Prozessmanagement at Fachhochschulstudiengänge Steyr | Flashcards & Summaries

Lernmaterialien für Prozessmanagement an der Fachhochschulstudiengänge Steyr

Greife auf kostenlose Karteikarten, Zusammenfassungen, Übungsaufgaben und Altklausuren für deinen Prozessmanagement Kurs an der Fachhochschulstudiengänge Steyr zu.

TESTE DEIN WISSEN

Welche Methoden der Prozesserhebung kennen Sie? Was soll bei Auswahl von Methoden beachtet werden?

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TESTE DEIN WISSEN

• Dokumentenanalyse 

• Interview 

• Besichtigungsanalyse 

• Einschulungsmethode 

• Walk-The-Process Methode 

• Brown-Paper Methode 

• Bildkartengestaltungsmethode 

• Triumviratsmethode 

• Feedback-Meetings


Kriterien zur Auswahl:

  • Budget
  • Zeit
  • Kombination von mehreren Erhebungsmethoden sinnvoll
  • Gruppen- oder Einzelmethoden
  • welche Ressourcen stehen mir zur verfügung?
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TESTE DEIN WISSEN

Welche Fragen werden zur Aufnahme des IST-Stroms an wen gestellt?

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TESTE DEIN WISSEN

Aufnahme bei Vorarbeitern, Meistern und Mitarbeitern an den Produktionsprozessen sowie im Produktionsplanungsbüro


Fragen:

1. Was sind Ihre Tätigkeiten und Aufgaben ? 

2. Woher wissen Sie, was Sie wann zu tun haben ? 

3. Wie groß ist Ihr Bestand beziehungsweise Ihr Arbeitsvorrat ? 

4. Woher erhalten Sie das von Ihnen benötigte Material beziehungsweise Ihre Arbeitsaufträge ?

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TESTE DEIN WISSEN

Welche Phasen umfassen ein GPM-Projekt?

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TESTE DEIN WISSEN

1. Projekt-Setup

  • Projektziele definieren
  • Projektteam zusammenstellen
  • Projektmanagement starten
  • Changemanagement starten

2. Prozessidentifikation und -abgrenzung

  • Identfikation = Benennung des Prozesses und dessen Ziel & Zweck
  • Abgrenzung = Beginn & Ende definieren --> Schnittstellen mit anderen Prozessen

--> in die gesamte Prozess-Struktur des Unternehmens eingliedern, keine isolierte Betrachtung!

3. Prozesserhebung

Dokumentation der Ist-Abläufe --> Schaffung von Transparenz,
Mitarbeiter Gefühl geben, miteinbezogen zu werden

4. Analyse der bestehenden Informationssysteme
Welche IT-Systeme bei welchen Arbeitsschritten unterstützen & wie Unterstützung funktioniert

5. Prozess-Modellierung
Abläufe grafisch dargestellt durch GPM-Tool --> Modell des Unternehmens und dessen Abläufe

6. Prozess-Analyse
Erkennen von Schwachstellen & erste gleich abstellen --> Quick Wins

7. Prozess-Design
neue Prozesse gestalten auf BAsis von Prozesszielen, Ist-Modell, Schwachstellen - dabei Schnittstellen minimieren --> Prozessergebnisse definieren

8. Anpassung der Aufbaustruktur

Zuordnung von Aufgaben zu Stellen, Aufbaustruktur richtet sich nach Prozesse, nicht umgekehrt

9. Anforderungen an neue Informationssysteme
Prozesse unterstützen nicht vorgeben

10. Prozess-Implementierung

gute Planung erforderlich --> Meilensteine definieren

11. Schulung der Mitarbeiter
Qualifikation der Mitarbeiter an Anforderungen anpassen, Ziele von GPM im Blick

12. Prozess- und Projekt-Evaluation Wurden die Ziele erreicht? --> Messzahlensystem (Prozesskennzahlen) Basis für KVP

13. Kontinuierliche Prozessverbesserung
integrale Aufgabe des operativen Managements --> nachhaltige Sicherstellung der Wettbewerbsposition


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TESTE DEIN WISSEN

Welche Daten benötigt man für die Business-Case-Rechnung?

