IT-Projektmanagement at IU Internationale Hochschule | Flashcards & Summaries

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Lernmaterialien für IT-Projektmanagement an der IU Internationale Hochschule

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TESTE DEIN WISSEN

Nennen Sie Prinzipien der agilen Softwareentwicklung.

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TESTE DEIN WISSEN

• „Unsere höchste Priorität ist es, den Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software zufrieden zu stellen.

• Heiße Anforderungsänderungen sind selbst spät in der Entwicklung willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.

• Liefere funktionierende Software regelmäßig innerhalb weniger Wochen oder Monate und bevorzuge dabei die kürzere Zeitspanne.

• Fachexperten und Entwickler müssen während des Projekts täglich zusammenarbeiten.

• Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen, und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.

• Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.

• Funktionierende Software ist das wichtigste Fortschrittsmaß.

• Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können.

• Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design fördert Agilität.

• Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.

• Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen durch selbstorganisierte Teams.

• In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.“

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Teilaufgaben und Arbeitspakete

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Zur Planung und Steuerung der Erreichung des Projektziels wird ein Projekt in sogenannte Teilaufgaben und Arbeitspakete unterteilt. Teilaufgaben sind größere Aufgabenblöcke, die thematisch zusammenhängen und sich noch weiter verfeinern lassen. Unter dem Begriff Arbeitspaket werden Tätigkeiten zusammengefasst, die in sich abgeschlossen sind und ein überprüfbares Ergebnis erzielen. Arbeitspakete stellen somit die kleinste planbare Einheit dar, die im aktuellen Planungskontext nicht sinnvoll weiter verfeinert werden kann.

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TESTE DEIN WISSEN

Nennen und beschreiben Sie kurz fünf typische Veranstaltungen, die durch die Projektleitung im Verlauf eines Projekts einmal oder mehrfach einberufen werden.

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TESTE DEIN WISSEN

Kick Off:    Erstes offizielles Meeting mit allen wichtigen Stakeholdern.

Stand up:     Kurzes, regelmäßiges Zusammentreffen aller Teammitglieder zur kurzen Darstellung der vor kurzem erfolgten und demnächst geplanten Aktivitäten.

Jour fixe:     Regelmäßiges Zusammentreffen bestimmter Stakeholder zur detaillierten Besprechung oder dem Berichten von ausgewählten Aspekten des Projekts.

Retrospektive:     Regelmäßiges Zusammentreffen der Teammitglieder zur gemeinsamen Reflektion der Art und Qualität der Zusammenarbeit

Postmortem:     Zusammentreffen der Teammitglieder nach Abschluss des Projekts zur Reflektion und Bewertung der Projektprozesse und Rahmenbedingungen.

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Welches Ergebnis liegt nach der Anwendung der Technik „Team Estimation Game“ vor?

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TESTE DEIN WISSEN

Eine geordnete Liste (lineare totale Ordnung) von Aktivitäten oder Anforderungen. Alle Anforderungen sind dabei vollständig durchnummeriert und keine Nummer mehr als einmal vergeben.

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AC, Actual Cost

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Die Kennzahl Actual Cost (deutsch: tatsächliche Kosten, kurz: AC) gibt die Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten an, die bisher in einem Projekt oder Arbeitspaket zu einem Zeitpunkt t entstanden sind. Dabei werden nur die bereits tatsächlich verbrauchten Ressourcen berücksichtigt, jedoch keine zukünftig geplanten.

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SPI, Schedule Performance Index

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Die Kennzahl Schedule Performance Index (deutsch sinngemäß: Zeiteffizienzindikator, kurz: SPI) berechnet das Verhältnis der Werte Earned Value (EV) und Planned Value (PV):

SPI = EV/PV


Damit wird für einen Zeitpunkt t das Verhältnis der Planabweichung zur initialen Projektplanung bestimmt. Ist der Wert von SPI > 1 wird das Arbeitspaket wahrscheinlich schneller bearbeitet als ursprünglich geplant. Ist der SPI < 1 dauert die Bearbeitung hingegen länger.

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Dazu können Teilaufgaben und Arbeitspakete neben der Beschreibung der eigentlichen Aktivitäten um weitere Eigenschaften ergänzt werden. Die wichtigsten Eigenschaften zur Projektplanung sind hierbei:

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- Ergebnisse (auch: Deliverables): Welche konkreten Ergebnisse werden durch die Bearbeitung des Arbeitspaketes geschaffen bzw. erreicht?

