Reisekosten absetzen So holt ihr & Berufseinsteiger das Maximum aus der Steuererklärung

Reisekosten steuerlich geltend machen – so geht's für alle Berufstätigen

Wer beruflich unterwegs ist, kann Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten von der Steuer absetzen – und damit die eigene Steuerlast spürbar senken oder eine Erstattung herausholen. Entscheidend ist dabei, ob der Anlass der Reise beruflich oder privat war.

Rechner: Steuer sparen

Was sind Reisekosten im steuerlichen Sinne?

Steuerlich sind Reisekosten Ausgaben, die durch beruflich oder weiterbildungsbezogen veranlasste Fahrten außerhalb der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte entstehen. Diese Abgrenzung ist zentral: Nur wer seinen gewöhnlichen Arbeits- oder Weiterbildungsort verlässt, um anderswo tätig zu sein, kann Reisekosten geltend machen. Private Urlaube oder Familienbesuche bleiben dagegen vollständig außen vor – selbst dann, wenn man dabei zufällig etwas Berufliches erledigt.

Das Einkommensteuergesetz unterscheidet vier Kategorien von Reisekosten: Erstens die Fahrtkosten, also Ausgaben für das eigene Fahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel. Zweitens den Verpflegungsmehraufwand, der pauschal nach Abwesenheitsdauer bemessen wird. Drittens die Übernachtungskosten für Hotel, Pension oder sonstige Unterkünfte. Und viertens die Reisenebenkosten wie Gepäckaufbewahrung, Parkgebühren, Mautkosten oder Trinkgelder in üblichem Rahmen.

Für Arbeitnehmer und Selbstständige sind vor allem folgende Situationen relevant: Fahrten zu einem Kunden oder Geschäftspartner, der nicht als erste Tätigkeitsstätte gilt; Außeneinsätze und Montagearbeiten; Konferenzteilnahmen im Rahmen einer beruflichen Weiterbildung; Dienstreisen aus einem Nebenjob; sowie Fahrten zu einem auswärtigen Standort, wenn dort ein Projekt oder eine Fortbildung absolviert wird. Wer in mehreren dieser Konstellationen unterwegs ist, sollte die Kosten sorgfältig dokumentieren – sie können sich schnell zu einem relevanten Steuervorteil summieren.

Fahrtkosten absetzen: Welche Regeln gelten bei PKW, Bahn und Deutschlandticket?

Für Auswärtstätigkeiten mit dem eigenen PKW gilt eine gesetzliche Kilometerpauschale pro gefahrenem Kilometer – und zwar für die tatsächlich gefahrene Strecke in beide Richtungen, nicht nur die einfache Entfernung wie bei der Pendlerpauschale. Den aktuell gültigen Satz solltet ihr vor der Steuererklärung direkt beim Bundesministerium der Finanzen (BMF) nachschlagen, da er sich gelegentlich ändert. Alternativ zur Pauschale könnt ihr tatsächliche Fahrzeugkosten nachweisen – also anteilige Sprit-, Versicherungs- und Wartungskosten. Das lohnt sich in der Praxis vor allem bei teureren Fahrzeugen mit hohem Verbrauch, weil der rechnerische Aufwand für den Nachweis beachtlich ist.

Wer mit der Bahn oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln fährt, setzt die tatsächlichen Ticketkosten in voller Höhe an. Kauft ihr spontan eine Einzelfahrkarte oder ein Upgrade, reicht die Quittung als Nachweis. Wichtig: Belege unbedingt aufheben – das Finanzamt kann sie nachfordern, auch wenn ihr sie der Steuererklärung nicht beilegen müsst.

Beim Deutschlandticket ist besondere Sorgfalt gefragt. Das Ticket wird typischerweise sowohl für private Fahrten als auch für berufliche oder fortbildungsbezogene Wege genutzt. Absetzbar ist in diesem Fall nur der beruflich veranlasste Anteil. Ihr müsst also eine nachvollziehbare Aufteilung vornehmen – etwa anhand der Anzahl beruflicher Fahrten im Verhältnis zur Gesamtnutzung. Das komplette Ticket pauschal als Reisekosten anzusetzen, ist nicht zulässig und kann bei einer Prüfung zu Nachfragen oder Korrekturen durch das Finanzamt führen.