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TESTE DEIN WISSEN

Ausgangsbasis: aktuelles und vollständiges Prozessmodell

Darüber hinaus:

  • Bearbeitungszeiten aller Aktivitäten
  • Stundensätze für alle beteiligten Stellen
  • Verrechnungssätze für alle benötigten Ressourcen
  • Wahrscheinlichkeiten der einzelnen Pfade bei Prozessverzweigungen

idealerweise werden diese Daten bereits in der Prozessaufnahme mit erhoben. 

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TESTE DEIN WISSEN

Was sollten die Ergebnisse des Prozessdenkens sein?

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TESTE DEIN WISSEN

• Es werden Prozesse, nicht mehr Abteilungen „gemanaged“. 

• Jeder ist Kunde und Lieferant im eigenen Unternehmen. 

• Jeder wird der Verwalter und Beherrscher seines Prozesses (Prozesseigner). 

• Jeder wird sein eigener „Unternehmer“. 

• Jeder nimmt Kundenzufriedenheit persönlich.

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Beschreibe die Methode FMEA

  • Welche Ziele verfolgt die FMEA?
  • Was sind Auslöser für eine FMEA?
  • Was sind die Aufgaben der FMEA?
  • Was ist dafür notwendig?
  • Vorgehensweise?
  • Nutzen aus FMEA?
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FehlermögIichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) Analyse potentieller Fehler und ihre Folgen nach: 

- Bedeutung 

- Wahrscheinlichkeit des Auftretens 

- Wahrscheinlichkeit des Entdeckens


Ziele:

• frühzeitiges Erkennen und lokalisieren von Fehlern an Produkten und Prozessen 

• Risiken vermindern bzw. vermeiden 

• Kosten für Gewährleistung und Imageverlust vermeiden 

• Verkürzung der Entwicklungszeiten

• zielgerichtete Maßnahmen finden


Anwendung/Auslöser:

• grundsätzliche Neuentwicklung eines Produktes 

• Einsatz neuer Fertigungsverfahren 

• Beurteilung von Sicherheits- und Problemstellungen 

• Produktänderungen 

• geänderte Einsatzbedingungen vorhandener Produkte/Prozesse


Aufgaben:

• frühzeitiges Erkennen von Fehlern 

• entdecken kritischer Stellen und Schwachstellen 

• Abschätzen der Risiken, die aus möglichen Fehlern resultieren können 

• Verbesserung von Entwürfen


Bedingungen:

• Teamarbeit

• konsequente Anwendung der Methode 

• aktueller Stand der Informationsgrundlage


Vorgehensweise:

  1. Prozessschritte & Eingangsgrößen aus C&E-Matrix übernehmen (Was sind die Inputs)
  2. Mögliche Fehlerarten eintragen -  Was kann mit der Eingangsgrößen falsch laufen?
  3. hervorgerufener Effekt - Was ist der Effekt auf die Ausgangsgröße? Wie schlimm --> Bewertung der Bedeutung
  4. Fehlerursachen - Wodurch kann der Fehler verursacht sein? -Wie oft? --> Bewertung des Auftretens
  5. Aktuelle Prozesskontrolle - Wie können Fehler entdeckt oder verhindert werden? Wie gut? --> Bewertung Entdeckung
  6. Suche nach wichtigsten Einflussgrößen - Bedeutung / Wahrscheinlichkeit des Auftretens / Wahrscheinlichkeit der Entdeckung - Bewertung von 1 - 10 --> 1 gut - 10 schlecht
  7. Berechnung der Risikoprioritätszahl Auftreten x Bedeutung x Entdeckung
  8. Sortieren der Zeilen nach RPZ (absteigend)


Nutzen:

  • Funktionssicherheit & Zuverlässigkeit der Produkte
  • Verminderung des Produkthaftungsrisikos
  • Bessere Serviceleistungen
  • Erhöhung der Kundenzufriedenheit
  • Verringerung der Entwicklungszeit
  • Kosteneinsparung durch wirtschaftlichere Fertigung
  • Bessere innerbetriebliche Kommunikation
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Was ist als wesentlicher Faktor für die Belastung der Produktion zu sehen? Welche sollten hierbei ermittelt werden?

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Der Kundenbedarf ist ein wesentlicher Faktor für die Belastung der Produktion und dient später als Basis für die Auslegung des SOLL-Wertstroms.


