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Lernmaterialien für IT-Projektmanagement an der IU Internationale Hochschule

Greife auf kostenlose Karteikarten, Zusammenfassungen, Übungsaufgaben und Altklausuren für deinen IT-Projektmanagement Kurs an der IU Internationale Hochschule zu.

TESTE DEIN WISSEN

Nennen und beschreiben Sie kurz fünf typische Veranstaltungen, die durch die Projektleitung im Verlauf eines Projekts einmal oder mehrfach einberufen werden.

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TESTE DEIN WISSEN

Kick Off:    Erstes offizielles Meeting mit allen wichtigen Stakeholdern.

Stand up:     Kurzes, regelmäßiges Zusammentreffen aller Teammitglieder zur kurzen Darstellung der vor kurzem erfolgten und demnächst geplanten Aktivitäten.

Jour fixe:     Regelmäßiges Zusammentreffen bestimmter Stakeholder zur detaillierten Besprechung oder dem Berichten von ausgewählten Aspekten des Projekts.

Retrospektive:     Regelmäßiges Zusammentreffen der Teammitglieder zur gemeinsamen Reflektion der Art und Qualität der Zusammenarbeit

Postmortem:     Zusammentreffen der Teammitglieder nach Abschluss des Projekts zur Reflektion und Bewertung der Projektprozesse und Rahmenbedingungen.

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Nennen Sie die Projektmanagementwissensgebiete, die in PITPM explizit berücksichtigt sind.

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• Integrationsmanagement,

• Inhalts- und Umfangsmanagement,

• Qualitätsmanagement,

• Kommunikationsmanagement,

• Risikomanagement,

• Zeit- und Teammanagement,

• Beschaffungsmanagement,

• Kostenmanagement und

• Softwareentwicklungsmanagement.

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Nennen Sie vier Ziele, die mit der Einführung vom Multiprojektmanagement erreicht werden sollen.

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• Auswahl und Genehmigung der Projekte, die bezogen auf die Unternehmensziele den größten Nutzen bringen.

• Priorisierung der aktuell laufenden Projekte zur Entscheidungsunterstützung bei der Zuteilung von Ressourcen.

• Sicherstellen, dass das Projektportfolio bezogen auf die Risikoverteilung ausgeglichen ist. So sollte beispielsweise darauf geachtet werden, dass nicht zu viele risikoreiche unternehmenskritische Projekte gleichzeitig in Bearbeitung sind.

• Kontinuierliche Bewertung von Planabweichungen als Entscheidungsgrundlage für mögliche Steuerungsmaßnahmen.

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PV, Planned Value

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Die Kennzahl Planned Value (deutsch sinngemäß: geplanter Wert, kurz: PV) gibt an, wie hoch der erarbeitete Wert des Projekts oder Arbeitspakets zu einem bestimmten Zeitpunkt t ist. Dieser Wert ergibt sich durch die im Projektplan eingeplanten Ressourcen wie Personal- oder Hardwarekosten, die für einzelne Arbeitspakete eingeplant werden. Ist ein Arbeitspaket beendet, so wurden im Projekt Werte im Umfang der für ein Arbeitspaket ursprünglich geplanten Kosten geschaffen.


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Beispiele für typische Risikokategorien

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Ressourcenrisiken, beispielsweise der Ausfall von wichtigen Mitarbeitern durch Krankheit oder von benötigter technischer Infrastruktur;


Terminrisiken, beispielsweise die Nichteinhaltung zugesagter Termine;


Akzeptanzrisiken, beispielsweise Unzufriedenheit oder Ablehnung des Projektergebnisses durch den Auftraggeber;


Kostenrisiken, beispielsweise durch Zahlungsunfähigkeit des Kunden oder gestiegene Kosten von Lieferanten;


technische Risiken, beispielsweise beim Einsatz neuer Technologien oder Verfahren, die noch nicht ausgereift sind und zu denen es keine Erfahrungswerte gibt; sowie


Qualitätsrisiken, beispielsweise eine lange Liste von bekannten Fehlern im aktuellen Projektergebnis oder erwartete, jedoch nicht umgesetzte Anforderungen an Softwaresysteme.

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Grenzen Sie die Prozesse „Steuern eines Projekts“ und „Steuern einer Projektphase“ voneinander ab in PRINCE2.

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Der Prozess „Steuern eines Projekts“ wird phasenübergreifend von der Managementebene 2, dem Projektlenkungsausschuss, durchgeführt. Grundsätzlich lassen sich vier verschiedene Hauptaktivitäten innerhalb des DP-Prozesses beschreiben. Er umfasst die Hauptaktivitäten: Genehmigen der Projektinitialisierung, Genehmigen des Projekts, Genehmigen des Phasen oder Ausnahmeplans und Bestätigen des Projektabschlusses.