Grundsätzlich gilt: Wer ohnehin auf öffentliche Verkehrsmittel angewiesen ist und regelmäßig berufliche Fahrten unternimmt, sollte jede einzelne Fahrt protokollieren – Datum, Ziel, Anlass und Dauer. Ein einfaches Tabellenblatt oder eine Fahrtenbuch-App genügt. Diese Dokumentation ist die Grundlage für einen sauberen Abzug und schützt im Zweifelsfall vor Diskussionen mit dem Finanzamt.

Verpflegungspauschalen: Wann und in welcher Höhe könnt ihr ansetzen?

Der Verpflegungsmehraufwand ist einer der praktischsten Posten bei den Reisekosten: Ihr müsst keine Kassenbons für Mittagessen oder Kaffee sammeln. Stattdessen gelten gesetzlich festgelegte Pauschalen, die nach der Abwesenheitsdauer von eurem Wohnort gestaffelt sind. Bei einer Abwesenheit von weniger als acht Stunden gibt es keinen Ansatz. Ab acht Stunden Abwesenheit greift eine kleinere Pauschale, bei ganztägiger Abwesenheit eine größere. Die exakten Beträge legt der Gesetzgeber fest und aktualisiert sie gelegentlich – schaut also vor jeder Steuererklärung in die aktuellen BMF-Tabellen.

Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die das BMF jedes Jahr in einem gesonderten Schreiben veröffentlicht. Eine Geschäftsreise nach Spanien oder eine Konferenz in den USA bringt also andere Beträge als eine Inlandsreise. Das kann sich schnell lohnen, denn in vielen Ländern sind die Pauschalen höher als in Deutschland.

Eine wichtige Einschränkung betrifft die sogenannte Kürzungspflicht: Wenn euer Arbeitgeber oder euer Unternehmen während der Reise Mahlzeiten stellt oder die Kosten dafür erstattet, werden die Pauschalen anteilig gekürzt. Für ein gestelltes Frühstück, Mittag- oder Abendessen werden jeweils bestimmte Prozentsätze der Tagespauschale abgezogen. Wer auf Konferenzen Catering erhält oder in einer Kantine kostenlos isst, muss das berücksichtigen – andernfalls riskiert ihr eine Korrektur im Bescheid.

Übernachtungskosten absetzen: Was gilt und was nicht?

Wer auf einer beruflichen oder fortbildungsbezogenen Reise übernachtet, kann die tatsächlichen Kosten für Hotel, Pension oder Ferienwohnung in voller Höhe von der Steuer absetzen – vorausgesetzt, die Rechnung ist vorhanden. Eine Pauschale wie bei der Verpflegung gibt es bei Übernachtungen nicht; stattdessen ist der Einzelnachweis Pflicht. Hebt daher alle Rechnungen und Buchungsbestätigungen auf. Elektronische Belege, zum Beispiel aus Buchungs-Apps, sind in der Regel ausreichend, solange sie alle relevanten Informationen enthalten.

Eine kleine aber wichtige Besonderheit betrifft das Frühstück: Ist der Frühstückspreis im Hotelpreis enthalten und nicht separat ausgewiesen, müsst ihr einen pauschalen Betrag herausrechnen. Das BMF gibt dafür einen festen Abzugswert vor. Dieser Betrag reduziert dann den absetzbaren Übernachtungsanteil entsprechend. Bei Ferienwohnungen ohne Frühstücksleistung entfällt diese Kürzung.

Wer länger als 48 Monate kontinuierlich am selben auswärtigen Ort tätig ist, muss aufpassen: Dann kann sich die steuerliche Einstufung des Orts zur ersten Tätigkeitsstätte verschieben, was bedeutet, dass Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen nicht mehr in vollem Umfang absetzbar sind. Diese Regelung trifft vor allem Personen, die längere berufliche Auslandsaufenthalte oder eine komplette Ausbildungsphase im Ausland absolvieren. Wer unsicher ist, ob diese Grenze bei der eigenen Situation relevant wird, sollte eine Steuerberatungsstelle aufsuchen.

Übernachtet ihr bei Freunden oder der Familie, gibt es keine Pauschale. Absetzbar sind hier nur nachgewiesene Kosten, etwa wenn ihr eurer Gastgeber:in tatsächlich nachweislich einen Anteil der Miete erstattet und das belegen könnt. In der Praxis kommt das selten vor und ist schwer nachzuweisen – kalkuliert das bei eurer Reiseplanung ein.

Reisekosten: Erstausbildung, Zweitausbildung und Praktika

Für alle, die sich weiterbilden oder neu orientieren, ist die steuerliche Behandlung von Reisekosten eng mit einer grundlegenden Frage verknüpft: Handelt es sich um eine Erstausbildung ohne vorherige Berufsausbildung, oder um eine Zweitausbildung beziehungsweise eine Weiterbildung nach abgeschlossener Berufsausbildung? Der Bundesfinanzhof und der Gesetzgeber behandeln diese Konstellationen sehr unterschiedlich.

In der Erstausbildung ohne vorherige Berufsausbildung können Ausbildungskosten – und damit auch Reisekosten, die direkt mit der Ausbildung zusammenhängen – nur als Sonderausgaben abgezogen werden, nicht als Werbungskosten. Der entscheidende Nachteil: Sonderausgaben können nicht vorgetragen werden. Wer in der Ausbildung kein oder kaum Einkommen hat, profitiert vom Sonderausgabenabzug praktisch nicht. Aus diesem Grund wäre es für viele Betroffene vorteilhafter, Werbungskosten ansetzen zu können – das gelingt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen.

In der Zweitausbildung – also zum Beispiel einem Aufbaustudium nach einem abgeschlossenen Erststudium, das bereits eine Berufsqualifikation vermittelt – oder nach einer abgeschlossenen Berufsausbildung ist der Werbungskostenabzug möglich. Das gilt auch für Reisekosten zu Lehrveranstaltungen an einem anderen Ausbildungsort. Der Vorteil: Werbungskosten können als Verlustvortrag in spätere Jahre übertragen werden und mindern dann die Steuerlast, wenn ihr nach der Ausbildung ins Berufsleben einsteigt und ein steuerpflichtiges Einkommen erzielt.

Bei Pflichtpraktika gilt grundsätzlich: Wenn der Praktikumsbetrieb nicht als erste Tätigkeitsstätte eingestuft wird – was bei wechselnden oder befristeten Praktika oft der Fall ist – können die Fahrten dorthin als Auswärtstätigkeit abgesetzt werden. Ähnliches gilt für Pflichtexkursionen und Feldforschungsaufenthalte, die für den Ausbildungsabschluss notwendig oder verpflichtend vorgeschrieben sind. Hier empfiehlt es sich, eine Bescheinigung der Bildungseinrichtung über die Verpflichtung zur Teilnahme aufzubewahren, um gegenüber dem Finanzamt den Zusammenhang mit der Ausbildung dokumentieren zu können.

So trägst du Reisekosten korrekt in die Steuererklärung ein

Wer Reisekosten aus einem Nebenjob oder einer Dienstreise als Arbeitnehmer:in absetzen möchte, trägt diese in der Anlage N ein. Dort gibt es separate Zeilen für Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten, für Verpflegungsmehraufwand und für Übernachtungskosten. Wichtig: Hier werden nur Kosten eingetragen, die nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet wurden. Was der Arbeitgeber bereits bezahlt hat, muss herausgerechnet werden – andernfalls droht ein Rückforderungsbescheid.

Für Auslandsdienstreisen mit länderspezifischen Verpflegungspauschalen gibt es die Anlage N-Aus. Wer im Rahmen einer internationalen Konferenz oder eines beruflichen Auslandsaufenthalts unterwegs war und dabei Reisekosten hatte, trägt diese entsprechend dort ein. Auch hier gilt: Pauschalen nach Land und Abwesenheitsdauer differenzieren und die aktuellen BMF-Tabellen als Grundlage verwenden.

