Lernmaterialien für Geschäftsprozessmanagement an der Private Hochschule Göttingen

Geschäftsprozessmodelle helfen bei der Dokumentation, Beschreibung, Analyse und Gestaltung von Geschäftsprozessen und unterstützen die Kommunikation über Geschäftsprozesse.

Sie finden Anwendung sowohl bei den Unternehmen, bei Softwareherstellern und Beratungsunternehmen:

• bei der Schwachstellenanalyse und Prozessoptimierung,
• dem Benchmarking,
• in Business Process Reengineering (BPR)-Projekten,
• bei der Auswahl und dem Customizing von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware 
• im Qualitätsmanagement.

Grundsätzlich können Geschäftsprozessmodelle in Standard- und individuelle Prozessmodelle unterschieden werden. Bei Standardprozessmodellen werden idealtypische Geschäftsprozesse beschrieben, die die Identifizierung, Analyse, Gestaltung und Dokumentation der spezifischen Geschäftsprozesse unterstützen.

Standardprozessmodelle werden von Softwareherstellern, Unternehmensberater, Verbänden oder Fachgremien angeboten. Es existieren sowohl Modelle für bestimmte Branchen oder Anwendungsbereiche als auch universelle, generell anwendbare Modelle.

Individuelle Prozessmodelle hingegen legen die spezifisch individuelle Prozesslandschaft eines Unternehmens dar. Diese sind entsprechend aufwändiger in der Erstellung, geben allerdings Differenzierungsmöglichkeiten ggü. Wettbewerben und Gestaltungsfreiräume.

Soll-Prozesse bilden die Arbeitsabläufe im Unternehmen so ab, wie sie zukünftig stattfinden sollen. Sie werden häufig als motivierender wahrgenommen als Ist-Prozesse, da sie dem Ansatz des „Solution Based Thinking“ folgen.

Ist-Prozesse bilden die Arbeitsabläufe im Unternehmen so ab, wie sie aktuell stattfinden.

Vorteile:

• Kostenersparnisse durch spezialisierte Arbeitsteilung,
• Nutzung von standardisierten Schnittstellen zu Geschäftspartnern,
• Minimierung des Koordinationsaufwands,
• Transparenz, bessere Überwachung und Auswertbarkeit durch Kennzahlen,
• gleiche und ähnliche Prozesse müssen nur einmal abgebildet werden

Die Standardisierung von Geschäftsprozessen soll helfen, eine durchgängige und einheitliche Prozesslandschaft aufzubauen. Hierdurch kann der Leistungs- und Informationsaustausch zwischen internen Geschäftseinheiten sowie mit externen Lieferanten, Partnern und Kunden effizienter und transparenter gesteuert werden. Prozessstandardisierung ist auch Voraussetzung für eine Harmonisierung der IT-Landschaft innerhalb des Unternehmens und zwischen Unternehmen und Kunden, Lieferanten etc. Die Standardisierung erleichtert die Zentralisierung (Shared Services Center) und Auslagerung (Process Outsourcing) von Geschäftsprozessen sowie die interorganisatorische Zusammenarbeit in Netzwerken, z. B. im Supply Chain Management über das SCOR-Modell

Nachteile:

• Differenzierungsmöglichkeiten gegenüber Wettbewerbern können eingeschränkt sein,
• Anforderungen und Besonderheiten unterschiedlicher Geschäfte bzw. Geschäftsbereiche werden eventuell nicht ausreichend berücksichtigt,
• die angenommenen „fremden“ Geschäftsprozesse werden von Mitarbeitern nicht akzeptiert und nicht umgesetzt
• geringe Flexibilität, erschwerte Anpassungsfähigkeit bei Veränderungen, 
• geringer Handlungsspielraum der Mitarbeiter,
• Gefährdung der Mitarbeiter-Motivation durch monotone Tätigkeiten,
• möglicher Vertrauensverlust bei Kundengesprächen, ins besonders bei Beschwerden

Für die Modellierung der Prozesse kann auf zahlreiche Methoden zurückgegriffen werden, die jeweils ein spezifisches Begriffssystem aufweisen.

