Übungsleiterpauschale Steuerfrei als Nebenjob – das musst du wissen

Übungsleiterpauschale: So bleibt dein Nebenjob steuerfrei

Wenn du nebenberuflich als Sporttrainer:in, Nachhilfelehrer:in oder Betreuer:in für eine gemeinnützige Organisation arbeitest, kannst du deine Einnahmen bis zu einem gesetzlich festgelegten Freibetrag vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei kassieren. Das regelt die sogenannte Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG – und für alle, die einer Nebentätigkeit nachgehen, ist sie besonders attraktiv.

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Steuerfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG – Definition und Abgrenzung

Die Übungsleiterpauschale ist im Einkommensteuergesetz unter § 3 Nr. 26 EStG geregelt und stellt einen der großzügigsten steuerlichen Freibeträge für nebenberuflich Tätige in Deutschland dar. Der Freibetrag gilt für Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten als Übungsleiter:in, Ausbilder:in, Erzieher:in, Betreuer:in oder vergleichbaren Funktionen sowie für künstlerische Tätigkeiten und die Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen – sofern die Tätigkeit im Auftrag einer gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Organisation ausgeführt wird. Typische begünstigte Berufsbilder sind Sporttrainer:innen im Vereinssport, Musiklehrer:innen an gemeinnützigen Musikschulen, Nachhilfelehrer:innen bei anerkannten Trägern, Schwimmtrainer:innen beim DLRG, Betreuer:innen in Jugendverbänden oder Chorleiter:innen in Kirchenchören.

Eine zentrale Voraussetzung ist die Nebenberuflichkeit: Die Tätigkeit darf nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs beanspruchen. Das bedeutet in der Praxis, dass du keine Vollzeitstelle als Übungsleiter:in antreten und gleichzeitig den Freibetrag beanspruchen kannst. Die Nebenberuflichkeit wird dabei immer im Verhältnis zu deiner Haupttätigkeit bewertet – also Berufstätigkeit, Ausbildung, Anstellung oder Selbstständigkeit.

Parallel zur Übungsleiterpauschale existiert der sogenannte Ehrenamtsfreibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG. Dieser gilt für alle anderen ehrenamtlichen Tätigkeiten bei gemeinnützigen Organisationen, für die die spezielleren Voraussetzungen des § 3 Nr. 26 EStG nicht erfüllt sind – also beispielsweise für Vereinsvorsitzende, Kassierer:innen oder Pressewarte. Der Ehrenamtsfreibetrag liegt unterhalb der Übungsleiterpauschale. Beide Freibeträge können unter bestimmten Voraussetzungen gleichzeitig genutzt werden – dazu später mehr.

Warum sich die Übungsleiterpauschale für viele lohnt

Die Übungsleiterpauschale wird häufig von Menschen genutzt, die sich nebenberuflich engagieren – und das aus gutem Grund. Klassische Beispiele wie Nachhilfeunterricht, das Leiten von Sportkursen oder die Betreuung von Kindern und Jugendlichen in gemeinnützigen Vereinen erfüllen oft exakt die Voraussetzungen des § 3 Nr. 26 EStG. Die Tätigkeit findet bei einer gemeinnützigen Organisation statt, hat pädagogischen oder betreuenden Charakter – und sie ist nebenberuflich.

Die Nebenberuflichkeit ist bei vielen Engagierten schnell gegeben: Wer hauptberuflich einer Beschäftigung nachgeht oder pensioniert ist, erfüllt die Voraussetzung im Sinne des Steuerrechts in der Regel. Wer also neben einer Vollzeitstelle oder dem Ruhestand zehn Stunden wöchentlich als Trainer:in im Sportverein arbeitet, erfüllt die Drittelgrenze problemlos. Praktische Beispiele für begünstigte Tätigkeiten sind: Trainer:in im Breitensportprogramm eines gemeinnützigen Vereins, Nachhilfelehrer:in bei einem gemeinnützigen Bildungsträger, Betreuer:in im Jugend- oder Ferienfreizeitbereich beim DRK oder DLRG, Chorleiter:in in einem Kirchenchor sowie Sportgruppenleiter:in in Sportvereinen mit anerkannter Gemeinnützigkeit.

