Organisation

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Lerne jetzt mit Karteikarten und Zusammenfassungen für den Kurs Organisation an der Duale Hochschule Baden-Württemberg.

Beispielhafte Karteikarten für Organisation an der Duale Hochschule Baden-Württemberg auf StudySmarter:

Charakterisiere das Kernteam!

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Charakterisiere das Projekt-Office!

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Charakterisiere den Lenkungsausschuss!

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Charakterisiere den Projektleiter!

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Welche Formen der Projektorganisation gibt es?

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Definiere Projekt-management!

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Definiere Projekt!

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Was sind informale Beziehungen?

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Was ist ein Gremium?

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Welche Arten von Stellenorganisation werden unterschieden?

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Welche Stellenmerkmale gibt es?

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Definiere Organisations-einheiten!

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Organisation

Charakterisiere das Kernteam!

Das Kernteam strukturiert die Projektaufgabe, Diskutiert alternative Vorgehensweisen und Lösungskonzepte und verabschiedet schließlich gemeinsame Beschlüsse.

  • fünf bis sieben Personen 
  • Kernteammitglieder sollen alle wichtigen Teilbereiche oder Teilprojekte vertreten können

Aufgaben:

  • Eindeutige Aufgaben- und Funktionsverteilung im Projektteam bzw. mit sonstigen Personen 
  • Allgemeine Akzeptanz der Aufgabenverteilung 
  • Übersichtliche Darstellung und Kommunikation der Aufgaben 
  • Laufende Überprüfung, ob die vereinbarten Aufgaben erledigt werden 
  • Bereitschaft für eine schnelle Anpassung an geänderte Ziele und  Randbedingungen 
  • Vorhandensein eines Prozesses für die effiziente Einführung neuer Kernteammitglieder

Organisation

Charakterisiere das Projekt-Office!

In großen Projekten kann zur Steuerung ein  Projekt-Office eingerichtet werden. Das  Projekt-Office ist eine Art „Projektmanagement-
Unterstützungsteam“ und entlastet damit dem Projektleiter.

  • Projektleiter delegiert Aufgaben an das Projektoffice 
  • Aufgaben sind je nach Projekt unterschiedlich
  • Bei neu ernannten oder noch unerfahrenen Projektleitern kann das  Projekt-Office auch eine ganz wesentliche Coaching-Rolle übernehmen

Mittlerweile gibt es auch Beratungsunternehmen, die sich als Projekt-Office für Ihre Kunden anbieten.

Aufgaben:

  • Projektplanung 
  • Projektcontrolling: Termine, Kosten, inhaltlicher Fortschritt 
  • Erfassung und Publikation des Projektstatus-Reports 
  • Erstellung von notwendigen Projektdokumentationen 
  • Projektassistenz: Organisation von Meetings, Protokolle, Vorbereitung von Präsentationen
  • Planung des methodischen Vorgehens 
  • Entwicklung von alternativen Lösungsvorschlägen bei Auftauchen von Problemen

Organisation

Charakterisiere den Lenkungsausschuss!

Der Lenkungsausschuss wird vom Auftraggeber gebildet und ist das oberste beschlussfassende Gremium der Projekorganisation.  

  • Vorsitzender des Ausschusses ist hierarchisch entsprechend hoch angesiedelt 
  • Mitglieder des Ausschusses sind häufig Leiter von Abteilungen oder Fachbereichen, die Mitarbeiter in Projekte entsenden.  
  • Der Lenkungsausschuss vertritt den Auftraggeber 
  • Projektleiter informiert den Lenkungsausschuss laufend über den Projektfortschritt

Aufgaben:

  • Ernennung des Projektleiters 
  • Genehmigung der Projektplanung speziell im  Hinblick auf Kosten, Zeit und Liefer- bzw. Leistungsumfang 
  • Unterstützung des Projektleiters
  • Personal- und Sachmittelbeschaffung
  • Freigabe von Projektphasen
  • Entscheidung über Maßnahmen bei Projektabweichungen
  • Entscheidung über Projektabbruch
  • Initialisierung von Projektaudits und Reviews

Organisation

Charakterisiere den Projektleiter!

Projektleiter ist meist in eine Matrixorganisation eingebettet. Zur Erreichung der Projektziele sind deshalb folgende Anforderungen erfüllt werden:

  • Er verfügt über die erforderlichen Vollmachten und Ressourcen 
  • Er trägt die alleinige Verantwortung für die Einsatzplanung der Projektmitarbeiter 
  • Er verfügt über die erforderlichen Räumlichkeiten, die technischen Einrichtungen sowie finanziellen Mittel

Der Projektleiter plant und steuert das ihm übertragene Projekt in Bezug auf Termine, Kosten und Ergebnisse.

Gegenüber den Teammitgliedern hat er folgende Aufgaben:

  • Anleitung und Unterstützung 
  • Einführung von neuen Projektmitarbeitern
  • Kommunikation und Information
  • Motivation

Organisation

Welche Formen der Projektorganisation gibt es?
  • Reine Projektorganisation (Task Force/ Tiger Team)
  • Stabs-Projektorganisation
  • Matrix-Projektorganisation

Organisation

Definiere Projekt-management!

Gesamtheit von Planungs-, Steuerungs- und Überwachungs-aufgaben zur zielgerichteten Abwicklung eines Projektes

Organisation

Definiere Projekt!
  • Zielorientierung
  • Einmaligkeit, Neuartigkeit
  • Ressourcenbegrenzung
  • Hohe Komplexität
  • Interdiszilinarität

Organisation

Was sind informale Beziehungen?

