Einführung in das Projektmanagement - öffentlich an der Hochschule Wismar

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Aufgaben des Projektmanagements

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Nenne die 4 unterschiedlichen Verhaltensweisen / Typen der Mitarbeiter bei Veränderungen und 1-2 Merkmale

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Auf welchen Ebenen spielt die Arbeit mit Projekten im Unternehmen eine Rolle?
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Ziele des Projektmanagements

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Nenne die 8 Veränderungsschritte nach Kotter und deren wesentliche Aufgaben/Aspekte.

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Nenne die Hauptursachen für das Scheitern von Projekten.

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Nenne die 10 Erfolgsfaktoren für das Projektmanagement!
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Nenne die Formen der Projektorganisation und deren Merkmale sowie Stärken und Schwächen und die Anwendung 

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Welche Verhaltensweisen zeigen Mitarbeiter bei Veränderungen und sollten vom Innovationsmanagement überwunden werden?

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Nenne und beschreibe die Prinzipien der praktischen Projektarbeit!

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Erkläre, warum Projektmanagement Vorteile bietet gegenüber der Projektdurchführung ohne Projektmanagement.
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Einführung in das Projektmanagement - öffentlich

Aufgaben des Projektmanagements
  • Zielbildung/Zielklärung & Projektinitiierung
  • Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektverlaufes
  • Organisation und Führung
  • Information und Kommunikation
  • Qualitäts- und Risikomanagement

Einführung in das Projektmanagement - öffentlich

Nenne die 4 unterschiedlichen Verhaltensweisen / Typen der Mitarbeiter bei Veränderungen und 1-2 Merkmale
Fundamentaler Opponent:
- negative Überzeugung/ Einstellung
- sichtbare Opposition
-> Kommunikation d. Wandlungsbedarfs
-> Information, Schulung, Einsicht fördern

Fallweiser Opponent:
- perfektionistisch, grundsätzlich gerne Veränderungen
- Ablehnung bei persönlichen Nachteilen
- nicht sichtbare Opposition
-> Kommunikation des Wandlungsbedarfs
-> Informationen/Schulung, Förderung der Bereitschaft

Opportunisten:
- pragmatisch, negative Einstellung zum Wandel
- Unterstützung bei persönlichen Vorteilen
-> Komm. des Wandlungsbedarfs
-> klare, glaubwürdige Verfolgung des gemeinsamen, individuellen Nutzen

Promotoren:
- positive Überzeugung/ Einstellung
- aktive, sichtbare Unterstützung
-> Stärkung und Einsatz der Promotoren

Einführung in das Projektmanagement - öffentlich

Auf welchen Ebenen spielt die Arbeit mit Projekten im Unternehmen eine Rolle?
1) Management durch Projekte
2) Management von Projekten
3) Management von mehreren Projekten

Einführung in das Projektmanagement - öffentlich

Ziele des Projektmanagements
  • Projektzielerreichung durch wirtschaftliche und strukturierte Organisation und Steuerung
  • Koordination und Integration aller Aktivitäten
  • starke Orientierung des Projektergebnisses am Kunden 
  • projektförderliche Kommunikation
  • frühe Einbindung aller Beteiligten -> Verbesserung des Ergebnis & Verringerung von Widerständen
  • Berücksichtigung rechtlicher und wirtschaftlicher Aspekte
  • Transparenz im Verfahren zur Projektzielbildung, - bewertung, - auswahl und -abwicklung

Einführung in das Projektmanagement - öffentlich

Nenne die 8 Veränderungsschritte nach Kotter und deren wesentliche Aufgaben/Aspekte.
1. Gefühl der Dringlichkeit erzeugen
2. Leitungsteam aufbauen
3. Visionen und Strategien entwickeln
- Veränderung vorantreiben, Strategien verwirklichen sie
4. Vision und Strategie verbreiten
- Verständnis und Akzeptanz bei Betroffenen (Vorbild = Leitungsteam)
5. Betroffene zur Mitwirkung ermutigen
- Handlungsspielräume schaffen, neues Verhalten fördern, Hindernisse beseitigen
6. Schnelle Erfolge planen
- kurzfristig sichtbare Verbesserungen planen, neues Verhalten fördern, MA loben
7. Erfolge sichern und ausbauen
-Veränderungen vorantreiben, gestiegenes Vertrauen nutzen
8. In der Unternehmenskultur verankern
- Zusammenhang zw. Wandel und Unternehmenserfolg betonen, neues Verhalten festigen

Einführung in das Projektmanagement - öffentlich

Nenne die Hauptursachen für das Scheitern von Projekten.
- liegt in der Startphase und den "weichen Faktoren"

Startphase:
  • unklare Anforderungen und Ziele
  • fehlende Ressourcen beim Projektstart
  • unzureichende Projektplanung


"weiche Faktoren"
  • Mangel an qualifizierten MA
  • Politik, Bereichsegoismen, Kompetenzstreit
  • schlechte Kommunikation
  • fehlende Erfahrung beim Projektmanager
  • mangelhaftes Stakeholder-Management
  • fehlende Projektmanagement-Methodiken
  • fehlende Top Management-Unterstützung

Einführung in das Projektmanagement - öffentlich

Nenne die 10 Erfolgsfaktoren für das Projektmanagement!

