Prozessmanagement an der Universität Magdeburg

Karteikarten und Zusammenfassungen für Prozessmanagement an der Universität Magdeburg

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Normatives Management

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Operatives Management

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Ambivalenz Managementsysteme & Prozessmanagement

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Anspruchsgruppen

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Planung & Einführung Prozessmanagement

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Supply Chain Management

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Bewertung der Leistung des Prozessmanagements

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Methoden der Prozessverbesserung

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Business Process Reengineering

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Mythen des Prozessmanagements

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Prozesscontrolling

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Prozessmanagement

Normatives Management

Beschäftigt sich mit den generellen Zielen der Unternehmung, mit Prinzipien, Normen und Regeln, die darauf ausgerichtet sind, die Lebens- und Entwicklungsfähigkeit der Unternehmung zu ermöglichen.

Auf der normativen Managementebene sollte eine Organisation ihre Unternehmenspolitik, Leitsätze/Leitlinien, Grundsätze und Unternehmensstandards festlegen.


  • Organisationsverfassung (Struktur): Formale Ordnung einer Organisation
  • Organisationspolitik (Aktivitäten): Langfristige Zielsetzung entsprechend der Vision der Organisation
  • Organisationskultur (Verhalten): Normen und Werte der Mitarbeiter einer Organisation

Prozessmanagement

Operatives Management

Umfasst Prozesse der Mitarbeiterführung, der finanziellen Führung und des Qualitätsmanagements. 

Hier werden die Inhalte, die im strategischen Entwicklungsprozess erarbeitet wurden, im Alltagsgeschehen umgesetzt, wobei unvorhergesehene Störfaktoren beachtet werden müssen. 

Planungshorizont üblicherweise kürzer als 1 Jahr


  • Strukturierung des Ablaufs (Struktur): Prozessstruktur
  • Instanziierung einer Prozessstruktur (Aktivitäten): Aufträge/ Wertschöpfungsvorgänge
  • Steuerung der Auftragsabwicklung, Leistungs- und Kooperationsverhalten (Verhalten)

Prozessmanagement

Ambivalenz Managementsysteme & Prozessmanagement

Definitorisch referenzierten die Begriffe Managementsystem und Prozessmanagement gegenseitig aufeinander


Ausgangslage:

  • Auf der einen Seite sind normierte Managementsysteme prozessorientiert ausgestaltet
  • Auf der anderen Seite ist das Prozessmanagement entsprechend dem Konzept der Managementsysteme ausgestaltet


Ergebnis:

  • Ambivalente Gleichzeitigkeit von Managementsystemen und Prozessmanagement
  • Managementsysteme sind prozessorientiert und ein Prozessmanagement ist wie ein Managementsystem aufgebaut

Prozessmanagement

Anspruchsgruppen

Die Berücksichtigung aller denkbarer Anspruchsgruppen ist für ein erfolgreiches Prozessmanagement unabdingbar


Anspruchsgruppen: Alle Individuen oder Gruppen, die gegenüber einer Organisation einen materiellen oder immateriellen Anspruch verfügen

  • Das Konzept befasst sich mit dem Management von internen und externen Beziehungen einer Organisation
  • Für jede Anspruchsgruppe sollte hierbei der Anteil an der Zielerreichung der Organisation berücksichtigt werden


Erfordernisse und Erwartungen der Anspruchsgruppen:

  • Welche Anspruchsgruppen/ Kunden heute?
  • Welche Anspruchsgruppen/ Kunden in Zukunft?
  • Welches Leistungsangebot heute?
  • Welche Erwartungen an das Leistungsangebot heute?
  • Welche Erwartungen an das Leistungsangebot in Zukunft?
  • Welche Zufriedenheit der Anspruchsgruppen/ Kunden mit den Leistungen?

Prozessmanagement

Planung & Einführung Prozessmanagement

Unterscheidung zwischen deduktiver (top-down) Vorgehensweise und induktiver (bottom-up) Vorgehensweise


Top-Down-Vorgehensweise:

  • Vision und Prozesspolitik als Ausgangsbasis
  • Visions- und prozesspolitikkonforme Ergebnisse 
  • Bessere Identifikation überflüssiger Prozesse
  • Reduzierung der Gefahr, auf dem Bestehenden zu verharren

Prozessmanagement

Supply Chain Management

Die Supply Chain beschreibt die Beziehung einer Organisation mit an der Wertschöpfung beteiligten Organisationen


Teilprozesse (Kernprozesse) des Supply Chain Managements:

Planen, beschaffen, herstellen, liefern, zurücknehmen

Prozessmanagement

Bewertung der Leistung des Prozessmanagements

Die Leistungen des Prozessmanagements sollten regelmäßig auf Wirksamkeit und Leistung bewertet werden


Eine Bewertung des Prozessmanagements erfolgt über Prozessaudits und Managementbewertungen


Prozessaudit:

  • Audit = "systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zum Erlangen von objektiven Nachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu bestimmen, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind" (DIN EN ISO 9000:2015)
  • Durchführung in regelmäßigen Abständen
  • Ein oder mehrere Auditprogramme
  • Festlegung von Auditkriterien und Umfang
  • Auswahl von Auditoren
  • Berichterstattung an zuständige Leitung
  • Umsetzung von Korrekturen und Korrekturmaßnahmen
  • Dokumentierte Informationen


Managementbewertung:

  • Bewertung des Prozessmanagements insgesamt
  • Bewertung von Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit
  • Ergebnis: Mögliche Verbesserungen, Änderungen am Prozessmanagement, Änderungen am Ressourcenbedarf 