Informale Beziehungen beruhen auf den persönlichen Zielen, Wünschen, Einstellungen und Verhaltensmustern der Organisationsmitglieder.
Sie sind nicht Gegenstand einer geplanten organisatorischen Gestaltung und ergänzen die formalen Regelungen oder ersetzen sie sogar teilweise.

Erscheinungsformen informaler Beziehungen:

  • Informale Kommunikation
  • Informale Führer
  • Informale Gruppen
  • Sozialer Status
  • Informale Normen

Organisation

Was ist ein Gremium?

Ein Gremium ist eine Mehrzahl von Personen, die über einen längeren Zeitraum in direkter Interaktion steht. Die Gruppenmitglieder sind  
durch gemeinsame Normen und ein Wir-Gefühl miteinander verbunden und nehmen differenzierte Aufgaben wahr.

Merkmale: 

  • Personenmehrheit: Gremien setzen sich aus mehreren Personen zusammen 
  • Beständigkeit: Bestehen über einen längeren Zeitraum 
  • Direkte Interaktion: Jedes Mitglied hat die Möglichkeit mit jedem anderen Mitglied in direkten Kontakt zu treten 
  • Gemeinsame Normen: Spielregeln, Geschäftsorganisation 
  • Wir-Gefühl durch Gruppenzusammenhalt 
  • Rollendifferenzierung

Gremien werden in hauptamtlichen Gremien (Leitungs- und die Arbeitsgruppen) und nebenamtliche Gremien (Ausschuss, Problemlösegruppe) unterschieden

Organisation

Welche Arten von Stellenorganisation werden unterschieden?
  • Linienstellen: 
Hirarchische Organisation von Stellen-> Unterteilung in Leitungsstellen mit fachlichen und disziplinarischen Weisungsbefugnissen (Leitungs- und Umsetzungskompetenz) und Ausführungsstellen ohne Leitungskompetenz
  • unterstützende Stellen: 
    • Stabsstellen:
      Stabsstellen sind spezialisierte Leitungshilfsstellen, die fachbezogene
      Aufgaben ohne Fremdentscheidungs- und Weisungskompetenzen
      wahrnehmen (Bsp: Controlling) 
    • Assistenzstellen:
      Sind generalisierte Leitungsshilfsstellen, die wechselnde Aufgaben erfüllen und keine Fremdentscheidungs- und Weisungskompetenzen
      besitzen (Bsp: Vorstandsassistenz)
    • Dienstleistungsstellen:
      Nehmen Unterstützungsaufgaben zentral für mehrere Leitungsstellen
      wahr (Shared Service Center)

Organisation

Welche Stellenmerkmale gibt es?
  • Dauerhafte Aufgabenbündelung
Stellen werden bestimmten Teilaufgaben dauerhaft zur Ausführung übertragen. Eine Stelle grenzt demzufolge die Zuständigkeit für einen definierten Aufgabenbereich auf längere Sicht von anderen  Aufgabenbereichen ab.

  • Versachlichter Personenbezug
Die Zusammenlegung von Teilaufgaben in einer Stelle richtet sich  hinsichtlich Umfang und Anspruchsniveau nach dem qualitativen und  quantitativen Leistungsvermögen mindestens einer gedachten Person,  die als Stelleninhaber bezeichnet wird.  
        
Anzahl der Personen: 
– Die stelle ist mit genau einer Person besetzt
– Die Stelle ist mit mehreren Personen gleichzeitig besetzt, die     untereinander austauschbar sind.(Beispiel: Jobsharing)
– Die Stelle ist mit mehreren Personen die zeitlich nacheinander tätig werden (Beispiel: Schichtarbeit)

  • Kompetenzen
Die einem Stelleninhaber übertragenen formalen Rechte und Befugnisse werden als Kompetenzen bezeichnet. 
Es wird zwischen Umsetzungskompetenz
und Leitungskompetenz  unterschieden.   
Umsetzungskompetenz: Ausführung, Verfügung, Antrag, Vertretung 
Leitungskompetenz: Entscheidung, Weisung, Richtlinien, Kontrolle

  • Verantwortung
Unter Verantwortung wird die Pflicht einer Person verstanden, für die Folgen ihrer Entscheidungen und Handlungen einzustehen. 

Organisatorisch lassen sich folgende Arten von Verantwortung unterscheiden: 
    – Handlungsverantwortung:
Rechenschaftspflicht hinsichtlich der Art und Weise der Aufgabenerfüllung

        – Ergebnisverantwortung:

Rechenschaftspflicht hinsichtlich der Zielerreichung

        – Führungsverantwortung:

Rechenschaftspflicht hinsichtlich der Führungsaufgabe 

Unter dem organisatorischen Kongruenzprinzip versteht man, dass die Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen möglichst übereinstimmen müssen.

Organisation

Definiere Organisations-einheiten!

Unter Organisationseinheiten versteht man sämtliche organisatorische Einheiten, die durch eine Zusammenfassung von Teilaufgaben und die Zuordnung zu gedachten Personen entsteht.

Organisationseinheiten können Stellen oder Gremien beinhalten. Bei Stellen unterscheidet man zwischen Linien- und unterstützende Stelle. Gremien
gibt es haupt- und nebenamtlich.

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