Lernmaterialien für Informatik - ICT-Beschaffung an der FHNW - Fachhochschule Nordwestschweiz

Implementierung à Betrieb à Ausserbetriebnahme à Repeat

• Backendsysteme wie z.B. zentrale Rechen- (Server)
  und Speichersysteme (Storage) 3 - 5 Jahre
• Netzwerktechnik (Aktivkomponenten) 3 - 5 Jahre
• Arbeitsplatzsysteme 3 - 4 Jahre*
• mobile Geräte (Notebook, Smartphones) 2 - 3 Jahre
• Drucker, MFP, Scanner 5 - 6 Jahre
• Systemsoftware und Betriebssysteme 3 - 8 Jahre
• Standardsoftware 3 - 5 Jahre
•  Applikationssoftware 8 - 15 Jahre

Informatik

- verhältnismässig «junges» rechtliches Umfeld
- Beschaffungsrecht ist nicht IT-orientiert
- sehr dynamisches Umfeld
- moderat kostenintensive Vorhaben
- kurzer LifeCycle (ein paar Jahre)
- eher agile Prozesshierarchie
- verändert Wertschöpfungsketten und die Art der Aufgabenerfüllung (Change-Management!)

Bauwesen

- vielschichtiges rechtliches Umfeld mit hohem
Reifegrad (entstanden in den 1960er Jahren)
- sehr viele Normierungen (SIA, Raumplanung,
Umweltschutz, etc.)
- sehr kostenintensive Vorhaben
- langer LifeCycle (viele Jahrzehnte)
- klare Prozesshierarchie im Projekt
(Planung --> Bewilligung --> Umsetzung)

Inhalte eines Projektsteckbriefes:
- Projektbezeichnung und Beschreibung
- Auftraggeber
- Projektorganisation (Rollen und A-K-V)
- Projektbeginn und -Ende (Vorgehensplan)
- Kurzbeschreibung / Bedarf
- Budget
- Projektergebnisse (Output)
- Ziele und Nutzen (Outcome und Impact)
- Terminvorgaben (Meilensteine)

1.) Initialisierung und Analyse (gehört zum Beschaffungsprozessteil Konzept)

2.) Konzeption und Angebotsunterlagen (gehört zum Beschaffungsprozessteil Konzept)

3.) Prüfung der Angebotsunerlagen

4.) Ausschreibung auf simap.ch 

5.) Evaluation und Zuschlag auf simap.ch 

6.) Vertrag

Initialisierung und Analyse

- Was genau soll beschafft werden (Beschaffungsgegenstand, Qualität)?
- Bestehen bereits Verträge und wie lange ist deren Laufdauer?
- Mit welchen Kosten für den Beschaffungsgegenstand ist zu rechnen (Auftragswert)?
- Was ist die geplante Einsatzdauer des Beschaffungsgegenstandes und ist die Finanzierung für das
gesamte Vorhaben gewährleistet (inkl. Folgekosten)?
- In welchem Markt bewegt man sich und mit wie vielen Anbietenden ist zu rechnen?
- Wie setzen sich die Ausschreibungsunterlagen zusammen, wer ist für deren Erstellung
verantwortlich und wie werden diese überprüft?
- Welches Ausschreibungsverfahren soll bzw. muss angewendet werden?
- Werden Anbieterpräsentationen durchgeführt?

Konzeption und Angebotsunterlagen 

Die Krux bezüglich Konzeption ist es, die verlangte Leistung so präzise wie möglich umschreiben zu können bzw. zu müssen, denn die Konzeption ist schlussendlich auch die zentrale Grundlage für die Evaluation (--> Schritt 5):

- Aus materieller Sicht ist der Beschaffungsgegenstand produkteneutral zu um-schreiben. Es ist technisch oder funktional (qualitativ) zu definierten welche Anforderungen
(Eignungs- und Zuschlagkriterien) erfüllt werden müssen.

- Aus formeller (beschaffungsrechtlicher) Sicht ist es nicht möglich, dass Ausschreibungsbedingungen bei/nach Eingang der Angebote nachträglich nochmals
geändert werden können.

- Kurzbeschreibung Auftraggeber (Organisation, Organigramm, Kontaktperson)

- Deklaration Verfahren (Form der Ausschreibung)

- Definition allfälliger Vorbehalte (z.B. Regelung Widerruf Zuschlag, Vergabe von Folgeaufträgen,
Vorbehalt Ausgabenbewilligung durch politische Behörden)

- Beschreibung Ausgangslage (allgemeiner Überblick, Hauptmerkmale der bisherigen Organisation
/ Systeme / Lösungen, relevantes Volumen / Mengengerüst, eingesetzte Produkte / Technologien,
etc.)