Prozessmanagement

Methoden der Prozessverbesserung

Im Rahmen der Prozessverbesserung gibt es nochmals unterschiedliche Methoden, die angewendet werden können


Methoden der Prozessverbesserung:

  • Total Cycle Time: Im Fokus steht die Reduzierung der Zykluszeit (Prozesszeit), um dadurch eine Senkung der Prozesskosten, eine Erhöhung der Termintreue und eine höhere Kundenzufriedenheit zu erreichen 
  • Kaizen und kontinuierliche Verbesserung: Japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, innere Haltung aller Beteiligten, stetige Verbesserung mit möglichst nachhaltiger Wirkung 
  • Six Sigma: Qualitätsmanagement-Methodik, erwarteter Fehleranteil beim Six-Sigma-Niveau                                                     Kernelement ist die Beschreibung, Messung, Analyse, Verbesserung und Überwachung von Geschäftsvorgängen mit statischen Mitteln und Ziel ist systematische Verbesserung oder Neugestaltung des Prozesses. Vorgehensweise ist Define Measure Analyse Improve Control 

Prozessmanagement

Business Process Reengineering

Prozesserneuerung:

  • Methode "Business Process Reengineering"
  • "Fundamentales Überdenken und radikales Redesign" (Hammer & Champy)
  • "Resultat sind Verbesserungen um Größenordnungen in entscheidenden heute wichtigen und messbaren Leistungsgrößen" (Hammer & Champy)


Die Methode des Business Process Reengineering sollte trotz einiger Vorteile kritisch hinterfragt werden


Vorteile:

  • Grundlegendes Überdenken der Organisation und seiner Prozesse
  • Orientierung an entscheidenden Geschäftsprozessen
  • Ausrichtung auf Kunden
  • Konzentration auf Kernkompetenzen
  • Intensive Nutzung der aktuellen Informationstechnologie


Kritische Beurteilung:

  • Gründe für das Scheitern der Methode
  • Kritikpunkt aus der Literatur
  • Frage der Ist-Analyse


Gründe für das Scheitern von BPR: 

  • Widerstand des Managements
  • Falsches Verhalten der Vorgesetzten 
  • Mangelnder Einsatz des Managements
  • Optimierung der Teilprozesse
  • Konzentration auf Einzellösungen
  • Rationalisierung statt Prozessgestaltung
  • Zeitdruck

Prozessmanagement

Mythen des Prozessmanagements

Existierende Mythen verdecken häufig die Schwachstellen eines Prozessmanagements


  • Überwindung der funktionalen Arbeitsteilung
  • Erfolg in "Größenordnungen"
  • Zukunftsfähigkeit durch "Organisationen in Organisationen"
  • "Horizontale Organisationsstruktur"
  • Flexibilität durch "Organisationen in Organisationen"

Prozessmanagement

Prozesscontrolling

Mithilfe eines Prozesscontrollings kann eine Organisation ihre Prozesse kontinuierlich überwachen


Controlling: "ist die Bereitstellung von Methoden (Techniken, Instrumenten, Modellen, Denkmustern u.ä.) und Informationen für arbeitsteilig ablaufende Planungs- und Kontrollprozesse sowie die funktionsübergreifende Unterstützung und Koordination solcher Prozesse" (Ziegenbein)


Zuständigkeiten des zentralen Controllings:

  • Gestaltung, Lenkung & Entwicklung des Prozesscontrollings
  • Auswahl und Einführung von Methoden und Werkzeugen für das PM
  • Abstimmung des Prozesscontrollings mit dem strategischen Management sowie dem zentralen Controlling der Organisation
  • Prozesskennzahlenvergleiche innerhalb und außerhalb der Organisation 
  • Unterstützung des Prozesscontrolling


Aufgaben des Prozesscontrollings:

  • Planung
  • Kontrolle
  • Koordination
  • Informationsversorgung
  • Servicefunktion für das Management


Der Ablauf des Prozesscontrolling ist in jeder Iteration gleich


Aufgaben der Prozesskontrolle:

  • Messung der Ist-Situation
  • Ermittlung von Zielabweichungen
  • Analyse der Zielabweichungen
  • Maßnahmenvorschläge
  • Kontrolle der Verbesserungsmaßnahmen
  • Gewinnung von Erfahrungsdaten


Informationsversorgung von Prozessen: 

  • Mit der Informationsversorgung ist die Bereitstellung von Informationen gemeint, die für die Steuerung der Geschäftsprozesse benötigt werden
  • Ziele und Aufgaben
  • Prozessberichte

Prozessmanagement

Kundenzufriedenheit

Bedeutung der Kundenzufriedenheit:

1. Differenzierung der Kundenanforderungen

  • Basisanforderungen
  • Leistungsanforderungen
  • Begeisterungsanforderungen

2. Auswirkungen der positiven Erfüllung von Kundenanforderungen

3. Kundenloyalität

  • Wiederkauf
  • Umsatz
  • Marketing- und Vertriebskosten
  • Preissensitivität bei Stammkunden


Messung der Kundenzufriedenheit:

1. Direkte Messung

  • Periodische Befragung von Kunden und Nutzern
  • Befragung der Kunden nach Bereitstellung von Prozessergebnissen

2. Indirekte Messung:

  • Befragung von Mitarbeitern
  • Analyse organisationsinterner Messgrößen

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Prozessmanagement

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Qualitätsmanagement

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Duale Hochschule Baden-Württemberg

Prozessmanagement 1 an der

Technische Hochschule Mittelhessen

4. Prozessmanagement an der

Hochschule Niederrhein

Geschäftsprozessmanagement an der

FOM Hochschule für Oekonomie & Management

Projekt- und Prozessmanagement 1 an der

Fachhochschule Südwestfalen

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