Lernmaterialien für Einführung in das Projektmanagement - öffentlich an der Hochschule Wismar

• Zielbildung/Zielklärung & Projektinitiierung
• Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektverlaufes
• Organisation und Führung
• Information und Kommunikation
• Qualitäts- und Risikomanagement

Fundamentaler Opponent:
- negative Überzeugung/ Einstellung
- sichtbare Opposition
-> Kommunikation d. Wandlungsbedarfs
-> Information, Schulung, Einsicht fördern

Fallweiser Opponent:
- perfektionistisch, grundsätzlich gerne Veränderungen
- Ablehnung bei persönlichen Nachteilen
- nicht sichtbare Opposition
-> Kommunikation des Wandlungsbedarfs
-> Informationen/Schulung, Förderung der Bereitschaft

Opportunisten:
- pragmatisch, negative Einstellung zum Wandel
- Unterstützung bei persönlichen Vorteilen
-> Komm. des Wandlungsbedarfs
-> klare, glaubwürdige Verfolgung des gemeinsamen, individuellen Nutzen

Promotoren:
- positive Überzeugung/ Einstellung
- aktive, sichtbare Unterstützung
-> Stärkung und Einsatz der Promotoren

1) Management durch Projekte
2) Management von Projekten
3) Management von mehreren Projekten

• Projektzielerreichung durch wirtschaftliche und strukturierte Organisation und Steuerung
• Koordination und Integration aller Aktivitäten
• starke Orientierung des Projektergebnisses am Kunden 
• projektförderliche Kommunikation
• frühe Einbindung aller Beteiligten -> Verbesserung des Ergebnis & Verringerung von Widerständen
• Berücksichtigung rechtlicher und wirtschaftlicher Aspekte
• Transparenz im Verfahren zur Projektzielbildung, - bewertung, - auswahl und -abwicklung

1. Gefühl der Dringlichkeit erzeugen
2. Leitungsteam aufbauen
3. Visionen und Strategien entwickeln
- Veränderung vorantreiben, Strategien verwirklichen sie
4. Vision und Strategie verbreiten
- Verständnis und Akzeptanz bei Betroffenen (Vorbild = Leitungsteam)
5. Betroffene zur Mitwirkung ermutigen
- Handlungsspielräume schaffen, neues Verhalten fördern, Hindernisse beseitigen
6. Schnelle Erfolge planen
- kurzfristig sichtbare Verbesserungen planen, neues Verhalten fördern, MA loben
7. Erfolge sichern und ausbauen
-Veränderungen vorantreiben, gestiegenes Vertrauen nutzen
8. In der Unternehmenskultur verankern
- Zusammenhang zw. Wandel und Unternehmenserfolg betonen, neues Verhalten festigen

- liegt in der Startphase und den "weichen Faktoren"

Startphase:

• unklare Anforderungen und Ziele
• fehlende Ressourcen beim Projektstart
• unzureichende Projektplanung

"weiche Faktoren"

• Mangel an qualifizierten MA
• Politik, Bereichsegoismen, Kompetenzstreit
• schlechte Kommunikation
• fehlende Erfahrung beim Projektmanager
• mangelhaftes Stakeholder-Management
• fehlende Projektmanagement-Methodiken
• fehlende Top Management-Unterstützung

1. Projektwürdige Aufgabenstellung

2. Projektauftrag, messbare Ziele

3. Machtpromotoren

4. Kompetente Projektleiter - und team

5. So viel Proj.management wie nötig, so wenig wie möglich

6. zeitliche Freistellung

7. klare Rollenverteilung

8. gezielte Projektkommunikation

9. elektronische Hilfsmittel

10. Projektmanagement-Kultur

-> Stabs-Projektorganisation
- geringe Projektausrichtung
-keine formelle Weisungsbefugnis des Projektleiters (Stabsmitglied)
- schwächste Form der Projektausrichtung
> einfache organisator. Umsetzung, flexibler Mitarbeitereinsatz
> hohe Akzeptanz der Projektergebnisse in der Linie
> Zuordnung von Verantwortung schwierig
> fehlende Identifikation mit dem Projekt
Anwendung: einfache Vorhaben oder Koordination komplexer Vorhaben


->Matrixorganisation
- mittlere Projektorientierung
- eigens geschaffene Projektleitungsstellen
- Weisungen durch Fachvorgesetzte und Projektleiter
- Lenkungsausschuss zur übergreifenden Abstimmung von Lösungen
> relativ hoher Aufwand
> Konfliktpotenzial wegen Dopplunterstellung
> flexibler Personaleinsatz
> Bündelung des Fachwissens (Know-How)
Anwendung: komplexe/ hochwertige Vorhaben, häufige Projektarbeit

-> Projektorientierte Teilbereiche
- hohe Projektausrichtung
- einzelne Fachbereiche ganz oder teilweise nach Projekten untergliedert
- Pool von Projektleitern und Mitarbeitern aus dem neue Projektteams gebildet
> relativ aufwendig
> hohe Professionalisierung innerhalb des Teilbereichs
> Know-How Transfer, aber keine interdisziplinäre Bündelung
Anwendung: neuartige Vorhaben, Bereiche mit Projektarbeit als typische Anwendungsform

-> Reine Projektorganisation:
- vollständige Projektausrichtung
- Schaffung gesonderter Projektbereiche
- dem Projektleiter sind alle Spezialisten unterstellt
-gesamtes Unternehmen nach Projekten gegliedert
> aufwendigste Lösung
> bereichsübergr. Professionalisierung
> hohe Motivation u. Identifikation
> "Unternehmer im Unternehmen"
> Übergangsplanung für Ressourcen erforderlich
Anwendung: Einzelanwendung für bedeutende Vorhaben, Daueranwendung wenn Produkt- oder Dienstleistung es erfordern

 

Unsicherheit, erhöhtes Konfliktpotenzial und Widerstände

> Vorgehensprinzipien
- schrittweise bis zum Feinkonzept
- Systemdenken anwenden, Zusammenhänge identifizieren
- Einbindung des Projekts in Gesamtorg.
- Phasenablauf festlegen und einhalten

> Technikorientierte Prinzipien
- Auswahl und Zuordnung indiv. Einsatz
-Zusammenhänge zwischen der Techniken (Kompatibilität)
- Einsatzmöglichkeiten prüfen, aktive Einsetzung unterstützender Wirkung

> Trägerorientierte Prinzipien
- Aufgabenzuweisung entspr. der Fähigkeiten der Beteiligten
- frühzeitige Trainings
- Einbindung der Beteiligten zum richtigen Zeitpunkt (Lösungs-Akzeptanz erhöhen)
- Einbindung des Top-Management
= Machtbasis f. Veränderung und Realisation/ Unterstütz. bei Entscheidungen

• Verkürzung der Projektlaufzeit und Verringerung der Gesamtkosten
• Kosten- und Kapazitätenentlastungen durch den schnellen Verzicht auf Verfolgung unrealistischer Ziele
• Aufwand und Dauer verringert sich
• gute Integration von Spezialisten und Mischung verschiedener Kompetenzen im Team
• bessere Reaktionsfähigkeit bei veränderten Kundenwünschen
• bessere Identifikation mit der Zielsetzung von komplexen Vorhaben

• Projektleiter erhält offiziellen Auftrag mit Zielen und Befugnissen
• feiern von Meilensteinen
• regelmäßige Information über Fortschritte
• Förderung von Teambildungsmaßnahmen
• Zeit für strukturierte Beurteilung der Arbeit und des Projekt
• frühe Einbindung von Betroffenen
• projektförderliche Kommunikation