Folgende Daten sollten zum Kundenbedarf ermittelt werden: 

• Name und/oder Anzahl des/der Kunden 

• Betrachtete Produktfamilie (PF) 

• Anzahl zugehöriger Produktvarianten (# Var) 

• Bedarf je Zeiteinheit (z.B. Stück je Monat) [Stück / Zeiteinheit] 

• Behältergröße (Anzahl Teile je Behälter) [Stk.] 

• Häufigkeit der Belieferung (z.B. wöchentlich)  

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Erkläre die Triumviratsmethode als Erhebungsmethode. Wieviele sind min. beteiligt? Erfahrungen?

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Bei der Triumviratsmethode wird im Rahmen eines Workshops der Prozess mit Hilfe eines GPM-Modellierungstools modelliert. 


Der modellierte Prozess wird schon während der Modellierung mit Hilfe eines Beamers für alle Beteiligten sichtbar projiziert. Dies ermöglicht eine einfache Diskussion mit den Mitarbeitern über den modellierten Prozess. 


Entdeckte Problemstellen und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter können sofort im Tool vermerkt werden. 


Bei der Triumviratsmethode sind zumindest folgende Projektmitarbeiter beteiligt: 

• Ein Modellierer, welche am GPM-Tool arbeitet und dieses beherrscht. 

• Ein Moderator, welcher die Diskussion leitet 

• Mitarbeiter aus der Fachabteilung


Erfahrungen

  • einfaches Verständnis des Prozesses.
  • akitve Mitarbeit möglich
  • fertiges Prozessmodell liegt am Ende vor
  • rasche Identifikation von Ansatzpunkten für Verbesserungsmaßnahmen
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Gründe für Prozessmanagement?

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  • Anforderungen an Unternehmen steigen überproportional
    • Kundenanforderungen
    • Innvoationszyklen
    • Produktlebensdauer
    • Stückzahlen
    • Qualität
    • Zeit
    • Preis Leistungsverhältnis
    • Flexibilität
  • Viele Schnittstellen durch viele beteiligte Abteilungen und Rollen
  • Neue Technologien / alte Prozesse --> schwierig
  • Wettbewerbsfähigkeit erhöhen durch laufende Verbesserung
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Welche Methoden gibt es zur Erhebung von Prozessdaten?

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• Vorgabezeiten (aus System, oft veraltet und inkorrekt) 

• Schätzung durch Mitarbeiter (einfach, aber ungenau !) 

• Selbstaufschreibung durch Mitarbeiter (über einen vereinbarten Zeitraum) 

• Laufzettelverfahren (Laufzettel begleitet für vereinbarten Zeitraum Produkt – siehe Bsp.) 

• Fremdbeobachtung (Messung mittels Stoppuhr etc.) 

• Multimomentaufnahme (Stichprobenverfahren) 

• Elektronisches Tracking (durch RFID-Chips o.ä.) 

• IT-Systeme auswerten (ERP, Workflow)

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Beschreibe die Methode statistische Methoden

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Daten werden erfasst, systematisch gesammelt, berechnet und dargestellt, 

• um besser bewerten und entscheiden zu können, und 

• um Ursachen identifizieren und Verbesserungen steuern zu können.


Wichtige Größen: Mittelwert, Streuung (Varianz, Standardabweichung)

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Was sind die Grundprinzipien beim Prozess-Design? Häufige/ allgemeine Optimierungspotenziale? 

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TESTE DEIN WISSEN
  • Definition von Prozesskunden - Kundenbewusstsein stärken, erbrachte Prozessleistungen besser mit Marktleistungen vergleichbar
  • Struktur zu Erhöhung des Wertschöpfungs-Bewusstseins der Mitarbeiter - Beitrag an der Gesamtleistung des Unternehemenserfolgs sichtbar machen auch für einzelne Mitarbeiter - Bewusstmachen der Auswirkungen des eigenen Handelns
  • Reduktion der beteiligten Aufgabenträger - ganzheitliche Bearbeitung durch eine Person oder Gruppe
  • Parallele Bearbeitung vor sequenzieller Bearbeitung - Ressourcenabhängigkeiten beachten
  • Selbstkontrolle einzelner Prozessschritte vor nachgelagerter Qualitätssicherung - Schnittstellen reduziert, Motivation gesteigert
  • Datenintegration durch optimale Unterstützung des Informationsbedarfs durch integrierte Datenbasis
  • IT-Unterstützung
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  • 3007 Karteikarten
  • 107 Studierende
  • 2 Lernmaterialien

Beispielhafte Karteikarten für deinen Prozessmanagement Kurs an der Fachhochschulstudiengänge Steyr - von Kommilitonen auf StudySmarter erstellt!

