Projekt- und Prozessmanagement 1 at Fachhochschule Südwestfalen

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Wo liegt der Unterschied zwischen einer Linien-/ Routineaufgabe und einem Projekt?

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Was versteht man unter dem Begriff des Projektmanagements? 

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Welche Auswirkungen hat Corona auf Projekte? 

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Wozu dient der Lenkungsausschuss?

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Was fällt Ihnen ein beim Stichwort „Einflussprojektorganisation“ ein? Welche anderen Namen gibt es dafür?  

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Wie viel Macht hat ein Projektleiter in der Stabs-Projektorganisation?

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Was sind besondere Vor -und Nachteile der Stabs-Projektorganisation?

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Wie viele Vorgänge dürfen in einem Arbeitspaket sein?

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An welche Themen muss bei der Projektplanung gedacht werden?

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Welche Aufgaben sind bei der Projektsteuerung zu bewältigen?

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Was ist Projektmarketing?

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Was kennzeichnet ein Projekt?
Nennen Sie mindestens sechs Merkmale. 

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Projekt- und Prozessmanagement 1

Wo liegt der Unterschied zwischen einer Linien-/ Routineaufgabe und einem Projekt?
Routineaufgabe -> wiederholte Abfolge vom Aktivität (Daily Business), kein hoher Grad an interdisziplinärer Kompetenz notwendig. Für die vorhandene Ausgangslage sind Maßnahmen und Ergebnis definiert.

Projekt -> Parallel und sequentiell vernetzte Aufgaben mit übergeordneten Ziel. Die hierfür erforderlichen Maßnahmen sind zum Teil noch offen und müssen durch das  Projektteam erst evaluiert werden. Projekt ist komplexer als Linienaufgaben und benötigt die Zusammenarbeit mehrerer Fachleute. 

Projekt- und Prozessmanagement 1

Was versteht man unter dem Begriff des Projektmanagements? 

Das Projektmanagement ist eine spezielle Konzeption zur Bewältigung komplexer Aufgabenstellungen. Es wird unterschieden:


- Funktional: Prozesse und Funktionen, die zur Steuerung eines Systems notwendig sind.


- Institutional: Gruppe von Personen, die zur Steuerung des Systems notwendig sind.


Das Projektmanagement hat insgesamt drei Funktionen:

  1. Organisationsfunktion
    • Wer macht was und wie? 
  2. Leitungsfunktion
    • Planung, Steuerung und Kontrolle der Aktivitäten
  3. Führungsfunktion
    • Führung der Projektgruppe, Kommunikation etc.  

Projekt- und Prozessmanagement 1

Welche Auswirkungen hat Corona auf Projekte? 

(Mit eigenen Worten)

  • Terminliche Ziele können nicht gehalten werden
  • Supply Chain funktioniert nicht mehr einwandfrei aufgrund von Lieferschwierigkeiten
  • Lieferanten können in Insolvenz gehen. Dadurch müsste ein neuer Lieferantenauswahlprozess stattfinden, was wiederum das Projekt in Verzug bringen kann.
  • Finanzieller Aufwand für das Projekt kann steigen.
  • Soziale Faktoren: Als Projektleiter kommuniziert man mit dem Team überwiegend digital. Die Kontrolle findet anders statt. Man muss digitale Mittel für die Projektführung und Kommunikation in Anspruch nehmen.

Projekt- und Prozessmanagement 1

Wozu dient der Lenkungsausschuss?

  • Zusammenfassung der Entscheidungs- und Verantwortungsträger für ein Projekt
  • fungiert als Auftraggeber und trifft die richtungsweisenden Projektentscheidungen
  • Aufgaben
    1. Projektauftrag formulieren (grobe Zielsetzung, Randbedingungen)
    2. Projektgruppe (ernennt Projektleiter und -gruppe)
    3. Beratungsausschuss ernennen
    4. Projektorganisation festlegen
    5. Projektstufen bestimmen
    6. Zwischenentscheidungen freigeben und abnehmen
    7. Entscheidungen treffen, die die Kompetenz des Projektleiters übersteigen
    8. Prioritäten festlegen
    9. Unterstützung/Beratung des Projektleiters
    10. Durchsetzung übergeordneter Unternehmensinteressen
  • nicht mehr als 6 Personen
  • Zusammenkünfte anhängig von Terminplan
    1. regelmäßig monatlich, min alle 2 Monate)
  • Prüfung/Genehmigung der Statusberichte des Projektleiters

Projekt- und Prozessmanagement 1

Was fällt Ihnen ein beim Stichwort „Einflussprojektorganisation“ ein? Welche anderen Namen gibt es dafür?  