1. Projektwürdige Aufgabenstellung

2. Projektauftrag, messbare Ziele

3. Machtpromotoren

4. Kompetente Projektleiter - und team

5. So viel Proj.management wie nötig, so wenig wie möglich

6. zeitliche Freistellung

7. klare Rollenverteilung

8. gezielte Projektkommunikation

9. elektronische Hilfsmittel

10. Projektmanagement-Kultur

Einführung in das Projektmanagement - öffentlich

Nenne die Formen der Projektorganisation und deren Merkmale sowie Stärken und Schwächen und die Anwendung 
-> Stabs-Projektorganisation
- geringe Projektausrichtung
-keine formelle Weisungsbefugnis des Projektleiters (Stabsmitglied)
- schwächste Form der Projektausrichtung
> einfache organisator. Umsetzung, flexibler Mitarbeitereinsatz
> hohe Akzeptanz der Projektergebnisse in der Linie
> Zuordnung von Verantwortung schwierig
> fehlende Identifikation mit dem Projekt
Anwendung: einfache Vorhaben oder Koordination komplexer Vorhaben


->Matrixorganisation
- mittlere Projektorientierung
- eigens geschaffene Projektleitungsstellen
- Weisungen durch Fachvorgesetzte und Projektleiter
- Lenkungsausschuss zur übergreifenden Abstimmung von Lösungen
> relativ hoher Aufwand
> Konfliktpotenzial wegen Dopplunterstellung
> flexibler Personaleinsatz
> Bündelung des Fachwissens (Know-How)
Anwendung: komplexe/ hochwertige Vorhaben, häufige Projektarbeit

-> Projektorientierte Teilbereiche
- hohe Projektausrichtung
- einzelne Fachbereiche ganz oder teilweise nach Projekten untergliedert
- Pool von Projektleitern und Mitarbeitern aus dem neue Projektteams gebildet
> relativ aufwendig
> hohe Professionalisierung innerhalb des Teilbereichs
> Know-How Transfer, aber keine interdisziplinäre Bündelung
Anwendung: neuartige Vorhaben, Bereiche mit Projektarbeit als typische Anwendungsform

-> Reine Projektorganisation:
- vollständige Projektausrichtung
- Schaffung gesonderter Projektbereiche
- dem Projektleiter sind alle Spezialisten unterstellt
-gesamtes Unternehmen nach Projekten gegliedert
> aufwendigste Lösung
> bereichsübergr. Professionalisierung
> hohe Motivation u. Identifikation
> "Unternehmer im Unternehmen"
> Übergangsplanung für Ressourcen erforderlich
Anwendung: Einzelanwendung für bedeutende Vorhaben, Daueranwendung wenn Produkt- oder Dienstleistung es erfordern

 

Einführung in das Projektmanagement - öffentlich

Welche Verhaltensweisen zeigen Mitarbeiter bei Veränderungen und sollten vom Innovationsmanagement überwunden werden?

Unsicherheit, erhöhtes Konfliktpotenzial und Widerstände

Einführung in das Projektmanagement - öffentlich

Nenne und beschreibe die Prinzipien der praktischen Projektarbeit!
> Vorgehensprinzipien
- schrittweise bis zum Feinkonzept
- Systemdenken anwenden, Zusammenhänge identifizieren
- Einbindung des Projekts in Gesamtorg.
- Phasenablauf festlegen und einhalten

> Technikorientierte Prinzipien
- Auswahl und Zuordnung indiv. Einsatz
-Zusammenhänge zwischen der Techniken (Kompatibilität)
- Einsatzmöglichkeiten prüfen, aktive Einsetzung unterstützender Wirkung

> Trägerorientierte Prinzipien
- Aufgabenzuweisung entspr. der Fähigkeiten der Beteiligten
- frühzeitige Trainings
- Einbindung der Beteiligten zum richtigen Zeitpunkt (Lösungs-Akzeptanz erhöhen)
- Einbindung des Top-Management
= Machtbasis f. Veränderung und Realisation/ Unterstütz. bei Entscheidungen

Einführung in das Projektmanagement - öffentlich

Erkläre, warum Projektmanagement Vorteile bietet gegenüber der Projektdurchführung ohne Projektmanagement.
  • Verkürzung der Projektlaufzeit und Verringerung der Gesamtkosten
  • Kosten- und Kapazitätenentlastungen durch den schnellen Verzicht auf Verfolgung unrealistischer Ziele
  • Aufwand und Dauer verringert sich
  • gute Integration von Spezialisten und Mischung verschiedener Kompetenzen im Team
  • bessere Reaktionsfähigkeit bei veränderten Kundenwünschen
  • bessere Identifikation mit der Zielsetzung von komplexen Vorhaben

Einführung in das Projektmanagement - öffentlich

Wo durch wird ein Projekt erfolgreich?
  • Projektleiter erhält offiziellen Auftrag mit Zielen und Befugnissen
  • feiern von Meilensteinen
  • regelmäßige Information über Fortschritte
  • Förderung von Teambildungsmaßnahmen
  • Zeit für strukturierte Beurteilung der Arbeit und des Projekt
  • frühe Einbindung von Betroffenen
  • projektförderliche Kommunikation

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