Q:

Welche Methoden der Prozesserhebung kennen Sie? Was soll bei Auswahl von Methoden beachtet werden?

A:

• Dokumentenanalyse 

• Interview 

• Besichtigungsanalyse 

• Einschulungsmethode 

• Walk-The-Process Methode 

• Brown-Paper Methode 

• Bildkartengestaltungsmethode 

• Triumviratsmethode 

• Feedback-Meetings


Kriterien zur Auswahl:

  • Budget
  • Zeit
  • Kombination von mehreren Erhebungsmethoden sinnvoll
  • Gruppen- oder Einzelmethoden
  • welche Ressourcen stehen mir zur verfügung?
Q:

Welche Fragen werden zur Aufnahme des IST-Stroms an wen gestellt?

A:

Aufnahme bei Vorarbeitern, Meistern und Mitarbeitern an den Produktionsprozessen sowie im Produktionsplanungsbüro


Fragen:

1. Was sind Ihre Tätigkeiten und Aufgaben ? 

2. Woher wissen Sie, was Sie wann zu tun haben ? 

3. Wie groß ist Ihr Bestand beziehungsweise Ihr Arbeitsvorrat ? 

4. Woher erhalten Sie das von Ihnen benötigte Material beziehungsweise Ihre Arbeitsaufträge ?

Q:

Welche Phasen umfassen ein GPM-Projekt?

A:

1. Projekt-Setup

  • Projektziele definieren
  • Projektteam zusammenstellen
  • Projektmanagement starten
  • Changemanagement starten

2. Prozessidentifikation und -abgrenzung

  • Identfikation = Benennung des Prozesses und dessen Ziel & Zweck
  • Abgrenzung = Beginn & Ende definieren --> Schnittstellen mit anderen Prozessen

--> in die gesamte Prozess-Struktur des Unternehmens eingliedern, keine isolierte Betrachtung!

3. Prozesserhebung

Dokumentation der Ist-Abläufe --> Schaffung von Transparenz,
Mitarbeiter Gefühl geben, miteinbezogen zu werden

4. Analyse der bestehenden Informationssysteme
Welche IT-Systeme bei welchen Arbeitsschritten unterstützen & wie Unterstützung funktioniert

5. Prozess-Modellierung
Abläufe grafisch dargestellt durch GPM-Tool --> Modell des Unternehmens und dessen Abläufe

6. Prozess-Analyse
Erkennen von Schwachstellen & erste gleich abstellen --> Quick Wins

7. Prozess-Design
neue Prozesse gestalten auf BAsis von Prozesszielen, Ist-Modell, Schwachstellen - dabei Schnittstellen minimieren --> Prozessergebnisse definieren

8. Anpassung der Aufbaustruktur

Zuordnung von Aufgaben zu Stellen, Aufbaustruktur richtet sich nach Prozesse, nicht umgekehrt

9. Anforderungen an neue Informationssysteme
Prozesse unterstützen nicht vorgeben

10. Prozess-Implementierung

gute Planung erforderlich --> Meilensteine definieren

11. Schulung der Mitarbeiter
Qualifikation der Mitarbeiter an Anforderungen anpassen, Ziele von GPM im Blick

12. Prozess- und Projekt-Evaluation Wurden die Ziele erreicht? --> Messzahlensystem (Prozesskennzahlen) Basis für KVP

13. Kontinuierliche Prozessverbesserung
integrale Aufgabe des operativen Managements --> nachhaltige Sicherstellung der Wettbewerbsposition


Q:

Welche Daten benötigt man für die Business-Case-Rechnung?

A:

Ausgangsbasis: aktuelles und vollständiges Prozessmodell

Darüber hinaus:

  • Bearbeitungszeiten aller Aktivitäten
  • Stundensätze für alle beteiligten Stellen
  • Verrechnungssätze für alle benötigten Ressourcen
  • Wahrscheinlichkeiten der einzelnen Pfade bei Prozessverzweigungen

idealerweise werden diese Daten bereits in der Prozessaufnahme mit erhoben. 