Der Prozess „Steuern einer Projektphase“ wird von der Managementebene 3 durchgeführt, abhängig davon wie viele Projektphasen es im Projekt gibt. Für diesen Prozess setzt die Projektleitung in ihrer täglichen Arbeit den Großteil ihrer Zeit ein. PRINCE2 teilt das Tagesgeschäft der Projektleitung in insgesamt acht verschiedene Aktivitäten ein, die auf folgende drei Bereiche verteilt werden: Management der Arbeitspakete, Projekt-Monitoring und -Reporting und Problemlösung.

Alle diese Aktivitäten werden im Verlauf eines Projekts mehrfach durchgeführt, wobei die Projektleitung immer in Abhängigkeit der aktuellen Projektsituation entscheiden muss, in welche Reihenfolge und mit welcher Priorität die Aufgaben erledigt werden.

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Phase Einführung (auch: Transition, Inbetriebnahme)


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In der Phase Einführung erfolgt die technische und organisatorische Überführung der Ergebnisse der Phase Realisierung in die Betriebsumgebung. Die Einführungsphase umfasst häufig auch einen Parallelbetrieb alter und neuer Systeme, Aktivitäten zur Datenmigration und das Schulen von Nutzern und Supportteam. Bezogen auf die Verfügbarkeit und das reibungslose Funktionieren von IT-Systemen ist die Einführung eine sehr kritische Phase. Denn hier werden Änderungen an einer sich im produktiven Betrieb befindlichen IT-Anwendungslandschaft durchgeführt. Häufig erfordern Änderungen an IT-Systemen auch organisatorische Veränderungen einer Organisation, wie beispielsweise Änderungen von Rollen und Arbeitsplatzbeschreibungen oder Abteilungsstrukturen.

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Typen von IT-Projekten

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Entwicklungsprojekte: Projekte mit dem Ziel etwas Neues zu erschaffen, z. B. IT-Systeme oder Strategien;


Wartungsprojekte, Betreuungsprojekte: Projekte mit dem Ziel bestehende IT-Systeme zu warten und die Anwender bei deren Einsatz zu unterstützen;


Projektierungsprojekte: Projekte mit dem Ziel Änderungen der aktuellen IT-Infrastruktur vorzubereiten und zu planen, wie die Einführung einer neuen Anwendung;


Änderungsprojekte: Projekte mit dem Ziel die aktuelle IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu ändern, beispielsweise Systemeinführungen;


Forschungsprojekte, Versuchsprojekte: Projekte mit dem Ziel durch die prototypische Umsetzung von System und Prozessen benötigte Informationen zu erhalten, die bei Entscheidungen über Änderung der IT-Infrastruktur eines Unternehmens benötigt werden;


Rationalisierungsprojekte, Outsourcing-Projekte: Projekt mit dem Ziel aktuelle Abläufe und Strukturen innerhalb einer Organisation zu optimieren bzw. stärker auf die wertschöpfenden Geschäftsprozesse zu konzentrieren, beispielsweise die Auslagerung des Rechenzentrumbetriebs an einen Dienstleister;


Beratungsprojekte: Projekte mit dem Ziel einen Kunden bei der Konzeption, Planung, Entwicklung, Inbetriebnahme und dem laufenden Betrieb von IT-Systemen zu unterstützen.

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Teilaufgaben und Arbeitspakete

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Zur Planung und Steuerung der Erreichung des Projektziels wird ein Projekt in sogenannte Teilaufgaben und Arbeitspakete unterteilt. Teilaufgaben sind größere Aufgabenblöcke, die thematisch zusammenhängen und sich noch weiter verfeinern lassen. Unter dem Begriff Arbeitspaket werden Tätigkeiten zusammengefasst, die in sich abgeschlossen sind und ein überprüfbares Ergebnis erzielen. Arbeitspakete stellen somit die kleinste planbare Einheit dar, die im aktuellen Planungskontext nicht sinnvoll weiter verfeinert werden kann.

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Welches Ergebnis liegt nach der Anwendung der Technik „Team Estimation Game“ vor?

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Eine geordnete Liste (lineare totale Ordnung) von Aktivitäten oder Anforderungen. Alle Anforderungen sind dabei vollständig durchnummeriert und keine Nummer mehr als einmal vergeben.

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TESTE DEIN WISSEN

Nennen Sie drei typische Eigenschaften, die ein Projekt kennzeichnen.

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TESTE DEIN WISSEN

•  Einzigartigkeit,

• Komplexität und

• temporäre Organisationsform.

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Nennen Sie die Phasen eines IT-Projekts, die in PITPM festgelegt werden.