Relevant ist die Übungsleiterpauschale auch für Arbeitnehmer:innen, die zusätzlich zu ihrer regulären Beschäftigung noch eine zweite, begünstigte Tätigkeit bei einem anderen – gemeinnützigen – Arbeitgeber ausüben. Wichtig ist hier: Der Freibetrag gilt personenbezogen und jahresbezogen, nicht arbeitgeberbezogen. Wer also sowohl im Unternehmen angestellt ist als auch nebenher als Trainer:in im Sportverein, kann für die Vereinstätigkeit die Übungsleiterpauschale vollumfänglich beanspruchen, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Freibetrag, Steuerfreiheit und Kombinationsmöglichkeiten

Der Freibetrag der Übungsleiterpauschale gilt pro Kalenderjahr und pro Person – unabhängig davon, bei wie vielen gemeinnützigen Organisationen du tätig bist und wie viele Verträge du hast. Das bedeutet: Wenn du bei zwei verschiedenen Vereinen als Trainer:in arbeitest, addieren sich deine Einnahmen aus beiden Tätigkeiten, und der Freibetrag steht dir insgesamt nur einmal pro Jahr zur Verfügung. Einnahmen bis zur Freibetragsgrenze sind vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei – du musst auf diesen Teil deines Einkommens weder Lohnsteuer noch Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung zahlen.

Einnahmen, die den Freibetrag übersteigen, unterliegen den normalen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Regeln. Je nach Vertragsform – angestellt oder selbstständig – gelten unterschiedliche Regelungen, auf die wir im Abschnitt zur Steuererklärung genauer eingehen. Es lohnt sich daher, die eigenen Jahreseinnahmen aus allen begünstigten Tätigkeiten im Blick zu behalten, um nicht unbemerkt über den Freibetrag zu geraten.

Interessant ist die Kombination mit dem Ehrenamtsfreibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG: Wer bei derselben oder einer anderen gemeinnützigen Organisation zusätzlich eine Tätigkeit ausübt, die nicht unter § 3 Nr. 26 EStG fällt – zum Beispiel die Funktion als Kassenwart:in oder Schriftführer:in im Vorstand – kann für diese Tätigkeit ergänzend den niedrigeren Ehrenamtsfreibetrag nutzen. Voraussetzung ist, dass es sich tatsächlich um unterschiedliche Tätigkeiten handelt und nicht dieselbe Leistung doppelt abgerechnet wird.

Keine Abzüge bis zum Freibetrag – aber Vorsicht bei Überschreitung

Einer der größten Vorteile der Übungsleiterpauschale liegt in ihrer doppelten Wirkung: Einnahmen bis zum Freibetrag sind nicht nur einkommensteuerfrei, sondern auch vollständig von der Sozialversicherungspflicht ausgenommen. Das bedeutet konkret: Es fallen keine Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung, zur Pflegeversicherung, zur Rentenversicherung oder zur Arbeitslosenversicherung an – weder von dir noch von deinem Arbeitgeber (dem Verein oder Träger). Für alle, die über eine günstige Krankenversicherung abgesichert sind, ist das besonders praktisch, da keine zusätzlichen Beitragslasten entstehen.

Sobald deine Einnahmen den Freibetrag übersteigen, gelten für den übersteigenden Betrag die normalen Regelungen. Im Anstellungsverhältnis werden Lohnsteuer und – je nach Höhe der Gesamteinkünfte – Sozialversicherungsbeiträge fällig. Liegt der übersteigende Betrag im Bereich eines Minijobs (bis 603 € monatlich bzw. 7.236 € jährlich), können Minijob-Regelungen greifen, sofern der Freibetrags-Anteil korrekt herausgerechnet wird. Liegt er darüber, gilt reguläres Steuer- und Sozialversicherungsrecht.

Besonders wichtig ist das Verhältnis zur Minijob-Grenze, wenn du beim selben Arbeitgeber sowohl eine begünstigte Übungsleiter-Tätigkeit als auch eine reguläre Hilfstätigkeit ausübst. In diesem Fall können beide Einkommen addiert werden, was die Minijob-Grenze schneller reißt als erwartet. Wenn du also zum Beispiel bei demselben Verein sowohl als Trainer:in als auch als Bürokraft tätig bist und dein Gesamtentgelt die relevanten Grenzen überschreitet, solltest du das mit dem Arbeitgeber und ggf. einer Steuerberatung klären.