Q:

Was sollten die Ergebnisse des Prozessdenkens sein?

A:

• Es werden Prozesse, nicht mehr Abteilungen „gemanaged“. 

• Jeder ist Kunde und Lieferant im eigenen Unternehmen. 

• Jeder wird der Verwalter und Beherrscher seines Prozesses (Prozesseigner). 

• Jeder wird sein eigener „Unternehmer“. 

• Jeder nimmt Kundenzufriedenheit persönlich.

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Q:

Beschreibe die Methode FMEA

  • Welche Ziele verfolgt die FMEA?
  • Was sind Auslöser für eine FMEA?
  • Was sind die Aufgaben der FMEA?
  • Was ist dafür notwendig?
  • Vorgehensweise?
  • Nutzen aus FMEA?
A:

FehlermögIichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) Analyse potentieller Fehler und ihre Folgen nach: 

- Bedeutung 

- Wahrscheinlichkeit des Auftretens 

- Wahrscheinlichkeit des Entdeckens


Ziele:

• frühzeitiges Erkennen und lokalisieren von Fehlern an Produkten und Prozessen 

• Risiken vermindern bzw. vermeiden 

• Kosten für Gewährleistung und Imageverlust vermeiden 

• Verkürzung der Entwicklungszeiten

• zielgerichtete Maßnahmen finden


Anwendung/Auslöser:

• grundsätzliche Neuentwicklung eines Produktes 

• Einsatz neuer Fertigungsverfahren 

• Beurteilung von Sicherheits- und Problemstellungen 

• Produktänderungen 

• geänderte Einsatzbedingungen vorhandener Produkte/Prozesse


Aufgaben:

• frühzeitiges Erkennen von Fehlern 

• entdecken kritischer Stellen und Schwachstellen 

• Abschätzen der Risiken, die aus möglichen Fehlern resultieren können 

• Verbesserung von Entwürfen


Bedingungen:

• Teamarbeit

• konsequente Anwendung der Methode 

• aktueller Stand der Informationsgrundlage


Vorgehensweise:

  1. Prozessschritte & Eingangsgrößen aus C&E-Matrix übernehmen (Was sind die Inputs)
  2. Mögliche Fehlerarten eintragen -  Was kann mit der Eingangsgrößen falsch laufen?
  3. hervorgerufener Effekt - Was ist der Effekt auf die Ausgangsgröße? Wie schlimm --> Bewertung der Bedeutung
  4. Fehlerursachen - Wodurch kann der Fehler verursacht sein? -Wie oft? --> Bewertung des Auftretens
  5. Aktuelle Prozesskontrolle - Wie können Fehler entdeckt oder verhindert werden? Wie gut? --> Bewertung Entdeckung
  6. Suche nach wichtigsten Einflussgrößen - Bedeutung / Wahrscheinlichkeit des Auftretens / Wahrscheinlichkeit der Entdeckung - Bewertung von 1 - 10 --> 1 gut - 10 schlecht
  7. Berechnung der Risikoprioritätszahl Auftreten x Bedeutung x Entdeckung
  8. Sortieren der Zeilen nach RPZ (absteigend)


Nutzen:

  • Funktionssicherheit & Zuverlässigkeit der Produkte
  • Verminderung des Produkthaftungsrisikos
  • Bessere Serviceleistungen
  • Erhöhung der Kundenzufriedenheit
  • Verringerung der Entwicklungszeit
  • Kosteneinsparung durch wirtschaftlichere Fertigung
  • Bessere innerbetriebliche Kommunikation
Q:

Was ist als wesentlicher Faktor für die Belastung der Produktion zu sehen? Welche sollten hierbei ermittelt werden?

A:

Der Kundenbedarf ist ein wesentlicher Faktor für die Belastung der Produktion und dient später als Basis für die Auslegung des SOLL-Wertstroms.