Beispiele sind die unterschiedlichen (grafischen und verbalen) Bezeichnungen für Informationen, Tätigkeiten und Beziehungen. Dieses spezifische Begriffssystem einer Methode wird üblicherweise als Notation bezeichnet.

Oder: Notation ist die Benennung von Gegenständen durch das Festhalten von Dingen und Bewegungsverläufen in schriftlicher Form mit vereinbarten symbolischen Zeichen.

Es werden eine Reihe von Elementen zur Darstellung von Geschäftsprozessen verwendet, z. B. Aktivitäten, Ereignisse und logische Verknüpfungen zwischen den Elementen.

Wesentliche Elemente von Geschäftsprozessen sind demnach:

• Kunden mit ihren Kundenanforderungen,
• Input/Output,
• Ziel und Messgrößen der Prozesssteuerung,
• Geschäftsprozessverantwortliche (Owner), Aufgabenträger, Subjekte,
• Ereignisse, Ereignisse lösen einen Geschäftsprozess aus, schließen ihn ab, auch Ergebnisse der Funktionen von Geschäftsvorfällen können als Ereignisse interpretiert werden, die nachfolgende Funktionen auslösen,
• Arbeitsmittel (Ressourcen), z. B. IT-Technik.

Die folgenden Regeln sind für Modellierungsarbeiten mit der EPK üblich:

• Jede EPK startet und endet mit einem Ereignis oder mit einem Prozesswegweiser.
• Ereignisse und Funktionen wechseln sich ab; EPK sind bipartite Graphen, d. h. es dürfen nur unterschiedliche Knotentypen verbundenwerden.
• Eine Kante verbindet genau zwei verschiedene Objekte.
• In und aus Funktionen läuft nur eine Kontrollflusskante.
• Objekte dürfen nicht ohne Kante im Modell (Zeichenraum) stehen.
• Nach einem Ereignis darf kein ODER- oder XOder-Konnektor folgen.
• Durch Konnektoren gesplittete Pfade werden durch gleichartige Konnektoren wieder zusammengeführt.
• Werden mehrere Pfade mit einem Konnektor wieder zusammengeführt, darf der Konnektor nur eine auslaufende Kante aufweisen.
• Direktverbindungen von Konnektoren sind möglich.

Vorteile:

• EPK ist eine relativ flexible Abbildungsmöglich­keit für Standardprozesse.
• EPK ist anwendungsübergreifend und verfügt über eine umfangreiche Toolunterstützung.
• EPK ist relativ leicht zu erlernen und ist für nicht IT-Fachleute verständlich.
• EPK bietet eine gute Grundlage für Simulationen, Analysen und Prüfung von Sollkonzepten.
• Vorteile der allgemeinen Standardisierung

Nachteile:

• Die Abbildung von kreativen und komplexen Abläufen, sowie von Überwachungstätigkeiten ist problematisch. (Vgl. Gronau (2016), S. 21)
• Die Top-Down-Modellierung kann unübersicht­lich werden.
• Das Modell ist aufgrund der fehlenden Standardisierung wenig außerhalb Deutschlands verbreitet.

Unter Geschäftsprozessmodellierung versteht man meist die grafische Darstellung (Visualisierung) und (verbale) Beschreibung, aber auch die gedanklich und abstrakt rechnerische Darstellung (Berechnung und Simulation) von Geschäftsprozessen bzw. Ausschnitten daraus.

Ein Geschäftsprozessmodell ist dabei nicht auf ein Bild, eine Prozess-Grafik, reduziert, sondern eine formale, einer Methode folgende, Darstellung. Da die Methode personenneutral ist, kann das Modell auch noch verstanden und benutzt werden, wenn der Modellentwickler nicht mehr im Unternehmen arbeitet. Bei Kenntnis der Methode kann das Modell von Dritten verstanden und auch weiterentwickelt bzw. geändert werden.