Kein Anrechnungsrisiko innerhalb des Freibetrags – aber Vorsicht bei Überschreitung

Für BAföG-Empfänger:innen ist die Frage nach der Anrechnung von Einnahmen besonders sensibel. Die gute Nachricht: Einnahmen, die vollständig unter der Übungsleiterpauschale liegen, gelten steuerrechtlich nicht als steuerpflichtiges Einkommen und werden daher im Rahmen der BAföG-Einkommensanrechnung nicht berücksichtigt. Das bedeutet: Solange du innerhalb des Freibetrags bleibst, musst du keine Kürzung deiner BAföG-Förderung befürchten.

Für Einnahmen, die den Freibetrag übersteigen, gilt hingegen: Diese zählen als anrechenbares Einkommen im Sinne des Bundesausbildungsförderungsgesetzes. Nach § 23 BAföG steht Studierenden ein eigener Einkommensfreibetrag zu, bis zu dem das eigene Einkommen das BAföG nicht mindert. Einnahmen darüber hinaus können die monatliche Förderung reduzieren. Da sich diese Freibeträge ändern können und die Berechnung komplex ist, solltest du Überschreitungen der Übungsleiterpauschale stets dokumentieren und gegebenenfalls mit dem zuständigen Studierendenwerk oder einer Steuerberatung abklären.

Wichtig zu wissen: Die eigene Übungsleiter-Tätigkeit hat keinerlei Auswirkung auf das Einkommen der Eltern, das ebenfalls in die BAföG-Berechnung einfließt. Die Beschäftigung des Kindes berührt die elterliche Einkommenssituation nicht. Dennoch empfiehlt es sich, alle Einnahmen sorgfältig festzuhalten – Verträge, Abrechnungen und Jahresbescheinigungen des Vereins oder Trägers sollten mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, um im Zweifelsfall gegenüber Finanzamt oder Studierendenwerk lückenlos nachweisen zu können, dass du innerhalb des Freibetrags geblieben bist.

Anlage N oder Anlage S – je nach Vertragsform

Wie du die Übungsleiterpauschale in deiner Steuererklärung angibst, hängt davon ab, ob du beim Verein oder Träger angestellt oder selbstständig tätig bist. Im Anstellungsverhältnis – also wenn du eine Lohnsteuerkarte (ELStAM) hinterlegst und monatlich eine Abrechnung erhältst – trägst du deine Einnahmen in der Anlage N ein. Dort gibt es einen gesonderten Bereich für steuerfreie Einnahmen nach § 3 Nr. 26 EStG; das Finanzamt zieht den Freibetrag dann automatisch ab. Du trägst den Bruttobetrag ein, und das Finanzamt rechnet den steuerfreien Anteil entsprechend heraus.

Wenn du als freie Mitarbeiterin oder freier Mitarbeiter tätig bist und Rechnungen stellst, verwendest du stattdessen die Anlage S (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit). Hier trägst du deine Betriebseinnahmen ein und machst den Freibetrag als Abzugsposten geltend. Eventuelle Betriebsausgaben – etwa Fahrtkosten zum Trainingsort, Fachliteratur oder Arbeitsmaterial – können zusätzlich abgezogen werden, allerdings nur für den Teil der Einnahmen, der über dem Freibetrag liegt. Für Einnahmen innerhalb des Freibetrags ist ein gesonderter Betriebsausgabenabzug nicht möglich, da diese Einnahmen bereits vollständig steuerfrei sind.

Für beide Konstellationen gilt: Belege aufbewahren. Du solltest nicht nur die Jahresabrechnung des Vereins oder Trägers aufheben, sondern auch eine Bescheinigung, aus der hervorgeht, dass die Organisation tatsächlich als gemeinnützig anerkannt ist. Diese Bestätigung kannst du beim Verein oder Träger anfragen; anerkannte Gemeinnützigkeit wird durch das Finanzamt bescheinigt und muss regelmäßig erneuert werden. Ohne diesen Nachweis kann das Finanzamt die Steuerfreiheit im Nachhinein versagen. Auch der Vertrag, aus dem die Art der Tätigkeit hervorgeht, gehört zu den unverzichtbaren Unterlagen.