Folgende Daten sollten zum Kundenbedarf ermittelt werden: 

• Name und/oder Anzahl des/der Kunden 

• Betrachtete Produktfamilie (PF) 

• Anzahl zugehöriger Produktvarianten (# Var) 

• Bedarf je Zeiteinheit (z.B. Stück je Monat) [Stück / Zeiteinheit] 

• Behältergröße (Anzahl Teile je Behälter) [Stk.] 

• Häufigkeit der Belieferung (z.B. wöchentlich)  

Q:

Erkläre die Triumviratsmethode als Erhebungsmethode. Wieviele sind min. beteiligt? Erfahrungen?

A:

Bei der Triumviratsmethode wird im Rahmen eines Workshops der Prozess mit Hilfe eines GPM-Modellierungstools modelliert. 


Der modellierte Prozess wird schon während der Modellierung mit Hilfe eines Beamers für alle Beteiligten sichtbar projiziert. Dies ermöglicht eine einfache Diskussion mit den Mitarbeitern über den modellierten Prozess. 


Entdeckte Problemstellen und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter können sofort im Tool vermerkt werden. 


Bei der Triumviratsmethode sind zumindest folgende Projektmitarbeiter beteiligt: 

• Ein Modellierer, welche am GPM-Tool arbeitet und dieses beherrscht. 

• Ein Moderator, welcher die Diskussion leitet 

• Mitarbeiter aus der Fachabteilung


Erfahrungen

  • einfaches Verständnis des Prozesses.
  • akitve Mitarbeit möglich
  • fertiges Prozessmodell liegt am Ende vor
  • rasche Identifikation von Ansatzpunkten für Verbesserungsmaßnahmen
Q:

Gründe für Prozessmanagement?

A:
  • Anforderungen an Unternehmen steigen überproportional
    • Kundenanforderungen
    • Innvoationszyklen
    • Produktlebensdauer
    • Stückzahlen
    • Qualität
    • Zeit
    • Preis Leistungsverhältnis
    • Flexibilität
  • Viele Schnittstellen durch viele beteiligte Abteilungen und Rollen
  • Neue Technologien / alte Prozesse --> schwierig
  • Wettbewerbsfähigkeit erhöhen durch laufende Verbesserung
Q:

Welche Methoden gibt es zur Erhebung von Prozessdaten?

A:

• Vorgabezeiten (aus System, oft veraltet und inkorrekt) 

• Schätzung durch Mitarbeiter (einfach, aber ungenau !) 

• Selbstaufschreibung durch Mitarbeiter (über einen vereinbarten Zeitraum) 

• Laufzettelverfahren (Laufzettel begleitet für vereinbarten Zeitraum Produkt – siehe Bsp.) 

• Fremdbeobachtung (Messung mittels Stoppuhr etc.) 

• Multimomentaufnahme (Stichprobenverfahren) 

• Elektronisches Tracking (durch RFID-Chips o.ä.) 

• IT-Systeme auswerten (ERP, Workflow)

Q:

Beschreibe die Methode statistische Methoden

A:

Daten werden erfasst, systematisch gesammelt, berechnet und dargestellt, 

• um besser bewerten und entscheiden zu können, und 

• um Ursachen identifizieren und Verbesserungen steuern zu können.


Wichtige Größen: Mittelwert, Streuung (Varianz, Standardabweichung)

Q:

Was sind die Grundprinzipien beim Prozess-Design? Häufige/ allgemeine Optimierungspotenziale? 

A:
  • Definition von Prozesskunden - Kundenbewusstsein stärken, erbrachte Prozessleistungen besser mit Marktleistungen vergleichbar
  • Struktur zu Erhöhung des Wertschöpfungs-Bewusstseins der Mitarbeiter - Beitrag an der Gesamtleistung des Unternehemenserfolgs sichtbar machen auch für einzelne Mitarbeiter - Bewusstmachen der Auswirkungen des eigenen Handelns
  • Reduktion der beteiligten Aufgabenträger - ganzheitliche Bearbeitung durch eine Person oder Gruppe
  • Parallele Bearbeitung vor sequenzieller Bearbeitung - Ressourcenabhängigkeiten beachten
  • Selbstkontrolle einzelner Prozessschritte vor nachgelagerter Qualitätssicherung - Schnittstellen reduziert, Motivation gesteigert
  • Datenintegration durch optimale Unterstützung des Informationsbedarfs durch integrierte Datenbasis
  • IT-Unterstützung
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