- Beschreibung Beschaffungsgegenstand / angeforderte Leistung (Anstoss der Beschaffung, Abgrenzung des Auftrages, Kontext zu anderen Vorhaben)

- Vorgabe vertragliche Regelungen (Vertragsentwurf der Beschaffungsstelle oder Deklaration von definierten AGB als Bestandteil des Vertragswerkes)

- Bekanntgabe der Kriterien (formellen Kriterien, technische Spezifikationen und Anforderungen, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Preisbewertung)

- Vorgehen der Bewertung des Angebots (Wie wird das wirtschaftlich günstigste Angebot
ermittelt?)

- Terminplan für das Vergabeverfahren und Bekanntgabe der wichtigsten Meilensteine für das
Umsetzungsprojekt

- Vorgaben für den Angebotsaufbau (einheitliche Struktur der Offerten als Voraussetzung einer möglichst effizienten und fairen Evaluation)

- Regelung direkten Kontakt zwischen Anbietenden und Vergabestelle während dem
Vergabeverfahren (z.B. für Fragen)

- Abgabe der Angebote (Ort, Termin und Form)

- Erlass von Vorgaben ob Teilangebote / Lose, Varianten, Subakkordanten oder
Bietergemeinschaften vorgesehen bzw. zugelassen sind oder nicht

- Regelung einer allfälligen Vergütung für Angebotserstellung

- Definition der minimalen Gültigkeitsdauer des Angebots

Ausschreibung

- Öffentliche Ausschreibung je nach gewähltem Verfahren.

- Eine zentrale Aktivität während der Ausschreibung ist die Beantwortung von Rückfragen der Anbieter im Rahmen einer Fragerunde.

- Anbieter haben die Verfahrenspflicht, die Beschaffungsstelle auf Fehler oder Lücken in den Ausschreibungsunterlagen aufmerksam zu machen. Das Vorliegen eines sachlichen (d.h. nicht rechtswidrigen) Grundes legitimiert die Beschaffungsstelle, ein laufendes Verfahren per Verfügung
abzubrechen.

Das Vorliegen eines sachlichen (d.h. nicht rechtswidrigen) Grundes legitimiert die Beschaffungsstelle, ein laufendes Verfahren per Verfügung
abzubrechen:

- Mangelhaftigkeit des Verfahrens welches einen rechtsgültigen Zuschlag verhindert

- Verfehlung der Zielsetzung für die Beschaffung (z.B. Absprachen, geringe Zahl von Offerten, etc.)

- Veränderung der technischen und wirtschaftlichen Voraussetzungen (z.B. Preiszerfall, neue technische
Innovationen, etc.)

- Wesentliche Änderungen welche sich im Auftragswert niederschlagen oder eine Ausweitung des Kreises
potentieller Anbieter zur Folge haben

1. Evaluation und Zuschlag  

2. Die Evaluation eines Angebotes erfolgt in drei Schritten: 

Vorfilter: Formelle Prüfung

Grobfilter: Eignungsprüfung

• Eignungskriterien
• Musskriterien

Feinfilter: Bewertung

• Zuschlagskriterien

3. Sind bei der Formellen Prüfung oder der Eignungsprüfung Ausschlussgründe vorhanden? -> Ausschluss

-     Veränderung der eigenen Organisation (z.B. Reorganisation, Fusion)

-     Unzufriedenheit mit bestehenden Geschäftspartnern oder Lieferanten

-     Innovation (z.B. neue Technologien oder Funktionen, mehr Performance)

-     neue Software zur Unterstützung der Geschäftsprozesse (z.B. Lösungen mit mehr Funktionsbreite und Funktionstiefe à Reifegrad)

-     Ausschöpfen neuer Einsatzpotentiale für Informatikmittel (digitale Transformation: z.B. eBusiness oder eGovernment)

-     Sourcing (z.B. Auslagerung IT-Betrieb, Bezug standardisierter Services)

-     Lebenszyklen in der Informatik und daraus resultierende Defizite (z.B. veraltete 

Systeme, Probleme mit Wartbarkeit, zu hohe Kosten für Betrieb und Unterhalt) Handlungsfelder: