Projektmanagement an der Hochschule Heilbronn

Zielorientierte Initiative, Planung, Realisierung, Diagnose, Steuerung und Führung von Projekten

Grobstruktur eines Projektauftrages:

• Projektname (Ist zur Identifizierung des Projektes unbedingt notwendig (sowohl für interne als auch externe Projektmitarbeiter). Wenn der Projektname fehlt, kann das Projekt nicht genau zugeordnet werden.
• Kurzbeschreibung des Vorhabens (Ist Notwendig um z.B. externen das Projekt auf einfachem Wege nahe zu bringen.)
• Ziele (Ziele werden gesetzt, um vor Augen zu haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll und auch um im Nachhinein die Ist- mit den Sollwerten vergleichen zu können)
• Grob geschätzter Personal- und Zeitaufwand (Um die Personalbesetzung effizient einzuteilen und ein Zeitliches Fenster zu haben nach dem sich die Projektmitarbeiter orientieren können)
• Grobe Kostenschätzung (Ist wichtig um Verluste zu vermeiden und auch die Ziele in Wirtschaftlicher Hinsicht zu erreichen. Ansonsten könnten im Verlauf des Projektes zu Problemen in der Finanzierung bzw. Rentierung kommen)
• Wichtige Meilensteine, inkl. Endtermin (Um während der Durchführung einen Überblick über das Zeitfenster zu haben und evtl. Abweichungen im Zeitplan frühzeitig wahrnehmen zu können)
• Risikoreflexion (Es werden mögliche Risiken besprochen die das Projekt zum scheitern bringen könnten und wie diese Risiken vermieden werden können)
• Unterschriften (Unterschriften sind sehr wichtig um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Dabei ist die Einwilligung durch Unterschrift des Auftraggebers sowie derjenigen Instanz wichtig, die den Auftrag durchführt)

Der Unterschied von der Definition DIN69901-5:2009 zu den anderen Definitionen ist, dass es hierbei um das Einmalige Vorhaben geht. Die Definition PMBOK® Guide 2008 unterscheidet sich zu den anderen Definitionen inhaltlich mit der Zeitlichen Begrenzung. Im Falle der Definition IPMA Competence Baseline3.0 liegt der Unterschied, dass es eine Beschränkte Finanzielle Ausstattung und Ziel-, Inhalts-und Qualitätsvorgabe gibt. Bei der Definition PRINCE2:2009 ist der Unterschied mit der Organisationsform und dem Ziel Geschäftsprodukte zu erstellen gekennzeichnet.

Aufgaben des Projektmanagements:

• Planung und Steuerung des Projektes
• Verteilung der Aufgaben und Rollen in der Gruppe
• Kommunikation
• Zeitmanagement
• Personalmanagement
• Dokumentation
• Beschaffung
• Monitoring über Kosten, Finanzierung und Ressourcen
• Entscheidungen treffen (bspw. Projektthema, Ressourcen Auswahl, Projektdesign etc.)

Eine Vorstudie ist notwendig (vor allem bei Projekten die zu umfangreich sind) um Risiken abschätzen zu können.

Durch das Erstellen einer Vorstudie, die das Projekt gedanklich vorwegnimmt können vorläufig Projektinhalt und umfang definiert werden

Typische Ergebnisse sind:

• Ziele / Inhalte des Projekts: Abhängigkeiten, Konflikte
• Formulierung von Projektalternativen
• Bewertung nach Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit, Risiko
• Terminliche Vorstellung der Alternativen

Eine Vorstudie ist evtl. nicht notwendig, wenn der Umfang des Projektes und die Einfließenden Faktoren (Kosten, Projektmitarbeiter usw.) übersichtlich und absehbar sind oder bereits ähnliche Projekte durchgeführt wurden.

- Hohe Qualität der Problemlösung durch bereichs- und funktionsübergreifende Problemsicht: Durch Teamarbeit kann Problem schneller und qualitativ besser gelöst werden, da jeder eine andere Meinung hat, kann die Meinung der anderen beachtet werden und das Projekt beeinflussen und die bestmögliche Lösung festgestellt werden.

- Sicherung der Akzeptanz der Lösung durch Teamarbeit und gezieltes Projektmarketing- schnelle Wahrnehmung und Durchsetzung der Pläne:  Durch regelmäßigen Austausch in Besprechungen mit allen angehörigen

- Rasche Realisierung und hohe Plantreue: Durch passende Abstimmung der Termine, Ressourcen und Kosten

- Kostenoptimierung: Die Kosten sollten bei der Kostenoptimierung erst durch den Einsatz der Teilnehmer in  den einzelnen Phasen des Projekts optimiert werden.

- Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch Projektdokumentation: Durch die Projektdokumentation versteht man die Entscheidungen, den Stand und das Ergebnis besser. Dritte können durch Projektdokumentation schneller ins Projekt integriert werden

- Eigenständiges und stützendes Lernen durch Gruppenarbeiten: Durch die Projekte lernen einzelne Mitglieder in verschiedenen Projekten die Fehler und Erfolge der anderen Projekte. Dies hilft in anderen Projekten, um Projekte besser einplanen bzw. Durchführen können. Gruppenmitglieder lernen voneinander.

- Kundenorientiertes Marketinginstrument: Kunde kann seine wünsche detailliert Beschreiben, somit können Projekte besser angepasst werden -> guter Eindruck bei dem Kunden. 