- Verantwortlichkeiten: Welche Personen/Organisationseinheiten sind für die Bearbeitung und die Ergebnisse verantwortlich?

- Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen und zu Meilensteinen: In welcher Beziehung stehen einzelne Arbeitspakete bzw. Teilaufgaben zueinander? Welche Abhängigkeiten zu welchen Meilensteinen gibt es?

- Dauer der Bearbeitung: Wie viele Kalendertage bzw. Personentage werden für die Bearbeitung veranschlagt bzw. stehen zur Verfügung?

- Start- und Enddatum: Wann kann/muss mit der Bearbeitung begonnen werden? Wann muss diese spätestens abgeschlossen sein?

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Nennen Sie vier Ziele, die mit der Einführung vom Multiprojektmanagement erreicht werden sollen.

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• Auswahl und Genehmigung der Projekte, die bezogen auf die Unternehmensziele den größten Nutzen bringen.

• Priorisierung der aktuell laufenden Projekte zur Entscheidungsunterstützung bei der Zuteilung von Ressourcen.

• Sicherstellen, dass das Projektportfolio bezogen auf die Risikoverteilung ausgeglichen ist. So sollte beispielsweise darauf geachtet werden, dass nicht zu viele risikoreiche unternehmenskritische Projekte gleichzeitig in Bearbeitung sind.

• Kontinuierliche Bewertung von Planabweichungen als Entscheidungsgrundlage für mögliche Steuerungsmaßnahmen.

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Erläutern Sie kurz, wie die kontinuierliche Projektbegleitung im Multiprojektmanagement durchgeführt werden sollte.

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Die kontinuierliche Projektbegleitung durch den PMO erfolgt beispielsweise im Rahmen eines regelmäßigen Projekt-Jour fixe, an dem der Projektleiter dem betreuenden Portfolio-Manager über den aktuellen Status des Projekts berichtet. Im Rahmen eines Projekt-Jour fixe berichtet der Projektleiter dem Portfolio-Manager beispielsweise über die Risikoveränderungen, aktuelle Maßnahmen, wichtige zukünftige Termine oder Meilensteine und die aktuelle Kostenkontrolle. Auf Grundlage dieser Berichte aus den einzelnen Projekten erstellt das PMO eine Gesamtdarstellung der Situation über das gesamte IT-Projektportfolio und berichtet diese dem Projektportfolio-Board.

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Phase Einführung (auch: Transition, Inbetriebnahme)


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In der Phase Einführung erfolgt die technische und organisatorische Überführung der Ergebnisse der Phase Realisierung in die Betriebsumgebung. Die Einführungsphase umfasst häufig auch einen Parallelbetrieb alter und neuer Systeme, Aktivitäten zur Datenmigration und das Schulen von Nutzern und Supportteam. Bezogen auf die Verfügbarkeit und das reibungslose Funktionieren von IT-Systemen ist die Einführung eine sehr kritische Phase. Denn hier werden Änderungen an einer sich im produktiven Betrieb befindlichen IT-Anwendungslandschaft durchgeführt. Häufig erfordern Änderungen an IT-Systemen auch organisatorische Veränderungen einer Organisation, wie beispielsweise Änderungen von Rollen und Arbeitsplatzbeschreibungen oder Abteilungsstrukturen.

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Typische Einsatzszenarien von Gantt-Diagrammen sind unter anderem die

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- Kommunikation innerhalb des Projektteams,

- Darstellung der Planung gegenüber Auftraggeber bzw. dem Projektmanagement-Office,

- Ressourcenplanung (bei größeren Projekten) sowie die

- Risikoanalyse

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PV, Planned Value

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Die Kennzahl Planned Value (deutsch sinngemäß: geplanter Wert, kurz: PV) gibt an, wie hoch der erarbeitete Wert des Projekts oder Arbeitspakets zu einem bestimmten Zeitpunkt t ist. Dieser Wert ergibt sich durch die im Projektplan eingeplanten Ressourcen wie Personal- oder Hardwarekosten, die für einzelne Arbeitspakete eingeplant werden. Ist ein Arbeitspaket beendet, so wurden im Projekt Werte im Umfang der für ein Arbeitspaket ursprünglich geplanten Kosten geschaffen.