= Stabs-Projektorganisation

Projekt- und Prozessmanagement 1

Wie viel Macht hat ein Projektleiter in der Stabs-Projektorganisation?

PL = Projektkoordinator
kein(e)

  • Weisungsbefugnis
  • Mitsprache- oder Mitentscheidungsrecht

sondern

  • bereitet allein die projektbezogenen Entscheidungen der jeweiligen Leitungsstelle vor.

Projekt- und Prozessmanagement 1

Was sind besondere Vor -und Nachteile der Stabs-Projektorganisation?

Vorteile:

  • bestehende Organisationsform kann aufrecht erhalten werden
  • ein und dieselbe Person kann verschiedene Aufgaben gleichzeitig wahrnehmen. z.B. Projektmanager  Aufgabe vollzeitlich, oder weitere Stabsfunktion bekleidet oder noch zusätzlich irgendwo eingesetzt ist.

    Nachteile
  • Projektleiter hat keine formalen Kompetenzen und kann daher kaum Verantwortung für das Projekt übernehmen
  • Entscheidungen trifft die Linieninstanz, daher wird oft nur träge auf Störungen reagiert 

Projekt- und Prozessmanagement 1

Wie viele Vorgänge dürfen in einem Arbeitspaket sein?

Fangfrage.
In einem Vorgang können verschiedene Arbeitspakete enthalten sein.




Zusatzinfo: 

Ein Projekt sollte zwischen 10 und 100 Arbeitspakete haben. Ein Arbeitspaket

umfasst somit ca. 1 % bis 10 % des Projektbudgets bzw. des gesamten

Arbeitsumfangs. Ein sinnvolles Maß für ein Arbeitspaket

ist ca. 4 % des Projektumfangs. Die Angabe einer absoluten

optimalen Größe für alle Projekte ist dagegen nicht sinnvoll.

Projekt- und Prozessmanagement 1

An welche Themen muss bei der Projektplanung gedacht werden?

  • systematische Informationsgewinnung über den künftigen Ablauf des Projekts und die gedankliche Vorgehensweise des notwendigen Handelns
  • Planung der Projektstruktur (Projektstrukturplan: Projektaufgabe wird in Teilaufgaben zerlegt; Beziehung zwischen den einzelnen Teilaufgaben)
  • Planung des Personaleinsatzes (konkreter Einsatz der Mitarbeiter im Projekt)
  • Planung des Projektablaufs (Zusammenhänge/Abhängigkeiten der definierten Arbeitspakete)
  • Planung der Termine (Projektablauf terminieren und die Durchführungstermine der einzelnen Vorgänge festlegen)
  • Planung der Kapazitäten (Kapazitäten so planen, dass die Termine erreicht werden)
  • Planung von Meilensteinen (Zwischenergebnis  Beurteilung des Projektfortschritts)
  • Planung der Projektkosten (Ermittlung aller Kosten, die im Zusammenhang der Projektdurchführung anfallen)
  • Planung des Projektbudgets (Grundlage für die Bereitstellung der finanziellen Mittel)
  • Planung der Ressourcen (Bedarf an Personal- und Sachmitteln schätzen oder ermitteln)

Projekt- und Prozessmanagement 1

Welche Aufgaben sind bei der Projektsteuerung zu bewältigen?

  • Projekt aktiv beeinflussen
  • Frühwarnsystem aufzubauen/Berichtswesen
  • Überwachungsparameter kontrollieren (Budget, Termine...)
  • Bei Abweichungen: Auswirkungen analysieren und Korrekturmaßnahmen einleiten

Projekt- und Prozessmanagement 1

Was ist Projektmarketing?

Bekanntmachen und Bewerben des Projekts bei den Projektbeteiligten

Projekt- und Prozessmanagement 1

Was kennzeichnet ein Projekt?
Nennen Sie mindestens sechs Merkmale. 
  • Einmalig 
  • Zielgerichtet 
  • Interdisziplinär 
  • Bereichsübergreifend 
  • Terminiert 
  • Besondere organisatorische Vorkehrungen 

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