Office Manager/​-in

Passt der Kurs zu dir?

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   Für die Externenprüfung im Büromanagement weist du Berufspraxis im Umfang des Eineinhalbfachen der Ausbildungsdauer nach (§ 45 Abs. 2 BBiG), Ausbildungszeiten in einem verwandten Beruf zählen mit.
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   Für eine geförderte Umschulung ohne Berufsabschluss berät dich die Agentur für Arbeit vor Kursbeginn, Kurs und Träger müssen zugelassen sein (§ 81 SGB III).
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   Sichere Rechtschreibung und Grundkenntnisse in Textverarbeitung brauchst du ab dem ersten Kurstag, denn Geschäftsbriefe und Protokolle schreibst du nach festen Gestaltungsregeln.

Das lernst du

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   Der Office Manager ist eine zentrale Figur in der Unternehmensstruktur, da er nicht nur den Sekretariatsbereich inklusive Front Office zu verantworten hat. Darüber hinaus fallen Kundenbetreuung, Teammanagement, Rechnungslegung, Mahnwesen sowie innerbetriebliche Organisations- und Abwicklungsprozesse i.d.R. in seinen Zuständigkeitsbereich.
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   Office Management umfasst also die verschiedensten Aufgabenbereiche, sodass der Office Manager somit auch an verschiedenen Stellen im Unternehmen zu finden ist. Die Tätigkeitsbereiche und Aufgaben variieren je nach Art, Größe, Organisationsstruktur und Branche eines Unternehmens.
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   Mit diesem Kurs lernen Sie, in den verschiedensten Bereichen des Innendienstes zu arbeiten, verstehen die organisatorischen Strukturen eines Unternehmens und lernen den Alltag eines Office Managers kennen, der gleichzeitig aus Front Office und Vertriebs­innendiensttätigkeiten besteht.
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   Ihre Kursinhalte

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   1. Office Management

   Unternehmensorganisation
   Regeln und Kommunikation im Unternehmen
   Strukturen der Aufbau- und Ablauforganisation
   Stellenarten, Abteilungen und Gruppen
   Weisungs- und Kommunikationsbeziehungen
   Voraussetzungen und Aufgaben des Innendienstes
   Arbeitsplatzgestaltung
   Professionelles Zeitmanagement
   Analyse von Zeitverlusten
   Zeitmanagementmethoden
   Zeitmanagement mit ausgewählten Outlook-Tools

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   2. Front Office

   Postverkehr
   Terminmanagement
   Büroorganisation/ Büromaterial
   Geschäftskorrespondenz
   Stilsicher formulieren
   Dokumentenvorlagen
   Objekte und Formularelemente in Worddokumenten
   Einsatz und Erstellung von Präsentationen
   Veranstaltungsmanagement

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   3. Vertriebsinnendienst

   Beschaffungsmanagement und E-Procurement
   Kaufmännischer Schriftverkehr
   Vertiefende Anwendungskenntnisse
   Angebot, Kalkulation, Auftragseingang
   Auftragsbestätigung, Leistungsnachweis/ Lieferschein, Rechnung
   ERP-Systeme
   Warenwirtschaftssysteme
   CRM-Systeme
   Tabellenkalkulation
   Arbeit mit Datenbanken

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   4. Zeitgemäße elektronische Kommunikation und Mediennutzung

   E-Mail Client und Planungstools
   E-Mail Kommunikation und Richtlinien
   E-Mail Sicherheit
   Informationsbeschaffung im Internet
   Internetbrowser
   Internetrecherche
   Travel-Management
   Datensicherheit
   Passwörter und Authentifizierung
   Verzeichnisschutz und Zugriffskontrolle
   Verschlüsselung und Cloud-Systeme
   Soziale Netzwerke (Facebook, Xing, LinkedIn, Messenger)

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   5. Personalführung

   Mitarbeiterauswahl (Anforderungsprofil, Recruiting)
   Persönlichkeitsmodelle (DISG-Modell, Reifegradmodell)
   Onboarding
   Führungsaspekte und -kompetenzen
   Wahl des richtigen Führungsstils
   Mitarbeitergespräche
   Motivationstheorie nach Herzberg
   Teamentwicklung und Teamgefühl
   Konfliktmanagement (Konfliktarten und Konfliktlösung)
   Generationenmanagement
   Generationengerechte Gestaltung der Arbeitswelt
   Interkulturelle Kompetenz

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    6. Prozesse und Projekte

    Qualitätsmanagementprozesse und -systeme
    ISO 9000 ff.
    Deming-Zyklus
    Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems
    Dokumentationsanforderungen
    Grundlagen Prozess- und Projektmanagement
    Klassisches vs. agiles Projektmanagement
    Projektbeteiligte und deren Aufgaben
    Ebenen der Prozessteuerung
    Projektphasen, Projektplanung, Projektorganisation
    Projektdurchführung und -abschluss

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    7. Rechtliche Rahmenbedingungen

    Unternehmensformen im Überblick
    Rechtsstellung und Zuordnung
    Händler, Handelsvertreter, Agent, Vertriebler
    HGB, BGB, Fernabsatzgesetz
    Vertragsrecht, Vertragsformen
    Grundsätze zu Verträgen B2B vs. B2C
    Haftungsrecht, Gewährleistung, Garantie
    Datenschutz vs. Datensicherheit
    Anforderungen und Pflichten der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)
    Gesetzliche Regelungen bei Personalanstellung
    Arbeitsvertrag
    Urlaubsanspruch, Krankheit, Arbeitszeitgesetz
    Abmahnung und Kündigung

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    8. Betriebswirtschaftliche Aspekte

    Betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Controlling
    Rentabilität, Liquidität, Kapitalstruktur, Cashflow
    Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung
    BWA - Betriebliche Auswertung (Aufbau, Analyse, Auswertung, Interpretation)
    Investitionsplanung und -rechnung
    Kategorisierung von Kosten, Kostenrechnungsarten
    Finanzierungsplanung
    Finanzierungsarten und -regeln

Förderwege

Wer deinen Kurs zahlt

Brutto im Monat

Mitte und Viertel bundesweit

3 Schritte vom Kurs in den Beruf

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   Geschäftsbriefe sicher formulieren

   Du schreibst Anfragen, Angebote und Mahnungen und gestaltest sie nach den Regeln für Geschäftskorrespondenz. Beschwerden beantwortest du sachlich und hältst den Vorgang in der Akte fest. Beispiel: Du beantwortest eine Reklamation schriftlich und legst Brief und Gesprächsnotiz in der digitalen Kundenakte ab.

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   Termine und Dienstreisen für die Leitung planen

   In Assistenz- und Sekretariatskursen koordinierst du Kalender, bereitest Besprechungen vor und rechnest Dienstreisen ab. Du übst, Anfragen nach Dringlichkeit zu ordnen, wenn mehrere gleichzeitig eintreffen. Beispiel: Du buchst Bahn und Hotel für eine Dienstreise der Geschäftsführung und bereitest danach die Reisekostenabrechnung vor.

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   Ablage und Teamkalender digital aufbauen

   Office-Management-Kurse zeigen, wie du Ablage, Freigaben und gemeinsame Kalender digital einrichtest. Daten und kleine Berichte bereitest du so auf, dass das Team sie ohne Rückfrage nutzen kann. Beispiel: Du ersetzt die Papiermappe für die Eingangspost durch einen geteilten Ordner mit einheitlichen Dateinamen.

Themen

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