Arbeitsorganisation/Zeitmanagement an der Fachhochschule Münster

Karteikarten und Zusammenfassungen für Arbeitsorganisation/Zeitmanagement an der Fachhochschule Münster

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Warum Arbeitsorganisation?

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Vorteile einer guten Arbeitsorganisation

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Das Pareto-Prinzip

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60/40 - Regel

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ABC-Raster

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ABC-Analyse

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Das Eisenhower Prinzip

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Zielerreichungsprozess

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SMART-Formel für Zielformulierung

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Planung

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ALPEN-Planung

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Zeitplanung

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Arbeitsorganisation/Zeitmanagement


Warum Arbeitsorganisation?

unterstützt...

- selbstständige Zielsetzung

- Entscheidungsfindung

- das Zeit- und Ressourcenmanagement

- die Prozessentwicklung 

Arbeitsorganisation/Zeitmanagement


Vorteile einer guten Arbeitsorganisation

- mehr erledigen

- Zielorientiert und strukturiert arbeiten

- Termingerecht arbeiten

- weniger Stress

- nichts mehr vergessen

Arbeitsorganisation/Zeitmanagement


Das Pareto-Prinzip

- 20% des Arbeitseinsatzes bedingen 80% des Gesamtergebnisses

- aber 80% der Zeit bringen nur 20% des Ergebnisses


= durch gezielte Planung ist es möglich, mit 20% der Einsatzzeit 80% der Ergebnisse zu erzielen!


--> Vorteile bietet die ABC-Analyse

Arbeitsorganisation/Zeitmanagement


60/40 - Regel

- ca. 60% für geplante Aktivitäten

- ca. 20% für unerwartete Aktivitäten

- ca. 20% für spontane Aktivitäten (z.B.: kreative Phase)

Arbeitsorganisation/Zeitmanagement


ABC-Raster

  • A-Aufgaben (15%) --> sehr wichtig, nicht delegierbar
  • B-Aufgaben (20%) --> wichtig, delegierbar
  • C-Aufgaben (65%) --> weniger wichtig, auf jeden Fall delegierbar


-65% der Zeit für A-Aufgaben (3h bei einem 8 Stunden Tag)

-20% der Zeit für B-Aufgaben (1h bei einem 8 Stunden Tag)

-15% der Zeit für C-Aufgaben (45 Min. bei einem 8 Stunden Tag)

Arbeitsorganisation/Zeitmanagement


ABC-Analyse

1. Für einen Zeitraum betreffende Aufgaben auflisten

2. Nach Wichtigkeit sortieren

3.durchnummerieren

4. Bewertung nach dem ABC-Raster

5. Zeitplan überprüfen

6. Ggf. Korrekturen vornehmen

7. B und C Aufgaben auf Delegationsmöglichkeiten überprüfen.

Arbeitsorganisation/Zeitmanagement


Das Eisenhower Prinzip

= Aufgaben werden nach "Dringlichkeit" und "Wichtigkeit" sortiert.


  • A-Aufgaben: Selbst tun, sofort tun
  • B-Aufgaben: strategisch planen, terminieren (hohe Wichtigkeit, geringe Dringlichkeit)
  • C-Aufgaben: reduzieren, delegieren (hohe Dringlichkeit, geringe Wichtigkeit)
  • D-Aufgaben: Müll

Arbeitsorganisation/Zeitmanagement


Zielerreichungsprozess

1. Ziele erreichen

2. Maßnahmen planen

3. Aktivitäten realisieren

4. Ziellerreichung kontrollieren

--> Anschließend kommt der Erfolg

Arbeitsorganisation/Zeitmanagement


SMART-Formel für Zielformulierung

- Spezifisch

- messbar

- attraktiv 

- realistisch 

- terminiert


Zudem muss das Ziel positiv und ökonomisch sein.

Arbeitsorganisation/Zeitmanagement


Planung

Schriftlich Planen

  •  dient zur Überprüfung und Kontrolle
  • steigert die Konzentration
  • erhöht die Selbstdisziplin


Regeln

  • Nur 60% der Arbeitszeit verplanen
  • Mit Puffern planen und Delegationen beachten
  • Prioritäten setzen und realistisch planen


Tipps zur Organisation

  • erst kleine Aufgaben, danach die wichtigen
  • Pausen machen und bewusst einplanen
  • eigene Leistungskurve berücksichtige



Arbeitsorganisation/Zeitmanagement


ALPEN-Planung

= Merkformel für die effektive Zeitplanung 

- Aufgaben zusammenstellen

- Länge einschätzen

- Pufferzeiten reservieren

- Entscheidungen treffen (Delegation)

- Nachkontrolle 

Arbeitsorganisation/Zeitmanagement


Zeitplanung

--> Mit dem Prinzip Vorausdenken, Planen, schriftlich Fixieren und Handeln soll ein effektiver Umgang mit der Zeit erreicht werden.


Zeitplansysteme:

- Tages-, Wochen-, Monats-, Quartals- und/oder Jahrespläne

- Besprechungs- und/oder Projektpläne



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