Kosten für die erste berufliche Ausbildung – einschließlich entsprechender Reisekosten – werden über den Mantelbogen in der Zeile für Sonderausgaben eingetragen, nicht in der Anlage N. Das ist der formale Unterschied zum Werbungskostenabzug. Wer dagegen für eine zweite Ausbildung oder eine berufliche Fortbildung Reisekosten als Werbungskosten geltend macht, trägt diese in der Anlage N ein und kann sie gegebenenfalls als Verlust vortragen lassen – dafür muss die Anlage SO oder ein entsprechender Antrag auf Verlustfeststellung genutzt werden.

Grundsätzlich gilt für alle Belege: Ihr müsst sie der Steuererklärung nicht beilegen, aber mindestens zehn Jahre aufbewahren. Das Finanzamt kann jederzeit nachfordern. Wer seine Belege digital sichert – zum Beispiel eingescannt in einer Cloud oder auf einer externen Festplatte –, ist gut aufgestellt. Denkt daran, dass Papierbelege mit der Zeit verblassen können; ein digitaler Scan ist daher empfehlenswert.

Häufige Fehler beim Absetzen von Reisekosten – und wie ihr sie vermeidet

Der verbreitetste Fehler ist die Verwechslung von Reisekosten und Entfernungspauschale. Fahrten zur regulären Arbeitsstätte oder zum gewöhnlichen Arbeitsort gelten als Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und werden nur über die Entfernungspauschale berücksichtigt – nach § 9 EStG beträgt sie 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer. Wer diese Fahrten fälschlicherweise als Auswärtstätigkeiten deklariert, riskiert eine Korrektur und im schlimmsten Fall eine Steuernachzahlung.

Ein weiterer häufiger Fehler: Erstattete Kosten erneut in der Steuererklärung ansetzen. Wenn euer Arbeitgeber oder eure Auftraggeber Fahrtkosten, Verpflegung oder Unterkunft steuerfrei erstattet hat, sind diese Ausgaben bereits abgegolten. Nur der nicht erstattete Eigenanteil darf in der Erklärung erscheinen. Wer das missachtet, versteuert Erstattungen als Werbungskosten – was technisch betrachtet eine Falschangabe ist.

Ebenfalls problematisch: fehlende Dokumentation der Abwesenheitszeiten. Ohne Nachweise – etwa Fahrtenbuch, E-Mail-Einladungen zur Konferenz, Buchungsbestätigungen oder eine Bescheinigung des Arbeitgebers über die Dienstreise – kann das Finanzamt die Verpflegungspauschalen streichen. Das ist besonders ärgerlich, weil der Ansatz dieser Pauschalen eigentlich unkompliziert ist und kaum Aufwand bedeutet, wenn man die Zeiten korrekt festhält.

Schließlich das Deutschlandticket: Wer das Ticket als berufliche Ausgabe vollständig absetzt, ohne eine Aufteilung zwischen privater und beruflicher Nutzung vorzunehmen, läuft Gefahr, dass das Finanzamt den Abzug anteilig oder vollständig verweigert. Eine nachvollziehbare Dokumentation – zum Beispiel eine Liste aller beruflichen Fahrten im Monat – ist hier unverzichtbar.

Steuererstattung berechnen: So nutzt du dein Wissen jetzt konkret

Wer die Grundlagen kennt, fragt sich zurecht: Lohnt sich die detaillierte Einzelaufstellung meiner Reisekosten überhaupt, oder bleibt der Arbeitnehmer-Pauschbetrag günstiger? Das hängt davon ab, wie hoch eure gesamten Werbungskosten im Jahr waren. Erst wenn ihr über den gesetzlichen Pauschbetrag kommt, wirkt jeder zusätzliche Euro an Reisekosten direkt steuersenkend. Daher ist es sinnvoll, alle Posten zunächst grob zu summieren – bevor ihr Stunden in die kleinteilige Dokumentation investiert.

Mit dem StudySmarter Brutto-Netto-Rechner könnt ihr schnell abschätzen, wie sich eure Werbungskosten auf die Steuerlast auswirken. Gebt euer Bruttogehalt und eure geschätzten Werbungskosten ein – und seht sofort, ob ihr den Pauschbetrag überschreitet und wie viel Erstattung realistisch möglich ist. So bekommt ihr ein klares Bild, bevor ihr die Steuererklärung mit ELSTER oder einer Steuer-App einreicht.

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