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Q:

Nennen Sie Prinzipien der agilen Softwareentwicklung.

A:

• „Unsere höchste Priorität ist es, den Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software zufrieden zu stellen.

• Heiße Anforderungsänderungen sind selbst spät in der Entwicklung willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.

• Liefere funktionierende Software regelmäßig innerhalb weniger Wochen oder Monate und bevorzuge dabei die kürzere Zeitspanne.

• Fachexperten und Entwickler müssen während des Projekts täglich zusammenarbeiten.

• Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen, und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.

• Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.

• Funktionierende Software ist das wichtigste Fortschrittsmaß.

• Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können.

• Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design fördert Agilität.

• Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.

• Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen durch selbstorganisierte Teams.

• In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.“

Q:

Teilaufgaben und Arbeitspakete

A:

Zur Planung und Steuerung der Erreichung des Projektziels wird ein Projekt in sogenannte Teilaufgaben und Arbeitspakete unterteilt. Teilaufgaben sind größere Aufgabenblöcke, die thematisch zusammenhängen und sich noch weiter verfeinern lassen. Unter dem Begriff Arbeitspaket werden Tätigkeiten zusammengefasst, die in sich abgeschlossen sind und ein überprüfbares Ergebnis erzielen. Arbeitspakete stellen somit die kleinste planbare Einheit dar, die im aktuellen Planungskontext nicht sinnvoll weiter verfeinert werden kann.

Q:

Nennen und beschreiben Sie kurz fünf typische Veranstaltungen, die durch die Projektleitung im Verlauf eines Projekts einmal oder mehrfach einberufen werden.

A:

Kick Off:    Erstes offizielles Meeting mit allen wichtigen Stakeholdern.

Stand up:     Kurzes, regelmäßiges Zusammentreffen aller Teammitglieder zur kurzen Darstellung der vor kurzem erfolgten und demnächst geplanten Aktivitäten.

Jour fixe:     Regelmäßiges Zusammentreffen bestimmter Stakeholder zur detaillierten Besprechung oder dem Berichten von ausgewählten Aspekten des Projekts.

Retrospektive:     Regelmäßiges Zusammentreffen der Teammitglieder zur gemeinsamen Reflektion der Art und Qualität der Zusammenarbeit

Postmortem:     Zusammentreffen der Teammitglieder nach Abschluss des Projekts zur Reflektion und Bewertung der Projektprozesse und Rahmenbedingungen.

Q:

Welches Ergebnis liegt nach der Anwendung der Technik „Team Estimation Game“ vor?

A:

Eine geordnete Liste (lineare totale Ordnung) von Aktivitäten oder Anforderungen. Alle Anforderungen sind dabei vollständig durchnummeriert und keine Nummer mehr als einmal vergeben.

Q:

AC, Actual Cost

A:

Die Kennzahl Actual Cost (deutsch: tatsächliche Kosten, kurz: AC) gibt die Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten an, die bisher in einem Projekt oder Arbeitspaket zu einem Zeitpunkt t entstanden sind. Dabei werden nur die bereits tatsächlich verbrauchten Ressourcen berücksichtigt, jedoch keine zukünftig geplanten.

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Q:

SPI, Schedule Performance Index

A:

Die Kennzahl Schedule Performance Index (deutsch sinngemäß: Zeiteffizienzindikator, kurz: SPI) berechnet das Verhältnis der Werte Earned Value (EV) und Planned Value (PV):

SPI = EV/PV


Damit wird für einen Zeitpunkt t das Verhältnis der Planabweichung zur initialen Projektplanung bestimmt. Ist der Wert von SPI > 1 wird das Arbeitspaket wahrscheinlich schneller bearbeitet als ursprünglich geplant. Ist der SPI < 1 dauert die Bearbeitung hingegen länger.

Q:

Dazu können Teilaufgaben und Arbeitspakete neben der Beschreibung der eigentlichen Aktivitäten um weitere Eigenschaften ergänzt werden. Die wichtigsten Eigenschaften zur Projektplanung sind hierbei:

A:

- Ergebnisse (auch: Deliverables): Welche konkreten Ergebnisse werden durch die Bearbeitung des Arbeitspaketes geschaffen bzw. erreicht?