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TESTE DEIN WISSEN

• Vorbereitungsphase,

• Planungsphase,

• Durchführungsphase,

• Einführungsphase und

• Abschlussphase.

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Q:

Nennen und beschreiben Sie kurz fünf typische Veranstaltungen, die durch die Projektleitung im Verlauf eines Projekts einmal oder mehrfach einberufen werden.

A:

Kick Off:    Erstes offizielles Meeting mit allen wichtigen Stakeholdern.

Stand up:     Kurzes, regelmäßiges Zusammentreffen aller Teammitglieder zur kurzen Darstellung der vor kurzem erfolgten und demnächst geplanten Aktivitäten.

Jour fixe:     Regelmäßiges Zusammentreffen bestimmter Stakeholder zur detaillierten Besprechung oder dem Berichten von ausgewählten Aspekten des Projekts.

Retrospektive:     Regelmäßiges Zusammentreffen der Teammitglieder zur gemeinsamen Reflektion der Art und Qualität der Zusammenarbeit

Postmortem:     Zusammentreffen der Teammitglieder nach Abschluss des Projekts zur Reflektion und Bewertung der Projektprozesse und Rahmenbedingungen.

Q:

Nennen Sie die Projektmanagementwissensgebiete, die in PITPM explizit berücksichtigt sind.

A:

• Integrationsmanagement,

• Inhalts- und Umfangsmanagement,

• Qualitätsmanagement,

• Kommunikationsmanagement,

• Risikomanagement,

• Zeit- und Teammanagement,

• Beschaffungsmanagement,

• Kostenmanagement und

• Softwareentwicklungsmanagement.

Q:

Nennen Sie vier Ziele, die mit der Einführung vom Multiprojektmanagement erreicht werden sollen.

A:

• Auswahl und Genehmigung der Projekte, die bezogen auf die Unternehmensziele den größten Nutzen bringen.

• Priorisierung der aktuell laufenden Projekte zur Entscheidungsunterstützung bei der Zuteilung von Ressourcen.

• Sicherstellen, dass das Projektportfolio bezogen auf die Risikoverteilung ausgeglichen ist. So sollte beispielsweise darauf geachtet werden, dass nicht zu viele risikoreiche unternehmenskritische Projekte gleichzeitig in Bearbeitung sind.

• Kontinuierliche Bewertung von Planabweichungen als Entscheidungsgrundlage für mögliche Steuerungsmaßnahmen.

Q:

PV, Planned Value

A:

Die Kennzahl Planned Value (deutsch sinngemäß: geplanter Wert, kurz: PV) gibt an, wie hoch der erarbeitete Wert des Projekts oder Arbeitspakets zu einem bestimmten Zeitpunkt t ist. Dieser Wert ergibt sich durch die im Projektplan eingeplanten Ressourcen wie Personal- oder Hardwarekosten, die für einzelne Arbeitspakete eingeplant werden. Ist ein Arbeitspaket beendet, so wurden im Projekt Werte im Umfang der für ein Arbeitspaket ursprünglich geplanten Kosten geschaffen.


Q:

Beispiele für typische Risikokategorien

A:

Ressourcenrisiken, beispielsweise der Ausfall von wichtigen Mitarbeitern durch Krankheit oder von benötigter technischer Infrastruktur;


Terminrisiken, beispielsweise die Nichteinhaltung zugesagter Termine;


Akzeptanzrisiken, beispielsweise Unzufriedenheit oder Ablehnung des Projektergebnisses durch den Auftraggeber;


Kostenrisiken, beispielsweise durch Zahlungsunfähigkeit des Kunden oder gestiegene Kosten von Lieferanten;


technische Risiken, beispielsweise beim Einsatz neuer Technologien oder Verfahren, die noch nicht ausgereift sind und zu denen es keine Erfahrungswerte gibt; sowie


Qualitätsrisiken, beispielsweise eine lange Liste von bekannten Fehlern im aktuellen Projektergebnis oder erwartete, jedoch nicht umgesetzte Anforderungen an Softwaresysteme.

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Q:

Grenzen Sie die Prozesse „Steuern eines Projekts“ und „Steuern einer Projektphase“ voneinander ab in PRINCE2.

A:

Der Prozess „Steuern eines Projekts“ wird phasenübergreifend von der Managementebene 2, dem Projektlenkungsausschuss, durchgeführt. Grundsätzlich lassen sich vier verschiedene Hauptaktivitäten innerhalb des DP-Prozesses beschreiben. Er umfasst die Hauptaktivitäten: Genehmigen der Projektinitialisierung, Genehmigen des Projekts, Genehmigen des Phasen oder Ausnahmeplans und Bestätigen des Projektabschlusses.

