wird mit jedem Einstieg etwas besser.

Zusammengefasst

Der Onboarding Prozess ist weit mehr als eine bürokratische Pflichtübung: Er prägt, wie du dich als neues Teammitglied fühlst, wie sicher und motiviert du deine Rolle ausfüllst und wie gut du dich mit anderen verbindest. Ein strukturierter, offener und menschlicher Start hilft nicht nur, die typischen Startschwierigkeiten – wie Unsicherheiten, Wissenslücken oder Missverständnisse – zu überwinden, sondern fördert langfristiges Engagement und eine starke Bindung zwischen Mensch und Organisation. Nimm Onboarding aktiv als Chance wahr, Eigenverantwortung zu zeigen, Fragen zu stellen und bei Bedarf die Unterstützung zu suchen, die du brauchst. Probleme bei der Einarbeitung sind kein persönliches Versagen, sondern meist Anlass zum gemeinsamen Nachjustieren – Feedback hilft beiden Seiten, am Prozess zu wachsen. Sei mutig, ehrlich und offen: Dann kann der Onboarding Prozess nicht nur Herausforderungen, sondern vor allem viele Möglichkeiten bieten, dich und andere zum Erfolg zu führen.