- Verantwortlichkeiten: Welche Personen/Organisationseinheiten sind für die Bearbeitung und die Ergebnisse verantwortlich?

- Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen und zu Meilensteinen: In welcher Beziehung stehen einzelne Arbeitspakete bzw. Teilaufgaben zueinander? Welche Abhängigkeiten zu welchen Meilensteinen gibt es?

- Dauer der Bearbeitung: Wie viele Kalendertage bzw. Personentage werden für die Bearbeitung veranschlagt bzw. stehen zur Verfügung?

- Start- und Enddatum: Wann kann/muss mit der Bearbeitung begonnen werden? Wann muss diese spätestens abgeschlossen sein?

Q:

Nennen Sie vier Ziele, die mit der Einführung vom Multiprojektmanagement erreicht werden sollen.

A:

• Auswahl und Genehmigung der Projekte, die bezogen auf die Unternehmensziele den größten Nutzen bringen.

• Priorisierung der aktuell laufenden Projekte zur Entscheidungsunterstützung bei der Zuteilung von Ressourcen.

• Sicherstellen, dass das Projektportfolio bezogen auf die Risikoverteilung ausgeglichen ist. So sollte beispielsweise darauf geachtet werden, dass nicht zu viele risikoreiche unternehmenskritische Projekte gleichzeitig in Bearbeitung sind.

• Kontinuierliche Bewertung von Planabweichungen als Entscheidungsgrundlage für mögliche Steuerungsmaßnahmen.

Q:

Erläutern Sie kurz, wie die kontinuierliche Projektbegleitung im Multiprojektmanagement durchgeführt werden sollte.

A:

Die kontinuierliche Projektbegleitung durch den PMO erfolgt beispielsweise im Rahmen eines regelmäßigen Projekt-Jour fixe, an dem der Projektleiter dem betreuenden Portfolio-Manager über den aktuellen Status des Projekts berichtet. Im Rahmen eines Projekt-Jour fixe berichtet der Projektleiter dem Portfolio-Manager beispielsweise über die Risikoveränderungen, aktuelle Maßnahmen, wichtige zukünftige Termine oder Meilensteine und die aktuelle Kostenkontrolle. Auf Grundlage dieser Berichte aus den einzelnen Projekten erstellt das PMO eine Gesamtdarstellung der Situation über das gesamte IT-Projektportfolio und berichtet diese dem Projektportfolio-Board.

Q:

Phase Einführung (auch: Transition, Inbetriebnahme)


A:

In der Phase Einführung erfolgt die technische und organisatorische Überführung der Ergebnisse der Phase Realisierung in die Betriebsumgebung. Die Einführungsphase umfasst häufig auch einen Parallelbetrieb alter und neuer Systeme, Aktivitäten zur Datenmigration und das Schulen von Nutzern und Supportteam. Bezogen auf die Verfügbarkeit und das reibungslose Funktionieren von IT-Systemen ist die Einführung eine sehr kritische Phase. Denn hier werden Änderungen an einer sich im produktiven Betrieb befindlichen IT-Anwendungslandschaft durchgeführt. Häufig erfordern Änderungen an IT-Systemen auch organisatorische Veränderungen einer Organisation, wie beispielsweise Änderungen von Rollen und Arbeitsplatzbeschreibungen oder Abteilungsstrukturen.

Q:

Typische Einsatzszenarien von Gantt-Diagrammen sind unter anderem die

A:


- Kommunikation innerhalb des Projektteams,

- Darstellung der Planung gegenüber Auftraggeber bzw. dem Projektmanagement-Office,

- Ressourcenplanung (bei größeren Projekten) sowie die

- Risikoanalyse

Q:

PV, Planned Value

A:

Die Kennzahl Planned Value (deutsch sinngemäß: geplanter Wert, kurz: PV) gibt an, wie hoch der erarbeitete Wert des Projekts oder Arbeitspakets zu einem bestimmten Zeitpunkt t ist. Dieser Wert ergibt sich durch die im Projektplan eingeplanten Ressourcen wie Personal- oder Hardwarekosten, die für einzelne Arbeitspakete eingeplant werden. Ist ein Arbeitspaket beendet, so wurden im Projekt Werte im Umfang der für ein Arbeitspaket ursprünglich geplanten Kosten geschaffen.


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