Diese Fehler passieren am häufigsten – und wie du sie vermeidest

Der häufigste Fehler bei der Übungsleiterpauschale ist das unbewusste Überschreiten des Freibetrags durch mehrere Tätigkeiten im Laufe eines Jahres. Wer beispielsweise im Frühjahr als Trainer:in im örtlichen Sportverein arbeitet und im Herbst zusätzlich Nachhilfe bei einem gemeinnützigen Bildungsträger gibt, addiert beide Einnahmequellen. Da der Freibetrag personenbezogen und nicht tätigkeitsbezogen ist, summieren sich alle begünstigten Einnahmen – und der gesamte Betrag, der über den Freibetrag hinausgeht, wird steuerpflichtig. Es lohnt sich daher, von Anfang an eine einfache Übersicht zu führen, in der du alle Einnahmen aus begünstigten Tätigkeiten im laufenden Jahr notierst.

Ein weiterer häufiger Irrtum betrifft die Begünstigtheit der Tätigkeit selbst. Nicht jede Arbeit für einen gemeinnützigen Verein fällt automatisch unter § 3 Nr. 26 EStG. Reine Verwaltungsarbeiten – Bürotätigkeiten, Buchhaltung, Pressearbeit oder das Pflegen der Vereinswebsite – sind keine pädagogischen, künstlerischen, betreuenden oder pflegerischen Tätigkeiten und werden daher nicht durch die Übungsleiterpauschale begünstigt. Für solche Tätigkeiten kommt allenfalls der niedrigere Ehrenamtsfreibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG in Betracht.

Ebenfalls problematisch: der fehlende oder veraltete Nachweis der Gemeinnützigkeit des Auftraggebers. Vereine müssen ihre Gemeinnützigkeit durch das Finanzamt regelmäßig bestätigen lassen. Wenn ein Verein seinen Status verloren hat – etwa wegen mangelhafter Satzung oder unsatzungsgemäßer Mittelverwendung – können nachträglich Steuern auf früher steuerfreie Einnahmen festgesetzt werden. Lass dir daher zu Beginn deiner Tätigkeit immer eine aktuelle Freistellungsbescheinigung des Vereins aushändigen. Schließlich ist zu beachten: Auch wenn du bei demselben Arbeitgeber mehrere Tätigkeiten ausübst, steht dir der Freibetrag insgesamt nur einmal zu. Eine künstliche Aufspaltung eines einheitlichen Beschäftigungsverhältnisses, um den Freibetrag mehrfach zu nutzen, erkennt das Finanzamt in der Regel als missbräuchlich.

Zwei Freibeträge, unterschiedliche Voraussetzungen – und wie du beide nutzt

Die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG und der Ehrenamtsfreibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG sind zwei eigenständige steuerliche Regelungen, die parallel nebeneinander existieren und unter bestimmten Voraussetzungen gleichzeitig genutzt werden können. Der entscheidende Unterschied liegt im Anwendungsbereich: Die Übungsleiterpauschale greift bei pädagogischen, betreuenden, künstlerischen oder pflegerischen Tätigkeiten – also dort, wo du direkt mit Menschen arbeitest, sie anleitest, unterrichtest oder pflegst. Der Ehrenamtsfreibetrag hingegen gilt für alle anderen nebenberuflichen Tätigkeiten bei gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Organisationen, für die die Übungsleiterpauschale nicht anwendbar ist.

Der Freibetrag der Übungsleiterpauschale ist höher als der des Ehrenamtsfreibetrags. Das spiegelt die gesellschaftliche Wertschätzung pädagogischer und sozialer Arbeit wider und macht die Übungsleiterpauschale für viele Ehrenamtliche zur attraktiveren Variante. Für Tätigkeiten, die unter § 3 Nr. 26a EStG fallen, gelten die strengen inhaltlichen Anforderungen an die Art der Tätigkeit nicht – dafür ist der Freibetrag geringer.

Die Kombination beider Freibeträge ist möglich, wenn du im selben Jahr zwei verschiedene, voneinander abgrenzbare Tätigkeiten ausübst: zum Beispiel als Sporttrainer:in (§ 3 Nr. 26 EStG) und gleichzeitig als Kassenwart:in oder Pressewart:in im selben oder einem anderen gemeinnützigen Verein (§ 3 Nr. 26a EStG). In diesem Fall kannst du für die Trainer-Einnahmen die Übungsleiterpauschale und für die Vorstands-Einnahmen den Ehrenamtsfreibetrag geltend machen. Voraussetzung ist, dass es sich tatsächlich um unterschiedliche Tätigkeiten handelt und du die Einnahmen klar zuordnen kannst. Eine Überschneidung oder doppelte Abrechnung derselben Leistung ist unzulässig.

Häufige Fragen