- Kooperative Beziehungen mit den Debitoren, Lieferanten, Auftraggeber und Partnern durch das Kommunizieren untereinander: Durch die Kooperativen Beziehungen baut man aufeinander eine gewissen Vertrauensbasis auf. Außerdem führt eine Kooperation zu schnelleren Geschäftsprozessen und man vermeidet Verzögerungen

- Sicherung von Potentialen für die Nachprojektphase durch Projektdokumentation: Durch die Dokumentationen erhält man eine Einsicht und weiß somit, wie die einzelnen Aufgaben erledigt wurden und wer zum Beispiel in welchem Bereich bei den zukünftigen Projekten eingeteilt werden kann.

Der Deming-Zyklus besteht aus vier Phasen, dies sind die (Plan) Planen, (Do) Umsetzen, (Check) Überprüfen und (Act) Handeln. Um eine Tätigkeit vollständig durchzuführen brauchen wir alle Phasen ohne einer der Phasen wäre der Vorgang unvollständig und möglicherweise fehlerhaft. 

Beispiel:

Gruppe plant Einteilung der Aufgaben (Plan). Jeder bearbeitet seine Aufgaben in der gegebenen Frist (Do). Nach Durchführung Prüfung ob jeder die Aufgaben gemacht hat und Aufgaben werden gegenseitig vorgestellt (Check). Falls es Unklarheiten gibt, wird Entschieden, wie in Zukunft die Aufgaben erledigt werden sollen (Act).

1. Integrationsmanagement (Project Integration Management)
2. Projektumfangsmanagement (Project Scope Management)
3. Terminmanagement (Project Time Management)
4. Kostenmanagement (Project Cost Management)
5. Qualitätsmanagement (Project Quality Management)
6. Personalmanagement (Project Human Resource Management)
7. Kommunikationsmanagement (Project Communications Management)
8. Risikomanagment (Project Risk Management)
9. Beschaffungsmanagement (Project Procurement Management)

1. Was entspricht dem sichtbaren und was dem unsichtbaren Teil des Eisbergs?

2 Ebenen: Der sichtbare Teil des ist oberhalb der Wasseroberfläche und besteht aus Zahlen, Daten und Fakten. Somit ist er für jeden bewusst wahrnehmbar. In der Realität bestünde dieser Teil bei einer Webanwendung Entwicklung beispielsweise aus dem Projektplan der Web-App, das zugehörige Vorgehen, verwendete Entwicklungsumgebung/Tools, die Durchführung von Teammeetings, oder die Festlegung von Projektzielen. Aufgrund dessen, dass all diese Tätigkeiten bewusst ausgeführt werden, wird diese Ebene auch Sachebene genannt und bildet lauf Sigmund Freud ca. 20% des menschlichen Handels. 

Der unsichtbare Teil, also der, welcher sich im Wasser befindet, definiert Handlungen, die auf der Gefühls- und Beziehungsebene stattfinden, wie z.B. Werte, Emotionen oder Vertrauen. Dieser nimmt 80% unseres Handelns ein und findet unterbewusst statt. Wenn bei der Entwicklung einer Webanwendung kein angenehmes Teamklima herrscht, weil es zum Beispiel einzelne Konflikte wegen dem Coding style zwischen einzelnen Mitgliedern gibt, können Teammitglieder demotiviert und unzufrieden sein. Dadurch kann das Projekt ggf. an Qualität missen, da die Teammitglieder sich weniger anstrengen. Positive Gefühle wie Sympathie, Offenheit und Unterstützung hingegen, können das Gegenteil dessen bewirken. 

 2. Warum bezeichnen viele Projektmanagement auch als ''People Management''? 

Wie in 1. beschrieben, hängt unser Handeln zu 80% von Gefühlen und Beziehungen ab. Daher ist es essentiell, dass das Projekt auch eben auf dieser subjektiven, menschlichen Ebene geführt wird und der Mensch nicht als austauschbare Ressource gesehen wird. Projektleiter müssen deshalb nicht nur das Projekt per se objektiv führen, sondern primär ein angenehmes Klima, Empathie, Sympathie zwischen den Teammitgliedern aufbauen und erhalten.

3. Aus welchem (einem!) Grund scheitern Projekte meistens? 

Die meisten Projekte scheitern, weil Menschen wie Einsatzmittel behandelt werden. Daraus folgt, dass der Mensch sich selbst nicht als Subjekt fühlt, sondern als Objekt, weshalb die Motivation sinkt und die Unzufriedenheit steigt. Somit lässt die Arbeitsqualität nach und das Projekt scheitert.

Stakeholder sind Einzelpersonen oder Organisationen, die entweder aktiv am Projekt beteiligt sind, oder deren Interessen das Projekt im Hinblick auf Zielsetzung, Anfangswerte, Projektausführung oder Projektabschluss beeinflussen.

Unterschieden wird in aktive und passive Stakeholder: 

Aktive:

Projektleiter, Kunden, Projektmitglieder, Projektträger (Auftraggeber...), Trägerorganisationen

Passive:

Statt, Medien, Mitbewerber, Gesellschaft, Aufsichtsstellen

Einmaliges Vorhaben, Zeitlich begrenzt, Beschränkte finanzielle Ausstattung, Ziel-, Inhalts-, und Qualitätsvorgabe, Organisationsform

Ein Kickoff-Meeting ist notwendig da dabei folgende Aktivitäten durchgeführt werden:

• Auftraggeber erklärt Projektziel
• Projektteilnehmer werden mit ihren wesentlichen Aufgaben im Projekt vorgestellt
• Projektmitglieder  lernen sich "offiziell" kennen