Organisationsstrukturen at SRH Fernhochschule - The Mobile University

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Welche Sichtweisen auf die Organisation gibt es?

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Erklären sie die Ablauforganisation.

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Erklären Sie das Konzept der Wertekette.

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Was sind die Ziele der prozessorganisierten Organisationsgestaltungen?

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Was ist der Unterschied der Primär- und Sekundärorganisation?

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Was ist die Organisationsanalyse und welche Perspektiven gibt es?

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Welchen Zweck haben Organisationsanalysen und welches sind ihre Ziele?

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Wie wird die Organisationsanalyse vorbereitet und durchgeführt?

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Welche Themenbereich für die Befragung bei Organisationsanalysen gibt es?

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Welche kritischen Würdigungen und Grenzen gibt es bei den Organisationsstrukturen?

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Was sind Organisationstheorien und wozu benötigt man sie?

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Welche klassischen Organisationstheorien kennen wir?

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Organisationsstrukturen

Welche Sichtweisen auf die Organisation gibt es?

Institutionelle Sicht:

Organisationen sind soziale Gebilde, die dauerhaft ein Ziel verfolgen und eine formale Struktur ausweisen, mit deren Hilfe Aktivitäten der Mitglieder auf das verfolgt Ziel ausgerichtet werden sollen.


Funktionale Sicht:

Organisation wird als Managementfunktion betrachtet, die auf die Gestaltung und Veränderung von Strukturen ausgelegt ist.


Instrumentelle Sicht:

Im Blickpunkt stehen die Instrumente zur Ausrichtung der Organisation.

Organisationsstrukturen

Erklären sie die Ablauforganisation.

Nach Kosil steht die Ablauforganisation nach der Aufbauorganisation (äussere Grundstruktur) an zweiter Stelle. Grundsätzlich gilt es einen geordneten Ablauf der Teilaufgaben in einem Unternehmen herzustellen. Unter Berücksichtigung der Faktoren Raum, Zeit, Sachmittel und Personen entsteht ein dynamischer Arbeitsprozess der zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit führt.


Formeln für operative Inseln: Funktionsbarrierern + Hierarchiebarrieren = operative Inseln

--> diese können führen zu: funktionaler Abschottung, Informationsfilterung, Koordiantionsproblemen und Steuerungsproblemen.


Durch diese Mängel wurde dem Top-Down-ANsatz unter der Bezeichnung PProzessorganisation eiin Bottom-Up-Ansatz entgegengestellt. Die Prozessorganisation rückt die "cross-funktionalen"-Ablaufe in den Fokus.                                               

Unter Prozessorganisation wird die dauerhafte Strukturierung und laufende Optimierung von Geschäftsprozessen im Hinblick auf die Prozessziele verstanden. Demnach kommt zuerst die Identifikation der relevanten Prozesse, deren Analyse und gegebenenfalls Um- gestaltung, und erst dann kommt die Stellenbildung.


Unter Geschäftsprozessen versteht man:

- zielgerichtetet Erstellung einer Leistung

- durch eine Folge von logisch zusammenhängenden Aktivitäten

- die innerhalb einer Zeitspanne

- nach bestimmten Regeln durchgeführt werden


--> Prozesse sind also inhaltlich abgeschlossene Vorgänge mit einem definierten Input und Output. Den innerhalb einses Porzesses generierten Werzuwachs bezeichnet man als Wertschööpfung. Differenz zwischen der abgegebenen Leistung (Output) und der vorgenommen Leistung (Input). 


Organisationsstrukturen

Erklären Sie das Konzept der Wertekette.

Die Wertekette gliedert ein Unternehmen in strategisch bedeutsame Aktivitäten und setzt sich aus den Wertaktivitäten und der Gewinnspanne zusammen. Innerhalb der Wertekette unterscheidet man fünf Hauptaktivitätetn und vier Stützaktivitäten:


Hauptaktivitäten (Primäraktivitäten):

- Eingangslogistik

- Operation (Produktion)

- Marketing & Vertrieb

- Ausgangslogistik

- Kundendienst


Stützaktivitäten (Sekundäraktivitäten):

- Unternehmensinfrastruktur

- Personalwirtschaft

- Technologieentwicklung

- Beschaffung

Organisationsstrukturen

Was sind die Ziele der prozessorganisierten Organisationsgestaltungen?

Ziele 

Optimierung

- der Zeit,

- Qualität,

- Innovationsfähigkeit,

- Kosten.

Das ist das magische Viereck der Prozesseffizienz!

--> Hat ein Soll- und ein IST-Zustand. Heisst optimale Ausprägungen sind nicht gleichzeitig realisierbar.

Organisationsstrukturen

Was ist der Unterschied der Primär- und Sekundärorganisation?

Die Primärorganisation bildet das hierarchische Grundgerüst eines Unternehmens, während die Sekundärorganisation eingesetzt werden kann, um komplexe Aufgaben hierarchieergänzend zu lösen.