Der Prozess „Steuern einer Projektphase“ wird von der Managementebene 3 durchgeführt, abhängig davon wie viele Projektphasen es im Projekt gibt. Für diesen Prozess setzt die Projektleitung in ihrer täglichen Arbeit den Großteil ihrer Zeit ein. PRINCE2 teilt das Tagesgeschäft der Projektleitung in insgesamt acht verschiedene Aktivitäten ein, die auf folgende drei Bereiche verteilt werden: Management der Arbeitspakete, Projekt-Monitoring und -Reporting und Problemlösung.

Alle diese Aktivitäten werden im Verlauf eines Projekts mehrfach durchgeführt, wobei die Projektleitung immer in Abhängigkeit der aktuellen Projektsituation entscheiden muss, in welche Reihenfolge und mit welcher Priorität die Aufgaben erledigt werden.

Q:

Phase Einführung (auch: Transition, Inbetriebnahme)


A:

In der Phase Einführung erfolgt die technische und organisatorische Überführung der Ergebnisse der Phase Realisierung in die Betriebsumgebung. Die Einführungsphase umfasst häufig auch einen Parallelbetrieb alter und neuer Systeme, Aktivitäten zur Datenmigration und das Schulen von Nutzern und Supportteam. Bezogen auf die Verfügbarkeit und das reibungslose Funktionieren von IT-Systemen ist die Einführung eine sehr kritische Phase. Denn hier werden Änderungen an einer sich im produktiven Betrieb befindlichen IT-Anwendungslandschaft durchgeführt. Häufig erfordern Änderungen an IT-Systemen auch organisatorische Veränderungen einer Organisation, wie beispielsweise Änderungen von Rollen und Arbeitsplatzbeschreibungen oder Abteilungsstrukturen.

Q:

Typen von IT-Projekten

A:

Entwicklungsprojekte: Projekte mit dem Ziel etwas Neues zu erschaffen, z. B. IT-Systeme oder Strategien;


Wartungsprojekte, Betreuungsprojekte: Projekte mit dem Ziel bestehende IT-Systeme zu warten und die Anwender bei deren Einsatz zu unterstützen;


Projektierungsprojekte: Projekte mit dem Ziel Änderungen der aktuellen IT-Infrastruktur vorzubereiten und zu planen, wie die Einführung einer neuen Anwendung;


Änderungsprojekte: Projekte mit dem Ziel die aktuelle IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu ändern, beispielsweise Systemeinführungen;


Forschungsprojekte, Versuchsprojekte: Projekte mit dem Ziel durch die prototypische Umsetzung von System und Prozessen benötigte Informationen zu erhalten, die bei Entscheidungen über Änderung der IT-Infrastruktur eines Unternehmens benötigt werden;


Rationalisierungsprojekte, Outsourcing-Projekte: Projekt mit dem Ziel aktuelle Abläufe und Strukturen innerhalb einer Organisation zu optimieren bzw. stärker auf die wertschöpfenden Geschäftsprozesse zu konzentrieren, beispielsweise die Auslagerung des Rechenzentrumbetriebs an einen Dienstleister;


Beratungsprojekte: Projekte mit dem Ziel einen Kunden bei der Konzeption, Planung, Entwicklung, Inbetriebnahme und dem laufenden Betrieb von IT-Systemen zu unterstützen.

Q:

Teilaufgaben und Arbeitspakete

A:

Zur Planung und Steuerung der Erreichung des Projektziels wird ein Projekt in sogenannte Teilaufgaben und Arbeitspakete unterteilt. Teilaufgaben sind größere Aufgabenblöcke, die thematisch zusammenhängen und sich noch weiter verfeinern lassen. Unter dem Begriff Arbeitspaket werden Tätigkeiten zusammengefasst, die in sich abgeschlossen sind und ein überprüfbares Ergebnis erzielen. Arbeitspakete stellen somit die kleinste planbare Einheit dar, die im aktuellen Planungskontext nicht sinnvoll weiter verfeinert werden kann.

Q:

Welches Ergebnis liegt nach der Anwendung der Technik „Team Estimation Game“ vor?

A:

Eine geordnete Liste (lineare totale Ordnung) von Aktivitäten oder Anforderungen. Alle Anforderungen sind dabei vollständig durchnummeriert und keine Nummer mehr als einmal vergeben.

Q:

Nennen Sie drei typische Eigenschaften, die ein Projekt kennzeichnen.

A:

•  Einzigartigkeit,

• Komplexität und

• temporäre Organisationsform.

Q:

Nennen Sie die Phasen eines IT-Projekts, die in PITPM festgelegt werden.

A:

• Vorbereitungsphase,

• Planungsphase,

• Durchführungsphase,

• Einführungsphase und

• Abschlussphase.

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