Organisationsstrukturen

Was ist die Organisationsanalyse und welche Perspektiven gibt es?

Ziel der Organisationsanalyse ist es, Verbesserungsmöglichkeiten für eine Organisation zu finden. Bedingt durch Marktveränderungen und daraus resultierende Änderungen der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen sowie neue Unternehmensstrategien und -ziele sind die Ablauf- und die Aufbauorganisation anzupassen.


--> Analyse von Organisationsstrukturen durch Organisationsanalysen. Untersuchung von Organisationen und deren Strukturen.


4 Perspektiven:

- Organisation und Umwelt

- Organisationsmitglieder

- Organisationaler Output

- Organisationsstruktur



Organisationsstrukturen

Welchen Zweck haben Organisationsanalysen und welches sind ihre Ziele?

Die Geschwindigkeit von Umweltveränderungen nimmt immer mehr zu. Deshalb muss man seine Prozesse regelmässig anpassen. Ziel ist es, Veränderungen analytisch vorauszusehen (Idealfall), um zum Zeitpunkt X gewappnet zu sein. 


Analyse ist notwendig, weil zwischen Soll und Ist-Organisation eine Diskrepanz besteht. Analyse ist ein Instrument um ein Anpassungsbeadrf festzustellen.


Ziele: 

- Überprüfung von Aufbau. und Ablauforganisation hinsichtlich ihrer Ausrichtung auf die Unternehmensziele.

- Aufdecken von Konflikten im Unternehmen

- Prüfen und Beurteilen der eingesetzten Führungsinstrumenten

- Aufdecken von Schwachstellen und Störungen der Organisation

- Beurteilung des Fähgkeits- und Führungspotenzials

- Ausarbeitung von Vorschlägen zur Optimierung der Organisation


Organisationsstrukturen

Wie wird die Organisationsanalyse vorbereitet und durchgeführt?

Erfolgsfaktoren sind:

- Definition eines klaren Auftrags (Ziele klar definieren)

- Die Projektleitung als Schlussfaktor für den Erfolg ( Die Projektleitung von Führungskräften und MA als neutral, integer und kompetent beurteilt werden)

- Umfassende Informationen der Beteiligten und Betroffenen ( über Projektziele, Projektauftrag und das Vorgehen informieren)


Analyseinstrumente können in zwei Kategorien unterteilt werden:

1. Objektive Techniken (kriterienbezogenen Beobachtung von Arbeitsabläufen und Tätigkeiten vor Ort. Messen und Zählen wie z.B. Anzahl verarbeiteter Belege, Anzahl montierter Stücke, Kostenermittlung etc.)

2. nicht objektive Techniken (strukturierte Fragebögen, Prüf- und Checklisten, Tagesberichte, Rapporte etc.)


--> meistens eine Kombination aus den beiden Techniken


Vorgehenskonzept:

1. Erstellung des Fragebogens

2. Befragung mittels Fragebogen

3. Auswertung des Fragebogens

4. Interviewvorbereitung anhand der Ergebnisse der Fragebogenauswertung

5. Durchführung des Interviews

6. Auswertung des Interviews

7. Kombination der Auswertungergebnisse von Fragebogen und Interview

8. Bericherstattung und Information

Organisationsstrukturen

Welche Themenbereich für die Befragung bei Organisationsanalysen gibt es?

1. Vorhandene Instrumente der Organisation und Führung

Bsp: Organigramme, Stellenbeschreibungen, Arbeitsablaufdiagramm, Organisationsrichtlinien...

2. Organisationsstruktur

Bsp: Leistungsspanne (Anzahl der einer Stelle unmittelbar unterstellten MA), Stellvertretung, Aufgabenkatalog, Stellenziele, Unterschriftsberechtigung, Weisungsbefugnisse etc.

3. Entscheidungsbefugnisse/Kompetenzen

Bsp: Im Normalfall, besondere Kompetenzen, Führungskompetenzen, finanzielle Kompetenzen, Zusammenarbeit mit anderen Stellen etc.

4. Information

Bsp: Erfassen der regelmässigen Informationen wie Meldungen, Berichte, Formulare, Rapporte, Teilnahme an Sitzungen etc.

5. Sachmitteleinsatz

Bsp: vorhandene Sachmittel, verwendetet Sachmittel (häufigkeit), Beurteilung des Sachmitteleinsatzes

6. Weitere Themenbausteine

Bsp: Betriebsklima, Führungsqualitäten von Vorgesetzen, Mitspracheregelungen, Wünsche, Anregungen etc.


Während der Realisierungsphase ist darua zu achten, dass eine permanente Erfolgskontrolle durchgeführt wird, damit auftretende Probleme und allfällige Störungen frühzeitig erkannt und behoben werden.

Organisationsstrukturen

Welche kritischen Würdigungen und Grenzen gibt es bei den Organisationsstrukturen?

Kann es eine beste Organisationsstruktur geben?

                                               

Wie gezeigt wurde, gibt die Organisationslehre für die Gestaltung des strukturellen Aufbaus und Ablaufes einer Organisation unterschiedliche Prinzipien und Hilfsmittel an die Hand. Diese sind geprägt durch die jeweilige Sichtweise der Autoren (institutionell, funktional, instrumentell) und auch beeinflusst durch Herausforderungen, vor denen Organisationen in einer bestimmten Zeit stehen (zum Beispiel ein Mangel an qualifizierten Facharbeitern) oder technologische Entwicklungen (zum Beispiel die Einführung von Fließbändern oder automatisierte Produktion in Produkti- onsbetrieben). Dies führt dazu, dass unterschiedliche Aspekte in den Vordergrund gestellt werden und sich je nach situativen Gegebenheiten und Anforderungen Organisationsmoden beobachten lassen, die nicht zuletzt durch Unternehmensberatungen starke Verbreitung in der Praxis finden.

                   

Beispielhaft können als Organisationsmoden oder -wellen betrachtet werden:

- Lean Management/Production (LM/LP);

- Business Process Reengineering (BPR);

- Total Quality Management (TQM);
- Quality Circles (QC).


= Die beste Organisationsstruktur gibt es nicht! Um die Struktur zu gestalten, gilt es immer, die jeweilige Ausgangslage und Problemstellung der Organisation zu berücksichten.                                       

Organisationsstrukturen

Was sind Organisationstheorien und wozu benötigt man sie?

Organisationstheorien haben den Zweck, Organisationen, ihr Entstehen, ihr Bestehen und ihre Funktionsweise zu erklären. Es existieren eine Vielzahl von Organisationstheorien. Allen Ansätzen ist ihr Objektbereich – die Organisationen – gleich, während sie jeweils bestimmte Aspekte untersuchen.


Mithilfe von Organisationstheorien gelingt es, den Zweck und die Ziele sowie das Entstehen, die Funktionsweise und den Wandel von Organisationen besser zu verstehen. Der Unterschied zum Alltagswissen besteht in einem höheren Mass an Systematik und in der Überprüfbarkeit ihrere Aussagen. Somit dienen Organisationstheorien vor allem auch der wissenschaftlichen Erkenntnisgewinnen.


Unterschiedliche Bilder von Organisationen:


1. Die Organisation als Maschine

Organisationen, welche wie eine Maschine aufgebaut sind, bezeichnet man überlicherweise als Berhörde. Es sind jedoch die meisten Organisationen bis zu einem bestimmten Grad bürokratisch. 

                                               

Wir sprechen von Organisationen wie Maschinen, und folglich erwarten wir, dass sie wie Maschinen funktionieren, nämlich routinemäßig, effizient, verlässlich und vorhersehbar. Theorien, die dieses Bild geprägt haben, sind:

 - das Bürokratiemodell von Max Weber

- die klassische Managementtheorie von Bsp. H.Fayol

- das wissenschaftliche Management von F. Taylor                                      


2. Die Organisation als Organismus

Morgan sieht vor allem die Probleme mechanistisch strukturierter Organisationen als Grund dafür, dass sich viele Organisationstheoretiker von der Mechanik ab- und der Biologie als Ideenquelle zugewandt haben.149 „Stellen wir uns eine Organisation als Organismus vor. Wir betrachten sie dann als lebendes System, das in einer umfangreichen Umwelt existiert, von der es bei der Befriedigung verschiedener Bedürfnisse abhängt.“150 Hierbei kann man Theorien unterscheiden, die ...

- sich an den Bedürfnissen der Organisation orientieren. (Bedürfnisse von MA)         

- auf die Bedeutung des Umfelds abzielen. ( Anpassung auf das jeweilige Organisationsumfeld)

- die natürliche Selektion in den Vordergrund stellen. ( Überleben der Organisation hängt von der Fähigkeit ab für ein passendes Angebot der erforderlichen Ressourcen zu sorgen)

- das Überleben im Evolutionsprozesses als Überleben des Beziehungsmusters begreifen. (Beziehungsmuster umfasst immer die Organisation  und ihre Umwelt)

                              

3. Die Organisation als informationsverarbeitendes Gehirn

Die Bestandssicherung einer Organisation durch Anpassung an eine komlpexe und veränderliche Umwelt ein auf Informationen basierendes Entscheidungsproblem. 

Organisationsstrukturen

Welche klassischen Organisationstheorien kennen wir?

- Klassische Managementlehre nach Taylor


- Situativer Ansatz nach Kieser


- Evolitionstheoretischer Ansatz


- Verhaltenswissenschaftliche Ansatz nach Simon


- Mikroökonomische Organisationsanaly beziehungsweise Neue Institutionenökonimie

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